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人事管理業務を効率化する方法とは?具体的な管理方法を解説

人事管理を効率化する方法とは?

人事管理業務を効率化する方法とは?具体的な管理方法を解説

目次

    急速に広がるテレワーク。働き方が大きく変化する中で、業務の進め方を整理したいと考える企業も少なくありません。人事部でもこれまでのオフィスワークを見直す動きが出てきています。そこで今回は、人事における管理業務を効率化する方法についてご紹介します。

    人事管理業務とは?

    人事管理業務とは?

    企業では、人事管理という言葉を使うことがあります。具体的に人事管理とは、どのような業務なのでしょうか。

    人事管理とは?

    人事管理とは、企業の中で人を扱う仕事全般を意味します。必ずしも人事の仕事だけではなく、管理職によるラインに所属する従業員の管理や拠点責任者による拠点従業員の管理も含まれます。つまり人事管理は、経営目標を達成するために経営資源である人を管理する仕事です。

    さらに人事管理の背景、必要な取り組みについて、詳しく知りたい方は 「【人材管理:実践・事例編】人材マネジメントとは?メリット・課題・導入のポイント」をご確認ください。

    人材配置と適材適所

    人事管理の主要な業務の一つとして人材の配置が挙げられます。営業や技術部門などの現場レベルでは、管理職が部下の能力を判断して最適な業務への配置を行います。人事では会社全体のパフォーマンスを向上させるために、人材の入れ替えやジョブローテーションを通じた配置転換などを行います。

    さらに人事配置の考え方や決定するポイントについて、詳しく知りたい方は 「【人材管理:人員配置編】人員配置のメリット・適切な手順や目的、ポイント」をご確認ください。

    人事評価と人材育成

    人事管理業務の中でも、人事部が主導で行うのが人事評価と人材育成です。特に人事評価は、評価制度設計を通じて従業員個々のパフォーマンスを向上させます。人材育成は研修以外に、現場でのOJTを通じて行う場合があるでしょう。そのため、人材育成は人事と現場が協力しながら取り組むことが多い人事管理業務です。

    人事評価の効果的な方法や成功事例について、詳しく知りたい方は 「【人材管理:人材評価編】成功に導く方法|基本・事例から助成金まで解説」と「 人事評価にシステムを使うべき理由」をご用意しているのでぜひご活用ください。

    人材育成のポイントや具体的な方法については 「【実践編】人材育成って何やるの?これを読めば基本的考え方と具体的な企画方法がよくわかる」をご確認ください。

    採用と離職防止

    人事管理業務の中で特に重要なのが採用と離職防止の取り組みです。企業における人事管理は、どのように事業に必要な人材を調達するかが常に重要な課題です。必要な人材を調達できなければ企業は事業を継続できないでしょう。また、たとえ採用に成功したとしても、事業に必要な人材が離職することで廃業に追い込まれるケースも少なくありません。 帝国データバンクの「人手不足倒産」の動向調査によれば、2019年は185件もの企業が人手不足で倒産しています。そのため、採用と離職防止は優先度の高い人事管理といえます。

    さらに採用活動を成功させるポイントについて、詳しく知りたい方は 「【採用担当者必見】入社後すぐに活躍!中途採用を成功させるポイント」をご確認ください。

    人事管理と労務管理の違いは?

    人事管理と労務管理の違いは?

    人事管理という言葉がある一方で、労務管理という言葉もよく耳にすることがあるでしょう。両者はどのように異なるのでしょうか。

    労務管理とは?

    労務管理は、人事管理業務の中でも従業員の職場環境や従業員個人の管理に関する業務を指します。勤怠管理や体調管理のほか、福利厚生や法対応など労働基準法に基づいた管理を行うことが中心です。労務管理の中には衛生管理も含まれます。衛生管理は、従業員が健康を損なわないように職場環境を整える業務です。このように労務管理は主に雇用の維持を目的としており、従業員のパフォーマンスを向上させるよりも、パフォーマンスが低下しないように取り組む活動と言えるでしょう。

    労務管理は人事管理の一部

    労務管理は人事管理業務の一部と言えます。従業員のパフォーマンスを低下させない取り組みであるため、人事管理業務の中でも「守り」にあたる活動です。一方で人事管理には「攻め」の活動も必要でしょう。経営目標を達成するために、人材を育成することや最適な配置を行うことが「攻め」の活動と言えます。こうした「攻め」の人事管理を近年では「タレントマネジメント」と呼ぶ企業も増えてきました。

    効率的な人事管理業務を行うには?

    効率的な人事管理業務とは

    人事管理は範囲が広い概念です。しかも人事部だけではなく、現場の管理職も取り組むべき業務なのです。広範囲かつ関わる人が多い人事管理業務を効率的に行うにはどうすればよいのでしょうか。

    エクセルでの人事管理

    人事管理業務の基本は記録と共有です。会社として経営資源である人を常に管理することが求められます。人の管理とはどの人がどのような知識・能力を持っているかを記録し、いつでも活用できる状態にすることです。もっとも簡単な方法はエクセルを使用して従業員ごとのシートを作成する方法でしょう。従業員一人一人に対して、カルテのように従業員の学歴や知識、スキルなどの情報を記録して保管しておきます。エクセルでの記録はコストが安い一方で、入力や更新作業に手間がかかることがデメリットです。

    Accessを活用した人事管理

    企業によっては、エクセル入力の煩雑さを解消するために独自の人事データベースをAccessで構築している場合もあるでしょう。Accessのメリットは、一度フォームを作成すればデータベースへの入力が簡単にできることです。しかし、Accessは作成者によって構築方法が異なるため、万が一、作成者が異動や退職で不在となってしまった場合、メンテナンスができなくなる可能性が高くなります。また、セキュリティ面でも安全性が高いとは言えません。そのため近年ではAccessの人事データベースを順次、運用停止する企業も存在するほどです。

    アウトソーシングを活用した人事管理

    人事管理業務のうち「守り」にあたる労務管理は、業務自体が雇用維持を目的にしたものが多いことが特徴です。そのため、どうしても低付加価値な事務作業が多くなりがちです。例えば勤怠管理や入退社手続き、給与計算などはその代表的な例です。そこで活用したいのが人事アウトソーシングです。人事アウトソーシングでは、給与計算をはじめとする労務管理業務の外注化が可能になります。低付加価値な業務を外注化できれば、企業はより付加価値の高い「攻め」の人事管理業務に集中できるでしょう。ただしアウトソーシング業者によっては社内で対応するよりも、人件費コストが高くなる場合があることがあります。コストと効果のバランスを見ながら検討しましょう。

    大企業における人事管理システムの活用方法

    大企業×人事管理システムの活用方法

    大企業で人事管理業務を効率化するにはITシステム導入が欠かせません。人事管理システムについて解説します。

    人事管理システムとは?

    人事管理システムは、従業員の個人情報だけではなく、最適な配置や育成を通じてパフォーマンス向上を実現するためのデータベースです。近年では人事情報システム(HRIS)とも呼ばれ、多くの従業員を抱える大企業では人事業務に欠かせない基本的なシステムになっています。

    さらに人材管理システムでできる事、システムの選び方など、詳しく知りたい方は 「人事評価システム徹底ガイド~導入方法から価格までご紹介〜」 「人事評価にシステムを導入すべき3つの理由」をご用意しました。ぜひご活用ください。

    オンプレミス型の人事管理システム

    人事管理システムは古くは人事基幹システム(人事ERP)とも呼ばれていました。人事ERPが流行った時代は、人事ERP専用サーバーを社内に設置することが主流でした。このように社内サーバーにソフトウェアを構築することをオンプレミスと呼びます。オンプレミスはサーバーが社内にあるため、サーバーがハッキングされない限りは情報漏洩の心配がないというメリットがあります。一方で物理的にサーバーを置くため、常に保守点検が必要になるほか、サーバーの老朽化により定期的なサーバー交換が必要になります。そのため維持コストが高くなるというデメリットがあるでしょう。

    クラウド型の人事管理システム

    近年のクラウド技術発達により、最近ではクラウド型の人事管理システムが主流になってきました。クラウド型の人事管理システムの特徴は、保守不要で使用し続ける限りデータを半永久的に保存できることです。またサーバーを社内に設置しないため、初期セットアップも簡単に行うことができます。最近では高度な機能を簡単に操作できるクラウド型の人事管理システムが増えてきました。もし人事管理システムの切り替えを検討しているなら、クラウド型の人事管理システムを導入しましょう。

    さらにクラウド型の人事システムについて詳しく知りたい方は「 【人材管理:システム編】人事必見のおすすめクラウドシステム・ツール」をご確認ください。

    まとめ

    まとめ

    人材管理・タレントマネジメント・人事業務をカンタン・シンプルに

    人事管理業務を効率化するためには、低付加価値な業務を削減することが重要です。アウトソーシングによる外注化やITによる自動化・効率化を進めていきましょう。また最近では便利な人事管理システムも存在しています。積極的に人事管理システムを活用していきましょう。

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    HR大学 編集部

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