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離職票手続きや離職証明書の書き方を解説!離職理由の記入例付き

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離職票手続きや離職証明書の書き方を解説!離職理由の記入例付き

目次

    離職票を退職者や退職予定の従業員から依頼された場合、人事はすぐに対応する必要があります。離職票は退職者の失業給付金申請に必要な重要書類です。

    この記事では人事・労務管理で必要な「離職証明書」の書き方や「離職票」の手続き方法、注意点を解説しています。

    離職票とは

    離職手続きや離職証明書の書き方

    離職票(雇用保険被保険者離職票)とは離職者が、失業給付金(求職者給付の基本手当)を受け取るために必要な書類のひとつで、国から発行される公的書類です。

    人事より退職した従業員へ渡します。この書類は、退職日に渡すことができないため後日退職者に取りにきてもらうか、郵送で渡す必要があります。

    手続きが遅れると罰則もありますので迅速な対応が必要です。

    以下離職票の種類など詳しく説明します。

    離職票と離職証明書の違い

    「離職票」は退職者が、「離職証明書」は会社がハローワークに提出する書類です。

    従業員が退職した場合、人事では「離職証明書」(雇用保険被保険者離職証明書)と「雇用保険被保険者資格喪失届」をハローワークに提出します。

    ただし従業員が次の転職先が決まっているなど離職票が必要ない場合、離職証明書提出の必要はありません。

    この後ハローワークから離職票が会社宛に発行され、通常人事より退職者へ郵送することになります。

    離職票と離職証明書は混同されやすいのですが、離職票をハローワークから発行してもらうための書類が離職証明書です。

    離職票の種類

    離職票には「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類があります。通常「離職票-1」「離職票-2」と呼ばれます。

    「離職票-1」の用紙で雇用保険の資格喪失の記載があり、振込先となる金融機関が指定できます。
    「離職票-2」の用紙には「退職理由」と「退職直前6ヶ月の給与」などが記載されています。

    退職した従業員は、この2つをセットでハローワークに提出する必要があります。
    「離職票-1」の個人番号や銀行口座などは退職者本人が記入するため、人事では記入しません。

    離職票の記入例は以下のサイトをご覧ください。
    「離職票-1」:
    https://www.hellowork.mhlw.go.jp/doc/info_1_e2_01.pdf
    「離職票-2」:
    https://www.hellowork.mhlw.go.jp/doc/info_1_e7_01.pdf 

    離職票が必要な理由

     離職票は、退職者が失業給付金申請に必要な書類です。退職者本人が失業手当を受け取らない、転職先が決まっているなどの場合は必要がありません。

     また失業給付金を受け取るには、離職以前の2年間で雇用保険の加入期間が1年以上あるなどの条件があります。退職者によっては対象にならない場合があります。

    離職票が必要な場合は大きく以下の2つです。

    • 退職者本人が失業給付金を受け取るために申請をしてきた場合
    • 59歳以上の従業員の場合

    59歳以上の従業員に関しては必ず交付手続きをしてください。59歳以上の従業員の場合、60歳になったときに次の会社で「六十歳到達時等賃金証明書」をハローワークに提出しなければなりません。

    また退職時に従業員より「必要ない」と言われていても、離職後に本人から交付の請求がある場合があり、すぐに対応する必要があります。

    離職票を取得する方法

    離職票を取得する方法

    離職票を取得する方法を解説します。

    まず人事からハローワークへ離職票発行依頼をするための「離職証明書」の用紙を取得しておく必要があります。

    離職証明書は以下のような3枚綴りの「複写式」なため、直接ハローワークに行かなければ取得することができません。

    <離職証明書>

    • 離職証明書(事業主控)
    • 離職証明書(ハローワーク提出用)
    • 離職票-2

     もしくは電子申請を取り入れると業務効率が上がります。電子申請は2020年4月から資本金・出資金の額または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超えるなど、特定の法人に対して義務化されました。

    まだ対象でなくても、今から準備しておくことをおすすめします。
    電子申請に関する詳しい方法は、以下のサイトをご覧ください。
    https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/help/guide/procedure/

    ここからは、電子申請ではなく、通常申請の場合を紹介します。人事からハローワークへ「離職証明書」と離職者の雇用保険脱退に必要な「雇用保険被保険者資格喪失届」を同時に提出します。提出すると、ハローワークより離職票が送られてきます。

    「雇用保険被保険者資格喪失届」はインターネットから用紙をダウンロードすることが可能です。

    以下、退職者から離職票の発行依頼がきたところから手順を説明します。

    手順1.退職者が会社へ依頼

    退職予定の従業員から人事に離職票発行の依頼がきます。
    退職予定の連絡が入ったら、本人から依頼がなくても人事から退職予定者に離職票の発行は必要かどうかを確認しておくとよいでしょう。「離職票」を知らない場合も多いためです。

    手順2.会社が離職票を作成

    人事で「離職証明書」に必要事項を記載後、退職予定の従業員にも必要箇所に記入・捺印してもらい返却してもらいます。

    手順3.ハローワークへ提出

    人事から「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」をハローワークへ提出します。手続きには労働者名簿、出勤簿(タイムカード)、賃金台帳、辞令及び他の社会保険の届出(控)、退職理由を確認できる退職届などが必要になります。

     雇用保険の被保険者でなくなった日の翌日から10日以内と期限が決められているので、注意しましょう。期日までに離職証明書の提出を怠ると雇用保険法違反です。違反すると6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という、重い罰則が科せられる可能性があります。

    手順4.会社が離職者へ送付

    ハローワークより「離職票-1」と「離職票-2」が発行され、会社宛に送られます。
    人事から退職者へ手渡し、または郵送する必要があります。

     郵送の場合が多いため事前に郵送用の封筒を用意し、退職前に本人に送付先を記入しておいてもらうと、人事側でのミスや時間を減らすことができます。

    離職証明書及び離職票の書き方と記入例

    離職証明書と離職票の書き方と例

    離職証明書の書き方を解説します。

    離職証明書左ページの書き方と記入例

    離職証明書は人事で記入します。離職証明書は3枚複写になっており、1枚目は事業主控えです。離職証明書は左右ページがあり、左ページには、賃金を支払った基礎日数や各月の賃金額などを記入し、右ページには退職理由を記入します。

    左ページ記入方法 

    1. 「被保険者番号」に雇用保険被保険者番号記入。
    2. 「事業所番号」に雇用保険事業所番号記入。
    3. 「従業員氏名」に従業員の氏名を記入。
    4. 「離職年月日」に退職年月日を記入。
    5. 「事業所」「事業主」に、事業所の名称、所在地、電話番号、代表者氏名を記入。ゴム印で代用できます。
    6. 「離職者の住所又は居所」に、従業員の住所、電話番号を記入。たまに退職者の希望で、新しい引っ越し先の住所を記載するように頼まれる場合があります。これは失業給付に必要な手続きが「居住地の管轄するハローワーク」でのみ行われるためです。希望があった場合は、新住所を記載します。
    7. 2枚目のハローワーク提出用に事業所の丸印の押印をします。
    8. 「被保険者期間算定対象期間」に、離職日から1ヶ月ずつさかのぼり記入していきます。賃金支払い基礎日数が11日以上ある月が12ヶ月以上ある場合に、雇用保険の失業給付を受けることができます。1年未満では対象になりません。10日以下の場合は該当月を除いて記載を進めます。 また期間中に産休・休業・海外勤務などの理由で、継続して30日以上賃金が支払われない状況がある場合も、該当月を記載する必要はありません。
    9. 各月の賃金支払い基礎日数を記入します。
    10. 「賃金支払い対象期間」に、給与の締め切り日から1カ月ずつさかのぼり記入します。次項の基礎日数が11日以上となる月が6カ月以上あれば、それ以前の記載は省略できます。また締日を迎えずに退職をした場合は、「前月分の締日~離職日」を記載し、次項の基礎日数を減らします。「賃金支払基礎日数」と日数は異なることになりますが、問題ありません。
    11. 各月の離職者の賃金支払い基礎日数を記入します。有給休暇・休日出勤や半日出勤も1日として計算をします。
    12. 「賃金額」に各月に支払われた賃金額を記入します。月給制の場合はA欄、日払いや時給制の場合はB欄に記入。
    13. 「備考」には欠勤や休業手当の支払いなどがあった場合に記入します。
    14. 毎月支払われる賃金以外で支払った賃金について記載します。特別な賃金は「3カ月以内の期間ごとに支払われるもの」という規定があります。

    離職証明書右ページ書き方と記入例

    右ページの書き方を紹介します。

    右ページ記入方法

    1. 退職理由から該当するものに印をつけます。
    2. 退職理由を具体的に記入します。
    3. 離職者に確認して署名捺印してもらいます。2箇所あるため漏れのないようにしましょう。

    右側には主に従業員の退職理由を記載する項目になっています。人事で記入した後に、退職者に記載内容を確認してもらい署名と捺印をしてもらいます。

     賃金は残業代、交通費を含みますが、賞与や退職金は含みません。(※税金・社会保険料などを差し引く前の金額です。)

     離職証明書提出後、離職票がハローワークより会社宛に発行されます。 

    離職票・離職証明書を書く際の注意点

    離職票と離職者証明書を書く際の注意点

    離職票・離職証明書に関する注意点をご紹介します。

    離職者側が気をつけること1

    離職者が気をつけるポイントは、離職証明書を人事から受け取ったら、すぐに内容を確認することです。特に、勤務年数や離職日、賃金などは重要なポイントです。失業給付金の支給開始日や金額に影響します。

     見落としがちですが、「退職理由」が間違っていないかも確認しましょう。

    特に大企業の場合は離職者も多く、人事も従業員の顔や退職理由まですべて把握していません。流れてきた書類を捌くことになるため、資料の添付ミスなどで記入ミスが起こることもあります。

    確認したら署名・捺印して人事へ返却します。

    後日送られてくる「離職票」でも記載に間違いがないか、再度確認しましょう。

    離職者側が気をつけること2

    退職後退職者の手離職理由は以下の一覧から選び記入します。

    具体的な記載欄には「会社都合により退職」、「一身上の都合により退職」でも可能ですが、理由が明確にある場合は、より具体的に書くとよいでしょう。

    例:

    • 親の介護にともない退職
    • 病気療養のため退職
    • 家族の転勤にともない退職
    • 復学のため退職

    など

    離職理由によって用意する資料も変わりますので注意してください。先に述べた資料以外に必要な書類を記載します。

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    手元に「離職票」が届いたらすぐにハローワークに行き、自分で手続きをすることが必要です。

    「離職票-1」の個人番号はハローワークで記入します。銀行口座の記載も必要ですので、準備しておきましょう。

    企業側が気をつけること1

    離職者から離職票発行の相談を受けた場合は、即対応しましょう。できれば常に「離職証明書」を用意しておき、連絡を受けたらすぐに人事に印鑑を持ってきてもらう日時の約束をするのがおすすめです。

    退職者が人事から遠い部署の場合は社内便や郵送を使うことになり、日数が掛かります。離職まで日数がない場合はより注意が必要です。

    離職者は有給が残っていることが多く、すぐに有給消化に入ってしまう人も少なくありません。もしくは円満退社でない場合、引き継ぎや手続きなどを放棄して連絡が取れなくなってしまうこともあります。その場合人事が振り回されることになります。

    離職者が会社にいる間にできるだけ迅速に書類に記入してもらうだけで、人事の負担が変わってきます。

    企業側が気をつけること2

    従業員が時短勤務をしていた場合、理由により失業給付金の金額が変わります。

    育児や介護などによる時短勤務の場合は、実際に支払われていた賃金に基づいて失業給付の基本手当が決定されます。

    倒産や解雇などの理由で退職した場合で時短勤務の期間がある場合は、特例が適用されます。

    休業開始前または勤務時間短縮措置を講じる以前の賃金日額によって、基本手当の日額が算定されます。

    提出時には「雇用保険被保険者短縮措置等適用時賃金証明書」の添付が必要です。

    【まとめ】労務管理の効率化・迅速化はシステム導入で簡単に

    離職票の発行手続き方法および、離職証明書の書き方を紹介してきました。

     手順で説明しましたが離職証明書には退職者の確認と押印が必要になります。できれば離職証明書への記載は退職前に済ませておけると、お互いにトラブルも少なくすみますね。

    できるだけ早く離職証明書を用意できるような体制作りがおすすめです。

     そんな退職手続きの効率化、迅速化のためにも労務管理にシステムを導入してみてはいかがでしょうか?

     先にも述べましたが、政府は電子申請を大企業に義務化しました。今後大企業に限らず、随時電子申請が広がっていくことでしょう。

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    HR大学 編集部

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