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社員名簿とは?従業員管理のポイントやおすすめの管理方法を紹介!

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社員名簿とは?従業員管理のポイントやおすすめの管理方法を紹介!

目次

    社員名簿とは?

    「社員名簿」とは、雇用している従業員の【名前・住所・生年月日】といった情報を記載している帳簿のことで、労働者名簿とも呼ばれています。人事評価・勤怠管理・給与支払いなど、あらゆる業務のベースになるため、内容に変更が生じた場合は速やかに更新するなど、適切な管理が重要です。

    また社員名簿は、賃金台帳・出勤簿とならんで「法定三帳簿」とも呼ばれています。労働基準法第107条において、雇用している従業員(日雇い労働者を除く)が1人でもいる場合は、作成と保管が義務付けられているのです。なお、労働基準監督署から提出を求められることもあり、その場合は速やかに対応する必要があります。作成・保管が適切になされていない場合、是正勧告・罰則の対象になるため注意しましょう。

    社員名簿の内容と取り扱いについて

    社員名簿には【名前・住所・生年月日】以外に、どのような情報が記載されているのでしょうか。また、いつまで保管する必要があり、適切な管理がされていなかった場合はどのような処罰があるのでしょうか。ここでは、社員名簿の【内容・保管期間・罰則】について詳しく解説していきます。

    記載必須項目と任意項目

    社員名簿に必ず記載しなければいけない項目は、以下の9項目です。名簿の形式は定められていないため、下記の9項目を満たす形であれば自由に作成して問題ありません。

    一から作成する場合は、厚生労働省 主要様式ダウンロードコーナーのフォーマットを参考にしてみるのもよいでしょう。

    記載必須項目と任意項目

    上記に対して、任意項目となるのが緊急連絡先・健康保険被保険者番号・基礎年金番号・雇用保険被保険者番号などです。従業員の個人情報にあたるため本人の同意が必要となりますが、労務管理をスムーズに行うため、記載項目として設けている企業もあります。

    管理対象者

    社員名簿で管理される対象者は、原則「雇用している全従業員」となり、正社員・契約社員・アルバイトといった雇用形態は問いません。ただし例外も存在するため、ここでは判断に迷いやすい6つのケースを紹介します。

    管理対象者

    保管期間と保管場所

    社員名簿の保管期間は、令和2年4月1日より3年から5年へ変更となりましたが、経過措置として当面の間は3年が適用されることになっています。退職日、解雇日、または死亡日から起算して5年(または3年)の保管が必要になるため、退職したからといってすぐに破棄することがないよう注意しましょう。

    また「本社・店舗・工場」というように事業所が複数ある場合は、事業所ごとに社員名簿を作成・保管する必要があります。各所での作成が難しい場合は、本社で事業所ごとの社員名簿を作成し、それぞれの事業所で保管してもらうようにすると良いでしょう。

    罰則について

    社員名簿は、労働基準監督署の調査が入った場合に提出を求められます。適切な管理が行われていない場合は是正勧告を受けたり、労働基準法第120条に則り30万円以下の罰金対象となるので注意しましょう。

    また、労働基準監督署の調査には、事前に日程を知らされる調査もあれば、抜き打ち調査もあります。いずれの場合においても最新の社員名簿をスムーズに提出できるよう、管理・更新は徹底して行うようにしましょう。

    社員名簿管理のポイント

    社員名簿は人事評価・勤怠管理・給与支払いなどが紐づく主軸の部分であるため、常に適切に管理することが大切です。ここでは社員名簿を管理する際に注意すべき4つのポイントについて紹介していきます。

    ポイント1:更新は迅速に行う

    結婚・転居・人事異動などによって、社員名簿の内容に変更が生じることがありますが、その場合は速やかに更新を行うようにしましょう。更新作業に滞りがあると、「交通費が正しく支給されていない」「人事評価の内容が給与に反映されていない」など、従業員が不利益を被る可能性があります。「更新は〇日以内に行う」など、社内でルールを決めてスムーズに更新できる環境を整えておくことが大切です。

    ポイント2:更新手順を明確にする

    迅速な更新を行うためには、更新手順が明確であることが重要です。結婚・転居などに伴う更新作業は、以前に経験があっても次回には忘れていることがほとんどです。かといって、そのたびに人事担当者が従業員ひとりひとりに手順を伝えていてはとても大変です。手順に迷うことがないよう、マニュアルに落とし込んで周知するなど工夫しましょう。

    ポイント3:取り出しやすくしておく

    先述した通り、労働基準監督署の調査が入った場合、社員名簿の提出が求められます。またそれ以外にも、情報更新時・書類郵送時・緊急連絡時など、社員名簿が必要になることは多くあります。いつでもスムーズに取り出せるようにしておくことが大切です。特に紙ベースで保管する場合、他の資料と混ざってしまったり、紛失してしまったりすることがないようファイリングの際は注意しましょう。

    ポイント4:情報漏洩に注意する

    社員名簿は従業員の個人情報であるため、たとえ社内であったとしても本人の同意なく開示することはできません。万が一漏洩した場合は、企業の信用問題にも関わるため、誰でも閲覧できるような場所には保管しないようにしましょう。紙ベースで管理を行う場合はファイルを収納している場所にカギをかける、エクセルで管理を行う場合はファイルにパスワードを設定するなど、関係者以外は閲覧できないようにしておくことが大切です。

    なお、パソコンやスマートフォンで情報管理を行う場合は、機器の盗難や外部からのウイルス侵入による、データ漏洩・改竄・破壊のリスクにも配慮する必要があります。社内システムやネットワークセキュリティについても万全な対策を講じておきましょう。

    社員名簿はシステム管理がおすすめ!

    これまでは、紙やエクセルを使って社員名簿を作成することが主流でしたが、最近では「社員情報管理システム」を活用して作成する企業も増えてきています。人事まわりの業務を効率化するシステムで、社員名簿の作成はもちろん、人材データや勤怠・給与情報などと紐づけることで、情報の一元化・効果的な人事戦略を実現することができます。「評価基準がさだまらない・・・」「労務担当者の業務が多すぎる・・・」など、人事労務領域に課題を感じている場合はおすすめです。

    ここでは、「人材管理システム」を活用して社員名簿を作成した場合と、「労務管理システム」を活用して社員名簿を作成した場合、それぞれのケースで得られるメリットについて紹介したいと思います。

    人材管理システムを活用した場合

    人材管理システムで社員名簿を作成した場合、人事評価や人事異動、人材育成に活用することができます。また、これらをより効果的に行うために、アンケート機能や組織図の作成機能、目標管理機能が搭載されていることが多くなっています。

    ■ 人事評価
    評価項目のカスタマイズや、評価プロセスを見える化をすることが可能です。人事評価では、「評価基準があいまい」「好き嫌いで判断されている」など、被評価者から不満の声が上がりやすいですが、プロセスや甘辛調整の見える化によって評価に対する納得度を高めることができます。また、評価者の「見られている意識」も高まり、より公平な判断を促すことにつながります。

    ■ 人事異動
    評価データやスキルデータを管理することができるため、従業員の強みを活かした適材適所の人材配置に活かすことが可能です。また、組織図の機能を活用することで、人材不足や人材過多の把握もカンタンに行えます。異動後のシミュレーション機能がある場合は、年齢バランスや人材コストへの影響など、多角的に考慮した人事異動を行うことが可能です。

    ■ 人材育成
    目標とその達成度合いを管理することができるため、従業員のレベルや成長度合いが分かり、フィードバックに役立てることが可能です。また、さまざまな従業員のデータを分析することで「どのような人材が活躍しているのか」といった、モデル像を割り出すことができます。それによって目指すべき方向性がさだまり、スキルのブラッシュアップを図ったり、採用活動に活かしたりすることができます。

    労務管理システムを活用した場合

    労務管理システムで社員名簿を作成した場合、勤怠管理や給与計算、入退社手続きなどに活用することができます。社会保険手続きの電子申請や、年末調整機能が搭載されているものも多く、労務担当者の膨大な業務工数を削減することができるでしょう。

    ■ 勤怠管理
    システム内に従業員それぞれのシフトを取り込み、出退勤の打刻をすることが可能です。残業時間や休暇申請状況も把握できるため、36協定が遵守されているかどうかの確認も行えます。また、どこにいてもスマートフォンやアプリを使って打刻できるだけでなく、生体認証やGPS打刻といった機能によって不正打刻を防ぐことも可能です。

    ■ 給与計算
    従業員ひとりひとりの給与体系に合わせた月次給与の計算、税金計算、賞与計算が可能です。給与計算は、ミスがあってはいけない業務であるため担当者の負担が大きくなりがちですが、自動化によって人的ミスの削減に役立てることができます。また、給与明細や源泉徴収票をウェブ上で確認できるため、印刷や郵送の手間を省くことも可能です。

    ■ 入退社手続き
    オンライン上で、雇用契約書のやり取りや、社会保険の申請・資格喪失手続きが可能です。入社手続きの際、わざわざ新入社員をオフィスまで呼ぶ必要がないためとても便利です。また、社会保険手続きの電子申請に対応しているシステムであれば、郵送の手間や関係機関の窓口まで行く手間を削減することができます。

    社員名簿のシステム化にはメリットがたくさん!

    ここまで紹介してきたメリット以外にも、情報が一元化されることで共有する手間が省ける、ペーパーレス化によって保管が楽になるなどのメリットもあります。また、これまで法知識や経験が必要とされてきた複雑な処理も、システムの自動化によってカンタンに行うことができるようになっているため、属人化の解消につなげることもできます。

    社員情報管理システムを活用することで、社員名簿の作成だけでなく、人事まわりのさまざまな業務の効率化に役立てることができるのです。ただし、社員名簿を電子化する場合は、事業所ごとに労働者名簿を表示できる環境、印刷できる環境を整えておく必要があるので注意しましょう。

    社員名簿をシステム化する場合の選定ポイントを紹介!

    システムで社員名簿を作成すると、人事業務や労務業務に役立てることができるというのは先述した通りですが、システムを選ぶ際にはどのような点に注目すれば良いのでしょうか。ここでは、より最適なシステムを選ぶための注目すべきポイントについて紹介します。

    ポイント1:社員名簿の活用目的を明確にする

    社員名簿を作成して「どのように活用したいのか」「どの人事業務に課題を感じるか」など、目的や課題を明確にしましょう。それによって、システムの選択肢を絞ることができます。社員情報管理システムの中にも、人材管理に特化したものや、労務管理に特化したものがあります。また労務管理の中でも、勤怠・給与管理に特化したものと、社会保険手続きに特化しているもので、機能が分かれている場合もあります。現在の課題を細かく洗い出し、より課題にフィットしたシステムを選ぶようにしましょう。

    ポイント2:見やすさと使いやすさ

    画面のデザインが分かりやすいかどうか、操作がシンプルでカンタンかどうか、といった点は継続してシステムを利用するうえで大切なポイントです。また、既存の管理方法からスムーズに移行できそうかどうかも確認しましょう。実際に導入する前に、トライアルでシステムを使うことが出来る場合もあるので、上手く活用すると良いでしょう。

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    ポイント3:セキュリティ対策とサポート体制

    情報漏洩リスクに配慮したセキュリティ対策がとられているか、導入後の不具合や不明点に対する十分なサポート体制があるかどうか確認しましょう。セキュリティ対策としては、IPアドレスのアクセス制限ができるか、データの暗号化がされるか、といった点に注目すると良いでしょう。また、閲覧権限が細かく設定できるシステムであれば、社内での不用意な情報公開も防ぐことができるのでおすすめです。

    サポート体制としては、不具合があった際の対応窓口はどこなのか、サポート料金などが別途発生するのか、といった点を確認しておくと良いでしょう。なかには導入後、専任の担当者がサポートに付いてくれる場合もあるので、そういった場合は安心して導入することができるでしょう。

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    ▽社員情報管理システムについて知りたい場合は、こちらの記事もおすすめです。
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    社員管理ソフトとは?メリット・機能・導入の際の注意点まとめ

    まとめ

    法的な観点から、必ず作成が求められる「社員名簿(労働者名簿)」ですが、せっかく作成するのであればフル活用したいところ。これまで紹介してきた通り「社員情報管理システム」を活用すると、人事・労務業務の効率化に役立てることが可能です。また、クラウド型システムの場合は、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスが可能なため多様な働き方に対応することができます。

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    HR大学 編集部

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