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【基礎編】人事システム | DX時代。人事管理・評価システム見直しのすすめ

人事システムの見直し

【基礎編】人事システム | DX時代。人事管理・評価システム見直しのすすめ

目次

    DX時代に突入し、人事分野でも革新的に進化したITを活用するHRDXの動きが活発化しています。
    ヒトマワリやCOMPANYなどクラウド型人事システムが注目されていますが、ここでは、DX時代における戦略人事のための人事システム見直しの進め方などを解説します。

    人事システムとは

    人事システムとは

    多くの従業員を雇用している会社では、当たり前に使われている人事システム。HRDXの活発化を背景に人事システムの見直しをする企業が増えていますが、そもそも人事システムとはどのようなものでしょうか。

    そもそも人事システムとは

    人事システムとは、明確な定義はありませんが、一般には人事分野のシステム全般を指します。人事の現場では、人事情報を管理するシステムを人事システムと捉えることもあり、狭義と広義の双方の意味が存在しますが、本記事では次のとおり整理します。

    狭義の人事システム
    「採用・配置・異動・退職」までの一連の人事情報を管理するシステムを指し、これを狭義の人事システムと整理します。

    広義の人事システム
    狭義の人事システムのほか、勤怠システム、給与計算システム、人事評価システムなど人事分野全般のシステムを指し、これを広義の人事システムと整理します。

    近年は、タレントマネジメントやピープルアナリティクス、従業員エンゲージメントなどの戦略人事機能も含めて、人事情報システム(HRIS:Human Resource Information System)、あるいは人事管理システム(HRMS:Human Resources Management System)ともいわれています。

    企業が人事システムを見直す目的と効果

    HRDXの動きは、「業務の効率化」と「戦略人事」に大きく二分しており、企業が人事システムを見直す目的は、概ねいずれかに当てはまります。

    業務効率化の分野

    人事システムでも、特に給与計算の分野は業務効率化の対象としてクローズアップされています。

    たとえば、人海戦術で行っていたチェック作業を自動化する、あるいは、年末調整の帳票をワークフロー化し、自動収集や給与計算システムへの連携、自動エラーチェックをさせるなどです。

    加えて、給与計算システムをクラウド型に切り替えることによって、社員情報の身上申請をワークフローと連動させたり、RPA(Robotic Process Automation:定型作業の自動化技術)を組み合わせて自動化させるなどの取り組みも進んでいます。

    人事評価の分野でも、テレワーク進展を背景に、人事評価シートなどの自動収集やフィードバックなど労力のかかる人事業務をはじめとして、目標設定から評価までの一連のプロセスをクラウドで提供する人事評価クラウドなどが注目を浴びています。

    このような人事業務の効率化を目的に、企業は人事システムの見直しを進めています。

    戦略人事の分野

    各々の人事システムで蓄積したビックデータを活用し、従業員の育成や適正配置などに役立てるタレントマネジメントやピープルアナリティクスが注目されています。

    旧来は、各人事システムに点在するビッグデータを集約し、分析してタレントマネジメントを行うには、各人事システム構成やPCのスペック、アナリティクスを行う人材のITスキル面等、様々な壁がありました。

    しかし、急速に進むクラウドシフト(クラウド型システムへの置き換え)の環境下、クラウド型人事評価システムである「人事評価クラウド」が台頭しました。これにより、今まで困難であったタレントマネジメントが、ITスキルに依存することなく、人事部門主導で容易に行えるようになったことなどから注目を浴びています。

    企業は、このようなタレントマネジメントのほか、組織分析など戦略人事に活用する目的で、人事システムの見直しを行うのです。

    HRDXの足かせとなるレガシーシステム問題

    業務効率化、あるいは戦略人事を目的としてHRDXに取り組もうとしても、いわゆる「レガシーシステム」の存在が足かせとなり、企業規模が大きいほど取り組めないことがあります。

    企業の人事部門では、人事システムのサブシステムとして、たとえば退職金や退職引当金、賞与計算など自社固有の複雑な仕組みをユーザーがExcelマクロやAccessなどにて開発し、稼働させていることが少なくありません。

    このようなレガシーシステムの一部であるサブシステムは、往々として仕様がブラックボックス化しており、メンテナンスも難しい状態で運用しているケースが大半です。このサブシステムが足かせとなり、人事システムの見直しが進展しないことが考えられます。

    しかし、革新的に進化したITを取り込み、クラウド型人事システムに移行することで、「人事システムのデータベースの検索・帳票出力機能などの新機能を活用する」「自社固有の仕組みをクラウド上でベンダーがシステム構築する」などによって、レガシーシステム問題を解決できることも多くあります。

    知っておくべき人事システムの種類(機能別・形態別)

    人事システムの種類

    導入形態や機能によってさまざまな種類がある人事システム。人事システムはどのような種類があるかを機能別、形態別に解説します。

    【機能別】人事システムの種類

    人事システムには、機能別では主に次のようなシステムがあげられます。

    【人事システム】
    「採用・配置・異動・退職」までの従業員の一連の人事情報を一元管理するシステムです。従業員の属性、人事異動の経歴情報、研修履歴、スキルなど人事情報全般を管理します。
    人事発令や組織図の生成のほか、人件費や人事異動のシュミレーションを行うことができます。また、マイナンバーをセキュアに管理できる仕組みを有するシステムもあります。

    【勤怠システム】
    従業員の出退勤、残業や休日出勤、有給休暇などの給与計算に必要な勤怠記録を収集し、給与計算システムに連携させる仕組みが一般的です。
    従業員がタイムカードを打刻し、この打刻データを勤怠システムに取り込むよう、給与計算の合理化を図ることができるシステムです。近年では、働き方改革の一環で、36協定管理や有給休暇取得義務管理などのオプションを提供しているベンダーも多くあります。

    【給与計算システム】
    勤怠システムで生成された勤怠データを用い、給与計算を行います。自社の賃金規程に沿った賃金計算のほか、社会保険の月変算定処理、所得税、年末調整など、一連の給与計算を自動で行うシステムです。
    人事担当者は、従業員の身上変更、賃金改定情報、勤怠データの取り込みを行うことによって、給与計算を実施することが可能です。
    法改正等の対応はベンダーが行うため、ユーザー企業は、改正がシステムに反映されているかの確認をすることで対応が完了します。給与計算システムを利用することは、内部統制の観点でも極めて有効です。

    【人事評価システム】
    社員の設定した目標と成果、それに対する評価のほか、評価に関する関連情報を一元管理し、人事評価の運用や人材の適正配置などを行うシステムです。
    「OKR」や「コンピテンシー評価」などの人事評価に対応し、自社の人事制度に合わせた人材評価の運用が可能です。

    【形態別】人事システムの種類

    人事システムの運用形態で大別すると、自社内で運用する「オンプレミス」とインターネット上で運用する「クラウド」に分けられます。

    【オンプレミス】
    オンプレミスとは英語で「on-premise」と表記され、「敷地内に」を意味します。システム形態としては、自社内のサーバーに人事システムをインストールし、自社ネットワーク内のセキュアな環境で人事システムを運用します。

    【クラウド】
    自社のインフラやソフトウェアを用いることなく、インターネットを介してサービスを提供する仕組みです。
    システム形態としては、クラウド上に展開される人事システムをインターネット経由で利用する仕組みです。
    なお、クラウドには、クラウド上でサービスを他社と共同利用する「パブリッククラウド」とベンダーがユーザー企業専用のサーバーなどのインフラを設置し、セキュアな形態で運用する「プライベートクラウド」があります。

    HRDXのカギとなるクラウド型の人事管理システム(HRIS)

    人事管理システム

    急速なITの進化により、HRDXの取り組みを余儀なくされる人事部門。DX時代の戦略人事は、先を見越したHRDXの進め方が不可欠です。ここでは、先を見越したHRDXの考え方を説明します。

    HRDXにおける人事システムの潮流

    HRDXは、「業務効率化」と「戦略人事」に二分されていますが、近年、急速なクラウドシフトにより両者の取り組みは加速化しています。

    複雑・老朽化した既存システムが残存するレガシーシステム問題といわれる「2025年の崖」の克服が各企業では大命題です。そのため、既存システムを置き換える観点から第一ステップとして「業務効率化」が最優先といえます。

    しかしながら、「業務効率化」だけを考えてHRDXを進めてしまうと、「戦略人事」に対応できない人事システムを導入してしまうことがあります。このような事態を避けるため、第二ステップを念頭に、「戦略人事」に適した「クラウド」形態の人事システムが最適です。

    戦略人事にクラウドが最適な理由

    人事情報システムや人事評価システムなど各々の人事システムで蓄積した人事情報を集約する必要があることがあげられます。

    オンプレミスの人事情報システムの場合は、人事情報システムからデータをダウンロードし、人事評価システムやタレントマネジメントシステムなどにデータを取り込む作業が発生します。

    クラウドであれば、クラウド上の人事システム同士で人事情報を自動連携することが可能となります。自社の人事システムデータを集約して人材データベースを構築し、アナリティクスを行えるようにクラウド型の人事システムを選定することが「人事システムを戦略人事に活かす」ことの鍵になります。

    タレントマネジメントやピープルアナリティクスにより、戦略人事につなげることが肝要ですので、まずは「業務効率化」を優先する場合でも、第二ステップである「戦略人事」を見据えて、クラウド型人事システムを検討しましょう。

    なお、「戦略人事」のための人事システム導入ノウハウを詳しく知りたい方は、「 【実践編】人事システム|HRDXに向けた導入ノウハウとお勧め3選」をご確認ください。

    戦略人事に欠かせない人事評価クラウド/タレントマネジメントシステム

    タレントマネジメントシステム

    戦略人事には、クラウド型人事管理システムが最適です。その中でも、戦略人事には人事評価クラウドが欠かせないといえる理由を解説します。

    人事評価クラウドとは

    人事評価システムは、人材評価に関する情報を一元管理し、人事評価制度の運用や人材適正配置などを行います。人事評価クラウドは、これら人事評価システムの機能にクラウドのメリットを最大限活用したクラウド型の人事評価システムです。

    旧来、人事の現場では、紙やExcelで作成された人事評価シートの回収や集計などを人海戦術で行い、オンプレミスの人事評価システムの取り込むなどを行ってきましたが、これらの作業を人事評価クラウドによって、半自動化することができます。

    人事評価にシステムが必要な理由を詳しく知りたい方は、 「 人事評価にシステムを使うべき3つの理由」をご用意しているのでぜひ活用ください。

    なお、自社のセキュリティポリシーなどの理由で、クラウド型の選定が不可能な場合は、オンプレミス環境の下、各種人事システム間の連携をCSVファイルを介してデータ連携することが基本となります。

    このシステム連携をバッチ処理で定期的に自動更新させることも可能と思われますが、システムベンダーと自社の情報システム部門の両者ですり合わせすることも必要となります。

    人事評価クラウドのメリット

    人事評価クラウドは、オンプレミスでは難しい「目標設定や評価の進捗管理」やユーザーによる「目標設定データのエントリー」「外出先での評価」が可能であり、大幅な利便性向上が見込めます。

    人事評価シートの回収や評価フィードバックもクラウド上で行うことができ、オンプレミスのようなクラウトPC・サーバーの保守管理、アプリケーションのバージョン管理等も不要です。

    また、自社で導入している人事システム全般(人事システムや給与計算システム、勤怠システムなど)がクラウド型であれば、自動的にデータ連携が可能です。人事評価クラウドに自動的にデータを連携させることで、タレントマネジメントやピープルアナリティクスなど戦略人事に活かすことができます。

    タレントマネジメントで戦略人事

    人事評価クラウドを導入する最大のメリットは、自社の人材データベースを用いて「タレントマネジメント」や「ピープルアナリティクス」など戦略人事に活かせることです。

    自社が新規事業を立ち上げる、あるいは事業を立て直すなどのシチュエーションに適した人材を投入することは、戦略人事では必要不可欠です。

    人事評価を報酬決定だけに用いるのではなく、各種人事システムをクラウド型に移行することで人材データベースを構築し、「人事評価クラウド」を導入することによって「タレントマネジメント」や「ピープルアナリティクス」ができる環境を整えましょう。

    タレントマネジメントやピープルアナリティクスについて詳しく知りたい方は「 【完全版】タレントマネジメントとは?基本から実践的な方法まで解説」や「 ピープルアナリティクス~Googleが注目する人事の問題解決手法~」をご確認ください。

    また、業務効率化と戦略人事を可能にしたHRBrainでは 無料トライアルを実施中です。ぜひ実際に目で確かめてみてください。

    【まとめ】戦略人事でタレントマネジメントをカンタン・シンプルに

    経済産業省:「 DXレポート」によると、企業の大命題といわれる「2025年の崖」問題に対し、DXに取り組まないことによる企業の経済損失は「各企業におけるインフラや基幹システム等に関するIT予算のおよそ9割以上」になるといわれています。このように、企業におけるDX対応は必要不可欠です。

    人事分野でも、HRDXは避けて通ることのできない大命題ですが、人事システムを見直すには、戦略人事を見据えてクラウド型人事情報システム(HRIS)をベースに進めることが肝要です。仮に、自社のセキュリティポリシー等から、クラウド型HRISへのリプレイスができないとしても、工夫によって人事評価クラウドと既存のHRISとの連携は実現可能です。

    自社のHIRSの環境に合わせて、戦略人事を見据えた人事システムを導入しましょう。

    HRBrainは戦略人事とタレントマネジメントを確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

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    HR大学 編集部

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