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【組織規模別】クラウド型人事給与システムの導入ポイント

給与システム

【組織規模別】クラウド型人事給与システムの導入ポイント

目次

    大中小問わず企業では、給与計算を効率化するために人事給与システムを導入しています。組織・企業規模や給与制度によって様々なタイプが存在します。今回はおすすめの人事給与システムを比較しながらメリット/デメリットについて組織規模別にまとめてご紹介します。

    クラウド型人事給与システムとは

    クラウド型給与システムとは

    近年では多くの企業でクラウド型の給与システムが導入されています。クラウド型の給与システムはこれまでのシステムとどう異なるのでしょうか。

    クラウド型給与システムとは?

    クラウド型給与システムとは、クラウドサーバーによって提供される給与システムです。従来の給与システムの多くは社内に設置したサーバーにインストールされていました。しかしクラウド型は社内サーバーが不要で、インターネット接続の環境さえあればすぐに導入でき、どこでも使用可能という特徴があります。

    給与システムと人事システムと勤怠システムの違い

    多くの人事部では、いくつかのITシステムを使用しています。給与システム以外にも、人事システムや勤怠システムを使用している場合があるでしょう。人事システムは社員の個人情報や評価情報を登録するデータベースとしての機能を果たしています。次に、勤怠システムは社員の労働時間管理を行う機能が中心です。給与システムは給与計算と給与明細配布に特化しています。それぞれに機能は異なりますが、多くの場合、それぞれのシステムが連動しながら動作しています。

    人事システムについて詳しく知りたい方は「 人事システムとは?できることやメリットを具体的に解説」をお読みください。

    HR Brainは、誰もが簡単に使用できる人事システムです。HR Brainについてさらに詳しく学びたい方のために「 HR Brain導入事例集」をご用意しているのでぜひご活用ください。

    大企業、中小企業、小規模事業者における考え方の違い

    給与システムは企業規模に合わせて選ぶ必要があります。大企業のうち特に上場企業であれば、会計処理を適切に行う給与システムと経理システムを連動させたERPシステムが主流です。中小企業では大規模なシステムが不要なため、独立した給与システムが導入されている場合が多いでしょう。また、小規模事業者であれば反対に人事機能が統合されたシステムが必要です。人事システムと勤怠システムと給与システムが1つにまとまったものが好まれます。

    クラウド型給与システムのメリット

    クラウド型給与システムのメリット

    最近では、人事でもデジタルトランスフォーメーション(DX)が進んでいます。そのため、給与業務でも簡単に導入できるクラウド型給与システムが導入されるようになりました。。クラウド型給与システムには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

    デジタルトランスフォーメーションについて詳しく知りたい方は「 デジタルトランスフォーメーションはなぜDX?意味や定義、事例を解説」をお読みください。

    複雑な計算作業を自動化できる

    給与業務で最も手間がかかるのが給与計算です。給与計算は、企業によって独自のロジックがあるだけでなく、さらに場合によっては従業員単位で計算方法が異なることもあるでしょう。例えば合併を繰り返したある企業では、合併前の会社の給与計算方法が複数残っている場合があります。合併元の企業ごとに賞与計算のやり方やインセンティブ設計が異なっているなど、複雑な計算ロジックが存在していました。こうした複雑な計算ロジックにより、実際に給与の支払いミスも発生していました。そこで給与システムを導入したところ、計算ミスが大幅に削減されたそうです。最近のクラウド型給与システムは、こうした複雑な計算作業の自動化に対応しています。そのためクラウド型給与システムを導入するだけで、給与計算作業の工数を大幅に減らすことも可能です。

    人的エラーを大幅に削減できる

    給与計算業務は人事業務の中でも特に間違えてはいけない業務の1つです。万が一、給与計算を間違えてしまった場合、従業員のモチベーションが低下するだけではなく、会社の信用低下にもつながります。過去には給与の支払いミスにより、従業員からの訴訟が起こったケースもあります。人的エラーが許されない給与計算業務だからこそ、作業を自動化できる給与システムを利用するべきでしょう。

    タイムカードと連携できる

    日本では、労働時間を基準にした賃金支払いが法律で定められています。法定労働時間をオーバーした場合、企業は時間外手当(残業代)を支払わなければなりません。そのため、勤怠管理は給与を決める重要な情報です。しかし、タイムカードから手動で勤怠情報と給与情報を連動させるのは簡単なことではありません。クラウド型給与システムでは、勤怠管理システムと給与システムを連動させて自動的に給与計算ができるようになっています。

    【組織規模別】代表的なクラウド型給与システムまとめ

    【組織規模別】代表的なクラウド型給与システムまとめ

    給与システムの中には企業で多く使用されているものがあります。そこで、代表的なクラウド型給与システムをご紹介します。

    大企業向け:ラクラス

    近年、大企業で多く使用されているのがラクラスです。 ラクラスは人事統合システムとして、従業員からの書類提出から給与計算、年末調整まで幅広い業務に対応しています。さらにはアウトソーシングサービスも提供されているため、給与計算業務を外注することも可能です。特に大規模な企業における給与計算業務の効率化におすすめのシステムです。

    中小企業向け:ADPS

    中小企業で最も多く使用されていると考えられるのが、カシオヒューマンシステムズの「 ADPS」です。給与計算ソフトの先駆けとも言われ、計算機メーカーであるカシオの事業として30年以上前から提供されてきました。もともとはオンプレミス型でしたが、最近ではクラウド型も用意されています。既存のADPSからクラウド型へ乗り換える際の選択肢としておすすめです。

    小規模事業者向け:SmartHR

    最近、注目を浴びているクラウド型給与システムが「 Smart HR」です。非常に簡単に導入でき、操作も簡単なのでITが苦手な人事担当者でも扱うことができます。さらに給与計算だけではなく、人事情報の登録や従業員サーベイまで幅広い業務に対応しています。従業員数30名までなら、最低限の機能を無料で使えるプランもあります。また、人事システムであるHR Brainと連携できますので、HR BrainとSmart HRの両方を導入すれば人事業務をさらに効率化できるでしょう。小規模事業者に特におすすめの人事システムです。

    【組織規模別】クラウド型給与システムの導入方法と手順

    クラウド型給与システムの導入方法

    最後にクラウド型給与システムの導入方法を解説します。

    1.大企業、中小企業、小規模事業者、組織の規模別に何を考える必要があるか?

    まずは自社の規模を考え、最適なソリューションを検討します。クラウド型給与システムの多くは、従業員数によって月額料金が決まります。また、ラクラスのようにアウトソーシング機能を提供する事業者もいます。給与システムの料金と社内の作業工数やコスト削減の観点から、単に給与明細をWEB化したいだけなのか、給与計算業務を自動化したいのか、あるいは給与業務自体を外注したいのか、具体的に検討しましょう。

    2.自社の計算ロジックを確認する

    給与計算業務で最も重要なのが自社の給与計算ロジックです。自分の会社の計算方法が一般的だと考えていると、意外と落とし穴にはまることがあります。実は給与計算ロジックは企業によって異なるものです。例えば企業によっては、基本給と手当に加え、何らかのインセンティブを給与に加えている場合もあります。こうした計算方法を予め確認することは、給与システム導入に不可欠な作業です。

    3.計算ロジックにあった製品を選定する

    自社の給与計算ロジックを整理したら、計算ロジックに対応できる製品を選定しましょう。計算ロジックによっては、選べる製品が限られてくる場合もあります。また、計算ロジックに合わない製品を選んでしまうと給与支払いができなくなる恐れもあります。製品選定は慎重に行いましょう。

    4.トライアル導入する

    給与計算はミスが許されない業務です。そのため、なるべく長いトライアル期間を設けましょう。トライアルでは給与計算にエラーが発生しないかどうか、あらゆる角度から検討を行うべきです。また万が一、システムが使えなくなった場合に備えてバックアップ方法も検討しておきましょう。

    5.導入する

    導入までの懸念点が解消できたら、いよいよ導入です。導入にあたっては、ベンダーと人事担当者、そしてIT担当者がチームを組んでプロジェクト形式で導入を進めましょう。特にIT担当者との連携は重要です。IT担当者が給与システムを理解していれば、万が一、トラブルがあった際にすぐにサポートしてもらえます。

    給与システムの導入は慎重に

    最近、テレワーク導入に伴って人事部でも業務のIT化が進んでいます。その一環で給与システムをクラウド型に変更する企業も多いでしょう。

    しかし、給与計算業務は従業員のモチベーションに関わるとても重要な業務です。給与システムの切り替えは特に慎重に検討しましょう。

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    HR大学 編集部

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