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テレワークの問題点とその解決策。問題を解決した企業事例を紹介

テレワークの問題点と解決策

テレワークの問題点とその解決策。問題を解決した企業事例を紹介

目次

    新型コロナウイルスの蔓延で一気に普及したテレワーク。通勤時間や会議が減ったことで「業務が効率化された」と言われる一方、従業員の評価や管理の面で様々な問題が生じてはいないでしょうか。今回は、テレワークで生じる問題点を取上げ、その解決策を解説します。

    テレワークで生じる管理面での問題点

    テレワークの管理問題

    テレワークは時間の有効活用ができ、生産性の向上が期待できる働き方です。しかし管理面ではまだ課題が残っているのが現状です。

    主な課題は次の3つ。
    1.
    人事評価
    2.労務管理・退勤管理
    3.セキュリティ面

    それぞれ詳しく解説します。

    課題1. 人事評価 

    オフィスに出勤していれば「誰が・何を・どのくらい」かけて仕事を行っているのかを目で確認ができました。

    また、従業員それぞれのコミュニケーション能力や勤務態度など、人間性としての評価も自然とできていたでしょう。

    しかしテレワークになれば、業務のプロセスやその場の会話が見えなくなります。つまり従業員の人間性の評価よりも、業務の成果を重視した評価への見直しを検討する必要があるということです。

    課題2. 労務管理・退勤管理

    労務管理・退勤管理の面でも遠隔で管理できる方法を考えることが必要です。「自己申告制にすればいい」と思うかもしれませんが、過労や虚偽申告に繋がるため、あまり望ましくはありません。

    加えて、従業員が子どもの面倒を見ながら仕事をしている場合だと「中抜け時間」の管理も徹底が必要になります。

    つまり、テレワークの管理面では、管理者のマネジメントが重要になっていきます。

    さらにテレワークのマネジメントについて詳しく知りたい方は「 テレワークのマネジメント課題とマネジメント手法を事例とセットで紹介」をご確認ください。

    課題3. セキュリティ面

    テレワークになると、自宅から社内の情報にアクセスする必要があります。
    端末の紛失や盗難、私物使用による情報漏洩なども発生するかもしれません。

    企業で対策をしっかり練った上で、「セキュリティソフトの導入はもちろん」、従業員への教育も必要になります。

    テレワークで生じる業務面での問題点

    テレワークの業務問題

    テレワークでは管理面だけではなく、通常の業務面でも問題がでてきます。

    主な問題は次の通り。
    1.コミュニケーション
    2.営業の問題
    3.紙媒体の問題

    それぞれ詳しく解説します。

    1. コミュニケーション 

    テレワークになると自発的にコミュニケーションを取らない限り会話が起こりません。

    オフィスにいれば「ちょっといい?」と部下に声をかけたり、たまたま廊下ですれ違って要件を伝えるなど、気軽に指示や相談ができました。

    しかし、テレワークだとそうはいきません。コミュニケーションができなくて、業務上の疑問や不安をうまく伝えられない従業員が増える一方、管理者の指示が明確に伝わらない場面も増えてくるでしょう。

    テレワークではコミュニケーションの問題は早急にクリアしなければならない問題です。

    さらにテレワークのコミュニケーションについて詳しく知りたい方は「 テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やおすすめツール」をご確認ください。

    2. 営業の問題

    テレワーク下では対面営業が難しくなります。その分、ITツールを駆使して営業をせざるをえません。

    つまりテレワークでは、営業担当者に非対面式の営業方法とITツールの使い方を教育する必要があります。

    特に年齢が上の方ほどITツールに苦手意識を持つ方が多いので、不満も出てくるでしょう。まずは従業員が納得する説明をして、そのうえでITツールの教育が必要になります。

    3. 紙媒体の問題

    請求書や稟議などを紙で承認をしている企業も多いのではないでしょうか。ハンコを押すために出社するというのは現実的ではありません。

    テレワークでも承認できるよう、電子申請や電子承認といった環境を整える必要があります。

    テレワークの問題点の解決方法

    テレワークの問題点の解決法

    次に、これまで取り上げた テレワークの問題点を解決する方法を2つと、解決に有効なツールを2つご紹介します。

    解決方法1:人事評価を見直す 

    テレワークは、業務プロセスを把握することが難しくなるため、成果での評価を重視せざるを得なません。そのため、 人事評価の見直しが必要になる場合があります。

    たとえば、次のような見直しです。

    ・明確な目標設定

    曖昧な表現がされた目標ではなく、具体的な数字などを用いて評価基準を設定します。
    たとえば評価基準が「周りをよく見てサポートをしていた」ではなく「〇〇%達成できた」などのように、成果を重視した明確な目標設定が有効です。

    ・成果を見える化する

    従業員に成果をアウトプットさせることで成果の見える化ができます。
    たとえば、テレワークの従業員に対し「成果シート」の作成を義務付け、日単位や月単位で成果をアウトプットしてもらうのです。そうすると成果が目で見てわかるので、テレワークでも評価がしやすくなります。

    解決方法2:環境整備と教育によるセキュリティ対策

    テレワークのセキュリティ対策には大きく分けて「環境の整備」と「従業員の教育」の2つがあります。

    ・環境の整備

    セキュリティソフトの導入はもちろんですが「アクセス管理」や「通信の暗号化」「パスワードロックの設定」「Wi-Fiルーターの貸し出し」などによりセキュリティ対策が可能です。

    ・従業員の教育

    従業員には「端末の保管方法」や「休憩時間の取り扱い」などの指導が必要になります。また、無断でLINEなどのアプリを使って業務連絡を取ったり、個人のスマートフォンで業務データを扱ってしまう可能性もあるため、テレワークを実施する前に徹底したセキュリティ教育が必要です。

    ツール1:クラウド型人事評価ツール

    管理者や人事部が人事評価を取りまとめをエクセルで集計していないでしょうか。エクセルで入力や集計を行うと膨大な時間がかかってしまいます。

    さらにテレワークで働いている従業員が増えれば、コミュニケーションも取りづらくなり、さらに時間がかかることになるでしょう。

    クラウド型の人事評価ツールは場所や時間にとらわれることなく書き込み・閲覧が可能になります。さらに自動的に評価が集計ができるので、人事部の手間は大幅に削減できます。

    また、目標管理や共有もシステム上で可能になり、従業員も目標を常に意識ですることができます。

    主なシステムは次の通り。

    ・あしたのクラウド( 株式会社あしたのチーム

    あしたのクラウドは、AIが目標など記入した内容を添削してくれるため、 管理職の負担を減らすが可能になります。

    また「AIおせっかい(マネージャー)機能」では、マネジメントスキルの偏差値・順位・スキル分布を算出し、様々な方面からスキルの可視化が可能になります。

    ・HRBrain( 株式会社HRBrain

    シンプルで使いやすく、サポートも充実しているため導入がしやすいツールです。また、カスタマイズが自由で、必要な情報をすぐに取り出し可能。さらに目標・面談・評価を簡単に一元管理できるので、人事評価にかかる時間が大幅に削減できます。

    ツール2:クラウド型勤怠ツールの導入

    テレワークの勤怠管理で有効なのが「クラウド型勤怠ツール」です。

    クラウド型勤怠ツールを導入することで、いつでもどこでも打刻が可能になり、従業員の勤怠を正確に管理することが可能になります。

    また、管理側も残業時間や出勤日数が一目でわかるので、業務の効率化に有効です。

    主なツールは次の通り。

    ・ジョブカン勤怠( 株式会社 DONUTS

    ジョブカン勤怠は、シンプルで使いやすく、導入に手間がかからないのが特徴です。従業員への一斉メール送信やアラート機能もあるので、管理側の業務も大幅に効率化されます。

    ・KING OF TIME( 株式会社ONE

    KING OF TIMEは、低価格で自由にカスタマイズできるのが特徴です。利用者自身で簡単にカスタマイズできるので、様々な働き方に即対応できます。

    テレワークの問題を解決した企業事例

    ここからは、実際に テレワークの問題を解決した企業事例を2つご紹介します。

    三菱商事太陽株式会社  

    三菱商事太陽株式会社は、2020年に厚生労働省から「輝くテレワーク賞特別奨励賞」を受賞。

    他の企業・団体の模範となる取組を行っている企業・団体として表彰されました。

    ・アプリケーション利用状況の可視化

    キー入力や使用しているアプリケーションの時間を記録し、仕事の状況を随時確認できるようにしました。作業時間が記録されるので、従業員側も適度な緊張感がありつつ、仕事をしていた証拠も残せます。

    「どのくらいかけて作業したのか」が可視化されるので、従業員の評価もしやすくなります。

    ・PC使用時間と申請した勤務時間との乖離をチェック

    テレワークの勤怠管理の方法として、PCの使用時間と、申請した勤務時間との乖離をチェックする機能を導入しています。

    乖離のチェックはITツールを導入し、自動的に算出されるようになっています。

    ・健康状態の見える化

    メンタルヘルスのコンディションチェックをAI分析してくれるサービスを活用。従業員の健康状態を見える化しました。

    PCの内蔵カメラで30秒~60秒動画撮影することにより健康状態が数値化されます。

    数値に表せられるのは「ストレス」「緊張」「安定性」「活力」など10項目に分かれており、テレワークで働く従業員のメンタルを遠隔でチェックが可能になります。

    (※参考) 厚生労働省:「 テレワークセミナー(第一回)」より

    ベストプランナー合同会社

    ベストプランナー合同会社は、テレワーク導入支援を事業としている企業です。こちらも厚生労働省から「輝くテレワーク賞特別奨励賞」を受賞しています。

    ・フレックス制度の導入

    フレックス制度を導入し、始業や終業時間を柔軟にしました。
    コアタイムの設定はなく、始業・終業の時間をすべて自由にすることで、新たな日常への取り組みを行っています。

    ・月1回事務所でミューティング

    月1回直に顔合わせする機会を設けることでコミュニケーションの問題を解決しています。
    直接顔を合わせることで、仕事の進捗や課題が見えやすくなるだけではなく、雑談も交えることが可能。コミュニケーションを取りやす場を設けることで従業員のストレス発散にもなります。

    (※参考) 厚生労働省:「 テレワークセミナー(第二回)」より

    【まとめ】人事評価・目標管理をカンタン・シンプルに

    テレワークの導入で起きる問題は様々ありますが、一つ言えることは「今までと同じやり方では解決しない」ということ。

    テレワークで起こるコミュニケーションや人事評価、労務管理など問題は企業が早急に取り組むべき課題です。

    HRBrainは人事評価と目標管理を確かな成長につなげるタレントマネジメントシステムです。

    HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

    「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない・・」
    「もっと目標意識を高めて、メンバーに自発的に成長をして欲しい・・」
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    HR大学 編集部

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