HRBrain
導入企業インタビュー

戦略人事がもたらす人材データを活用した組織開発とは⁉適材適所な人員配置と人事評価フローの見える化を実現

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戦略人事がもたらす人材データを活用した組織開発とは⁉適材適所な人員配置と人事評価フローの見える化を実現

業種:人材

従業員数:51~300名

株式会社レックスアドバイザーズ

小山 裕美子さま

人事総務部 人事課 課長

戦略人事がもたらす人材データを活用した組織開発とは⁉適材適所な人員配置と人事評価フローの見える化を実現

レックスアドバイザーズ画像①

経営目標を達成するためには、人事評価制度の見直しが必須だった

レックスアドバイザーズ様 画像②

(オンライン上にてインタビュー)

 ーまずは御社のご説明と自己紹介をお願いします。

小山さま: 弊社は、会計士・税理士の方をメインにプロフェッショナル人材のインフラになることを経営ビジョンとして掲げている人材会社です。事業ドメインは4つあり、人材紹介、人材派遣、求人広告、業務委託。他、会計業界の方向けのオウンドメディアの運営も行っています。人材サービスの会社はたくさんあると思うのですが、創業以来18年にわたり専門職人材の採用・キャリア支援に特化をしているため、専門性を持った高品質なサービス提供に強みを持っています。

その中で、私は人事総務部 人事課の課長をしております。領域は採用・労務・制度企画等幅広いのですが、今は主に組織開発を担当しています。弊社の状況として、従業員数は90名、また平均年齢は32歳と比較的若く役職になりたての人材も多いため、組織成長モデルでいう第二期にあたります。組織力強化のため、幹部層に対する育成が現在のメインミッションとなっています。

弊社導入前から抱いていた、人事として目指している会社の姿についてお聞かせください。

小山さま: 今回の導入の決め手に繋がりますが、会社の成長を考えた際、適切な人事評価を行うことがとても重要だと考えていました。私も当然そうなのですが、自分自身のアウトプットについての善し悪しは、自分だけでは測れません。

測れたとしても、会社が求めていることと一致していなければ、残念ながら自己満足に過ぎず評価もされません。そのため、成果物に対しての期待値や結果について、社員と会社間で適時すり合わせをする必要があります。

社員それぞれの立ち位置を自分自身で認識してもらい、そこに何が足りないのかを伴走者である上司がフィードバックするという一連の人事評価を適切に行うことで、社員の育成が促進され、中長期の経営目標の達成につなげていくことができる、という想いがありました。

そのためにまず着手すべきこととして、課題である人事評価の適正化を行うための体制づくりがしたいと考えていました。

クラウド型システム導入で、評価業務の工数が300時間削減⁉

以前の人事評価体制では、評価シートをExcelで管理していて業務工数も多くかかっていたと伺っています。

小山さま: そうですね。導入前はかなりアナログなやり方をしていました。

実際に、HRBrain導入前に工数削減のシミュレーションをしてみたのですが、クラウドの人事評価システムを導入すれば、全社で約300時間(1年間)の工数を削減できることがわかりました。

その根拠を軸に今までの運用を止め、クラウドの人事評価システムで効率的に人事評価が行える仕組みを作くりたいと上席の人事総務部長に協力をしてもらい、経営陣にプレゼンをしました。

Excel管理からの脱却で約300時間も工数が削減されるシミュレーションだったのですね。そこから経営陣の方々にプレゼンし、クラウドの人事評価システムをご導入されたわけですが、本格的に導入に踏み切った要因は何でしょうか?

小山さま: 以下感じていた3つの課題が、クラウド導入によりクリアになると判断してもらえたことが要因かと思います。

1つ目は権限設定ミスによる情報漏えいや、評価とりまとめ時の人的ミス発生のリスク。共有フォルダに評価者毎の権限をつけ、その中で評価結果を管理し、評価を取りまとめていた際は、一人ひとりの評価シートにある結果を、手入力で自作した評価一覧表に反映させていました。また、特定の人物の評価を履歴で追いたい場合、評価期ごとにシートが存在するため、Excel管理だと過去の評価データの参照が非常に行いづらく労力がかかっていました。

2つ目は先程申し上げた評価運用に関する工数削減です。年間で約300時間の工数が削減されることで、人事もそうですが何より現場が取り組むべき業務により集中することができます。

3つ目は日常のコミュニケーションの履歴をシステム内に適切に記録して管理する必要があったからです。当社は1on1を実施しているのですが、通常業務の中で話をした内容はバラバラに管理されており、評価と連動をしたコミュニケーション履歴の管理が課題でした。

そういった課題を一気に解決できるツールがないかと探していたところHRBrainを見つけ、最終的に導入に踏み切ったという背景になります。

HRBrainで人材データベースを構築する

ーもともと従業員の人材データベースは別のシステムを利用されていたと伺っています。現在はデータベース機能もHRBrainに置き換えて対応されているのでしょうか?

小山さま: はい、HRBrainを活用しています。もともと活用をしていた人材データベースのシステムは、従業員のデータ管理を歯切りに、評価まで一気通貫で行う予定で導入しました。ただ、その評価機能の完成度が弊社においては想定の期待値を下回ったため、HRBrainの導入に切り替えました。

HRBrainはコストが安く、システム自体も非常に使いやすいUIであることが導入の決め手です。システムに苦手意識のある人が触っても違和感なく操作でき、ボタンの配置もシンプル。

当社の評価者・被評価者にもHRBrainを使ってみた感想を聞いたのですが、非常に使いやすく評価の業務が行いやすくなった、とうれしいフィードバックをもらっています。おかげ様で私の社内の株もおそらくですが上がりました(笑)

ー社内でもご好評をいただき、大変うれしいです。現在はデータベースとしての活用も積極的にしていただいていますが、具体的にどのような活用をしていますか?

小山さま: 昨今HR界隈では話題ですが、弊社もこれから人材データのDX化を促進し、社員のタレントマネジメントを行いたいと思っています。

そのため、まずは採用時の評価や適性検査、資格の有無、研修履歴、勤怠情報、エンゲージメント測定の結果、ストレスチェックの結果などをHRBrainに入れ、分析を行うための情報の一元化を進めています。

現在はまだ想定の半分ほどの状態ですが、生産性の高い組織体制を構築するために活用していく予定です。HRBrainを人事・経営が活用するデータのプラットフォームとして、今後の組織・人事戦略に活かしていきたいと思っています。

ー人事部門では様々なシステムを活用しながら業務を進めていくと思いますが、HRBrainと他のシステムとの立ち位置もお伺いさせてください。

小山さま: 他に使用しているのは勤怠システムで、システムからダウンロードした勤怠データを社労士さんに渡し、給与計算をしてもらっています。また、身上変更等を含め、社内決裁等の管理をワークフロー管理ツールでおこなっています。

また、営業部門では営業管理ツールを活用して顧客管理を行っており、弊社の従業員データはHRBrainで管理しています。

レックスアドバイザーズ画像③

現場を巻き込んだ評価体制作りに成功

ー小山さまのミッションでもある人材育成という分野でもHRBrainを活用いただいていますでしょうか?

小山さま: そうですね。まだ導入してから間もないため、今後の想定も含みますが、研修を受けた対象の従業員の成果や行動にどう影響があったのか、などを分析していきたいため、評価結果と研修履歴の二次元の情報を管理しています。

どこの会社でもあるあるだと思いますが、人事的な話をする場面では、ハイパフォーマーやローパフォーマーばかりが話題に上がります。ただ一番多いのは中間の人材です。その層の人材の育成を実行していかないと、全体のボトムアップには繋がらないのではと考えているため、人材情報の見える化の部分でHRBrainを活用して行きたいと考えています。実は実力があるのに、スポットライトを浴びられていない人材にフォーカスをするような使い方がしたいです。

また、1on1シートのテンプレートを活用し、面談履歴をHRBrainに格納しています。定性的な情報も収集できるため、評価者が被評価者とコミュニケーションが取れているのかが垣間見れるツールにもなっています。

評価者によって、1on1の内容をとても細かく書いている人もいれば、全く書いていない人もいて、すごく顕著に表れていますね。それが評価結果にも連動しており、マネジメントする側の能力も可視化できつつあります。成果を出すために重要なコミュニケーションの量と質を一部ではありますが可視化出来るようになったのは良かったです。

ーそうなると、評価者自身もきちんと評価をするためのスキルや意識変革が必要になると思います。人事としては、どのようにアプローチをして浸透を図っていったのでしょうか?

小山さま: 実は、1回大失敗をしていまして・・・。弊社、人事評価を一昨年の夏に大幅に改定したのですが、人事側で「基本的なことだけ決めて、あとは任せれば現場がやりやすいようにやってくれるだろう」という安易な考えの元、運用を開始してしまったため、想定していた評価フローが全く機能していない時期がありました。

そこから猛省し、評価者自身が評価というフローを人事の仕事ではなく、ジブンゴトとして捉えてもらうことが大切だという考えのもと、改めて評価者全員に研修をして、いつまでに何をやってほしいのか、その理由も合わせて啓蒙をしていきました。細かい部分でいえば、評価者全員のスケジュールを人事で管理し、評価に関わる納期を守ってもらえるよう発信とフォローをしながら対応していきました。

これにより、評価者ごとの評価の質のばらつき等は大分改善してきたかなと思っています。何より今では評価者を筆頭に社員がとても協力的に評価業務に向き合ってくれているので、人事としては大分助けられています。

そのような紆余曲折があり、現在は新しい人事評価制度を考える際にもまずは評価者である部門責任者を集めて意見を聞き、その声を制度に反映していくスタンスで人事・現場一緒になり評価の体制づくりをしています。

ージブンゴト化してもらうことは非常に大切なことですね。ちなみに、小山さまの今後の人事としてのビジョンや展望があれば教えて下さい。

小山さま: 人事領域でプロフェッショナルになりたいと思っています。人事課題は社内外の状況により大きく変化し、その度にミッションが変わるので、企業の人事ポジションの採用情報を見ていると、その会社の課題が何となくわかります(笑)。その点で現在は組織開発、育成と採用がメインミッションですが、来年は労務が最重要課題になっているかもしれません。そうした変化の中でも、様々な引出しを持ち最適な人事施策を打てるよう、経験とスキルを磨き、自分がプロフェッショナルになることで会社とそこで働く人に貢献ができればと思っています。

そのため、人事担当者が集まるようなコミュニティやセミナーに積極的に参加し、そこから最新の情報をキャッチアップするようにしています。日々勉強です。

組織分析機能を活用して、さらなる分析を進めていきたい

ー最後に、弊社へのご要望があればお伺いさせてください。

小山さま: 情報の分析を簡易的に出来るような仕組みがあると、すごくありがたいです。現在は、HRBrainからデータを一度Excelにエクスポートして、様々なデータをかけ合わせて分析をしている状況です。そのため、これから組織分析の機能を拡充されていくと思いますが、分析業務がもっと簡単に出来るようになると良いなと思っています。あとは、組織シミュレーション機能ですね。

従業員の異動の際に、誰をどこに異動させることが最適解なのか、HRBrainでシュミレーションが出来るようになると、人事・経営にとってさらに活用の幅が広がると感じています。

ちなみに、HRBrain導入後に改めて驚いたことがありました。サポートしてくださるカスタマーサクセスチームの方々の対応力です。本当にこれはすごいなと感じています。

チャットの対応など回答が迅速で、無駄な会話がなく、スムーズなやり取りができています。こういったシステムを導入した際は、導入後のサポートの対応があまり良くないというのが経験上のあるあるでした。正直はじめは期待していなかったのですが、期待を上回る対応をしていただき、改めてカスタマーサクセスは御社の強みなのだと感じています。

今後、顧客満足度は企業価値を図る上でとても重要な指標だと思うので、企業の成長性という点においても、個人的には御社に非常に期待をしております。今後もお力添えよろしくお願いいたします!

ーありがとうございます。今後もHRBrainで適切な人事評価や分析ができるようにサポートさせていただきますので、引き続きよろしくお願いいたします!

HRBrainは、人材データベースとして従業員情報や人事評価の履歴を管理し、戦略的な人事を実現することが可能です。

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