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スタッフ管理システムを選ぶポイント・種類・管理監督者について

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スタッフ管理システムを選ぶポイント・種類・管理監督者について

目次

    この記事ではスタッフ管理、それに適するシステムの選び方・メリットについて紹介します。

    スタッフ管理とは?

    スタッフ管理とは、その言葉通り、従業員を労務面も含めて管理することです。

    店舗のスタッフにおいてスタッフ管理というと、具体的には人員の配置やシフトの作成、教育なども含まれます。

    また人材派遣会社では派遣登録者のことをスタッフと呼ぶこともあります。

    スタッフとは?

    スタッフという言葉には「ライン・スタッフ制」においてのスタッフという意味もあります。

    ラインとは社長、部長、課長、社員というような上から下への命令系統のある組織のことを指します。

    企業が小規模な場合はこれらライン組織だけでも問題ありませんが、規模が大きくになるにつれて、ライン組織の活動を補佐する部署・人員をスタッフと呼びます。

    これらのスタッフは専門的な知識を持ち、サポートする「専門スタッフ」から生まれた言葉です。

    管理職とは?

    管理職とは、部署の目標を達成するために従業員をマネジメントする人材のことを指します。その具体的な業務内容としては、部署の目標を達成するために企画や計画を立て、それを部下に共有することです。

    また部下の業務内容・進捗を把握し、面談などの手段により目標達成のサポートを行います。部下たちの不満に思っていること、改善してほしいことなどを、経営層に訴える役割もあります。

    部署の代表として、他部署とコミュニケーションを行い、スムーズな業務連携のために段取りを行うのも大切な調整業務のひとつです。

    管理職と管理監督者の言葉の違い

    スタッフに対して指導・管理をするニュアンスで使われることもある「管理職」という言葉ですが、ここで似た言葉である「管理監督者」についても補足で触れておきます。

    管理監督者とは、経営者と一体的な立場にある従業員のことです。

    ほかにも、以下のような特徴があることが条件です。

    • 管理監督者はその地位にふさわしい待遇を受けている(ほか従業員に比べて給与が高額である)
    • 出勤・退勤などの勤務時間に厳しい制限がない(自身に労働時間への裁量権がある)
    • 重要な職務内容を受け持っている

    一般の従業員と大きく異なることは、「労働時間」や「休憩」「休日」といった労働基準法の制限を受けないことです。

    管理職と管理監督者は必ずしも一致しないのがポイントです。管理職とは部下を管理する立場にいる従業員の総称ですが、その定義は企業によって異なります。

    管理職の中の一部が管理監督者に該当すると覚えておきましょう。

    近年は、経営層と同様に大きな責任を持たされているにもかかわらず、それ相応の待遇が得られない「名ばかり監督者」の問題が大きく取り上げられています。

    スタッフ管理システムとは

    さて、ではスタッフ管理に適したシステムにはどんなものがあるのでしょうか。

    エクセルを使ってシフトを組むことや勤怠管理をすることもできますが、複雑なスタッフの管理を効率的に行うことができるとは言い切れません。

    現在は、スタッフ管理に特化したクラウド活用のシステムも登場しています。

    スタッフ管理するシステムの種類

    スタッフを管理するシステムには、どのような種類があるのか紹介します。

    労務管理システム

    労務管理システムとは、従業員の労働に関する管理機能を備えたものを指します。

    雇用の期間、労働時間、休日、休憩時間や、その労働の対価である賃金・手当、また業務内容・働く場所についての管理も行うことができるのが特徴です。

    システムによっては入退社の手続きも連携できる場合があります。

    勤怠管理システム

    勤怠管理システムは、会社が従業員の就業状況を把握するために使用します。始業から終業までの時間、また有給の取得、時間外労働などについて記録・チェックを行うことができます。

    賃金の支払いだけでなく、従業員の過剰な労働を防止する目的もあります。従業員の健康を保ち、法令を順守するためにも重要な管理機能です。

    勤怠管理システムに打刻などの機能が搭載されていれば、「出勤」「退勤」時間の不正打刻が防止できるうえ、効率的な勤怠管理が可能になります。

    給与管理システム

    給与管理システムは会社の就業規則、給与規定にもとづいて、労働実績に応じた給与を管理行います。

    健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料だけでなく、所得税・住民税などの控除額も管理することができます。

    人事評価システム・タレントマネジメントシステム

    人事評価システムとは、従業員の適材適所の配置、また人材育成を目的としたシステムです。

    従業員一覧に対し、人事評価、経歴、スキル、また1on1などの面談履歴が紐づいている機能が搭載されていることが一般的です。

    人事担当者は、この人事評価のデータベースを使用することで「特定の条件を満たす従業員の検索」が可能です。

    プロジェクトや部署に適した人材をピックアップすることが可能となるため、戦略的な人事が可能となります。

    機能の一例

    • 人材データベース(見える化)
    • 要員計画・人員計画の作成
    • 1on1などの面談履歴蓄積
    • 従業員の育成計画

    このほか、採用人数の多い・選考フローが複雑な企業では、採用管理のできるシステムを採用している場合もあります。

    採用管理システムでは、応募社のデータ管理や、選考過程の管理、また内定者の管理・フォローに加えて、採用活動の分析までが行えます。

    スタッフ管理システムを使うメリット

    紹介したスタッフ管理システムを使うことで、以下のメリットがあります。

    業務の効率化

    エクセルなどで個別にファイルを作成していると、確認のたびにいちいちファイルを開く必要があり、ほかのシステムと連携ができません。

    スタッフ管理システムを使えば、システム上ですべてが完結します。

    また入力に対してエラーの場合は、アラートを送るなどの機能がついていることも多く、目視で見逃しがちな点についても機械的なチェックが可能です。

    情報の一元化・可視化

    スタッフ管理システムを使用すれば、情報を一元化し、可視化できます。わざわざ人力でファイルをひとつにまとめなおす必要がありません。

    また記載された情報も、常に最新の状態にアップデートが可能です。

    データ分析ができる

    スタッフ管理システムの特徴のひとつに、データ分析ができることが挙げられます。

    またタレントマネジメントシステムなどの場合は、適材適所の人材配置のため分析したデータを活用することもできます。

    従業員のモチベーション・生産性のアップ

    とくにタレントマネジメントシステムを活用し、従業員自身にスキルや前職での経験を記載してもらった場合は「自身の強みを業務に活かせる」ことにも繋がるため、従業員のモチベーションアップに繋がります。

    また従業員の特性に合った業務を担当することで、生産性がアップします。

    スタッフ管理システムを選ぶポイント

    次に、スタッフ管理システムを選ぶポイントについて紹介します。

    目的を明確化する

    スタッフ管理システムでいったい何を効率化したいのか、目的を明確化しましょう。

    システムにはオプションがついている場合もありますが、あれもこれも、と目移りしてしまう場合があります。

    実現したい優先順位に沿って、取捨選択をすることが重要です。

    自社の規模に合ったものを

    スタッフ管理システムは、自社の規模に合ったものを採用しましょう。一般的に中小企業向けのものほど、機能がシンプルでサービスも安価です。

    一方、大企業向けのシステムは機能が充実している半面、コストが高めの傾向があります。

    候補に挙げたシステムの導入事例で、自社と規模の近い企業が掲載されていないか確認しましょう。

    社員名簿のように顔写真が掲載できる機能は、大企業では不要な場合が多いですが、中小企業では有効活用できます。

    導入コスト・ランニングコスト

    スタッフ管理システムの、導入コスト・ランニングコストを確認しましょう。

    クラウド型のサービスは導入コストが比較的リーズナブルな特徴があります。しかし、その代わり月額のランニングコストがかかる場合が多くあります。

    一方パッケージ型のシステムは初期費用は高額なものの、ランニングコストは安い場合があります。しかし、この場合はアップグレードのサービスはどうなっているのか確認が必要です。

    クラウド型か、パッケージ型かについてですが、導入後、従業員がシステムに慣れてきたため「オプションを追加したい」となった場合の対応の違いも確認が必要です。

    一般的に、クラウド型よりもパッケージ型のほうが、オプションの追加には手間がかかることが多いです。

    クラウド型か、パッケージ型かの比較は、長期的な視点を持って行いましょう。

    スマホ対応かどうか

    スタッフ管理システムにおいて、従業員自身が記入する項目がある場合は、スマホ対応ができるかどうかも重要です。

    一例として、従業員自身がスキル・経歴をスマホから記載できるタレントマネジメントシステムも登場しています。

    また経費などのワークフロー申請もスマホから行えることによって、営業など外回りが多い場合でもこまめな申請が外出先から可能となります。

    他システムとの連携はできるか

    スタッフ管理システムですが、ほかのシステムと連携できるかも重要です。

    情報をいちいち記載するのでは業務負荷も高く、ミスも起こりやすいです。

    データ連携ですが「自動連携なのか」「定期的に、人力でファイルをエクスポート、インポートしなおすのか」「自社システムとの連携はできるのか」など、ポイントはいくつかあります。

    こうした各種の連携についてもチェックしていきましょう。

    直感的な操作が可能か

    スタッフ管理システムは日々従業員が入力し、各担当者が運用するものです。

    いちいちマニュアルを確認しなくても、ボタンなどのビジュアルから直感的な操作ができるかどうか確認しましょう。

    導入期間

    スタッフ管理のためのシステムには、導入に要する期間にも差があります。

    事前に確認を行いましょう。

    また技術的な問題だけでなく、自社独自の項目を設定する場合には、その精査やほかシステムなどの連携時期なども決定する必要があります。

    それら社内プロジェクトで決めなければならないことのスケジュールについても、合わせて意識しましょう。

    サポート

    スタッフ管理をスムーズには行うには、サポートも重要です。

    サポートと一言でいっても、導入前・導入後のサポートの充実度、サポートにコストは伴うのか、またどんなサポートが可能なのか、など運用上「困ったこと」が起きたときに、どの程度手厚くケアをしてくれるかも重要です。

    テクニカルなサポートだけではありません。

    スタッフ管理において「自社規模ではどのような形がふさわしいか」という、コンサル的な視点に立って助言してくれるサービスがあれば、人事的な施策も継続的に行うことができます。

    まとめ

    スタッフ管理とは、従業員を労務面も含めて管理することを指します。
    スタッフを管理するのは一般的に管理職と呼ばれる人材です。

    目標達成のために施策を行い、部下をマネジメントすることが職務として求められます。

    似た言葉に「管理監督者」という言葉がありますが、管理職は必ずしも管理監督者ではありません。

    管理監督者とは、経営者と一体的な立場にある従業員のことで、労働基準法の制限を受けない特徴があります。

    管理職の中の一部が、管理監督者に該当する認識です。

    さて、スタッフを管理するにあたって、適したシステムの種類があります。

    • 労務管理システム
    • 勤怠管理システム
    • 給与管理システム
    • 人事評価システム(タレントマネジメントシステム)

    上記のシステムを使うことで、情報の一元化・可視化だけでなく、データ分析が簡単になるなどの利点があります。

    とくに人事評価システムを活用することで人材の適材適所が叶い、業務の効率化が実現化します。

    スタッフ管理のシステムを選ぶポイントは以下の8つのポイントを意識しましょう。

    1. 目的を明確化する
    2. 自社の規模に合ったものを
    3. 導入コスト・ランニングコスト
    4. スマホ対応かどうか
    5. 他システムとの連携はできるか
    6. 直観的な操作が可能か
    7. 導入期間
    8. サポート

    とくに、見落としがちなのが他システムとの連携、導入時期の2つです。

    「連携は自動なのか」、「そうでないならどのような方法ができるのか」を確かめる必要があります。

    もちろん、人の手を介さない方法で連携・即時反映されることが望ましいです。

    システムの導入時期については、技術的な問題だけでなく、設定すべき自社の項目がそれまでに決めきれるか、など社内の体制についても合わせて調整する必要があります。

    人材の適材適所・スタッフの特性の管理については、近年タレントマネジメントシステムが注目されています。

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    HR大学 編集部

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