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1on1とは? 従来の面談との違いや効果を高めるコツ

1on1とは? 従来の面談との違いや効果を高めるコツ

近年の成長企業の多くが導入していると言われている1on1ミーティング(以下 1on1)。シリコンバレーでは文化として根付いています。日本でもヤフーの 1on1が注目されて以降、多くの書籍が出版され導入する会社も増えています。そんな 1on1の内容や目的、そして実際に導入するときに気を付けたいポイントをまとめました。これから1on1を実施する際の参考にしていただければと思います。

1on1とは? 人事面談との違い

1on1とは、その名のとおり、上司と部下で行う定期的な1対1のミーティングを指しています。

いわゆる人事面談と違う点として、1on1は評価や管理のためでなく、部下の成長をサポートするための時間であるという特徴があります。

1on1を通じて上司は、部下がどういうキャリアを考えているのか、どういう悩みを持っているのかということを把握し、部下のサポートを行います。人事面談は、評価者である上司から部下への一方的なコミュニケーションになりがちですが、 1on1では「対話型のコミュニケーション」になります。時には上司も自分のことをオープンに話したり、部下から気づいた点を共有してもらったりするような「対話」の場なのです。

1on1の効果について

上記のような1on1ですが、実施することによってどういった良いことがあるのでしょうか?具体的に見ていきたいと思います。

部下との信頼関係が構築される

1on1は信頼をつくる場です。近年、「優秀な部下の思いもよらない退社」がふえてきていると言われています。この原因の一つとして、上司と部下のコミュニケーションが少なくなっていることで、部下は誰にも相談できずに急に決断をしてしまうという状況が起きているのだと思われます。

先ほども述べたとおり、1on1はコミュニケーションの時間です。1on1は情報共有ではなく対話です。対話とはつまり「体調はどう?」「今後のキャリアの上で今の仕事をどんな想いでやっているのか?」などと親身になって話し合うことです。1on1を通じて相互理解を深めることによって、悩みを相談しやすい関係性を構築することができます。

部下の成長を促進する

 1on1は目標達成だけではなく成長支援を目指すものと言われています。社員の成長に関して、多くの会社で見られるパターンとしては、実際の仕事を通して業務の内容を教え(いわゆるOJTです)、最低限の仕事を教えたらあとは慣れていくことで自分で成長してもらう、というスタンスです。つまり、仕事の内容は教えるが、どのようにして業務を振り返り改善していくかの方法を教えられていないのです。

1on1は部下に振り返りの習慣をつけてもらう機会としても有効です。 1on1で業務改善をサポートすることで長期的には自立して良い業績を生み出せるようになります。

1on1のセッティングの仕方

1on1のセッティングの仕方

1on1の目的やメリットが分かったところで、ここでは実際に始める場合の準備のコツについて触れておきます。先述のとおり1on1は「対話」の場です。その際にとても大事なのが 1on1の「雰囲気」であり、その雰囲気が作れるかどうかはちょっとした工夫で変わってきます。以下を参考に話しやすい1on1のセッティングを心がけて見てください。

意欲を引きだす「ネーミング」

まず大事になってくるのが1on1ミーティングの名前です。名前次第でミーティングに対する部下の意識が変わり、参加意欲にも大きく影響します。「個人面談」なんて名前だと乗り気がしないし、部下も硬くなってしまいます。例えば、自動車メーカーの本田技研工業株式会社は、1on1ミーティングではありませんが、商品開発会議にワイワイガヤガヤ楽しく自由にやろうという意味で「ワイガヤ会議」という名前をつけました。この名前だとなんとなくワクワクして参加したくなりますよね。

1on1に適した場所を決める

1on1に適した雰囲気作りには場所も大事です。もし退職やハラスメントについてなど、他の人に聞かれないほうがいい深刻な話題の場合は二人きりの会議室がいいでしょう。また、部下の将来やキャリアについて明るい話をするときは、日差しの良く入るカフェやラウンジなどがオススメです。近くのビルや公園のベンチに座って、もしくは散歩をしながらなんてのもいいかもしれません。その時話す内容・目的、部下のタイプに合わせて場所を選びましょう。

共通の面談記録を残す

1on1は、その場限りの雑談ではなく、成長のための連続性のあるコミュニケーションとなるべきです。そのためには、過去話した内容や今話している内容のログを共有しながら話すことが重要です。1on1のためのクラウドツールを活用することもおすすめです。面談記録の整理がしやすいだけでなく、クラウドで一元管理することで、部署異動があっても上司は部下の過去の面談記録を簡単に参照することができるので、スムーズに1on1を引き継ぐことができます。

時間は部下と一緒に決める

1on1は「部下のための時間」です。部下の積極的な参加なしには成立しません。そのためにまず部下の賛同を売る必要があります。「家庭など生活面の状況、職場で困っていることから◯◯さんのキャリア設計についてフランクに話しましょう」という風に実施する目的をしっかりと伝え、部下の賛同をもらってから日程を調整しましょう。実施について部下があまり納得いっていないようだったら具体的な事例などを提示して意味を感じてもらえるよう工夫しする必要があります。ちなみにHRBrainでは、部下が上司のGoogleカレンダーを見て、空いている時間を見つけたらどこでも入れるぐらい、部下本位に時間を調整しています。

あると捗る小道具

お菓子や軽食:会議室など、どうしてもカタくなってしまうような場所で 1on1をする時はお菓子や軽食などを用意することで、気軽に話を聞き出せます。タイムキープ用の時計: 1on1は自由な話題が特徴の「対話」ですが、「雑談」ではないことを意識しなければなりません。そのためにも事前に議題やアジェンダをザックリと組み、それに沿って進めていく必要があります。ホワイトボードとポスト・イット:視覚化して整理が必要なことに話が及んだ場合にすぐに対応できるように、ホワイトボードがある部屋を取ることがおすすめです。

1on1で部下の本音を聞き出すコツ

1on1で部下の本音を聞き出すコツ

1on1を実りあるものにする上で、しっかりと本音を聞き出せるようなコミュニケーションを取ることが重要です。対話の相手の本音を聞き出す上では意識すべきことは大きく分けて二つです。傾聴と自己開示です。

傾聴

傾聴とは相手に「あなたの話をしっかり聞いていますよ」「興味がありますよ」と示す聞き方です。具体的には傾聴にはたくさんのコツやスキルが必要とされますが、ここではすぐに対応できるポイントをご紹介します。まずは、うなずくなどのボディランゲージや相手の目を見ることです。相手の目をみるのに慣れていなければ、相手のほほを見るだけでも目をみるのと同じくらいの効果がありますので意識してみましょう。
また、上司は部下が話し出す悩みに対して、すぐに答えを出さないことが重要です。そうすることで、部下は理解してもらえているという感覚を持つだけでなく、自分の言葉で話しきることで自分自身の思考の整理をすることができます。

自己開示

相手に心を開いてもらうためには、自分がまずは心を開かなければいけません。「昔こういう大失敗をしたんだよね〜」「最近息子が2歳になって…」などの話をすると部下も自分の話をしてくれるでしょう。ですが、上司が話す時間は30分の 1on1なら多くても合計5分くらいになるようにしましょうまた、価値観や本音は失敗や不満、もしくは成功経験の裏に隠されています。部下の経験や意見をただ共有するだけでなく裏にある価値観をいかに引き出せるかは上司の質問力にかかっています。下に一例をあげておきますので、参考にして価値観を部下の口から引き出す上手な質問をしましょう。

上司「◯◯のプロジェクト、うまくいってたみたいだね。何が良かったんだろうか?」
部下「メンバーがとても協力的でよく動いてくれてたおかげだと思います。」
上司「なんでみんないつも以上に協力してくれたんだと思う?」
部下「私自身前から興味があったプロジェクトでワクワクしていので、みんなにもその温度感が伝わったのかもしれないですね」
上司「君の仕事量がいつも以上だったから、みんなもついて来てくれたってこと?」
部下「いや、そうではなくて私から仕事の意義や熱意を言葉で伝える機会が自然と多かった気がします」
上司「コミュニケーションで人を動かすのが得意なのかもね」
部下「そうかもしれませんね」

上司は質問を通して自身の価値観について自発的に本人に気付かせてあげましょう。部下自身が自分の価値観、考え方を理解することでパフォーマンスも向上することでしょう。 1on1は上司ではなく部下のための時間であることをお忘れなく。

まとめ

いかがでしょうか?1on1はその目的を踏まえ、セッティングの仕方、コミュニケーションの方法を意識することが非常に重要です。単なる雑談ではなく、部下の成長を促進させるような時間になるよう、本記事の内容をご参考にしていただければと思います。

 

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