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降格人事とは?対応内容と注意すべきポイントをご紹介

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降格人事とは?対応内容と注意すべきポイントをご紹介

目次

    皆さんは、降格人事というのをご存じでしょうか?

    会社員の人事といえば昇格や昇給といった位が上がっていく人事が最も知られているかもしれませんが、逆に位を下げる人事も存在します。

    降格人事は、企業と従業員どちらにとっても発生しないに越したことはありませんが、状況によっては判断せざるを得ないこともあるでしょう。

    判断が難しい降格人事ではあるものの、実際に取り入れている企業も存在します。

    降格人事の導入事例については下記の記事をご確認ください。

    今回この記事では、降格人事についての概要と種類、降格人事を行う際の流れや注意すべきポイントをご紹介します。

    降格人事の内容によっては、違反と判断されるケースもあるため、内容や判断方法についてしっかりと確認しましょう。

    降格人事とは?

    まずは降格人事とはなにか、その概要を解説します。

    概要

    降格人事とは、簡単に言えば従業員の役職や地位を下げることです。

    会社の中には、「部長」や「課長」、「主任」といった役職・職位が設定されています。

    降格人事は、こうした上位の役職や職位から下位へ引き下げることを指します。

    会社にとっても、従業員にとっても降格人事は起こしたくないものですが、企業が継続的に利益を出すため、あるいは企業に不利益になる事象に対しては必要な場合があるかもしれません。

    降格人事はなるべく避けるべきものではあるものの、有事のときのためにもその内容をしっかりと理解し、対応できるように備えておきましょう。

    降格人事の種類

    次に、降格人事にはどういった種類があるのかを説明します。

    人事異動

    降格人事に挙げられるものの筆頭に、人事異動があります。

    人事異動の中には、職位や役職を引き下げる降職(解任)と、職能資格や給料を下げる降格(降級)があります。

    懲戒処分は、従業員が問題を起こして与えられる処分だったのに対し、人事異動は役職に求められるスキルや能力がないなどの理由で課せられる処分です。

    降職で下位の職位に降格となっても給料の減額が必ず発生するとは限りません。

    しかし、降格処分は職能資格が下げられることにより基本給の減額が起こる場合があります。

    懲戒処分

    降格人事の対処として、懲戒処分というものもあります。

    懲戒処分とは、従業員が起こした規則違反や果たすべき義務に違反したことに対する制裁措置のことです。

    懲戒処分の種類は以下の通りです。

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    処分が軽い方に分類される戒告は、口頭で注意し将来を戒める処分で、譴責は始末書を提出させて同様な事象が起こらないように文書で誓約させることを指します。

    中間の重さとして分類される、減給や出勤停止、降格は、従業員の給料にかかわる処分を下すことを指します。

    減給する額や出勤停止期間は労働基準法で定められており、これらの措置をとる際は十分に注意しましょう。

    処分の重い諭旨解雇や懲戒解雇は、簡単に言えばクビになることを指し、この2つは解雇する際のアプローチ方法に違いがあります。

    諭旨解雇とは、企業側が一方的に従業員を解雇するのではなく、両者が話し合いを行い解雇処分に進めることです。

    一方、懲戒解雇とは企業側が一方的に解雇処分を進めることをいい、処分の中では最も重たい処分です。

    懲戒処分は、処分の種類や内容についてあらかじめ就業規則に記載しておく必要があり、また処分方法なども労働基準法で定められています。

    これらの措置をとる際は、自社の就業規則や労働基準法を確認し、法的に問題ない内容かを確認しましょう。

    降格人事に伴う処分内容

    ここからは、降格人事を下す際に発生する処分内容をご紹介します。

    減給

    降格人事処分が下されると、従業員の給料が減額になる場合があります。

    これは、就業規則に処分の内容として減給処分がある旨を記載している場合、基本給からの直接的な減給が認められます。また、減給の理由が合理的と判断された場合も、減給の対象となるでしょう。

    降格に伴う減給額の限度は法律で定められていないものの、懲戒処分に伴う減給の場合、その金額と期間が労働基準法で定められているため注意が必要です。

    仮に直接的な基本給の減給が発生しなくても、役職や資格が下がることで手当が得られず、結果的に減給になることもあります。

    役職の変更

    主任や部長、課長などの役職がついた従業員に対しては役職を下げるという方法を取り、降格人事を行うケースがあります。

    役職を下げる際は、基本的にひとつ下の役職に降格させるのが一般的ですが、処分対象となる事象によってはそれ以上の降格もあるでしょう。

    異動や出向

    降格人事によって、異動や出向などの対応が求められることもあります。

    異動の対応には、種類が複数存在しており、給料の減額を伴う異動や勤務地の変更を伴う異動があります。

    また、出向は現在所属する会社に所属しながら他の企業で働くことを指します。従業員を出向させる際は、事前に当該従業員の承諾を得る必要があるため注意しましょう。

    降格人事を行う理由

    次に、降格人事を行う理由について解説します。

    能力不足

    従業員の能力不足による降格人事があります。

    役職がついている従業員に対して、例えばマネジメント能力が不足しているなどの理由から役職の取り消しや下の位に降格できます。

    ただし、こうした降格人事を行うことで従業員のモチベーション低下や、萎縮してしまうことにもつながりかねないため、能力がないからといってすぐに降格させないようにしましょう。

    役職を与える前に、その職が適正かを見極める試験を行い、能力を身に着けさせてから役職を与える方がミスマッチを防げるためおすすめです。

    仮に役職を与えてから思うような能力が発揮できないとわかった従業員がいた場合、研修や訓練を実施して能力が身につくような機会を与えましょう。

    問題行為

    降格人事が生じるケースとして多いものの中に問題行為が挙げられます。

    近年では、会社の情報や機密情報をSNSなどに投稿してしまい、処分が課せられるケースが多発しています。

    また、「セクハラ」や「パワハラ」などのハラスメントも近年多発している問題行為です。

    問題行為だけではなく、会社備品の窃盗や横領などの犯罪行為に対しても同様に処分が課せられる行為に含まれます。

    こうした問題行為や犯罪行為が社内で生じた場合、被害者がいることもあるでしょう。

    加害者の処分や問題の対処だけではなく、被害者のケアも忘れないように注意が必要です。

    降格人事の流れ

    ここからは、実際に降格人事を行う際の流れをご紹介します。

    現状・状況を把握する

    社内に問題行為を起こした、あるいは求められる能力・スキルを所有していない従業員が見つかった際は、当該者の現状・状況を性格に把握しましょう。

    降格人事を行う際は、明確な証拠や具体的なデータなどが必要です。

    例えば、「問題行為に対する複数の証言」や「能力不足による明らかな売上成績の悪化」などが該当します。

    仮に、降格人事に該当しうる報告が合った場合でも、従業員間の噂によるものかもしれません。

    当該従業員の直属上司や人事部門の担当者が降格人事に該当するか、また改善の余地はないのかをしっかりと確認してから判断しましょう。

    降格人事の対象を判断する

    降格人事の対象となる従業員の現状や状況を確認でき、降格人事が必要と判断した場合、どのような形で人事を調整するか決定しましょう。

    降格人事の種類は、上述したように「懲戒処分」と「人事異動」の2つ存在しており、どちらに該当するのかを見定める必要があります。

    この判断する際のポイントは、企業の規則に反するような問題行為を起こしているかどうかです。

    もしも規則違反にあたる問題を起こしている場合、戒告・譴責(けんせき)・減給・出勤停止・降格・諭旨(ゆし)解雇・懲戒解雇のどれにあたるのかを検討しましょう。

    規則違反はしておらず、従業員の能力やスキルが不足している場合は、人事異動を伴う降格人事の対象とします。

    従業員の処分内容を決定する際は、その程度にふさわしい内容に設定するだけでなく、当該授業員がどこの部署なら力を発揮できるのかも併せて考えましょう。

    処分を受ける従業員のモチベーションも考慮した降格人事が必要です。

    当事者からの弁明や改善の余地を確認する

    処分の内容が決定した後は、当該従業員と対話する機会を設けましょう。

    最初のステップで確認した証拠やデータを当該従業員に見せて、降格処分にふさわしいことを理解させます。

    双方で処分原因や処分内容を確認し合うことで、処分を実行した後のトラブルを回避することにもつながります。

    この対話のときに、当該従業員に改善の余地があるかも併せて確認しましょう。

    もし本人に改善する意思があれば、一定期間様子を見ることも重要です。

    一定期間様子を見ても変化がないと判断したら処分の実行を進めましょう。

    降格人事が認められないケース

    ここからは、降格人事が認められないケースや不当人事として扱われるケースについて解説します。

    就業規則に表記がない内容

    降格人事を行う際は、内容や条件を就業規則に明記しておかなければいけません。

    もしも就業規則に記載していない場合、降格人事を言い渡された従業員から「上司(や人事部)の判断によって恣意的な降格人事を受けた」などとトラブルになる可能性があります。

    就業規則には、あらかじめ降格人事の対象となる条件や内容を明記しておきましょう。

    また、就業規則に降格人事の内容や条件を記載することで、当該従業員とのトラブルを避けるだけではなく、判断基準にもなります。

    特に、懲戒処分を実行する際は、企業が一方的に処分を下すこともあるため、処分の濫用が発生しないためにも就業規則への明記は重要事項です。

    重すぎる懲戒処分

    懲戒処分を行う際に、処分の原因となる事象と処分内容を比較して、重すぎる処分だと判断された場合は不当人事として扱われることもあります。

    懲戒処分に限らず、その他の降格人事は従業員の不利益になるため、処分内容は適切な度合いの範囲内で行う必要があります。

    判断に迷わないためにも、事前に処分内容を明確に定めておくのもおすすめです。

    ​​人事権の乱用

    従業員に対する降格人事の内容が、人事権や懲戒権の乱用だと判断されないよう、適切な対応を行うことが重要です。

    降格人事を行う際は、「本当に必要なのか?」や「業務上必要な降格なのか?」を確認しましょう。

    また、「当該者がそのポストにふさわしくないか?」などを確認してから実行することが重要です。

    降格人事の対象となる事象と、内容の釣り合いが取れているかを慎重に精査しましょう。

    同意がない給料カット

    給料の減額が発生する場合は、従業員からの同意がなければいけません。

    給料とは、従業員が本来もらえる労働の対価です。

    その給料を減額されることは、企業の一方的な判断で決行することは許されていないため、本人と話し合いを行い、書面で同意したことを確認できるようにしましょう。

    確認すべき事項としては、減額する額と、減額が発生する期間です。

    この2つの内容を確認し、当該従業員の合意を得てから実行しましょう。

    性差を理由に実行した降格処分

    日本では、男女雇用機会均等法が定められており、企業で性差による降格人事降格処分を実行することはできません。

    もしも性差ではない処分であることを証明する明確な根拠を提示できない場合、処分を受けた従業員から不当人事だと主張されることもあります。

    もしも不当人事であると主張され、大きなトラブルに発展した場合は、企業のイメージダウンや裁判を行うためのコストがかかることもあるでしょう。

    性差が起こらないように企業内で認識の統一が必要です。

    降格人事の注意点

    最後に降格人事を行う際の注意点を解説します。

    違反行為は就業規則に明記する

    上記で解説したように、降格処分に該当する違反行為や処分内容、停職期間や減給額などをあらかじめ就業規則に明記しておきましょう。

    就業規則に明記していない場合、降格人事として認められないケースや、処分を受けた従業員から不当人事だと主張されるかもしれません。

    降格人事は、処分を受ける従業員にとっては不利益になるため、処分に納得しない場合もあるでしょう。

    処分の理由や程度を従業員と確認するためにも、あらかじめ降格人事に関する内容を就業規則に記載する必要があります。

    降格人事処分の内容を判断する人事部門などの担当者が、処分の判断を誤らないためにも、企業としてのルール・判断基準を設けておくのが重要です。

    人事権の乱用がないかをチェックする

    降格人事を行う際は、人事権の乱用による処分でないことをしっかりと確認しましょう。

    ケースとしては少ないかもしれませんが、上司が自分の利益のために人事権を行使しているかもしれません。

    例えば、「◯◯さんのことが嫌いだから降格させる」などです。

    こうした人事権の乱用は、不当人事に含まれるため、処分を受けた従業員から訴えられる場合があります。

    こうした人事権の乱用が起こらないためにも、降格人事の判断を複数人、複数部署で行うようにしましょう。

    個人的な気持ちだけで降格人事が執行されないよう、仕組みを整えておくことが重要です。

    降格理由の根拠ヒアリングする

    3つ目の注意ポイントは、降格理由や降格根拠をしっかりと用意しておくことです。

    降格人事を実行するためには、当該従業員の同意が必要で、話し合いのもと判断する必要があります。

    従業員と話し合いをする際に、「なぜ降格人事処分になるか」や「処分を下す根拠」をしっかりと提示することで、従業員とのトラブルを避けることにつながります。

    会社側として従業員に降格人事を実行する根拠を揃えるためにも、周りの関係者からヒヤリングを行い、事実確認を徹底しましょう。

    まとめ

    今回は降格人事に焦点を当て、降格人事の種類や処分内容、降格人事を行う流れや注意点を紹介しました。

    降格人事は、企業にとっても処分を受ける従業員にとっても辛い処分です。

    この処分に際して、従業員とトラブルに発展するケースもあるため、慎重な対応、判断が求められます。

    また、降格人事処分の内容が妥当であっても、従業員のモチベーションを考慮した処分を下す必要があります。

    降格人事は、発生しないことがベストではあるものの、降格人事処分を下さなければ企業として不利益になる場合など、致し方ない状況で実施することが好ましいでしょう。

    降格人事の処分内容については、複数の人、部署の担当者で判断できるような仕組みづくりをして、不当な処分が発生しないように努める必要があります。

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    HR大学 編集部

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