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社員情報管理は何のため?必要性やポイント、システム化について紹介

社員情報管理

社員情報管理は何のため?必要性やポイント、システム化について紹介

目次

    社員情報管理とは

    社員情報管理とは、基本情報(氏名・生年月日・住所など)・労務・人事評価など、従業員のあらゆる情報を管理することを指します。従業員の個人情報を含んでいるので、取り扱いには十分注意しましょう。

    社員情報に含まれるもの

    社員情報とは、以下のような情報を指します。これらの情報を収集することで、人事評価や給与の支払い、社会保険の手続きが可能になります。

    • 基本情報(氏名・生年月日・住所など)
    • 勤怠情報
    • 給与情報
    • 人事評価情報
    • スキル・保有資格
    • キャリア志向

    一般的な管理方法

    社員情報の管理は、一般的に紙・エクセル・その他管理システムで行われます。これまでは紙やエクセルでの管理が主流でしたが、最近では社内の情報共有における利便性や、業務効率化の観点から、社員情報管理システムを活用する企業も増えています。
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    社員情報管理はなぜ必要か

    社員情報管理は、なぜ行う必要があるのでしょうか。おおまかに言うと、社員情報管理は健全な組織運営を行うため、従業員にとって働きやすい環境を作るため、組織成長のために欠かせません。

    ここでは、「基本情報」「人事戦略」「労務」「法律」の4つの観点から、社員情報管理の必要性や重要性について紹介したいと思います。

    観点1:基本情報

    社員の氏名・住所・生年月日・所属部署などは、あらゆる情報を紐づける中核になるため、管理においては最重要の項目です。人事評価をするにしても、労務管理をするにしても、ベースになるのは従業員それぞれの基本情報になるため、適切に管理しておく必要があります。また、結婚や転居、異動などによって変更が生じた場合は、速やかに更新手続きをするようにしましょう。

    観点2:人事評価

    人事評価の観点からみた場合、スキル・実績の情報はとても重要です。なぜなら、公平な人事評価や、適材適所の人材配置を行うための重要な判断材料となるからです。

    スキルや実績に基づく評価を行うことで、従業員は妥当性や公平性を感じ、モチベーションを維持することができます。また、ひとりひとりが強みやスキルを活かして働くことができる環境というのは、生産性を向上させます。従業員が、高いモチベーションと生産性を維持できると、最終的には企業の成長にもつながるのです。

    観点3:人材育成

    人材育成の観点からみた場合、スキル・実績・人事評価の情報管理は重要です。なぜなら、従業員の目標達成率や成長度合いを測ることができ、「どういう行動がどういう実績や評価をもたらしたのか」振り返ることができるからです。評価者も、データを基に適切なフィードバックを行うことが可能です。

    そのため、評価時期ごとにスキルや実績情報を蓄積し、アップデートしていくことが大切です。そうすることで、事業やプロジェクトのフェーズに即した人材の活用ができるでしょう。

    観点4:労務

    労務的な観点からみた場合、従業員が安定した生活を送るための必要不可欠な要素である、勤怠・給与・各種社会保険の情報管理は重要であると言えます。適切な管理が行われていないと、「残業代が支払われていない」「給付金・手当金がもらえない」など、従業員が不利益を被り、会社への不信感にもつながるため注意が必要です。

    また企業にとっては、残業時間数や休日出勤日数を把握することで、労働環境を是正するきっかけにもなります。より健全な企業経営をしていくうえでも、とても大切であると言えるでしょう。

    観点5:法律

    法律的な観点からみた場合、社員情報を管理することには大きな意味があります。なぜなら、基本情報・勤怠・給与については、労働基準法によって管理と保管が定めれられているからです。

    それぞれの帳簿によって記載必須項目は異なりますが、普段の社員情報管理と連動して行っておくことがおすすめです。そうすることで、万が一提出を求められた場合にスムーズに対応ができるでしょう。

    労働基準法

    なお、労働基準法第107条に「労働者名簿」、108条に「賃金台帳」、109条に「出勤簿」として、作成し管理することを義務付ける記載があります。

    理想の社員情報管理とは

    社員情報管理の必要性については先述した通りです。

    ただ、一言で「管理する」と言ってもどんな管理を目指すべきなのかは悩むところです。ここでは、理想的な社員情報管理を行うための6つのポイントを紹介していきます。

    ポイント1:情報が取り出しやすい

    「何がどこにあるのか」「誰が閲覧できるのか」「誰が更新するのか」など、社内で明確なルールを設け、マニュアルなどで周知しておくことで情報が取り出しやすくなります。

    社員情報は、「個人情報保護法」の対象となるものが含まれ、厳重に管理することが大切です。かと言って、すぐに必要な情報を取り出せなかったり、所在が分からなかったりすると業務効率が下がってしまいます。情報到達ルートを明示しておくことで、情報収集に費やす時間を最小化することができます。

    ポイント2:情報漏洩しにくい

    社員情報が載っているファイルには必ずパスワードを設け、パスワードは定期的に更新することで漏洩リスクを軽減することができます。また、書類で管理している場合には、保管庫にカギを付けるなどの対策が必要です。万が一、従業員の個人情報が外部に漏洩した場合、企業の信用問題に関わります。深刻な事態に発展するケースも考えられるため、徹底したセキュリティ対策を行うことが大切です。

    社員情報管理システムの場合は、システム自体に最初からセキュリティ対策が行われているものもあります。閲覧権限を設定する機能もあるため、導入する場合は活用していきましょう。

    ポイント3:常に最新版、そしてカンタンに更新できる

    手続きフローを明確にしておくと、従業員と人事担当者のやり取りがスムーズになり、更新作業がラクになります。確立したフローはマニュアルとして共有したり、窓口となる担当者を限定したりするなどの工夫をすることが大切です。

    例えば、氏名変更や住所変更などは、従業員一人当たりの発生率で考えるとそこまで多くありませんが、労務担当者からすると、毎回フローを聞かれていては業務が思うように進みません。誰にでも分かりやすいシンプルな仕組みづくりが必要です。

    社員情報管理システムを使用する場合は、マイページから自分で氏名や住所などを更新することが可能です。更新がリアルタイムで反映されるため、常に全員が最新版の情報にアクセスできます。「従業員が増えてきて管理が難しい」「管理部門の人員が少なくて手が回らない」などの悩みがある場合にはおすすめです。
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    ポイント4:法令遵守の健全な保管

    前述した、労働者名簿・出勤簿・賃金台帳は「法定三帳簿」とも呼ばれ、適切な管理を怠った場合は労働基準法違反となります。労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金対象になるので徹底した管理を行いましょう。

    なお、これらの帳簿は従業員の退職後すぐに破棄していいものではなく一定期間の保管が必要です。期間は必ず守るようにしましょう。そうすることで、退職後のトラブル防止にもつながります。

    法令遵守の健全な保管

    ※令和2年4月1日より保管期間が3年から5年へ変更となりました。当面は経過措置として3年も適用とされています。

    また、これらの情報は、労働基準監督署から提出を求められた場合、ただちに対応する必要があります。いつでもすぐに情報が取り出せるような管理が理想です。

    ポイント5:まとまった保管

    組織拡大のフェーズごとに従業員も増えていき、管理方法を変更することもあるのではないでしょうか。もしも管理方法が変更になったとしても、情報は常に1つのところにまとめておくことが大切です。

    「〇年〇月までの情報は紙で保管、〇年〇月からはエクセルで保管」など情報が点在していると、データ収集の際に所在が分からず手間になる可能性があります。情報は一元化されていることが望ましいでしょう。情報の一元化が難しい場合は、管理方法が変更になった日付をファイルや書類に明記しておくようにしましょう。

    ポイント6:従業員指導が行き届いた保管

    ヒューマンエラーによる情報漏洩には注意しましょう。情報漏洩の原因には、ネット環境管理やパスワード管理などのセキュリティ対策不足と同様に、人的ミスも多く含まれます。

    ヒューマンエラーの例

    業務に忙殺される中でちょっとした気の緩みや隙が、思わぬ事態を引き起こすこともあるため、情報を取り扱うことへの心構えは社内でしっかり指導することが大切です。

    社員情報管理をシステム化。そのメリットとは?

    ここまで社員情報管理の大切さや、管理する際の注意点について紹介してきました。

    「まとまった管理をしないと・・・」「次の評価時期までに実績情報を取りまとめておかないと・・・」など、分かっていても実際にやってみると、意外と手間がかかる社員情報管理。そのうち、「また次回に整理すればいいか」「とりあえず今回乗り切ってから考える」となってしまい、なかなか情報管理の最適化が進まないといった悩みはないでしょうか。

    そんな状況を打破するために、最近では「社員情報管理システム」を導入する企業が増えてきています。システムを導入するメリットとは一体何なのか、どんなことができるようになるのか、ここでは「社員情報管理システム」がもたらすメリットについて紹介していきます。

    メリット1:ミスが減る

    人事評価や勤怠管理、給与計算など、集計作業で発生する入力ミスや計算ミスを減らすことができます。

    エクセルや紙で管理する場合、情報を一旦回収して転記したり、転記したものを集計したりする作業が発生します。どの作業も間違いがあってはいけないため、入力内容や計算式の確認作業に時間を割かれることが多いですが、社員情報管理システムを導入することで入力情報の自動集計が可能になります。

    メリット2:情報共有がラクになる

    情報がシステム内で一元化されているため、メールでデータを送ったり、デスクに書類を届けに行ったりする作業を省くことができます。そのため、情報共有が円滑でスピーディーになるでしょう。細かく閲覧権限を設定する機能がある場合、関係者にスムーズに共有できるメリットもあります。

    また、人事評価では結果だけではなくプロセスも見える化されるため、評価のブラックボックス化を防ぐことができます。透明度の高い評価が行われることで、被評価者も公平性や妥当性を感じることができるでしょう。

    メリット3:管理・保管がラクになる

    情報が一元化されることで、「何がどこにあるのか」「紙なのかエクセルファイルなのか」など、探す手間を省くことができます。また、システム内に情報が蓄積されるため、保管場所もいりません。システム内の検索機能で、過去の人事評価データも簡単に取り出すことができるため、振り返りや分析にも活用できる点はメリットと言えるでしょう。

    メリット4:綿密な人事戦略が可能になる

    従業員のスキル・実績・評価などの各データは自動で集計・分析が可能です。そのため、今までこれらの作業に使っていた時間を、従業員との面談の時間や、より適切な人材配置を考える時間に充てることができます。

    適材適所の人材配置を実現することができれば、従業員のモチベーション向上や、さらなるスキルのブラッシュアップが見込めるため、組織全体のレベルアップも期待できます。

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    関連記事:
    【人事必見】適材適所とは?ビジネス上の意味・実践的な方法・事例

    メリット5:専門知識のアップデートが楽になる

    システムの中には、法改正があった場合に自動でアップデートを行ってくれるものがあります。そういったシステムを導入した場合、労務担当者の負担が軽減されるのでおすすめです。

    労務担当者にとって意外と大変なのが、法改正にともなう知識のアップデートです。労務担当者は新しい知識を蓄えるだけではなく、それをタイムリーに作業へ反映していかなくてはなりません。ミスが許されず、確認作業に時間と人員を要するため、自動化することができれば担当者の負担を軽減することができ、業務の生産性向上にもつながるでしょう。

    メリット6:関係機関に電子申請できる

    社会保険や雇用保険の手続きを電子申請で行うことができるシステムもあります。そうしたシステムを活用することで、書類提出のための外出がいらなくなり、交通費や人件費、郵送費などのコスト削減になるでしょう。

    社員情報管理をシステム化する際の注意点

    社員情報管理システムにも、人事評価に特化したシステム、労務管理に特化したシステム、採用に特化したシステムなど、様々な種類があります。そのため、システムを選定する際は「何を実現したいのか」を明確にすることが大切です。

    目的がはっきりしたら、以下のポイントに着目して自社にピッタリのシステムを選びましょう。 無料トライアルを行っているシステムもあるので、積極的に活用していくことをおすすめします。

    操作のしやすさ

    画面は見やすいデザインか、操作の仕方は分かりやすいか、などの使い心地はとても重要です。多くの人が使いやすいと思えるかどうか考えましょう。

    連携のしやすさ

    既に管理しているデータが、上手くシステムに移行できるかどうか確認しましょう。連携のしやすさによって、導入時の負担が大幅に軽減されます。

    機能の数

    システムに搭載されている機能を確認し、導入目的をクリアできるかどうか確認しましょう。場合によっては、オプション費用として追加コストが発生することもあります。

    セキュリティ対策

    閲覧権限の設定や暗号化データ通信ができるか、外部セキュリティ調査機関による脆弱性診断をクリアしているかなど、流出リスクに備えた対策が取られているかチェックしましょう。

    サポート体制

    導入後に不具合や不明点が発生した場合、どういった対応になるのか確認しておきましょう。

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    おわりに

    社員情報を適切に管理することは、企業の健全な経営だけでなく、組織の成長にも繋がります。ですが、従業員が増えるにつれて、取り扱う情報量が増えて管理も煩雑になっていくもの。そういった時に、システムをうまく活用することで、膨大な情報をカンタンに取りまとめることができます。

    「各所からのデータを集計するだけで精一杯」「十分な分析をする時間が作れない」など管理するだけで活用ができていない場合は、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    「高度な人事戦略」や「働きやすい職場作り」のための情報管理・活用が実現できるはずです。

    HR大学 編集部

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