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組織図作成の方法とは?メリット・作成ポイントやツール、流れも紹介

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組織図作成の方法とは?メリット・作成ポイントやツール、流れも紹介

目次

    この記事では組織図作成のメリットと、作成の流れ、ポイントについて紹介します。

    組織図とは?

    組織図とは、企業の組織の構造を可視化した図です。
    部署、部門の関係、また命令系統が一目見てわかるように構成されています。

    組織図は取引先・投資先など組織の「外部」に向けて作成されたものと、自社の従業員など「内部」に向けて作成されたものの2つに大別されます。

    後者の場合、従業員同士の相互理解や自身の立ち位置を認識するために用いられます。

    組織図作成のメリット

    以下、企業内部に向けた組織図作成のメリットについて詳しく紹介します。

    指示系統の整理による業務の円滑化

    組織図作成によって指示系統が「見える化」します。

    「誰に権限、責任があるのか」「この部署では誰が誰に報告するのか」など、情報伝達のルートが整備されることで、業務の円滑化に繋がります。

    人員配置計画の円滑化

    組織図作成をすることで、部署の役割の重複に気づくことができます。
    また、部署にとって過剰な人材・足りない人材が一目でわかるようになります。

    そうした場合、人員配置計画の円滑化に貢献します。

    権限の確認ができる

    組織図を作成することにより、指示系統が明らかになります。
    そのため、一目で権限の集中している部署がわかります。

    中小企業では経営者に権限が集中しすぎてしまう傾向があります。
    企業の成長フェーズに従って、適切な人材を各部署に配置し、権限を分散させることが重要です。

    なぜなら、会社が大きくなるに従って経営者一人では対応できなくなっていくからです。
    中小企業やベンチャー企業こそ、組織図作成、またその定期的な見直しが必要と言えるでしょう。

    従業員自身がなんの仕事をしているのか理解できる

    従業員が自身の所属する部署の立ち位置・仕事の役割を客観的に認識するためにも、組織図作成は有効です。

    他の部署との関わり、与えられた権限について理解を深める助けになります。
    またそれらの役割を従業員が自発的に理解することで、自身の責任を自覚することにも繋がりす。

    組織図作成の流れ

    次に、組織図作成の流れについて紹介します。

    組織図を作成する目的を明らかにする

    先に述べたように、組織図作成には以下のメリットがあります。

    これらの中から、最も重要視するものに合わせて組織図を作成しましょう。

    1. 指示系統の整理による業務の円滑化
    2. 人員配置計画の円滑化
    3. 権限の確認ができる
    4. 従業員自身がなんの仕事をしているのか理解できる

    部署・職務単位まで細分化した組織図を作成する

    自社における部署の業務、指示系統、役職も含めて洗い出し、組織図を作成しましょう。
    その際に、組織同士の関連性もヒアリングしておくと役立ちます。

    機能の重複する部署、この段階で統廃合をしましょう。また、また指示系統が集中している部署についても確認しましょう。

    従業員を当てはめる

    従業員の特性、経験、スキルを把握を踏まえたうえで、出来上がった組織図の土台に、現在所属している従業員を当てはめていきましょう。

    とはいえ、ひとりひとりの従業員の強みを理解するのは困難です。
    そのため、近年ではタレントマネジメントシステムを導入する企業も増えています。

    従業員を当てはめた結果、人材が過剰な部署と、不足している部署に結果が分かれます。
    不足している部署の場合、「そのポジションに最適な人材がいないか」を社内で確認しましょう。その際にも、過去の経歴・能力が蓄積できるタレントマネジメントシステムが役立ちます。

    合致する人材がいなければ、新たに採用をしましょう。

    作成した組織図を周知する

    組織図を作成した後は、自社の各部署、経営層に確認・承認を得て従業員に周知しましょう。
    また、組織図作成と連動し、社内規定も変更になる場合があります。

    社内規定には、会社の「職務分掌規程」などが含まれているため、ともに見直しを行いましょう。ちなみに「職務分掌」とは、職務ごとの業務内容や権限を明確化させたものです。

    組織図作成のチェックポイント

    組織図作成の流れについて説明しましたが、その際にポイントとなることを紹介します。

    社内で徹底的にヒアリングをする

    適切な組織図作成をするために、現在自社にはどのような業務・部署があるのをかを洗い出す必要があります。

    整理しているうちに「どうしてこの仕事をこの部署がやっているのか?」と思うことや、「人に業務がついてしまっている」ということもあるでしょう。

    とくに中小企業の場合は、その傾向が顕著です。

    取りこぼしがないように、組織図作成の際に徹底的にヒアリングを行うことがおすすめです。

    適切なグループ分けができているか

    組織図は、どのような「括り」でまとめるかによって見え方が異なります。

    一番わかりやすいのは「業務視点」でまとめることです。
    人事部、営業部、経理部などの分け方がそれにあたります。

    また、自社で販売している商品やプロジェクトごとにまとめる方法もあります。
    全国に支部がある場合は、地域のブロックごとにまとめるやり方もあるでしょう。

    自社のタイプに合ったグループ分を行いましょう。

    業務・権限が適切に分業されているか

    組織図を作成する際に、業務・権限が適切に分業されているかについてチェックしましょう。

    ひとつの業務が部署をまたがっていたり、部署の機能が重複する場合は、ひとつにまとめるなどして、この機会に整理をすることがおすすめです。

    組織図作成で使用する図の種類

    一般的に組織図作成で使用する、図の種類を3つ紹介します。

    階層型

    階層型とは、文字通り権限が組織のトップにあり、指示が上から下へと降りるタイプです。社長、部長、課長……といったように、役職も階層に合わせて置かれていることが一般的です。

    こうした階層型は「ピラミッド型」などと言い換えられることもあります。

    階層意識が強く、職場にルールが多いのもこのタイプです。また役職が細分化され、専門化しやすいことも特徴です。

    マトリックス型

    マトリックス型とは、2つの軸のある組織のことです。
    階層型に対して、「プロジェクト」や「エリア」など別の軸を組み合わせたタイプです。

    実例を紹介します。

    株式会社トライフォート(現: 株式会社Trys)では開発組織をプロジェクト単位の組織で構成していました。

    しかし「同じ技術をもつ者同士の交流ができない」「技術力の向上がされにくい」という課題を受けて、マトリックス組織を導入しました。

    そこで「ディビジョン」と呼ぶ技術単位の組織、そして「プロジェクト」単位の2つの組織に従業員を所属させることで、同じ技術を持つ者の交流を図ることを実現しました。

    フラット型

    フラット型とは階層が少なく、あっても2つ3つまでであることが特徴です。
    階層型に存在する中間管理職がおらず、経営層と従業員の距離が近く、交流が盛んなことが特徴です。

    上下関係に配慮する必要がないため、仕事の柔軟性・自由度が高い傾向があります。

    また経営層からの情報の伝達が、中間管理職を通過する必要がないため、ダイレクトかつスピーディーです。

    変化に柔軟に対応できる型のため、ベンチャー企業に多い型と言えます。

    組織図作成に役立つツール

    最後に、組織図作成に役立つツールを紹介します。

    OfficeソフトのSmartArt機能

    エクセル、パワーポイント、ワードに搭載されている「SmartArt」を使用することで、簡単に組織図作成が可能です。

    図のテンプレートにテキスト入力をするだけで完了します。
    色・デザインの変更も可能です。

    人材マネジメントシステム

    人材マネジメントシステムを使用しても、組織図作成は可能です。

    中小企業であれば、顔写真を表示させて組織図を作成することで、より具体的なイメージを掴むことができるでしょう。

    また組織図作成だけでなく、人員配置計画も同時に行うことができます。

    まとめ

    組織図とは、企業の組織の構造を可視化した図です。
    部署、部門の関係、また命令系統が一目見てわかるように構成されているのが特徴です。

    組織図作成のメリットとして、以下が挙げられます。

    • 指示系統の整理による業務の円滑化
    • 人員配置計画の円滑化
    • 権限の確認ができる
    • 従業員自身がなんの仕事をしているのか理解できる

    組織図作成の流れは、以下の流れに沿って行うとスムーズでしょう。

    • 組織図を作成する目的を明らかにする
    • 部署・職務単位まで細分化した組織図を作成する
    • 従業員を当てはめる
    • 作成した組織図を周知する

    その際に注意したいのが社内規定の見直しです。

    社内規定には「職務分掌規程」などが含まれているため、組織図とともに変更し、承認をもらい、周知を行いましょう。

    組織図作成を行ううえで、重要になるのが、社内で徹底的に業務のヒアリングをすることです。組織の課題・問題点を明らかにしましょう。

    そして組織図を作成したら「適切なグループ分けができているか」「業務・権限が適切に分業されているか」の2点をチェックしましょう。

    特に中小企業で成長フェーズにある場合は、今後の組織拡大も見据えて「業務・権限が適切に分業されているか」の点を重点的にチェックしましょう。

    組織図には以下3つの型(タイプ)があります。

    1. 階層型
    2. マトリックス型
    3. フラット型

    階層型はピラミッド型とも言い換えられるタイプで、トップダウン形式の指示系統が特徴です。

    マトリックス型は、階層型にプラスして「プロジェクト」などの横串を追加するなど、2軸ある型になります。
    フラット型はベンチャー企業に多い型で、階層が2つ、3つまでしかない文字通り「平ら」な組織図です。

    上下関係の意識が希薄で、仕事、働き方についても柔軟性・自由度が高い傾向があります。

    組織図作成に役立つツールは、「OfficeソフトのSmartArt機能」です。

    そのほか、人材マネジメントシステムの中には顔写真入りで組織を作成できる機能が搭載されているものもあります。

    HRBrainのタレントマネジメントシステムにおいても、組織図作成が簡単にできます。タレントマネジメントシステムは従業員の特性・スキルを一元化・可視化することが可能です。

    そのため担当者の経験・カンに頼ることなく、データに基づいた適材適所の人材配置ができます。

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    HR大学 編集部

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