スキル管理ソフトのメリットは活用次第！活用のコツや方法を解説

会社を効率よく運営するために、「スキル管理ソフト」を導入する企業が増えています。

スキル管理ソフトは人事などの業務効率が良くなるだけではなく、人材の適材適所・育成・モチベーションアップへも繋がります。経営資源となる人材のスキルを一元化して管理することのメリット・活用方法などについて、また実際にビジネスで必要なスキルについても解説します。

そもそも「スキル」とは何でしょうか。

通常、教養や訓練を通して獲得した能力・技術のことをいいます。仕事上で使う際は以下のようなことを指します。

• 経験・練習を積んで備わった「能力」・「技術」

• 研修・勉強を通して身に着けた「知識」

• 経験から自然と身についた「コミュニケーション能力」

スキル「skill」を直訳すると「技術・熟練・技量・腕前・手法・手際」などです。

近年は技術的な能力に加え、コミュニケーションスキル・ビジネススキル・運動スキル・言語スキルなどのように、色々な分野の能力にスキルと言う言葉が使われています。

「スキル管理」とは、従業員のスキルをデータ化して一元管理する仕組みのことです。従業員のスキル情報は、資格・成果・能力・性格など数多くあります。これらを管理し可視化することで業務短縮や人材育成に役立てることができます。

一言でスキルと言っても、資格や仕事成果のように文章や数字で簡単に表現できるものから、コミュニケーション能力や向上心などのように評価の表現が難しいものまで様々です。

従業員全員のスキルを一元化して、分かりやすく可視化する方法のひとつに「スキルマップ」があります。

全体を一元化することで、個々のスキルや必要な教育などが一目で分かります。また適材適所の判断や人材育成にも活用できます。

それに加え,チームごとのスキルや不足しているスキルなどが一目でわかるようになります。

スキルマップとはどの様な形態か?簡単な例を記載します。

「スキル管理ソフト」とは、スキル管理をコンピューターで行うソフトの事です。コンピューターでデータをデジタル化することで、欲しい情報が引きだしやすくなり、多くの情報を一元化することができます。また可視化できるので、従業員全員で共有することが可能です。

「スキル管理ソフト」の他にも、人材情報を管理するソフトは「人材配置・人事評価・採用管理・人材開発・モチベーション管理」など多くでています。情報管理だけのものから、クラウド化して会社運営に活用するものまで様々です。またこれらのシステムは、連携したりカスタムして使用できるものもあります。

活用法を明確にして、目的にあったものを導入すると良いでしょう。

人事関連ソフト（システム）は活用方法は様々です。
例えば以下のようなものがあります。

• 人事管理システム

人事管理システムとは、人材配置を含めた全ての人事データを一元化したもの。従業員の個人情報・勤怠情報・労務関係・など人事業務全般の情報を管理し活用できる

• 社員管理データベースシステム

社員管理データベースシステムとは、従業員の幅広い情報を管理するシステム。スキル・従業員の個人情報・性格・キャリアプランなど多くの情報を管理するもの

• タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、従業員の多くの情報を管理し共有することで、幅広く人材育成・意識改革に役立てたり、会社運営・経営戦略などにも繋げて活用するもの

スキル管理ソフトを実際に導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょう。目的によって記載する項目や管理の仕方は様々ですが、活用次第で多くのメリットがあります。

どのようなメリットがあるのか？いくつか以下にあげてみます。

1. 従業員自身で、スキルを入力したり確認することが出来る
2. 人事異動の適材適所に活用でき、人事の業務簡潔になる
3. 一元管理ができるので、それぞれのスキル（能力）の比較ができる
4. スキル情報の共有ができる
5. 共有できるので各自の向上心やモチベーションアップに繋がる
6. スキルが満たない従業員の、研修・教育計画に活用できる
7. 会社組織全体のスキルアップに繋げることができる

ソフトやシステムを使うと可視化や共有ができ、活用方法が広がります。

• 活用法・目的を明確にする

職種や仕事内容によっては、活用方法や目的が変わってきます。 スキルをデータ化して管理することで、どのように活用したいのかを明確にしましょう。単純にスキルをデータ化するだけでは管理の意味がありません。 業務改善などに役立てるよう活用方法を明確にしましょう。

• 記載する項目を決める

導入する際には、記載する項目を決めましょう。 業務遂行する中で把握したいスキルの項目があると思います。誰がどのスキルをどのレベルで持っているか 「見える化したい項目」を決めましょう。

• スキルを評価の方法や基準を定める

スキル評価の方法は、「上司が部下を評価する」・「本人が評価し上司に確認してもらう」・「社内で基準を決めて数人で評価を決める」などがあります。
社内で基準を定めることで、評価を平等にしましょう。

• 1~3を検討して自社にあったシステムを選びましょう。

スキル管理ソフトを活用すれば個々のスキルだけでなく、会社組織がもつスキルの全体量も把握できます。組織全体の強化すべき部分が分かり、人材育成や人事採用にも活用できます。組織全体のスキルを強化することは、企業成長へと繋がっていきます。このことからも、企業にとってスキル管理ソフトがとても重要なことが分かります。

スキル管理をデータ化することで、従業員のモチベーションアップへの影響が期待できます。

スキル管理ソフトを導入すると、スキル情報が可視化されます。情報共有は人事や管理職だけでなく会社全体にされるので、従業員個々が情報を知ることができ、そのことからお互いを比較することができます。その結果、自分の不足しているスキルが分かり、「この部分をもっと頑張ろう」というモチベーションアップや向上心へと繋がります。

このように従業員同士の競争心などからモチベーションを上げることができれば、人材育成に活用することもできます。

仕事内容によっては「資格」や「免許」などのように、必要不可欠となるスキルがあります。そのスキルを持った従業員が退職する場合などは、継承が必要です。このような時にスキル管理ソフトがあれば、継承の情報などを即座に確認でき早期対応が可能となります。

「スキル管理ソフト」について説明してきましたが、実際のビジネス現場においてはどのようなスキルが必要なのか見ていきたいと思います。

ビジネスに必要と言われるスキルは多くあります。例えば

• ヒューマンスキル

• 目標達成スキル

• 問題解決スキル

• コミュニケーションスキル

• プレゼンテーションスキル

• ITスキル

• コンセプチュアルスキル

などです。必要なスキルは業種や職種によって異なりますが、基本的に社会人として身に着けたいスキルについて紹介しいます。

• ヒューマン（対人）スキル

ヒューマンスキルとは、他者と良好な関係を築きそれを維持していく能力のことです。社内・社外・接客など仕事上で人と人との関わりを円滑にし、対人関係でストレスなく働くためにとても大切なスキルです。生まれ持った性格もありますが、仕事をする中で経験として培われていくものでもあります。

• ビジネススキル

ビジネススキルとは、自身の業務遂行において高いパフォーマンスを発揮するための能力のことを指します。与えられた仕事を効率よく正確にこなすために強化すべきスキルだと言えます。

• 問題解決スキル

問題解決スキルとは、文字通り起こった問題を分析し、解決へと導く能力のことです。どのような職種にも、必ずと言って良いほどトラブルは付きものです。起こってしまった問題を冷静に分析し、いかに解決できるか。ビジネスにおいて非常に重要なスキルだと言えます。

• マネジメント（管理）スキル

マネジメントスキルとは、チームリーダーや管理職がチームや部下をまとめる能力のことです。仕事内容や予算の管理だけでなく、部下のモチベーション・目標・健康管理など幅広く管理するためのスキルです。このスキルに関しては、経験はもちろん、業務自体の経験スキルやヒューマンスキルなど多くのスキルを備えている必要があります。

スキル管理ソフトは

• 人事業務遂行の効率化になる

• 人材の適材適所への配置が可能になる

• 個々・チーム・組織全体のスキル確認や比較ができ、スキル強化に繋がる

• 活用方法によっては従業員の向上心やモチベーションアップへも繋がる

• 人材育成にも役立つ

ことが分かりました。企業にとって経営資源となる人材のスキルを管理することは、会社全体のスキルを上げることに繋がり、経営戦略や企業成長へも繋がっていくのです。

導入を検討されている場合は、活用方法や目的を明確にして自社にあうシステムを選びましょう。

人事関連のシステムをお探しなら、詳しくて分かりやすい以下をご参照ください