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1on1のアジェンダ11個/部下のモチベーションを下げない方法とは

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1on1のアジェンダ11個/部下のモチベーションを下げない方法とは

目次

    本記事の内容は作成日または更新日現在のものです。本記事の作成日または更新日以後に、本記事で紹介している商品・サービス・企業・法令の内容が変更されている場合がございます。

    1on1の実施には、アジェンダの事前準備が欠かせません。
    では、1on1のアジェンダにはどのようなものがあるのでしょうか。
    1on1のアジェンダの種類、どのようなことを聞くべきなのか、その具体的な質問例などを紹介します。

    1on1のアジェンダとは

    1on1ミーティングとは部下と上司が1対1で話し合う場・機会を指します。その際に話す話題・テーマがアジェンダです。
    1on1のアジェンダは、大きく分けると「相互理解」「業務について」「今後について」の3つに分けられます。細分化すると、11個のテーマがあります。
    以下、アジェンダごとに質問例などを紹介しながら、詳しく説明します。

    1.相互理解

    • アイスブレイク
    • 部下の特性を知る
    • 心の健康チェック
    • 身体の健康チェック

    2.業務について

    • 業務内容
    • 業務・組織の課題
    • 上司に手助けしてほしいこと

    3.モチベーションについて

    • 今後について
    • 目標に対する進捗確認・現時点の評価
    • スキルアップ・理想のキャリアへの支援
    • 会社・部署の戦略・方針について

    1on1のアジェンダを設定する目的

    アジェンダを設定しないまま、「いざ1on1を実施しよう」としても、そう簡単に上司と部下において対話は成立しません。
    あらかじめ「何について話すべきか」を決めておいたほうがスムーズに進行します。
    1on1の主な目的は「部下の自主性を育てること」「上司と部下の間に信頼関係を築くこと」の2つです。
    1on1の実施によって、上司と部下は互いを理解し、対話を重ねる機会が増加します。
    仕事のボトルネックに対する相談、今後のキャリアの方向性などを相談することで、部下の積極性を養い、上司と部下の間に信頼関係が生まれるでしょう。
    ひいては会社に対するエンゲージメントの向上、離職率の低下にも繋がります。
    そのためにも、1on1を実施する上司と部下の状況にマッチするアジェンダを選ぶ必要があります。

    1on1のアジェンダを決定する際の注意点/「話すことがない」と思ったら

    よくありがちな1on1の失敗は「上司の説教の場」になってしまうことです。
    重要なのは「上司がなにを話すべきなのか」ではなく、「部下からどんな話を引き出すべきなのか」、「部下はどんなアジェンダを望んでいるのか」という点です。
    前述の通り、1on1は相互理解のための、双方向のコミュニケーションが重要視されます。
    人事査定のように、上司が一方的に話すことのないよう注意をしましょう。
    1on1のアジェンダは事前に用意しておくべきものです。
    企業によっては、上司ではなく部下が事前に「こんなことを話したい」とアジェンダを用意する場合もあります。
    1on1は一般的に30分~60分程度で行われます。
    時間の枠に合わせて2つ、3つ程度のアジェンダを選ぶようにしましょう。
    時間がオーバーした場合は、次回にその話題を持ち越すことも可能です。
    記憶が薄れないように「何を話し合ったのか」など、1on1の記録を取っておくことも効果的です。
    よく上司・部下ともに「話すことがない」といった声が聞かれることの多い1on1ですが、そういった場合、適切なアジェンダが事前に設定されていないことが多いと言えるでしょう。
    一歩踏み込んで、対話をする相手、個人をよく観察することが鍵となります。
    「接してきた時間の長さ」や「関係性」からアジェンダを設定することで、より効果的な1on1の実施が可能です。

    1on1のアジェンダの種類11個

    先に述べましたが、1on1のアジェンダは大きく分けると「相互理解」「業務について」「今後について」の3種類があります。

    アジェンダ1/相互理解

    1.アイスブレイク

    初めての1on1では、上司・部下、双方ともに緊張しやすいと言えるでしょう。
    アイスブレイクをかねて、雑談から最近面白いと感じたことなど、気軽に話せる話題から会話をスタートさせましょう。

    (質問例)最近はまっている趣味はある?

    2.部下の特性を知る

    部下の「強み」・「弱み」などの特性を知ることで、適正な人員配置が可能となります。
    「どんなことを得意としているのか」「どんなことにやりがいを感じるのか」「どんなことを苦手に思っているのか」などを聞き出しましょう。
    部下本人はそういった自身の特性に無自覚なこともあります。
    その場合、上司からフィードバックとして「チェックを頼むと、細かいところによく気づいてくれるよね。おかげで書類のクオリティが上がったよ」「職場の人間関係を大切にして、協調性を重んじる傾向があるよね」など、気づいたことを伝えてあげましょう。
    自分では気づきにくいことなので、部下が自分の「強み」を発見する助けとなるでしょう。
    また、部下は「それだけ自分のことを気にかけて見てくれているのだな」と思うため、上司との信頼関係を築くことにも繋がります。

    (質問例)今の仕事でやりがいを感じる部分は?

    3.心の健康チェック(プライベートの問題・職場の人間関係)

    部下の心の状態についてもチェックをしましょう。
    プライベートでも、職場でも、その問題を区別する必要はありません。
    「最近、妻の妊娠がわかりました。とても喜ばしいことだけれど、これから妻子を養っていくことに対してプレッシャーを感じています。夜中に目が覚めて、急に不安になることがあります」など、ライフイベントに関する不安を抱えている場合もあるでしょう。
    近年では、家庭内で夫・妻としての役割だけでなく、子育てについてのストレス・悩みを抱えるケースも増加する傾向にあります。
    また、職場の人間関係についても、「あの人だけ自分に挨拶を返してくれない気がする」など、心に引っかかっているトゲについても、1on1を実施することで明らかになります。
    客観的な意見を聞ける機会が増えることは、部下のメンタルケアに大きな役割を果たします。
    上司は、部下が吐露した思いについては否定せず、受け止めましょう。
    ともに解決策を見つける姿勢で1on1に臨みましょう。

    (質問例)職場の人間関係で気になることはない?

    4.身体の健康チェック

    心の健康チェックだけではなく、身体の健康チェックも実施しましょう。
    「任せている業務量は適正であるか」「仕事を持ち帰っていないか」「残業が多いなどの働き方によって、体調に変化はないか」など、気を配りましょう。

    (質問例)最近、疲れを感じることはない?

    アジェンダ2/業務について

    5.業務内容

    上司は、部下の業務内容について把握しましょう。
    部下が、どのような業務を行っていて、その業務にどれだけの時間・工数がかかっているのかを把握しましょう。
    具体的に「どのように手を動かしているのか」を把握することによって、手が空く時期が判明したり、部下が注力している業務の内容を知ることができます。
    業務の効率化について、上司の視点から提案できることがあります。

    (質問例1)最近、成果を出した仕事は?
    (質問例2)最近「がんばった」と思った仕事は?

    6.業務・組織の課題

    現在、部下が受け持っている業務、また組織上の課題についてヒアリングをしましょう。
    緊急の内容であれば、その都度上司も時間を取ることができますが、特に期限が設けられていない問題については、きっかけがないと部下からは相談しにくいものです。
    1on1は職場の見落としがちな問題を把握するのに、適した機会であると言えるでしょう。
    業務の進行のボトルネックになっていることが明らかになり、解決できれば、部下の作業効率がアップします。
    部署内の業務に関わらず、ほかの部署から回される業務の依頼ルート、その業務ボリューム、理不尽だと感じてモチベーションが下がることなど、課題に思うことがあれば聞き出しましょう。
    ほかの部署と機能が重複していたり、宙に浮いている業務があることなどがわかれば、ジョブディスクリプションを作り直すことや、組織編成の際に参考になります。
    また、社内だけでなく、社外で関わる人についても、問題はないか確認しましょう。
    「納期について毎回、無理難題を言われて困っている」など、上司がその社外の担当者に直接説明することで解決できるケースもあります。
    上司に相談したことで、以前より仕事がスムーズに回ることが増えれば、部下からの信頼度も上昇します。

    (質問例1)仕事が進まずに悩んでいることはある?
    (質問例2)現在の業務で感じている課題は?

    7.上司に手助けしてほしいこと

    業務についての課題にも関連しますが、「助けてほしいことはない?」と上司自らが具体的にできる行動を聞くことによって、部下は答えやすくなります。

    (質問例)僕/私に「こう行動してほしい」っていうリクエストはある?

    8.モチベーションについて

    1on1では、モチベーションを下げる要因を取り除き、モチベーションをアップするための方法について話し合います。
    上司は、部下の社内外での評判を伝え、仕事への姿勢、がんばったことなどを認めて、モチベーションをアップさせましょう。
    「気持ちいい挨拶ができる子だねって、社外の〇〇さんから聞いたよ」など、ささいなことでも、誉められれば誰しも気持ちがよいものです。
    「自分を見てくれている」と思える環境は、部下のモチベーションのアップに大きく貢献します。

    アジェンダ3/今後について

    9.目標に対する進捗確認・現時点の評価

    1on1は、人事考課の目標に対する進捗確認にも最適です。
    半期ごとの面談では、補いきれない部分について話し合いましょう。
    例えば「現時点で、売上目標の達成率は60%です。だから、今後はアポ取りにかける時間を多く取ろう。その時間を確保するために、見積もりにかかる時間を圧縮しよう。営業アシスタントとスムーズに連携できるよう、依頼のフローを見直そう」など、目標達成における具体的な案が出るはずです。
    また、現時点の評価を確認することによって、部下は自分の仕事の進め方に自信を持つことができます。
    このような1on1をこまめに実施することによって、業務の方向修正・目標達成のための手順の確認ができます。
    そうした微調整によって、目標達成の精度が高まります。
    また、部下から「自己評価」についてもヒアリングをすることで、会社からの評価のギャップを埋めることにも繋がります。
    部下が「自分は会社から正当に評価されていない」といった思いを抱くことは少なくなるでしょう。
    このように、1on1は離職率の低下にも効果を発揮します。

    10.スキルアップ・理想のキャリアへの支援

    「どのような業務に携わっていきたいのか」「目指す理想のキャリアはなにか」などの質問をすることで、今後の部下をどのようにスキルアップさせるべきか、その方向性を知ることができます。
    明確なビジョンがあれば、次回の目標設定にも活かすことができます。
    部下が理想とするキャリアを築けるよう、サポートすることも可能です。
    人事部と連携し、必要となる研修について受講を推薦するなど、部下の積極的な人材育成に取り組むこともできます。
    部下は会社に期待されていることを感じ、エンゲージメントが向上します。

    (質問例1)これから身につけたいと思っているスキルは何?
    (質問例2)今後どんなキャリアに進んでいきたいと考えている?

    11.会社・部署の戦略・方針の共有/質問

    1on1は、上司から部下に、会社・部署の戦略・方針の共有を行う場としても有効です。
    会社としての重要な決定事項を伝えたり、その決定に至ったプロセス・背景を共有することも大切です。
    もし部下からその方向性について質問があるのであれば、答えましょう。
    経営層が伝えたかったことを、その熱量を損なわずに伝えるだけでなく、現場から共感を得やすいよう、目標数字などを噛み砕いて伝えることも上司の役割です。
    その決定を受けて、現場ではどのようなアクションを起こすべきなのか、上司からのメッセージを伝えましょう。
    会社から求められたことを、部下自ら目標として落とし込んで考えてもらうことも重要です。

    (質問例1)これからの組織戦略の中で、疑問に思っていることはある?
    (質問例2)経営戦略・組織戦略に対して、どうやって貢献できそう?

    アジェンダを使った1on1のやり方

    1on1に入る前に、部下に対して目的・アジェンダを伝えましょう。
    1on1にどのような効果・実施の理由があるのかを知ってから臨む場合、部下の取り組み方が異なります。
    部下が緊張している場合、「話が続かない」「アジェンダから話がズレていってしまう」などの事態に陥る場合もあります。その場合、それがどう「部下の困りごと」に結びついているのか、話を引き出すのも上司の役目です。
    話が弾まない場合、「はい」「いいえ」で答えられる閉じた質問、それ以外で答える必要がある開いた質問を使い分けて、1on1を進行しましょう。
    部下が心を開くためには、上司自らが自己開示をすることも必要です。
    1on1が話しやすい場になるように、雰囲気作りを心がけましょう。
    人事考課のときのように、一方的に「評価しよう」という態度では、部下は萎縮してしまいます。
    1on1は部下との対話であることを意識し、傾聴を心がけましょう。
    もし、急な会議などで予定が入ってしまった場合は、1on1を次週にするなど、必ず再設定を行いましょう。「1on1はいつでもできるから」という態度でいると、部下は「軽んじられた」と反感を覚えます。
    また、話し切れなかったアジェンダがある場合は、そのまま放置せず、次回の1on1で話し合うことを約束しましょう。
    そうすることで、部下は上司から「尊重されている」ことを感じ取ります。
    そのためにも、1on1は記録を取ること・継続することが重要となります。
    現在では、1on1の記録ができるタレントマネジメントシステムのサービスが多く展開されています。

    まとめ

    1on1のアジェンダは、スムーズな実施のために用意が欠かせません。
    アジェンダは大きく分けて「相互理解」「業務について」「今後について」の3つがあります。
    まずは相互理解を深め、部下の業務へのモチベーションをチェックし、前向きなキャリア形成のための支援を行いましょう。
    上司が「なにを話すべきなのか」ではなく、部下からどんな話を引き出すべきなのかという点が重要です。
    1on1は部下との対話の機会であり、傾聴することを意識しましょう。
    また1on1で話し切れなかったアジェンダは次回に引き継ぎましょう。継続的な実施1on1の効果を高めます。


    効果的な1on1を継続するために
    「1on1で話し合ったアジェンダ、記録を残して、継続的な取り組みとして定着させたい…」
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    HR大学 編集部

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