人材データベースシステムとは？自分で作る方法やメリット・デメリットを解説

以前までは、エクセルなどに自社で働いている従業員の個人情報を管理するのが当たり前でした。しかし、現在ではIT技術の進歩によって従業員の情報をデータベースとして管理することが可能となっています。

それこそが「人材データベースシステム」です。

そこで今回は、人材のデータを管理することができる「人材データベースシステム」のメリットやデメリット、特徴などについて紹介していきます。

人材データベースシステムとは

人材データベースシステムとはその名の通り、人材のデータベースを管理することのできるシステムです。

ちなみに、人材データベースとは、自社の従業員情報を集めたデータのことです。名前や生年月日だけではなく、採用したときの適性や性格検査、人事の評価やどんなスキル・資格を持っているのかなど、あらゆる情報がデータ化されています。

これらの情報があることによって、人事異動や、業務を効率化したい時に、一目見るだけで「どの人物がふさわしいか」などを判断ができます。

この人材データベースを管理するシステムこそが「人材データベースシステム」です。

人材データベースは古くから存在しており、以前は従業員の住所や名前、資格取得の有無などを人事部が紙の資料で保管していました。

その後、人事ERPというシステムが導入されたことで従業員の個人データを一括で管理できるようになりました。

それ以降、システムが徐々に進化していき、人材データベースシステムが誕生したのです。

人材データベースシステムを導入するメリット

人材データベースシステムを作成するメリットは主に6つあります。

人事戦略に役立つ

1つ目は、人材データベースシステムが人事戦略に大いに役立つ点です。

人事戦略とは、自社の経営戦略に沿った上で従業員が最大のパフォーマンスを発揮できるようにすることです。パフォーマンスを最大に発揮するためには、従業員の情報が必要不可欠です。

そのため、従業員ひとりひとりのデータを収集して分析するし、適性を見極めることが重要になってきます。適性を見極めることで従業員のパフォーマンス向上を実現し、これまで以上に成果を出せるような仕組みづくりが可能です。

そのためにも人材データベースシステムが重要になってくるのです。

人材の管理ができる

2つ目は、人材の管理ができる点です。

人材データベースシステムは、名前や生年月日の基本情報だけではなく、スキルや経験、資格などの情報も管理することができます。それらの情報を参考にして、人事異動・仕事がしやすい環境を整備することによって、自社に対する満足度を上げ、離職防止などにも役立たせることができるのです。

離職率を低下させて従業員の定着率を上げることで、業務のクオリティが更に高められ、会社全体の利益にも直結させることができるのです。

長時間労働の防止

3つ目は長時間労働の防止です。

中小企業に比べて大企業の場合は、一度の採用で多くの従業員を雇用します。そのため、上司は従業員全ての状況を把握することが困難です。しかし、人材データベースシステムを活用することによって、従業員ひとりひとりの勤怠状況をピックアップして把握することができます。

長時間労働になっている従業員がいるのであれば、早期に対応して残業時間の削減を促すなど、長時間労働を防止して働き方改革を推進することもできます。

業務の効率化

4つ目は、業務の効率化です。

企業によっては数年単位で部署の配置換えや、異動を行う企業も少なくありません。その際に必要となってくるのが、これまでの実績やスキルの管理になります。実績やスキルの情報を参考にしたうえで、配置転換などを考える必要があるからです。

人材データベースシステムでは、ひとりひとりのデータを一元化して管理することができます。

そのため、人事異動の時期に慌てて情報の収集などをする必要も無いので、業務の効率化にも繋がります。

従業員名簿が作成できる

5つ目は、従業員名簿の作成です。

従業員を雇用している以上、「従業員名簿」が必要になります。人材データベースシステムがあることによって、従業員名簿が簡単に作成することができます。

従業員名簿があると社内でのコミュニケーションも活発に行われて労働生産性が上がります。

また、新入社員が早く会社に溶け込めるきっかけにもなるので従業員名簿の作成はとても重要です。

従業員へ公平な評価ができる

6つ目のメリットは、従業員への公平な評価をすることです。

従業員のモチベーションを高めるためには、適切で公平な人事評価を行う必要があります。

もし仮に、「自分の仕事が評価されていない」と感じてしまったらどうでしょうか。その従業員は会社に対して不満を募らせてしまい、モチベーションも下がる一方です。

最終的には離職する原因にも繋がります。

しかし、人材データベースシステムがあることによって、たとえ従業員が評価に納得がいかない場合でも、評価の根拠となったデータを提示することで納得させることができます。

また、私情によって評価がブレることも防げるので、公平な評価ができるようになるのです。

人材データベースシステムを作成するデメリット

人材データベースシステムを作成するデメリットは主に2つです。

個人情報が漏洩するリスクがある

個人情報が漏洩する可能性があります。

人材データベースシステムには従業員ひとりひとりの詳細な情報やデータが保存されています。

もし外部からハッキングされてしまった場合やシステムのエラー、従業員のミスなどによって情報が漏れてしまった場合、甚大な被害がでます。また、取引していた企業やお客様からも信用を失ってしまうので、人材データベースシステムの取り扱いには特に注意しなければいけません。

そのため、厳重な管理体制が必要です。

システムを完成させるまでの労力

人材データベースシステムは非常に便利なシステムです。

しかし、完成させるまでには非常に膨大な時間がかかります。それまで積み重ねてきたデータの移行作業や入力作業をしなければいけません。

自社で人材データベースシステムを構築するのは大変ですが、SaaS型の人材データベースシステムであれば、システム完成までの時間を大幅に圧縮できます。

SaaS型の人材データベースシステムについて、更に詳しく知りたい方は、
「 HRBrain | 顧客満足度No.1のタレントマネジメントシステム」を確認してみてください。

人材データベースの作成方法

人材データベースシステムは人材データベースが必要になります。人材データベースを作成する時には、人事管理システムを利用しましょう。

人事管理システムとは、従業員の名前や年齢、入社時期などの情報や配属先、給与テーブルなどのあらゆる情報が管理されているシステムです。人事管理システムの多くは大企業が使用していましたが、2016年のマイナンバー制度が導入されて以降、中小企業でも使用する割合が増えてきました。
人事管理システムを利用することによって、効率的に人材データベースを作成することが出来ます。

人材データベースへの入力項目

人材データベースシステムの入力項目は主に6つあります。
それぞれ順番に解説していきます。

基本情報

1つ目は基本情報です。基本情報には以下の内容を入力しましょう。

• 名前
• 性別
• 生年月日
• 役職や所属している部署について
• 等級

これらの情報が、人材データベースの基本情報となります。

基本情報が把握できていないと、分析などでデータを使用する際に有効な内容が得られなくなることがあります。
常に最新の情報になるよう、随時更新することを心がけましょう。

「評価」「実績」「目標」

2つ目はこれまでの評価や実績、今後の目標です。

中途採用であれば、入社する前までに「どんな仕事をしてきたのか」、「どこで働いていたのか」などの職歴も入力しておきましょう。

ちなみに評価については、「能力評価」、「業績評価」、「情意評価」の3つがあります。

能力評価とは、業務をおこなう上で必要なスキルや知識による評価。
業績評価は、これまでの成果や達成した売り上げ目標などを表した評価。
最後の情意評価は、仕事に対する意欲や姿勢など、勤務態度がどうであったかについての評価です。

実績については、行った業務に対して、どれくらい自社に利益をもたらしたのかなどの、貢献度合いを記入します。

目標については、「以前に計画した目標をどれくらい達成できたのか」、「今後はどのような目標を達成していきたいのか」を記入します。

その他にも社内外でのコンテストや企画発表で受賞した場合などには、プラスで書き足しておくと、情報に具体性が増して分かりやすくなります。

「スキル」「資格」

3つ目は、スキルや資格です。

これらは忘れがちですが、しっかりと入力しておきましょう。自社の業務をより効率的に行うためには、人材ごと適した配置に変える必要があります。

例えば、簿記の資格を持っているのにも関わらず、営業職に変えられたらどう思うでしょうか。

最大限のパフォーマンスを発揮することができず、その従業員は不満を抱えてしまいます。希望の業務が行えないという理由で退職を検討してしまう可能性もあるのです。

また、新規事業を立ち上げる場合には、これまでのスキルや資格が役立つということもあり得るので、漏れなく記載するようにしましょう。

勤怠管理

4つ目は勤怠管理です。

勤怠管理は、毎月の給与を計算する上でも非常に重要なデータです。そのため、人材データベースシステムに入力しておきましょう。

勤怠管理の具体的な内容は、出勤時間や退勤時間の管理、有給休暇や欠勤などがあった場合の情報です。これらの情報によって、遅刻していないかなどの勤務態度も評価することができます。

マインド

5つ目はマインドです。

人材データベースシステムにおけるマインドは、従業員の性格やモチベーターです。マインドは、企業にとっても生産性の向上や業務を効率化する上で必要な情報だからこそ、可視化しておく必要があります。

可視化する方法としては、適性検査の結果や上司との面談時の記録などを参考に記載しておきましょう。

業務内容

6つ目は業務内容です。

人数が増えると、役職に就いている人であっても従業員全員の業務内容を把握しておくことは難しくなります。

そのため、ひとりひとりの業務内容や職務なども全て記入するようにしましょう。

人材データベースシステムを導入するうえで、抑えておきたいポイント

人材データベースシステムを導入るうえで、あらかじめ決めておくべき5つのポイントを1つずつ順番に紹介していきます。

作成目的を明確にする

人材データベースシステムは、非常に使い勝手が良く、様々な業務にも役立ちます。そのため、明確な目的がないまま導入が進んでしまうことがあります。

しかし、何が目的で導入するのかを明確にしておかないと、導入しても使用する機会がなく、導入コストだけがかってしまいます。

人材データベースシステムを導入する例としては、「会社の規模が大きくなったから従業員ひとりひとりの管理が難しくなった」、「業務の効率化を図るために従業員の情報を一元化したい」、「勤怠管理をしっかりと管理したい」などの理由があります。

目的があるからこそ、人材データベースシステムとしての価値が生まれるのです。

マニュアルを用意しておく

人材データベースシステムを導入するにあたって、マニュアルを事前に用意しておきましょう。一人だけが操作方法を完璧に覚えていたとしても、管理するのは人事やプログラマーなどの開発者です。

人材デーベースシステムは複数人で管理していくので、誰でも操作できるような分かりやすいマニュアルを用意しておきましょう。マニュアルを用意することで操作方法がわからなくて誰かに相談するということもありません。

また、操作方法を誤ってしまい、重要なデータが消去されるというミスも防ぐことができます。

アクセス権限の設定

アクセス権限の設定もおこないましょう。

人材データベースシステムには、従業員ひとりひとりの個人情報が管理されています。

誰でもがすべての情報を操作・閲覧できるように設定しておくと、なんらかの理由で外部に情報が漏れてしまったり、悪用されてしてしまうという危険性もあります。極力、限られた人間しかアクセスできないように設定しておきましょう。

アクセス権限を設定することによって、情報漏洩を未然に防ぐことができます。
また、問題が発生した場合でも最小の被害に抑えることが可能です。

費用対効果を確かめる

人材データベースシステムを導入する上で、費用対効果も確かめておきましょう。

確かに、人材データベースシステムは業務の効率化や個人情報の管理などができるので非常に便利です、しかし運用コストに見合うかどうか、必ず確認しておきましょう。

例えば、従業員が少ないにも関わらず膨大な時間を費やして導入をしても、あまり効果は見られません。

むしろ、マイナスになる可能性もあります。

人材データベースシステムを導入することによって、費用対効果を確かめた上で導入するかどうかを検討してみましょう。

操作性を良くする

操作性をよくすることも重要です。

人材データベースシステムは、導入して終了ではありません。
むしろ導入してからが本番です。

導入してから実際に人材データベースシステムを活用していかなければいけないので、操作性が悪いと今後の作業に支障をきたします。

また、操作画面は分かりやすくてシンプルにしましょう。

様々な機能を実装することは悪くないのですが、その分複雑になってしまい画面が見えづらくなる可能性があります。

誰が使っても分かりやすいような、人材データベースシステムを作ることを心がけましょう。

データに優先順位をつける

人材データベースシステムのデータの中でも優先順位をつけるようにしましょう。

従業員ひとりひとりのデータを集めただけでは、有効的な人材データベースシステムは完成しません。運用計画や更新プロセスを決める必要があるのです。

データの鮮度やクオリティを保つためにも、定期的にアップデートする必要があります。

しかし、データ量は膨大にあるので、常に全てのデータを最新の状態で維持するには、かなりの労力が必要です。そのため、人材データの中で優先順位を決めることによって、情報が必要な時にいち早く最新情報をキャッチすることができます。

小規模からスタート

人材データベースシステムを導入する場合、まずは小規模からスタートしていきましょう。

部署や部門ごとなど、段階的にスタートしていくことによって、改善点なども見えてきます。システムにエラーが生じた場合も小規模であれば比較的対応しやすいので、徐々に人材データベースシステムを導入していくようにしましょう。

まとめ

今回は人材データベースシステムについて紹介しました。

人材データベースシステムは、従業員ひとりひとりの情報を一元化して管理する上でも非常に重要なシステムです。

しかし、明確な目的が曖昧なまま導入してしまうと、費用対効果が釣り合わない場合もあります。

導入する際には、しっかりと目的を持った上で導入を検討してみてはいかがでしょうか。