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1on1とは? 従来の面談との違いや効果を高めるコツ

1on1とは? 従来の面談との違いや効果を高めるコツ

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目次

    近年の成長企業の多くが導入していると言われている1on1ミーティング(以下 1on1)。シリコンバレーではすでに文化として根付いています。日本でもヤフーの 1on1が注目されて以降、多くの書籍が出版され導入する会社も増えてきました。そんな 1on1の内容や目的、そして実際に導入するときに気を付けたいポイントとは何でしょうか。

    1on1とは? 人事面談との違い

    1on1とは、その名のとおり、上司と部下で行う定期的な1対1のミーティングです。

    評価や管理のための人事面談とは異なり、部下の成長をサポートするための時間が1on1です。

    1on1を通じて上司は、部下がどういうキャリアを考えているのか、どういう悩みを持っているのかということを把握し、部下のサポートを行います。人事面談が、評価者である上司から部下への一方的なコミュニケーションになりがちなのに比べて、 1on1は「対話型のコミュニケーション」になります。時には上司も自分のことをオープンに話したり、部下から気づいた点を共有してもらったりするような「対話」の場なのです。

    1on1の効果について

    1on1を実施すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

    部下との信頼関係が構築される

    近年、「優秀な部下の思いもよらない退社」が増えていると言われています。上司と部下のコミュニケーションが不足していると、部下は誰にも相談できずに悩み続け、ある日急に辞める決断をしてしまいます。

    1on1は信頼をつくる場であり、コミュニケーションの時間です。そして、情報共有ではなく対話です。対話とはつまり「体調はどう?」「今後のキャリアの上で今の仕事をどんな想いでやっているのか?」などを親身になって話し合うことです。1on1を通じて相互理解を深めることによって、悩みを相談しやすい関係性を構築することができます。

    部下の成長を促進する

    1on1は目標達成だけではなく成長支援を目指すものでもあります。多くの企業では、OJTなど、実際の仕事を通して最低限の業務の内容を教えたあとは、仕事に慣れて自分で成長してもらう、というスタンスがとられています。つまり、仕事の内容は教えてもらえても、どのようにして業務を振り返り、改善していくかは全く教えられていないケースがほとんどなのです。

    1on1は部下に振り返りの習慣をつけてもらう機会としても有効です。 1on1で業務改善をサポートすることで、すぐではないかもしれませんが、いずれ自立して良い業績を生み出せるようになるでしょう。

    1on1のセッティングの仕方

    では、実際に始める場合の準備のコツを確認していきましょう。対話の場である1on1にとって、とても大切なのが「雰囲気」です。ちょっとした工夫で話しやすい雰囲気を作ることができます。以下を参考に、話しやすい1on1のセッティングを心がけてみてください。

    意欲を引きだす「ネーミング」

    まずは1on1ミーティングの呼び名を決めましょう。呼び名次第でミーティングに対する部下の意識が変わり、参加意欲にも大きく影響します。「個人面談」なんて呼び名だと乗り気がしないし、部下も硬くなってしまいます。例えば、自動車メーカーの本田技研工業株式会社は、1on1ミーティングではありませんが、商品開発会議にワイワイガヤガヤ楽しく自由にやろうという意味で「ワイガヤ会議」という名前をつけました。この名前だとなんとなくワクワクして参加したくなりますよね。

    1on1に適した場所を決める

    話しやすい雰囲気作りには場所も大事です。毎回同じ場所である必要はありません。もし退職やハラスメントについてなど、他の人に聞かれたくない深刻な話題の場合は、二人きりの会議室がいいでしょう。部下の将来やキャリアについて明るい話をするときは、日差しの良く入るカフェやラウンジなどがおすすめです。近くのビルや公園のベンチに座って、もしくは散歩をしながらなんていうのも気分が変わってよいかもしれません。その時話す内容・目的、部下のタイプに合わせて場所を選びましょう。

    共通の面談記録を残す

    1on1は、その場限りの雑談ではなく、連続性のある成長のためのコミュニケーションとなるべきです。そのためには、過去話した内容や今話している内容のログを共有しながら話すことが重要です。ログ管理には1on1のためのクラウドツールを活用すると便利です。クラウドで一元管理することで、面談記録の整理がしやすいだけでなく、部署異動があっても上司は部下の過去の面談記録を簡単に参照することができるので、スムーズに1on1を引き継ぐことができます。

    時間は部下と一緒に決める

    1on1は「部下のための時間」です。部下の積極的な参加がなくては成立しません。まず部下の賛同を得ることから始めましょう。「家庭など生活面の状況、職場で困っていることから◯◯さんのキャリア設計についてフランクに話しましょう」と、実施する目的をしっかりと伝え、部下の賛同をもらってから日程を調整しましょう。実施に納得していないようであれば、具体的な事例などを提示して、意味を感じてもらえるよう工夫する必要があります。

    あると捗る小道具

    お菓子や軽食:会議室など、どうしてもかたくなってしまうような場所で 1on1をする時は、お菓子や軽食などを用意することで、気軽に話を聞き出せます。

    タイムキープ用の時計: 1on1は自由な話題が特徴の「対話」ですが、「雑談」ではないことを意識しなければなりません。そのためにも事前に議題やアジェンダをザックリと組み、それに沿って進めていく必要があります。だらだらとした雑談ではなく、メリハリのある対話にするためには、時間をしっかり切ることも重要です。

    ホワイトボードとポスト・イット:視覚化して整理が必要なことに話がおよんだ場合にすぐに対応できるように、ホワイトボードがある部屋でミーティングを行うこともおすすめです。

    1on1で部下の本音を聞き出すコツ

    1on1を実りあるものにするためには、しっかりと本音を聞き出せるコミュニケーションを取ることが重要です。相手の本音を聞き出すために意識すべきことは大きく分けて二つあります。「傾聴」と「自己開示」です。

    傾聴

    傾聴とは、相手に「あなたの話をしっかり聞いていますよ」「興味がありますよ」と示す聞き方です。傾聴にはたくさんのコツやスキルが必要とされますが、すぐに実施できる簡単なテクニックも多くあります。その一つが、うなずくなどのボディランゲージや、相手の目を見ることです。相手の目を見ることに慣れていなければ、相手のほほを見るだけでも目を見ることと同じくらいの効果がありますので試してみましょう。
    また、上司は部下が話し出す悩みに対して、すぐに答えを出さないことが重要です。まずは相手の言葉にじっくりと耳を傾けましょう。部下は自分の言葉で話しきることで、自分の思考の整理をすることができますし、話をしっかり聞いてもらえることで、上司に対して安心感と信頼感を抱きます。

    自己開示

    相手に心を開いてもらうためには、自分が心を開かなければいけません。「昔こういう大失敗をしたんだよね〜」「最近息子が2歳になって…」など、自分の話をすることで、部下も自分の話をしやすくなります。ですが、上司が話しすぎてしまっては本末転倒です。上司が話す時間は30分の 1on1なら、多くても合計5分程度におさえましょう。価値観や本音は失敗や不満、もしくは成功経験の裏に隠されています。部下の経験や意見を共有するだけでなく、裏にある価値観をいかに引き出せるかは、上司の質問力にかかっています。下に一例をあげておきますので、参考にして価値観を部下の口から引き出す上手な質問をしましょう。

    上司「◯◯のプロジェクト、うまくいってたみたいだね。何がよかったんだろうか?」
    部下「メンバーがとても協力的でよく動いてくれてたおかげだと思います。」
    上司「なんでみんないつも以上に協力してくれたんだと思う?」
    部下「私自身、前から興味があったプロジェクトでワクワクしていので、みんなにもその温度感が伝わったのかもしれないですね」
    上司「君の仕事量がいつも以上だったから、みんなもついて来てくれたってこと?」
    部下「いや、そうではなくて私から仕事の意義や熱意を言葉で伝える機会が自然と多かった気がします」
    上司「コミュニケーションで人を動かすのが得意なのかもね」
    部下「そうかもしれませんね」

    上司は質問を通して、自身の価値観について自発的に本人に気付かせてあげましょう。部下自身が自分の価値観、考え方を理解することで、自然とパフォーマンスも向上していきます。 1on1は上司ではなく部下のための時間であることをお忘れなく。

    1on1で大切なこと

    1on1はその目的を踏まえた上で、セッティングの仕方やコミュニケーションで本音を聞き出すことが非常に重要です。単なる雑談ではなく、部下の成長を促進させるような時間にしてください。

    HR大学 編集部

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