【人材管理：人員配置編】人員配置のメリット・適切な手順や目的、ポイント

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人員配置は、組織の生産性・業績アップに必要不可欠な人事業務です。しかし、人員配置を誤れば社員スタッフ・部署や組織全体に悪影響を与えるリスクがあります。経営資源である「ヒト」を活用するために、適材適所の人員配置が重要であることは言うまでもありません。人事業務の基本だからこそ今一度、人員配置の基本やメリット・方法、成功ポイントを確認しましょう。

人員配置の基本や実施する目的を確認しましょう。

人員配置とは、スキル・適性・キャリア・専門知識など、社員スタッフの特性を勘案し部署・チーム等に異動・配置する事を指します。採用・昇格・降格などの異動・配置によって、経営資源である「ヒト」の再分配をする人事マネジメントです。

人員配置は、組織内における業務の適正化・効率化が目的です。社員スタッフを適材適所に配置・異動することで、最大限のパフォーマンスを発揮し、組織全体の利益追求・目標の実現を目指しています。

社員スタッフを適材適所に配置・異動し業務の効率化・最適化を狙う人員配置。しかし、そもそも最適な人員配置がどうして重要なのか、得られるメリットを深堀りして解説します。

社員スタッフのスキル・経験・キャリアなどの特性が配置先とマッチすれば、効率良く業務を実施できます。生産性があがれば、業務達成に必要だった人件費や経費の大幅カットに繋がるため、最小のコストで最大限のリターンを得られるでしょう。

適切な人員配置で、社員スタッフのモチベーション向上に繋がります。効率化が進めば、業務処理にかかる時間が削減されるため、勤務時間の短縮・適性化が期待できるからです。さらに、適切な人員配置は良好な人間関係にも繋がります。良好な人間関係は、業務の連携が円滑に進むため、ストレスの軽減・やりがい・エンゲージメントを高めるなど、ポジティブな効果が期待できます。少なくても人間関係が悪い環境下では、仕事に対するモチベーションを下げてしまい、退職希望を引き起こしかねません。

退職理由に「社内の人間関係」を挙げるケースも珍しく無いほど、社内環境は重要です。人間関係が合わない社員スタッフを、別の部署・チームへの人員配置を実施する事で、本来の能力を発揮できるケースもあります。

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優秀な人材は、現状を見極める能力が高いため、「マッチングしない」と判断されれば離職に繋がります。さらに他社でも十分に通用できるスキル・経験を持っているため、現職を退職しても転職市場で引く手あまたです。わざわざ、自分にマッチングしない企業に在籍するメリットがないため、見切りをつければ早期退職へと繋がりかねません。生産性がある良好な人間関係、業務とマッチする職場環境であれば、優秀人材のモチベーション向上に繋がり、離職防止のリスクを低減できるでしょう。

人員配置をスムーズに実施するための具体的な手順を解説します。

最適な人員配置を実現するために、まず現状の人員状況・業務の質を確認しましょう。配置先の業務量に対するマンパワーは適切であるか・必要なスキル・経験を持つ社員スタッフが在籍しているかなど、業務とのバランスを確認します。現状に対して目標設定を立てる際は、1カ月・6カ月・1年とそれぞれ期間を区切り、売上など目標達成度を目標管理・確認すると良いでしょう。HRBrainの人材管理システムなら、目標・評価管理のプロセスを「効率化」「見える化」を簡単シンプルにできます。面談記録や目標管理・マネジメント業務をクラウドで一元的に管理できるため、人事業務の効率化が期待できます。

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人員配置は、社員スタッフの異動・配置後の目標達成度を勘案し、総合的に適性を判断するのが重要です。そのためには、人事評価を行い業務への振り返りを行いましょう。社員スタッフ・企業ともにノウハウが蓄積され、将来の人員配置・人事評価のヒントになります。

評価制度の具体的な実施方法について、こちらの記事をご参照ください。

人事評価制度の作り方事前に把握しておきたいポイント
人事評価におけるコメントの受容性。職種別のコメント例やポイントを紹介。

人員配置後に、社員スタッフや関連部署とのヒアリングが最重要です。人事異動や配置転換を、人事部が一任して決定・指示する企業も少なくないでしょう。しかし、社員スタッフや関連部署のヒアリングがない一方的な人員配置は、組織への不満を高め独善的な決定だと思われるリスクがあります。丁寧なヒアリングのもと、社員スタッフと配置部署先のニーズをマッチングできるよう連携が重要です。

人員配置の効果を最大限に引き出すためのポイントを解説します。実施前に確認しましょう。

適材適所の人員配置を行うためには、各社員スタッフがどのような資格・スキル・経験をもっていて、今までのキャリアや現状がどうなっているのかを知る必要があります。さらに、社員スタッフが将来的に希望するキャリアプランを確認し、ニーズを聞き出し配置後のミスマッチ防止に繋げなければなりません。人員配置を実施する前に、必ず「どの部署で」「どの業務を」「役職は」「いつ配置するのか」などをとりまとめ、該当する配置先と共有・検討すると良いでしょう。

ヒアリングを共有する際は、人事評価システムを活用すると効率的に部署連携ができるためオススメです。

配置後は、各配置先にフォローやフィードバックを一任する企業もあるかと思います。しかし、人員配置のクオリティ・エンゲージメントを高めるために、フォローとフィードバックの実施をオススメします。人事によるフォロー・フィードバックによりブラックボックス化を防ぎ、部署別の人事ノウハウが蓄積できるからです。フォローは、定期的な面談やメンタルヘルスマネジメントを実施すると良いでしょう。また、具体的にどのようにフィードバックを実施すれば良いのか、詳細はこちらの記事を参照してください。

チームの成果を高めるために！適切な「フィードバック」とは？

社員スタッフの目標・評価管理を、Excel等のデータで管理する企業もあるかと思います。しかし、Excel管理だと、リアルタイムの情報を見れない・同時にデータ編集ができないなど、評価管理にExcelを使用するには難しい課題が多いのも事実です。HRBrainの人事管理システムなら、目標・評価管理のプロセスを「効率化」「見える化」を簡単シンプルにできます。面談記録や目標管理・マネジメント業務をクラウドで一元的に管理できるため、人事業務の効率化が期待できます。

社員スタッフが多い企業でも、組織図を俯瞰して把握できるツリー構造があるため、会社全体・部門・部署毎の社員スタッフも一目で把握し、適材適所の人員配置も実現できます。

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人員配置の基本やメリット・方法、成功ポイントを解説しました。人員配置とは、社員スタッフのスキルや経験・特性に応じて、組織の利益のために異動・配置を実施する人事マネジメントの一つです。より人員配置を効果的にするために、社員スタッフ・関連部署とニーズを引き出し、マッチングさせると良いでしょう。適材適所の配置には、社員スタッフの特性や部署の現状も踏まえ、いつ・どの部署で・どのような業務を任せるかなど、戦略的な人員配置が重要です。人事部による一方的な指示・異動は、不満やミスマッチに繋がる恐れがあるため、人員配置の前後はヒアリング・フォローには注意しましょう。

このように、従業員のスキルを最大限に引き出すためには、組織で人員配置を適切に行うことが重要です。

クラウド人材管理システム「HRBrain」では、組織ツリーで組織を俯瞰して把握し、従業員の適材適所を実現することができます。

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