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KPIとは?KGIとKFSの違いについても解説

KPIとは

KPIとは?KGIとKFSの違いについても解説

目次

    KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語で「重要業績評価指標」と訳されます。簡単にいうと「目標の達成状況が判断できるものさし」のようなもので、最終目標に到達するために踏むべきステップを、数値化して表したものです。

    また、KPIとあわせて把握しておきたいのが、KGIとKFSです。

    KGIは「Key Goal Indicator」の略で、「重要目標達成指標」と訳されます。組織やプロジェクトの最終目標のことを指し、設定したKPIを一つずつクリアしていくと、最終的にKGIが達成されるというイメージになります。

    KFSは「Key Factor for Success」の略で、「重要成功要因」と訳されます。KGI達成における「成功のカギ」となる要素のことです。KPIが指し示す「数値的な指標」とは異なり、KFSは「行動指標」となります。KSF・CSFとも呼ばれます。

    これらの3要素は、組織目標の達成やプロジェクトの成功に向けて、するべきことを明らかにするための有効な「目標管理手段」として、様々な企業で活用されています。

    KGI(最終目標数値)を達成するために、KFS(成功要因)を考え、KPI(中間目標数値)を設定することが一連のプロセスになりますが、最初の突破目標であるKPIを適切に設定することは重要です。

    この記事では、KPIの理想的な立て方とポイントを、具体例を交えて紹介していきます。

    理想的なKPIを立てるには

    SWOT分析を活用する

    KPIの設定において、土台となる部分がKFS(重要成功要因)の設定です。

    KPIはKFSに基づいて設定され、KFSはKGI達成のための取り組みです。KFSが適切でない場合、KPIを達成したとしてもKGIの達成には繋がらないため、しっかりと分析をしたうえで設定するようにしましょう。

    ここでは、KFSを設定するための有効な手段として「SWOT分析」を紹介します。

    SWOT分析は、以下の4つの要素に分解して、企業の現状や市場における自社のポジション分析を行う手法です。

    • Strength(強み)
    • Weakness(弱み)
    • Opportunity(機会)
    • Threat(脅威)

    4つの要素のうち、まず自社でコントロールができない外部的要因、「機会」と「脅威」について考えます。社会情勢や市場状況を踏まえて、チャンスまたは脅威になることを洗い出しましょう。

    次に「強み」と「弱み」について考えます。自社が提供するサービスや環境を踏まえて、他社と比較した強みと弱みになる部分を細かく洗い出しましょう。

    全ての要素の洗い出しができたら、それぞれをクロス分析します。

    • 強み×機会:チャンスの中で強みを最大限に活かすためにすべきこと
    • 強み×脅威:脅威を回避するために強みを活かしてできること
    • 弱み×機会:チャンスを弱みで取りこぼさないようにすべきこと
    • 弱み×脅威:最悪の事態を回避するためにすべきこと

    上記の分析を行うことで、組織やチームの現状を見つめなおすことができ「成功のために取るべき行動」、すなわちKFSを導き出すことが出来るのです。これに数値指標を盛り込んだ、さらに具体的な目標がKPIとなります。

    人事のKFS(KSF・CSF)について詳しく知りたい場合は、こちらでも紹介しています。
    【完全版】人事のためのKSFとは。KPI・KGI・OKRとの違い

    SMARTの法則を活用する

    KPIは基本的に数値で示されることが多いですが、具体的な根拠がなかったり、あまりに現実とかけ離れた数値を設定してしまうと、上手く活用されず「絵に描いた餅」状態になりかねません。

    そこで活用されるのが、以下の5つの要素を意識した「SMARTの法則」と呼ばれる目標設定方法です。効果的なKPIを設定するためのガイドとして活用することができます。

    • Specific(具体的な)
    • Measurable(測定可能な)
    • Achievable(達成可能な)
    • Relevant(関連性のある)
    • Time-bounded(期限を定めた)

    「具体的で、測定可能な、達成可能で、関連性のある、期限を定めた目標」の設定が有効であるということです。

    それでは、KPI設定における、この5つの要素の重要性について紹介していきたいと思います。

    ①Specific(具体的な)

    KPIが具体的に示されている場合、達成に向けた行動が取りやすくなり、人による解釈の違いを防ぐことができます。

    「どんな行動をとるべきか」が分かり、誰の目から見ても「成功」と「失敗」の判断ができる、明瞭かつ詳細な設定をすることが大切です。

    ②Measurable(測定可能な)

    正確なKPIの到達状況を知るうえでも、測定できる数値が組み込まれていることはとても重要です。

    数値化されていることで、正確な進捗状況を把握できるのはもちろん、軌道修正が必要な場合にも早めに気づくことができ、改善に活用できるのです。

    「100万円売り上げる」「再生数1万回を目指す」「1000人の応募者を集める」など、具体的な数字で示すことで、現時点の状況を知り、新たに戦略を練ることができます。

    ③Achievable(達成可能な)

    KPIの数値目標は、達成可能な数値である必要があります。

    あまりに現実性がない数値目標を掲げてしまうと、KPI達成を目指す人にとって過度な負担となってしまったり、モチベーションの低下に繋がります。

    また、目標値が高すぎることによって「顧客のニーズに沿わない製品を勧めてしまって、クレームに繋がる」といったことも、起こりかねないので注意しましょう。

    過去のデータや実績に基づいて、「達成を十分に狙える、いつもより少し高めのライン」を意識して設定すると良いでしょう。

    ④Relevant(関連性のある)

    「最終的に成し遂げたい目標」と「設定するKPI」に、どのような関連があるのかを考えることも重要です。

    KPIはあくまでも中間目標の達成を測る指標であるため、KGIといった最終目標は別にあるはずです。

    本来の事業目標からずれていないか、KGI達成を見据えた設定ができているかどうか、改めて確認しましょう。KGIや事業計画、経営目標から逆算してKPIを考えてみるのも良いのではないでしょうか。

    ⑤Time-bounded(期限を定めた)

    達成までの期限を設けることは、行動の質や業務の生産性に関わるため重要です。

    期限を設定することで、「何となくだらだらしてしまう」「がむしゃらに行動して時間だけが過ぎていく」といったことを防ぐことができます。

    目標に対して計画的かつ効率的なアクションを取るためにも、KPI達成までの期限は必ず設けるようにしましょう。

    ⑥SMARTの法則における別の解釈

    これまで、Specific(具体的な)、Measurable(測定可能な)、Achievable(達成可能な)、Relevant(関連性のある)、Time-bounded(期限を定めた)といった5つの要素を紹介してきました。

    そのうち、Achievable(達成可能な)には、Assignable(割り当て可能な)といった別の解釈も存在するため、あわせて紹介したいと思います。

    ・Assignable(割り当て可能な)

    目標に対して「誰がアクションを取るのか」を明示することです。

    各個人が設定するKPIであれば問題ないですが、チームで設定したKPIであれば「誰がどの部分を担当するのか」という、業務の分担はとても大切です。

    チームの中でそれぞれが責任感をもって取り組み、相乗効果が期待できるような業務の振り分けを意識しましょう。

    ※元々、この「SMARTの法則」は、ジョージ・T・ドラン氏が1981年に最初に提唱しています。当時は、構成する5つの要素として、Specific(具体的な)、Measurable(測定可能な)、Assignable(割り当て可能な)、Realistic(現実的な)、Time-related(期限を定めた)を挙げています。その後、経営関係者などにより別の解釈がされたり、企業によって別の基準を設けたりしているようです。

    KPIツリーを活用する

    KPIツリーとは、KGI達成に向けての「プロセス」や「アクション」のひとつひとつを可視化させた図のことです。

    KGI達成までの道のりを構成する、KPIやKFSはひとつだけではありません。様々なアクションの積み重ねが、最終的にKGIの達成に繋がります。

    KPIツリーを作成することで、チームメンバーと視覚的に共有できるメリットや、プロセスの進行状況や、注力すべき課題が見えてくるメリットを享受することが可能です。また、やるべきことが明確になり、行動に迷いが無くなることもメリットと言えるでしょう。

    (KPIツリーのイメージ図)

    KPIツリー

    ※この図の枝葉のKPIから達成することで、徐々にKGIに近づくことができます。

    【部門別】KPI設定における指標を紹介

    どのようなKPIを立てるか、それは所属している部署やチームによって様々です。

    ここでは「どの部署が何を軸にKPIを立てているのか」といった、部門ごとの一例を紹介していきます。

    営業

    営業部門におけるKPI指標は、獲得案件数・訪問件数・成約件数・解約件数・リピート率・売上高・平均顧客単価・受注期間などが挙げられます。

    人事

    人事部門におけるKPI指標は、採用人員の達成率・従業員の定着率・従業員の離職率・1人あたりの研修コスト・平均勤続年数・スキル保有人材の数と増加率・部署別残業時間数・部署別有給消化率などが挙げられます。

    人事部門のKPIについて更に詳しく知りたい方は、こちらから確認できます。
    【実践編】人事がKPIを活用するには?KGI・SMART・OKRを使いこなすコツを紹介

    カスタマーサクセス

    カスタマーサクセスのKPI指標は、お客さんに継続的に商品を使い続けてもらうことを目的として立てます。そのため、対応件数・応答率・応答までの時間・対応開始から終了までにかかった時間・対応終了から次の対応に移るまでにかかった時間・クレーム発生率・エスカレーションの発生率などが挙げられます。

    マーケティング

    マーケティング部門におけるKPI指標は、リード獲得率・自然検索トラフィック数・PV数・直帰率・回遊率・購入率・メールマガジン開封率・資料請求や問い合わせ数などが挙げられます。

    システム開発

    システム部門におけるKPI指標は、エラー件数・エラー発生率・進捗率・標準化率などが挙げられます。

    製造

    製造部門におけるKPI指標は、原価率・生産量差・製造リードタイム・不良発生率・労働生産性・設備稼働率・時間稼働率などが挙げられます。

    どの部門においても、「KGIと関連性がある」「具体的数値が示されている」などは、KPIを立てるうえでとても重要ですが、「立てられたKPIが、各部署でコントロール可能かどうか」についても意識するようにしましょう。

    特に、「部下にKPIを課さなければいけない」といった管理者の場合は、所属している部署だけで達成できないKPIを立てないよう、十分考慮する必要があります。

    KPIがもたらすメリット

    これまで、KPIを立てる上での有効な手法について紹介してきました。ここでは、KPIの設定がもたらす4つのメリットについて記載します。

    モチベーション効果

    KPIを設定することにより、組織が掲げる目標に対して「自分が取るべき行動」が可視化されます。ふわっとしていた抽象的な目標も、数値化されることで具体性を増し、適切な取り組みに繋げることができるのです。

    大きな組織やプロジェクトの中にいると、最終目標のスケールが大きすぎて、なかなか自分の役割や貢献度を見出せない場合があります。

    「現時点の達成状況はどれくらいか」「どの働きが、どれくらい結果として反映されるのか」を、数値として確認できる状況というのは、ひとりひとりがやるべきことにコミットするうえで、とても大きなメリットであると言えます。

    さらに具体的にモチベーションを上げる方法について知りたい方は、こちらをご確認ください。
    アメとムチではもう古い、モチベーションをマネージメントする方法

    PDCAサイクルの効率化

    PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)のプロセスを循環させることで、継続的に業務の効率化や、品質の向上を目指していく手法のことです。

    KPIを設定すると、やるべきことが細分化され、達成までのプロセスが明確になります。

    そのため、上手く進まない「プロセスの課題」について、見極めが早くなり右往左往する無駄な労力と時間を省くことができるのです。

    また、たとえ目標に到達できなかったとしても、数値として振り返ることができる点は大きなメリットであると言えます。

    「どの行動がどれくらいの数値結果を出したのか」「目標達成にはどんなアクションが必要か」を分析することができるため、次の一手に向けた有効な指標になると言えるでしょう。

    人材の評価と育成

    KPIには、基本的に達成すべき数値が明示されています。評価者・被評価者ともに、「目標数値」と「結果数値」は認識しているため、客観的で分かりやすく、お互いに納得感の高いものになるでしょう。

    また、KPIを設定することで「各個人がどういう行動プロセスで、どういう結果を出したのか」などが、チーム全体で把握しやすくなります。管理者は、行動~結果に至るまで、一連の経緯を俯瞰して見ることができるため、より具体性のあるフィードバックが可能になります。

    それぞれの力量と課題を浮き彫りにし、「自分の強みと弱みはどこか」「今後何をすべきか」を認識・思考させることで、人材育成に繋げることができる点もメリットと言えます。

    組織の成長と、課題の早期発見

    KPIを設定することによって、それぞれのKPI達成状況から組織としての「強み」を知ることができます。

    また、プロセスの可視化がされるKPIでは、未達成になりそうな場合でも、最終結果が出るより前に「改善点」や「弱み」を発見することができます。大きな損失が出る前に、途中で軌道を正し、経営をコントロールすることができるのです。

    KPIは達成したら完結するものではなく、反省と改善を繰り返していくものです。振り返りを重ねていくうちに、「新たな強みの発見」「強みの更なるブラッシュアップ」「弱みをカバーする手段の発見」などが可能になるでしょう。

    ひとりひとりが目的意識をもって取り組むことで、相乗効果を生み出すことができます。個人の成長が、組織のレベルを底上げすることにつながるのです。

    よく聞くOKRとの違いは?

    KPIとよく混同される3文字ワードに「OKR」というものがあります。
    OKRとは「Objectives and Key Results」の略で、「目標と主要な結果」と訳されます。

    個人と企業の目標を連動させる手法で、KPIと比べてチャレンジングで大きな目標を掲げることが一般的です。目指す達成率はKPIが100%であるのに対し、OKRは60~70%となっています。

    また、KPIは「プロセスの可視化」「達成度合いの可視化」が主な目的ですが、OKRは「社内コミュニケーションの活性化」「組織の生産性向上」を主な目的として活用されます。そのため、KPIが人材評価と直結しうる点に対して、OKRは人材評価の主要な指標としては、あまり使われないことが多いです。

    目標の共有においても、KPIはチーム内で共有されるのに対して、OKRは社内全体で共有されます。評価周期も、KPIはチームやプロジェクトごとに変動しますが、OKRは1ヵ月~四半期程度となっています。

    似て異なるKPIとOKRですが、どちらも組織の成長や人材育成に有効です。KPIに向いている目標と、OKRに向いている目標を見極めて、正しく活用してみましょう。

    OKRについてさらに詳しく知りたい場合は、こちらから確認できます。
    関連記事:
    Googleやメルカリも導入する目標管理手法、OKRの基礎知識

    おわりに

    「モノを1つ売る」というKPIを立てたとしても、モノを企画する人、製造する人、市場を開拓する人、良さをアピールする人、パフォーマンスを最大限発揮できるよう労働環境を整備する人など、達成までのバックグラウンドには多くの人が関わっています。

    KPIを適切に立てることができると、組織の目指すところと、それぞれがやるべきことが明確になり、正しく組織を動かすことができるようになります。

    「KPIをはじめて設定する」「KPIがなかなか上手く機能しない」という場合には、これまでに紹介した、SWOT分析・SMARTの法則・KPIツリーなどを手がかりにしてみてください!

    目標管理で悩んでいる場合には、こちらもあわせてお読み下さい。
    関連記事:
    【基礎編】目標管理システムとは?戦略人事のための比較ポイントを解説

    HR大学 編集部

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