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【人材管理:システム編】人事必見のおすすめクラウドシステム・ツール

オススメの人材管理クラウドシステムツール

【人材管理:システム編】人事必見のおすすめクラウドシステム・ツール

目次

    企業の発展のためには、人材管理は必要不可欠なものです。

    しかし、社員スタッフの目標・人事管理など膨大なデータ量に頭を悩ませた経験はありませんか?

    人材管理システムを導入すれば、管理業務をシンプルで効率的に進める手助けになるでしょう。

    今回は、そんな人材管理システムの機能や目的、メリット・デメリットなどを解説します。

    人材管理システムとは

    人材管理システムの基礎知識

    人材管理システムの機能・目的を確認しましょう。

    人材管理システムの機能

    人材管理システムとは、社員スタッフに関わるデータを管理するシステムです。

    人材管理システムは、「タレントマネジメント・労務・目標管理」など機能別に利用でき、人事業務の効率化を目指すシステム・機能だと理解すれば良いでしょう。

    人事に関する情報を管理する方法を、人事システムと呼ぶ場合もあります。

    人材管理システムの目的

    人材管理システムは、社員スタッフのデータをシステム上で管理する事で管理業務の効率化・適切な評価を目的としています。

    かつて人材管理システムは、社員スタッフ数が多い大企業に活用されていました。

    しかし、マイナンバー制度の施行やシステム化の台頭により、近年はベンチャー企業・中小企業にも人材管理システムを導入する傾向があります。

    例えば、以下のような規模・業界で人事管理の悩み・目的が異なると予想されます。

    ・大企業:社員スタッフが多過ぎて管理業務に時間がかかる

    ・ベンチャー企業~中小企業:人材育成をして、企業の地盤を固めたい

    ・サービス業:接客クオリティを一定水準引き上げてサービスを安定化させたい

    ・全国に拠点がある企業:拠点と物理的に距離があるためコミュニケーション・人事管理が困難

    上記のように企業が抱える悩み・目的は様々です。

    人材管理システムを検討する前に「どのくらいの規模で使い始めるべきか」「本当に必要か確かめたい」などをまとめた資料をお作りしました。

    ご希望あればメールにて、無料でお送りしますし、Web会議によるご説明が可能です。

    人材管理システムのメリット

    人材管理システムのメリット

    人材管理システムを導入するメリット・効果を確認しましょう。

    業務の効率化

    人材管理システムで、作業負担の軽減・ミス防止など業務の効率化に繋がる点がメリットです。

    人事管理業務をExcelで管理すると、リアルタイムの情報を見れない・同時編集ができない等、管理業務として多くの課題が考えられます。

    しかし、人材管理システムなら、人事の重要業務を効率的に対応できるでしょう。

    社員満足度の向上

    人材管理システムは、社員スタッフ・人材管理者の満足度を向上させます。

    膨大で煩雑な人事データをシステムで一元的に管理できると、社員スタッフのデータが適切に紐付けされるため、適材適所の人材配置・部署連携が可能になります。

    管理者にとっても、業務のシンプル化・管理時間の短縮・ミス防止など、ポジティブな効果が期待できるでしょう。

    長期的な人材育成が可能

    人材管理システムの導入で、社員スタッフの長期的な人材育成ができます。

    システムは適切な目標管理・評価管理の業務を効率的にサポートし、自律型人材の育成・組織の活性化に繋がるためです。

    満足度が挙がれば、生産性の向上・人件費の削減など企業側にも良い効果が得られるため、長期的な人材育成・戦略的な人事計画が実現できるでしょう。

    人材育成の目的や実施方法など詳細はこちらの記事を参照してください

    人材管理システムのデメリット

    人材管理システムのデメリット

    システムを導入するデメリット・注意点を解説します。

    セキュリティー面のリスク

    人材管理システムは、社員スタッフの個人情報・企業情報の漏洩などのセキュリティー上のリスクが少なからずあります。

    インターネットを使用するクラウド管理が普及しているため、パスワード・IDが外部に知られる(不正アクセス)・システムが入っているパソコンを紛失するなどで、セキュリティー上のリスクは高まるでしょう。

    しかし、アカウントごとにIP制限をかける・権限を付与する相手を限定する・IDやパスワードを定期的に変更するなど、対策を行えばリスク軽減に繋がります。

    コストがかかる

    人材管理システムの多くは、有料サービスのためコストが必要です。

    料金パターンは大きく3つに分類され、だいたいの料金目安を以下に記載します。

    1、月額:300円~/ユーザー

    2、月額料金制:60,000円~

    3、応相談:プラン、ユーザー数で変動

    規模が大きいほど、コストも高額になる傾向にあります。

    人材管理システムを利用する際は、初期費用・ランニングコスト・オプション費用など詳細を確認すると良いでしょう。

    人材管理システムを選ぶポイント

    人材管理システムを選ぶポイント

    システム導入する際、確認すべきポイントを解説します。

    システムの導入目的を明確化

    人材管理システムを導入する前に一番先に確認しましょう。システムを導入したら何を実現したいのか、目標を明確化させる事です。目標が具体的であれば万全に対策できるため、効果も得られやすいでしょう。

    例えば、人材管理システムの導入には、以下の悩み・目的があります。

    ・新入社員のエンゲージメントを上げる

    入社間もない新入社員のエンゲージメント向上・定着に繋げるためには、スキル・メンタリティーの両面からフォローアップする事が大切です。

    新入社員が抱える課題を解決するには、スピーディーな連携=人材管理システムが有効だからです。

    ・リモートワークでのマネジメント

    新型コロナウィルスの影響もあり、在宅・リモートワークでの働き方を導入する企業も珍しくありません。

    コミュニケーション不足やモチベーション低下に陥らないよう、リモートワークでもきめ細かいマネジメントができる人材管理システムが役に立ちます。

    クラウドorオンプレミスを検討する

    人材管理システムには、クラウド・オンプレミス型があります。

    クラウド型は、オンプレミス型と比べ、導入方法がシンプルであり初期費用が安く・設定が簡単・セキュリティーが高いためオススメです。

    しかしクラウド型の導入に、どうしても上が動かない、ルールを変えられない、組織(グループ・関連会社)が巨大などの事情もあると思います。

    その場合は、まずクラウド型にある機能を100%使ってみてはいかがでしょうか。

    なぜならクラウド型は、担当者や管理職も、誰でも使いやすい最適解の機能・価格を考えられているからです。

    それでもどうしても、カスタマイズ機能がないと不便と思った時にオンプレミス型の利用も遅くないでしょう。自社の事情に合った型を選ぶと良いと思います。

    クラウド型・オンプレミス型の違い、システムの価格など詳細はこちらの記事を参照してください。

    求める機能が付いているか

    システムを導入する目的を達成できる機能があるか確認しましょう。

    また、機能があってもシンプルで分かりやすい操作性が備わっているかも重要です。

    管理担当者だけではなく、上層部も使用する可能性があるためです。人材管理システムを検討する際は、デモ環境を確認すると良いでしょう。

    システムの連携

    人材管理システムやデータでの管理をしている場合、システム・API連携が可能か確認しましょう。例えば、給与計算・勤怠管理・他の人事管理系などの基幹システムと連携できる可能性があります。

    システム・API連携ができなければ、積み重ねたデータが膨大であるほど新規システムへデータを手入力は、かなりの時間がかかります。

    必ずシステム・API連携はできるか確認するようにしましょう。

    「どのくらいの規模で人事管理システムを使い始めるべきか」「本当に必要か確かめたい」など、お困りではありませんか?人事管理システムに関するお悩みを解決できるよう資料をお作りしました。

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    大企業が人材管理システムを導入するポイント

    人材管理システムを導入するポイント

    近年、ベンチャー企業・中小企業・大企業と規模数を問わず、人材管理システムを導入する企業は増えています。

    中でも社員スタッフ数・システム導入数の多い大企業が、どのような点で人材管理システムを選べば良いのででしょうか?

    以下、チェックすべきポイントを記載しました。

    ・膨大な人数を管理・処理できるシステムであるか

    ・英語や中国語などグローバル対応ができるか

    ・誰でもシステムを使いこなせるか

    ・サポート体制が充実しているか

    ・料金体制がシンプルで分かりやすいか

    大企業は、在籍社員スタッフ数が膨大であり、グローバル化する企業も多いため、上記のポイントは最低限チェックしましょう。

    人材管理システムの比較・紹介

    人材管理システムの比較・紹介

    具体的に人材管理システムは何があるのか、簡単に紹介します。

    HRBrain

    人事評価から人材データを活用する HRBrain

    目標・評価のプロセスを自動的に「見える化」できる点・簡単シンプルな操作性の良さが特徴です。

    専任のカスタマーサクセスチームがお客様の成長を徹底サポートするため、人事管理業務の初心者から管理職まで安心して利用できます。

    また、1週間無料ですべての機能がお試しできます。

    最短即日で導入可能。シンプルで簡単操作できるUIが特徴です。ぜひ 無料トライアルをお試しください。

    カオナビ

    人材マネジメントの変革・プラットフォーム化を目指す カオナビ

    社員スタッフの顔写真付きの組織図を活用し、一目で把握できるシステムが特徴です。

    マネジメント・評価・情報など、管理したいプラン毎に分かれているため、「このシステムだけ運用したい」と自社の人事管理の弱い箇所のみの利用ができます。

    jinjier

    クラウド型でシンプルに人事データを一元化できる Jinjer

    管理プロダクトの組み合わせが可能であり、シンプルな料金体制が特徴です。

    1ユーザー500円の月額料金なので、予算管理・社内稟議がかけやすく、1人あたりの費用対効果も数値で比較しやすいでしょう。

    HRMOS

    CMでお馴染み、転職サイトのビズリーチが運営する人財活用プラットフォーム HRMOS評価

    MBO、コンピテンシー評価、役割や役職など詳細に設定・高いカスタマイズ性が特徴です。

    多様な制度への感度が高い・社内変化が多い企業には、カスタマイズ性の高さや柔軟性が重要です。

    まとめ

    人材管理システムの機能や目的、メリット・デメリット、導入のポイントやシステム例などを解説しました。

    人材管理システムは、膨大で煩雑な人事管理業務を簡単シンプルにできるシステムです。

    また、社員スタッフの育成・目標・評価管理を適切に紐付けできるため、長期的な人事戦略を実現できるでしょう。

    人材管理システムの導入を検討する際は、ぜひご参照ください。

    HR大学 編集部

    HR大学は、人事評価クラウドのHRBrainが運営する、人事評価や目標管理などの情報をお伝えするメディアです。難しく感じられがちな人事を「やさしく学べる」メディアを目指します。

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