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テンプレート付|社員名簿テンプレートの注意点・メリット・項目まとめ

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テンプレート付|社員名簿テンプレートの注意点・メリット・項目まとめ

目次

    この記事では社員名簿のテンプレートを作成する際のメリット、注意点、項目などを紹介します。

    社員名簿(従業員名簿・労働者名簿)とは

    社員名簿とは従業員名簿・労働者名簿とも呼ばれ、企業が従業員を雇用する際に作成が義務化されています。
    従業員名簿とは、従業員の氏名や生年月日など様々な情報を記した書類やデータのことです。

    労働基準法により、企業は従業員を雇用した場合、「法定三帳簿」を作成し、保存する義務があると定められています。
    ちなみに法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3つです。

    従業員名簿は人事・労務管理を適切に行うために使用されるため、常に最新情報である必要があります。

    企業の規模・業種にかかわらず、労働者を雇い入れる際には必ずこの社員名簿を整備しなければなりません。

    場合によっては労働基準監督署による調査時に、閲覧・提出を求められることもあります。
    また社員名簿の不備・不正が認められた場合、労働基準監督署の是正勧告対象となります。

    社員名簿の対象者

    従業員名簿の対象者は、原則として雇用している従業員全員です。正社員やパートなど雇用形態に関係なく作成が必要です。

    しかし、労働基準法107条上、日雇い労働者の場合は作成義務がありません。
    また派遣労働者の場合も、派遣元の企業が管理するため作成義務はありません。

    代表者、役員は労働基準法における「労働者」に該当しないため、労働基準監督署の調査対象にはなりません。(しかし社会保険の被保険者には該当するため、一般労働者と同じく帳簿書類の提出を求められます)

    社員名簿は事業場ごとに作成する

    従業員名簿は、事業場ごとに作成することが義務づけられています。
    事業場とは、支社や営業所、実店舗、工場のように独立して業務が継続的に行われている場所のことをさします。

    人事部が一括して管理するのではなく、各事業場で作成管理することになるので注意しましょう。

    社員名簿に記載するべき項目

    社員名簿のテンプレートに記載するべき項目は以下の9つです。

    1. 労働者氏名
    2. 生年月日
    3. 性別
    4. 住所
    5. 履歴
    6. 従事する業務の種類
    7. 雇入年月日
    8. 退職年月日
    9. 死亡年月日

    また健康保険・厚生年金・雇用保険は推奨記載事項に当たります。

    必須事項ではありませんが、労務管理をスムーズに行うため、従業員の同意を得て記載する場合が多いです。

    以下、各項目について補足を記載します。

    ・氏名
    結婚をした従業員の中には便宜上旧姓を使用している方もいるとは思います。しかし社員名簿には、戸籍上の氏名を記載する必要があるので注意しましょう。

    ・住所
    現住所と住民票の住所が異なる従業員が在籍している可能性もあります。その場合は、連絡の取れる住所を記載しましょう。
    また異動や引っ越しに伴う住所の変更にも注意して更新するようにしましょう。

    ・履歴
    異動・昇進など従業員の履歴を記載することが一般的です。
    労働基準法などの法律について、明確に記載範囲は定められていません。
    従業員が異動する場合、連動して「従事する業務の種類」の更新も忘れないよう注意しましょう。
    また、履歴の欄には最終学歴、保有資格についても記載しておくのがおすすめです。
    ただし個人情報保護の観点で、記載する場合は従業員の同意が必要となります。

    ・従事する業務の種類
    「人事」「営業」「経理」など、従業員が社内で従事している職種や業務内容を記載します。
    従業員名簿は常に最新情報である必要があるので、配置転換や異動があった際にはその都度更新しましょう。
    特例として、従業員数が30人未満の事業の場合、複数の業務に従事する者もいるため、職種や業務内容の記入が必須ではありません。

    ・雇入年月日
    採用決定日ではなく、雇用を開始した年月日を記載します。その日を基準に年次有給休暇の発生日を確定します。

    ・退職年月日
    退職年月日を記載します。退職の事由が解雇の場合、その理由も記載します。
    従業員都合の場合、理由の記載は必要はありません。

    ・死亡年月日
    従業員が在職中に死亡した場合、死亡した年月日と理由を記載します。
    その際、死亡の原因が労災にあたるかどうかの判断が必要となります。死亡した年月日とあわせて、原因を記載します。

    社員名簿のテンプレートのメリット

    社員名簿作成の際によく利用されているのが、エクセルの「社員名簿テンプレート」です。
    この社員名簿のテンプレートを使用する際のメリットを紹介します。

    WEBなどから入手しやすい

    社員名簿のテンプレートは、ネットから入手しやすいメリットがあります。
    またテンプレートを使用すれば、記載項目の抜け漏れを防止することができます。

    実際のテンプレートを2つ例として以下記載します。

    様式名:労働者名簿
    根拠法令:労働基準法第107条(労働基準法施行規則第53条)
    用例:労働者を雇い入れた場合に労働者ごとに作成してください。

    エクセルファイルのため活用しやすい

    WEBからダウンロードできる社員名簿のテンプレートの形式は、エクセルファイルであることが多いです。

    オフィスでの使用頻度の高いエクセルファイルは、記入・保存が容易です。
    また新しいシステムを導入する必要もなく、コストが抑えられます。

    エクセルファイル以外では人材マネジメントシステムなどを活用する方法があります。
    こちらは別途月額の利用料金がかかるため、自社で導入する際は検討が必要です。

    しかし人材マネジメントシステムは人事評価などと紐づいているため、1つの情報を変更するとデータ連携をしているため、都度情報の修正が不要になるという利点もあります。

    社員名簿にソフトウェアを利用する方がオススメの場合もあります。

    詳しくはこちらの記事から確認してみてください。
    従業員名簿ソフトとは?記載項目や注意点、ソフトの選び方を解説

    社員名簿のエクセルテンプレートのデメリット

    社員名簿のテンプレートを使用する際のデメリットを紹介します。

    社員情報を手動で更新する必要がある

    社員名簿は常に最新の状態を保つ必要があります。そのため、社員情報に変更があった場合は、都度更新が必要です。

    社員情報をバラバラのファイルで管理している場合、数カ所の変更を手動で行う必要があります。

    エクセルで社員名簿のテンプレートを作成する際の注意点

    社員名簿は労働基準法施行規則第53条において「記載事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければならない」と定められているため、常に最新の状態に保つ必要があります。

    また、社員名簿は個人情報のため、取り扱いには細心の注意が必要です。

    労働基準監督署をはじめとする第三者が社員名簿を閲覧する場合においても、事前に従業員らの承諾を得ておく必要があります。

    社員名簿の保管期間・保管方法

    社員名簿の保存方法と保存期間について説明します。

    社員名簿の保管期間

    労働基準法第109条により、3年間保存することが義務つけられています。
    従業員の退職・解雇、または死亡日から起算して3年です。

    保存期間内に、廃棄・紛失をしてしまうと、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が課せられる可能性があります。

    紙で保存する際は、このようなミスを防ぐためにも、在籍中の従業員と退職済みの従業員の情報を分けて管理する方法がおすすめです。

    社員名簿の保管方法

    社員名簿の保存方法について、実は労働基準法で明確に定められているわけではありません。紙でも電子データでも、自社に合った方法で管理しましょう。

    ただし、紙で管理する場合、社員名簿は「遅滞なく更新すること」と定められている点に注意しましょう。

    紙の情報を訂正する場合は、変更箇所に二重線を引いてから訂正印を押し、新たな情報を記載する必要があります。

    電子データで管理する場合は、「すぐに印刷できる環境にあること」「従業員名簿の閲覧・提出などが必要になった場合、ただちに必要事項が記載された写しを提出できるようにしておくこと」が条件になっています。

    こちらも合わせて注意が必要です。

    まとめ

    社員名簿とは従業員名簿・労働者名簿とも呼ばれ、企業が従業員を雇用する際に作成が義務化されています。

    社員名簿の対象者は、原則として雇用している従業員全員です。日雇い労働者・派遣労働者の場合、作成義務はありません。

    従業員名簿は、事業場ごとに作成することが義務づけられています。

    社員名簿に記載するべき項目は以下の9つです。

    1. 労働者氏名
    2. 生年月日
    3. 性別
    4. 住所
    5. 履歴
    6. 従事する業務の種類
    7. 雇入年月日
    8. 退職年月日
    9. 死亡年月日

    健康保険・厚生年金・雇用保険は推奨記載事項に当たります。

    必須事項ではありませんが、労務管理をスムーズに行うため、従業員の同意を得て記載する場合が多いです。

    社員名簿のテンプレートを使用するメリットは、「WEBなどから入手しやすいこと」「エクセルファイルの形式が多い、活用しやすい」の2つです。

    利便性が高い一方、社員情報を手動で更新する必要がある点に注意が必要です。

    エクセルで社員名簿のテンプレートを作成する際の注意点は、常に社員名簿を最新の状態に保つ必要があることです。

    また社員名簿は個人情報のため、取り扱いには細心の注意が必要です。

    社員名簿の保管期間は3年間。
    社員名簿の保存方法は、労働基準法で明確に定められているわけではありません。紙でも電子データでも、自社に合った方法で管理しましょう。

    ただし紙の情報を訂正する場合、変更箇所に二重線を引いてから訂正印を押し、新たな情報を記載する必要があります。

    電子データで管理する場合は、「すぐに印刷できる環境にあること」「従業員名簿の閲覧・提出などが必要になった場合、ただちに必要事項が記載された写しを提出できるようにしておくこと」が条件になっています。

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    HR大学 編集部

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