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【実例】テレワークで社員のブラックボックス化を防ぐチームのコミュニケーション方法

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【実例】テレワークで社員のブラックボックス化を防ぐチームのコミュニケーション方法

目次

    こんにちは。HRBrainカスタマーサクセス チームの川島です。

    緊急事態宣言が全国的に解除され、これまで在宅勤務をしていた企業も、徐々に出社を始めていても、今後は「在宅勤務と出社を組み合わせる」「今後も在宅勤務やテレワーク中心にする」という企業が増えているように感じます。なかには「オフィスを解約した」という企業も!

    かく言う弊社も、約半数の部署はテレワーク中心とし、オフィスも縮小することにしました。

    そういった流れを受け、HRBrainご導入企業様からは、

    ・テレワーク下では、部下の行動が見えず、どのように評価したら良いかが分からない(特に数字で見えない定性的な面)

    ・各メンバーの業務量が見えない(偏りが生じ、一部のメンバーに負担が増えている)

    ・部下の行動をどのように管理したら良いかが分からない

    といったお悩みから、「HRBrainさんではどうしているの?」というご相談をよく頂きます。

    そこで、2月上旬からテレワークを続けている弊社が実際に取り組んでいることの中で、効果が感じられたものについて、お伝えします。

    1.チームで成果を上げるための土台となるコミュニケーションの”頻度”を増やす

    hrbrain workfromhome communication 1

    全員がオフィスで業務に取り組んでいたときは、社員同士で気軽に声をかけることも容易でしたが、テレワーク下ではどうしても情報伝達や状況把握が難しく、コミュニケーションが希薄になります。

    そこで、上司↔部下も、チームメンバー間も、コミュニケーションを取る”頻度”を増やすようにしています。

    ポイントは、かける時間を長くするよりも、”頻度”を上げることです。

    (1)1on1の頻度を増やす

    弊社では、2種類の1on1を実施しています。

    ①上司↔部下での1on1

    15分で週1回実施しています。

    これまでは月1回実施していましたが、かける時間を長くするのではなく、頻度を増やしました。

    HRBrainでは1on1の記録をクラウド上で管理することができます。

    部下は上司に相談したいことを事前に整理し、記載しておくこと、短時間の1on1でも課題を解決できます。

    「上司に声をかけてちょっと相談する」が難しいテレワーク下では頻度を増やしたことで、疑問や困っていることを放置せずに解決することができています。

    また、上司は部下の業務や心身の状況をこまめにチェックできます。

    これまで実施していなかった場合は、まずは月1回15分からでも始めてみると良いでしょう。

    ②クロスメンターとの1on1

    クロスメンターとは、所属部署以外の相談役(先輩)のことです。

    オフィスでは別部署の人に気軽に相談できたり、聞き耳から学んだりすることもありました。

    テレワーク下では、どうしても所属部署内のコミュニケーションに終始することが増え、視野が狭くなってしまいます。

    そこで、クロスメンターとの1on1で、直属の上司以外に相談したりアドバイスを受けたりすることで、視野を広げたり、刺激を受けたりする機会になっています。

    副次的に、部署間の連携を強める効果もあります。

    (2)組織全体で成果を上げるために、チーム内や部署間で連携するミーティングの頻度を増やす

    弊社では、WEB会議ツールを使って、下記のミーティングを定期的に行っています。

    ①チームで朝会・夕会(毎日・各15分)

    テレワークになり、朝会・夕会を始めました。実はテレワーク初期と現在では、目的と内容が変化しました。

    ■テレワーク初期

    コミュニケーション総量の低下や、孤立感・不安によるメンタルヘルスの影響を懸念し、カジュアルなコミュニケーションメインのものでした。

    【内容】

    ・その日の様子や困っていること(特にテレワークにおいて困っていること)の共有

    まずはWEB会議でビデオONにした状態でお互いの顔を見ながらミーティングをすることで、孤立感や不安は軽減されていました。

    ■現在

    各自がテレワークの環境に慣れ、土台が整ってきたことで、より成果を上げるためにはどうしたら良いか?という業務に寄った内容に徐々に変更していきました。

    【内容】

    ・業務や成果を上げるのに必要な情報共有をタイムリーに行う

    ・各メンバーがその日取り組むこと、トライすること

    ・トライした結果のナレッジを共有

    日々「私たちは何に取り組むべきなのか?」を明確にして共通認識を持ち、短いスパンでPDCAを回すことができています。

    ②チーム会(週1回・1時間)

    朝会や夕会よりも、ディスカッションが必要な内容はチーム会で取り扱います。

    【内容】

    ・チームの目標に対する進捗の確認

    ・チームの目標達成に向けて必要なディスカッション

    「このような顧客にはどのような提案や打ち手が必要か?」などをディスカッションすることで、新たなプロジェクトや施策が生まれます。

    ③特に連携が必要な部署合同のミーティング(週1回・2時間)

    特に業務上連携が必要な4つの部署合同でミーティングを行います。

    【内容】

    ・各部署の目標に対する進捗の共有

    ・向き合っている課題を他部署にも共有し、アイディアを募ったりディスカッションを行ったりする

    弊社は部署単体で売上を上げているわけではなく、連携することで売上を上げる必要があります。各部署の置かれている状況や課題を把握し、各自が構造的に捉えることができたり、相互にアイディアを出し合えたりしています。

    ④全社会(月2回・各1時間)

    全部署・全社員が参加して情報共有の場を設けています。

    【内容】

    ・各部署の半月の結果と進捗の共有

    さらに、会社全体で目指しているところまでどれくらいの進捗なのか、どのような動きになっているのかを各自が把握できるようにします。

    参加人数が多いため、発表は各部署の代表が行い、質問や感想はSlackでやりとりするようにすることで、インタラクティブな場になるよう工夫しています。

    特に、③④は参加人数が多いわけですが、多くのメンバーの時間を確保してでも実施することを意思決定しています。

    理由は、会社全体が目指している方向や置かれている状況を確認することで、視座を高めて物事を捉える・各自が自分ごと化できるようにするためにも実施しています。

    2.情報のオープン化

    hrbrain workfromhome communication 2

    弊社ではありとあらゆる情報がオープンなので、各自が取り組んでいる業務や状況が見えやすくなっています。

    例えば

    ・HRBrain人事評価にて、全社員の目標が公開

    →各自が追っている目標が確認できる

    ・HRBrain社員名簿・組織図(人材データベース)で、全社員の顔写真、担当している業務や得意・苦手な業務などが分かる

    →特に新規入社者は、会ったことないメンバーとの非対面コミュニケーションにハードルを感じるため、事前にどんな人柄なのかが分かり話しかけやすい。

    これまでは業務の依頼がリーダーに集中していたが、誰が何を担当しているかが分かるため適切に依頼や連携ができる。

    ・Slack(社内のメインコミュニケーションツール)で、全チームのやりとりを見ることができる

    ※仕事のやりとりにおいて、私信(ダイレクトメッセージ)は原則禁止

    →必要な人を巻き込んで仕事をスピーディーに進めることができる。

    個人間での仕事のやりとりをなくし、業務負担が偏ったりブラックボックス化したりするのを防ぐ。

    ・Googleカレンダーで全社員の予定が見れる(予定はカレンダーに必ず入れるようにする)

    →テレワーク下では各自の状況が分かりづらいが、誰がいつ何をしているかが把握できるため、いつ話しかけたら良いかやいま誰に手伝ってもらえそうかが分かる。

    マネジメントはもちろん、全員がお互いがその日どのような業務を行っているかが見える

    ・Discord(ボイスチャットアプリ)を常時接続することで、遠隔でも「ちょっといいですか?」といったような気軽な声かけが可能

    →オフィス環境同様スピーディに解決の会話ができる。

    誰でも自由に会話に参加できるようになっているため、ナレッジの共有やオフィス環境でできていた「聞き耳」から学ぶことも可能

    ・ミーティングの議事録やプロジェクトの進捗は、Googleドキュメントやスプレッドシートで全社員が見ることが可能

    →WEB会議中は画面共有しながら議事録を取ることで、認識の齟齬がなく進めることができる。

    誰でも見れるようにすることで情報共有を円滑にする

    あわせて、チーム内では朝会・夕会で取り組んでいることも共有しているので、各自の業務負担も分かります。リーダーが中心となって、チーム内や部署を超えて業務を差配し、チーム全体として滞りがないようにします。

    また、情報がオープンになっているので、メンバー同士の仕事の依頼や部署間の連携もスムーズです。

    実は、テレワークになって方法こそ変えましたが(WEB会議に変える等)、これらの多くはテレワーク以前から続けていることです。

    しかし、テレワークになってより良い方法を追求したり、意識的に取り組んだりするようになりました。

    なので、オフィスに出社するようになったとしても、以前にも増して成果を最大化するための組織づくりに繋がっていると思います。

    今回は、弊社の事例をお伝えしましたが、まだまだベストな状態とは言えません。

    弊社では、メンバー発信で良いと思ったことをトライしてみて、良かったものをスピーディに取り入れる文化があります。

    これからもトライしながら、より良い形を追求していきます。

    最後に


    全国的に新たな生活様式へとシフトしていく必要性に迫られ、働き方や組織のあり方も変化が求められています。

    自走する組織の形成をサポートするHRBrainでは、実際に弊社内でも活用している、

    1on1面談時に面談記録ができる1on1シートや、

    高頻度で生産性や成果の管理ができる目標管理シートのフォーマットも取り揃えています。

    「まず何から始めたら取り組むべき?」といったご相談含め、

    お気軽にお問い合わせください。

    川島 舞 株式会社HRBrain カスタマーサクセス

    <プロフィール> 早稲田大学人間科学部を卒業後、新卒でパーソルキャリア株式会社(旧社名:株式会社インテリジェンス)に入社。求人広告の法人営業を経験後、人事にて組織開発・人材開発を担当。株式会社HRBrain入社後は、カスタマーサクセスとして導入企業を担当する以外に、Webセミナーの登壇や採用にも携わっている。

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