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在宅勤務におけるマネジメントのポイント〜1on1の活用〜

在宅勤務におけるマネジメント

在宅勤務におけるマネジメントのポイント〜1on1の活用〜

目次

    こんにちは。HRBrainカスタマーサクセス チームの田中です。

    世界的に類を見ない非常事態により、在宅勤務(リモートワーク)制の導入や移行を検討している企業が多いことかと思います。

    しかしながら、完全に移行できた企業は全体の2割程度とも言われ、組織が抱える様々な問題から移行に踏み出せず 悩まれている企業も多いのではないでしょうか。

    また、既に在宅勤務へ移行している企業であっても、これまで在宅勤務を実施した経験がなく、止むを得ない導入により十分な準備ができないまま在宅勤務へ移行せざるを得なかった企業も少なくありません。

    「リモートワークで社員の管理ができるかわからない」

    「そもそもどんな課題が発生するかもわからず不安が大きい」

    「在宅勤務の評価ってどうやるのか?」

    上記のような声も多く耳にします。

    そこで、導入数700 社以上の実績を持つHRBrainのナレッジといち早く在宅勤務に移行した弊社の経験から、在宅勤務で発生する課題と、「在宅勤務におけるマネジメントのポイント」として上司と部下における1対1の面談「1on1」を活用する方法についてお伝えしていきます。

    在宅勤務でマネジメントに求められるポイントとは?

    在宅勤務やリモートワークはもともと通勤時間の削減や子育てと仕事の両立といった、場所や時間の制約から解放し個人の生活と仕事の両立を促すことで、従業員の会社への満足度や生産性の向上が期待できる勤務形態として、アメリカを中心にその輪が広まっていきました。

    一方、多くの企業では業務状況が視覚的に見えづらかったり、コミュニケーションの量が減ったりといった問題にも直面しています。

    そんな中これからますます増えていく在宅勤務で、組織をマネジメントしていくために重要なのが以下の2点です。

    ①業務の生産性を定量的に計測をすること

    ②従業員のメンタルヘルスをマネジメントすること

    業務の生産性を定量的に計測

    これまでマネージャーは部下の仕事の様子を視認し、業務状況や生産性を管理できていましたが、業務環境が離れることで従業員の業務状況・生産性を定量的かつ 定期的に測る必要性が発生しています。

    また、経営陣 やマネージャーは業務の生産性に悪影響を与える要因をいち早く発見し、対策を打つことも求められているでしょう。従業員の中にはリモートワークが苦手なメンバーもいるため、個々の生産性を管理し、問題がありそうな箇所には個別でアプローチをすることが必要です。

    では、どのように管理すればいいのでしょうか?
    その方法を順序立てて見ていきましょう。

    1.会社の目標を明確にし、各組織・時間軸へ落とし込んでいく

    会社としての目標(例:年間売上X億円)を明確にし、各組織が持つ機能から会社目標を達成するためのミッションに落とし込み、さらに年間→半期…とできるだけ詳細に細分化し、部や課といったチームの目標 、そして個人目標にまで落とし込んでいくのがよいでしょう。

    目標設定理論という学術研究にもあるように、「チャレンジングかつ具体的な目標設定」により人のモチベーションは高まっていくため、在宅勤務においてもモチベーションを維持する仕掛けをつくることもできます。

    従業員にとってワクワクするような目標は、自走を促すことも期待でき、リモートワークであっても積極的に業務に向き合ってくれるでしょう。

    (2)各個人の成果を定量化

    次に、生産性を管理し、目標の達成度合いを測るため、各個人の成果を定量化していきます。

    作業に集中すること自体が目的になりやすい環境 においては、ウィークリーやデイリーなど、できるだけ細かい単位で測れるよう設計することが望ましいです。

    細かい単位で成果が測れない目標については、「行動量」や「アウトプットの回数」などを指標に置くこともひとつの手です 。

    例:架電数、社内報発信数

    在宅勤務期間の評価については、定量的な成果に対して報いる必要があるため、従業員の納得感や公平感を高めるためにも、できるだけ定量化し、測定できる設計が必要です。

    一見定量化しづらい人事部門や総務部門の成果もある程度定量化することも可能です。例えば、社内契約フローの電子化や業務管理ツールのクラウド移行といった在宅勤務業務を効率化するプロジェクトを何件実施するといったタスクベースで設定することもできるでしょう。

    (3)上司と部下との1on1によって定点観測

    1on1についてはこちらの記事を参照ください。

    定量化した成果を週次や日次の1on1で定点観測し、従業員が業務に問題を抱えているようであれば状況や課題をヒアリングし、素早い解決に動きましょう。

    頻度については、毎日実施するようであれば1日10〜15分程度、週次であれば30~45分程度など、回数に応じて調節することが望ましいでしょう。

    従業員のメンタルヘルスマネジメント

    Web会議システムやチャットツールなどコミュニケーションツールの発展によりいつでもどこでもコミュニケーションは取ることが出来るようになりました。

    一方で、特に今回の新型コロナウィルスの影響による在宅勤務移行によって、従業員は主に以下のような問題を抱えます。

    メンタルマネジメントヘルスの基礎知識

    カナダの心理学者アルバート・バンデューラ氏による「自己効力感」の研究からも、「生理的・情動的喚起(体調や精神、気分に関わること)」が目標達成の動機付けを促す自己効力感を高める要素のひとつであると言われています。

    つまり、生理的もしくは精神的に不安を抱えていると、「自分にはこの業務は全うできないのではないか」という気持ちになりやすくなり、業務の生産性も低下することになります。

    そこで従業員の精神的不安解消のための施策として、1on1の実施を推奨します。

    上述の生産性管理と同様、週次や日次など頻度が高いほど効果を発揮すると言えるでしょう。

    心理学用語では「ザイオンス効果(単純接触効果)」と言われ、接触回数を多くすればするほど、その人に対して 好感を抱くようになり、信頼感も高まると提唱されています。

    会議や社内コミュニケーションツールでの発信量が少ないメンバーや元気がなさそうなメンバーに対しては、個別にチャットを送り、接触の頻度を増やすなど寄り添ったコミュニケーションをマネージャー から取ることが効果的です。

    会社に所属している従業員に満足して働いてもらうため、そして何より健康的な生活を送ってもらうために、従業員の行動、心の状態に目を配り、思いやりを持って接することがマネジメントに求められています。

    最後に

    自走する組織の形成をサポートするHRBrainでは今回のような非常事態の中で日本全国の組織がこの歴史的危機を乗り越えられるよう情報収集、新たなHRBrainの活用方法の考案に努め、引き続き情報発信をしていきたいと思います。

    また、上記の1on1面談時に面談記録ができる1on1シートや高頻度で生産性や成果の管理ができる目標管理シートのフォーマットも取り揃えていますので、興味をお持ちいただいた方はお気軽にご連絡ください。

    田中良介 株式会社HRBrain カスタマーサクセス

    <プロフィール> 早稲田大学を2016年に卒業。新卒で株式会社SHIFTに入社し、Web系の企業を中心にテストのプロジェクトマネジメント、コンサルティングを経験。入社2年目に、新卒社員研修の設計と実行を担当。2019年8月に株式会社HRBrainに入社。

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