【雇用契約書の書き方】注意点と電子化のやり方を元人事担当が解説

従業員を雇入れる際に交付する雇用契約書は、会社と従業員が雇用契約を結んだ証拠となる重要な書類です。また雇入れの際には、類似した書類で労働条件通知書という書類も交付する必要があります。今回は雇用契約書と労働条件通知書の書き方と注意点を解説するとともに、電子化についても解説します。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

従業員を雇入れるときは「雇用契約書」と「労働条件通知書」の交付が必要です。まずはそれぞれの書類の役割について解説します。

雇用契約書とは 

そもそも雇用契約とは「人を雇って労働を対価として報酬払う約束」のことをいいます。契約は口頭でも成立すると民法で決められているので、法律上は書面がなくても成立します。しかし、口頭では言った言わないのトラブルが発生するため、雇用契約書で「〇月〇日に正式に雇用しました」ということ証明し、トラブルを回避しているのです。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは、雇用契約を結ぶ際に会社が従業員に交付しなければならない書類です。この書類は、労働基準法で従業員に交付することが義務付けられています。また労働条件通知書には、契約期間や始業・終業時間、賃金など、明示しなければならない事項が法律で決められている書類です。担当者が明示する事項を理解したうえで作成する必要があります。

雇用契約書兼労働条件通知書とは

本来であれば、雇用契約書と労働条件通知書を別々に作成しますが、業務効率化のために多くの企業はこれらを一つの書類にしています。それが「雇用契約書兼労働条件通知書」です。一般的には、雇用契約書兼労働条件通知書を交付している会社が多いため、解説では雇用契約書兼労働条件通知書の書き方として解説します。

雇用契約書兼労働条件通知書の書き方と注意点

雇用契約書兼労働条件通知書には、絶対明示しなければならない「絶対的明示事項」と、該当する場合に明示する「相対的明示事項」があります。また書類の作成時には、ただ明示するだけではなく、注意点がいくつかあるので合わせて解説をします。

絶対的明示事項 

雇用契約書兼労働条件通知書として必ず明示しなければならない「絶対的明示事項」は以下の項目です。

1. 労働契約の期間
2. 契約更新の基準（有期労働契約の場合）
3. 就業の場所・従事する業務の内容
4. 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
5. 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項
6. 昇給に関する事項
7. 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

また、リモートワークで働く可能性がある場合は「リモートワークを行う場所」を明示する必要があります。たとえば「自宅」や「使用者の許可する場所」などです。

相対的明示事項

「相対的明示事項」は該当する項目がある場合にのみ明示すればよいとされています。項目は以下の通りです。

1. 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項
2. 臨時に支払われる賃金等（退職手当を除く）及び最低賃金額に関する事項
3. 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
4. 安全及び衛生に関する事項
5. 職業訓練に関する事項
6. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
7. 表彰及び制裁に関する事項
8. 休職に関する事項

ただし、就業規則の交付ができれば、改めて文書明示をする必要はありません。

作成時の注意点

知識不足や勘違いで雇用契約書兼労働条件通知書に誤った表記をしてしまう場合があります。事例を含めて、雇用契約書兼労働条件通知書を作成するときに注意する点について解説します。

・雇用開始日と出社日は一緒ではない

雇用開始日は、初出社日と合わせる必要はありません。たとえば4月1日に雇入れした従業員に対して、4月1日が日曜日という理由で雇用契約書を4月2日に変える必要はないということです。雇用を開始した日がたまたま休日から始まっただけであって雇用開始日は4月1日になります。

・手当名の記載が必要

雇用契約書兼労働条件通知書の中には、固定で支払われる手当名と金額の記載が必須になります。手当名だけ書いたものや、全く記入しないものは無効となるので注意しましょう。ただし、歩合給など変動がある手当に関しては「就業規則による」と記載しておけば大丈夫です。

・固定残業代は時間を表記

固定残業代を支払う場合は、金額のほかに「何時間分の残業代か」を明記する必要があります。また、その時間を超えた分の残業代は別途支払うと表記しておくと、残業代の支払い時にトラブルになりません。

・キャリアアップ助成金の雇用契約書

キャリアアップ助成金を申請する場合は、正社員になる前に6ヶ月以上の賃金計算期間が必要になります。助成金の申請をする際には、添付書類として雇用契約書と労働条件通知書が必要になりますので「雇用開始日に間違いがないか」を確認しましょう。誤っていた場合は遡って手続きが必要になります。

※さらにキャリアアップ助成金について詳しく知りたい方は「 キャリアアップ助成金とは？支給金額から申請方法まで解説」をご確認ください。

パート社員の雇用契約書兼労働条件通知書

正社員だけではなく、パート社員にも雇用契約書兼労働条件通知書を交付しなければいけません。次は、パート社員の雇用契約書兼労働条件通知書を作成する際の注意点について解説します。

パート社員でも絶対的明示事項は必須 

パート社員でも労働基準法で決まっている絶対的明示事項の提示は必要になります。パート社員だからといって口頭で済ますことはできないので注意しましょう。

有期雇用か無期雇用か

パート社員の雇用契約書兼労働条件通知書で必須になる項目が、雇用期間です。加えて有期雇用か無期雇用かの判断も必要になります。2013年4月の法改正でパート社員でも勤続年数が5年を超えた場合は、従業員の申出があれば無期雇用に転換しなければならなくなりました。もし、パート社員から無期雇用の申出があった場合は、無期限の雇用契約書兼労働条件通知書を用意する必要があります。

最低賃金・就業規則は下回ってはいけない

パート社員は最低賃金に注意しなければいけません。雇用契約書兼労働条件通知書を作成するときは最低賃金を下回った賃金を設定しないように気をつけましょう。また、就業規則も下回ってはいけません。就業規則に「通勤手当支給」と記載されているのに雇用契約書兼労働条件通知書で「通勤手当支給しない」と明示ができないということです。

同一労働同一労働に注意

パート社員の待遇については、同一労働同一賃金についても考えないといけません。正社員との格差があるものについては是正したうえで、雇用契約書兼労働条件通知書の記載も見直しておきましょう。

※さらに同一労働同一賃金について詳しく知りたい方は「 同一労働同一賃金とは？法改正ポイントとガイドラインを簡単解説」をご確認ください。

雇用契約書と労働条件通知書を電子化する方法

雇用契約書と労働条件通知書の電子化は可能です。雇用契約は、そもそも口頭でも成立するものなので、紙の雇用契約書がなくてもメールやLINEでも認められます。また、労働条件通知書は、2019年4月から従業員の了承を得ていればメールやLINEなどでの通知が可能になりました。以上のことを踏まえ、電子化について詳しく解説します。

メールやLINEなどで通知する 

メールやLINEで労働条件を通知する場合は以下の3つの条件を満たさなければなりません。

• 従業員が電子化を希望（同意）している
• 従業員本人のみが閲覧できるように送信する
• 書面に印刷できる

以上の条件を満たしていれば雇用契約書兼労働条件通知書として認められます。なお、会社側は送信した記録を必ず保存するようにしましょう。担当者だけのメールボックスに保存されているだけでは、必要な時にトラブルが起きることがあります。

ITツールを使用して通知する

メールやLINEは、従業員が通知を削除したり、担当者が送信先を間違ったりと、トラブルが起こる可能性があります。そうしたトラブル防止に役立つものがITツールです。ITツールを使えば、システム上で契約の同意や管理ができるため、契約のトラブルを防ぐことができます。雇用契約で使われる主なツールは以下の2つです。

・クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
クラウドサインは弁護士監修の電子契約サービスです。弁護士がサービス全体を監修しているため、安全が担保されたシステムで、雇用契約書だけではなく、業務委託契約書や秘密保持契約書など、あらゆる契約書を電子化にできます。

・SmartHR（株式会社SmartHR）
SmartHRは、人事労務の手続きが簡単にできるクラウド人事労務ソフトです。とくに従業員の出入りが激しい大企業ほど、ITツールを使うことで入社の手続きが簡略化されるので、労務担当者の負担を軽減することができます。

【まとめ】雇用契約書の書き方を正しく覚えてトラブル防止に

雇用契約書と労働条件通知書は雇用関係を結ぶうえで必要な書類です。

書き方が誤っていたり、失念していたりした場合は、従業員とトラブルになる可能性もあるので、担当者は明示する事項や雇用期間に誤りがないか必ず確認して作成しましょう。

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