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人事評価におけるコメントの重要性。職種別のコメント例やポイントを紹介

人事評価におけるコメントの重要性。職種別のコメント例やポイントを紹介

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目次

    どんなに有能な経営者や人事担当者でも、『他人を評価する』という職務に難しさを感じない人間はいません。人事評価を始めたばかりの企業や担当者であればなおさらです。

    従業員のモチベーションの低下や不満を防ぐための、人事評価におけるコメントの書き方やポイントとはどのようなものでしょうか?

    人事評価の基本

    『人事評価』とは、社員の成果や能力、目標の進捗率を定期的・継続的にチェックして評価すること。

    近年、これまで以上に人事評価は重要視されており、評価を行う担当者の責任は重大です。人事評価の役割、なぜ人事評価が必要なのかを知っておきましょう。

    人事評価の持つ役割

    人事評価は給与や昇進・昇級の判断基準となるため、従業員のモチベーションや生産性に大きく影響を及ぼしますが、それ以外にも企業にとって重要な役割があります。例えば以下のような役割です。

    • ・人材を配置する部署やチームの最適化
    • ・課題を明確にし従業員の成長を促す
    • ・評価を可視化することで公平性を確保する
    • ・管理者と従業員のコミュニケーションを促す

    従業員の能力を把握し成長を促すことや、上司とのコミュニケーションのきっかけにすることも人事評価の持つ大切な役割なのです。

    なぜ人事評価が重要なのか

    近年、終身雇用制度の崩壊や企業のグローバル化によって、評価制度を年功序列から成果主義に切り替えるケースが日本でも増えてきました。

    年功序列制度は勤続年数や年齢という絶対的な指標があったため、比較的評価は簡単でしたが、成果主義制度は年齢や経験に関係なく、成果や能力が評価基準になるため、上司やマネージャーの公平かつ公正な評価が求められます。

    個人の価値基準に基づいた評価は公平性が欠如し、従業員と軋轢を生むことも……。従業員も納得できる明確な基準で、公平かつ公正に人材を評価する仕組みが必要です。

    人事評価のコメントの書き方とは

    一般的に人事評価を行う際には、点数だけではなくコメントを入れます。コメントによって適切なフィードバックを行うことにより、評価対象者の能力やモチベーションを引き出すことができます。書き方によってはやる気を失わせてしまうこともあるので、注意が必要です。

    効果的なコメントの書き方をミドルマネジメント層に指導する必要があるでしょう。

    コメントの書き方や注意点

    書き方

    評価者に記入してもらう評価シートのコメントは主に二つあります。

    一つは成果。二つ目は経緯です。下記のような内容について書いてもらうとよいでしょう。

    成果

    • ・設定された期間の中で、目標をどのくらい達成できたか
    • ・成績やチームへの貢献度など

    経緯

    • ・成果をあげるための活動や努力など、そこに至った経緯

    注意点

    当たり前のことですが、経験が少ない新入社員へのコメントとマネジメント職へのコメントは同じというわけには行きません。経験や役職、技能を考慮したフィードバックが必要です。

    また、基本的に他の社員と比較することはNG。対象者個人の目標や特性への評価についてのコメントにとどめましょう。

    押さえておきたいポイント

    現状の問題点の認識と改善について、対象者に自覚を持たせることが目的です。効果を高めるために、以下を踏まえて評価するとよいでしょう。

    • ・具体例を挙げる
    • ・きつい表現や強い否定はしない
    • ・良い点と悪い点どちらも記載する

    具体例があれば、評価対象者も自分の行いを振り返りやすくなります。成績が悪くても良い部分に言及することでモチベーションアップの効果も期待できます。

    あまりに否定されると誰でも自信をなくしてしまいますし、きつい表現で「責められた」と感じると、上司に不信感が募ることもありますので、注意しましょう。

    職種別人事評価コメント例

    当然ですが、職種によって書くべき内容は変わります。

    営業職の評価コメント

    営業職の成果は売り上げや利益など明確な数字で表すことができますから、「目標の達成率が○%であったという点を高く評価できる」など、まずは目標の達成度に関するコメントを入れます。そして、数字だけでなく達成率の要因分析や、改善点についてのアドバイスも盛り込むようにしましょう。

    営業職への評価コメント例

    「目標達成率100%は素晴らしい成果であると評価できる。顧客分析を丁寧に行っていたことが目標達成の大きな要因であろう。常に前向きな姿勢でチームに良い影響を与えている。今後の課題は他部署との情報共有である。」

    事務職の評価コメント

    事務職は、主にルーティンワークをこなす職種なので、日々の業務がほぼ変わらず、数値で評価しづらい職種だと言われています。仕事の精度や問題解決能力について一つひとつ触れていきましょう。

    抽象的な表現は用いず、課題提示も具体的に行いましょう。

    事務職への評価コメント例

    「今期の目標である紙面から電子へのデータ移行が非常にスムーズに行えた点はとても良かった。移行後も業務に滞りがなく、素晴らしい成果だと言える。今後は、チーム内で電子データの扱いに慣れていない人へのフォローなどを積極的に行ってもらいたい」

    エンジニア・技術職の評価コメント

    エンジニアや技術職を評価する際には、コストの削減や現状システムの改善など、技術的貢献度の達成度を数字で表すことができます。開発製品の特許取得などの具体的な成果があれば、ぜひ触れておきましょう。

    チームを管理する立場のメンバーであれば、コミュニケーションの取り方や交渉能力についても言及します。

    エンジニア・技術職の評価コメント例

    「主力製品○○の設計方法の見直しによって、10%のコストダウンが可能になった点は大きい。また、改善案の積極的な提出についても評価に値する。進捗が遅れた要因についてはチーム内でよく話し合い、今後の改善につなげてもらいたい」

    人事評価コメントは具体的に

    人事評価において、被評価者が現在の評価に納得し、課題を改善するために不可欠な『評価コメント』。コメント内容は具体的に書くことで納得度も高まります。

    目標進捗率や業績の達成率などの数字だけでなく、どんな努力や工夫をしてきたか、経緯の部分について言及すると、評価対象者も普段の仕事をきちんと見てもらえているという意識を持ち、モチベーションアップにつながります。

    HR大学 編集部

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