テレワークのコミュニケーションの工夫12選！在宅勤務で成功するコツ

テレワークでは、雑談だけでなく、業務に関わるコミュニケーションも不足しがちである。また文字のみのコミュニケーションは誤解も生じやすい。在宅勤務でも円滑なコミュニケーションを豊富にとるために工夫できることを個人、企業、アイテムの三方向から紹介。

オフィスに毎日出社するワークスタイルから、在宅勤務という新しいワークスタイルに変化した今、コミュニケーションのとり方も大きく変化させる必要があります。ここでは、在宅勤務でのコミュニケーションは、どのような点に注意すべきが説明します。

在宅勤務時はコミュニケーションの不足に注意が必要です。サイボウズは「テレワークのコミュニケーション」で、在宅勤務時に職場の人とのコミュニケーションをとる時間の長さについて調査しています。コミュニケーションの時間が「業務に関わるもの」では、 1日あたり「30分未満（0分含む）」が61.6%、 「業務に直接関わらないもの」では「0分」が42.4%という結果でした。雑談などの業務に直接関わらないものはもちろん、業務に関わるコミュニケーションの時間もとても少ないことがわかります。在宅勤務時のコミュニケーションは意識しないと不足してしまうため、工夫していく必要があります。

メールやチャットの場合、表情や声のトーンで細かいニュアンスが伝えられない分、ミスコミュニケーションが増える恐れがあります。在宅勤務では、文字のみのやり取りが増えるため、誤解をされないための工夫が必要です。

Web会議の際の周りの環境にも注意が必要です。逆光の状態でWeb会議を行った場合、顔が暗く見えてしまいます。このような状況だと、せっかくビデオをオンにしているにも関わらず、相手はこちらの表情を確認できません。また、周囲の雑音を拾ってしまいWeb会議の会話を妨げてしまう場合もあります。できるだけ円滑にコミュニケーションをとれる環境を整えましょう。

上述のようにテレワークのコミュニケーションには注意すべき点があり、工夫が必要なことがわかりました。ここからは、具体的な工夫の内容について紹介します。まずは、個人でできる工夫です。

チャットやメールは、冷たい印象になりがちです。相手に誤解を与えないように文字でも感情を表現するように工夫しましょう。

・絵文字や「！」「〜」などを活用する

記号をうまく使うと文面の印象が変わります。「了解です。」よりも「了解です！」と「！」を使うほうが前向きな印象になりますし、「了解です〜」と「〜」を付けると柔らかい印象になります。また、様々な感情を伝えることができる、絵文字を活用することもおすすめです。絵文字の使用が肯定される社風ではない場合、使いづらいこともあるかもしれませんが、使える場面ではぜひ活用しましょう。

・肯定的な表現を心がける

文字のみのやりとりでは、細かいニュアンスが伝わりづらくなります。軽い注意のつもりが、相手は強い叱責と感じてしまうこともあります。そのため、肯定的な表現を心がけると良いでしょう。例えば、「〇〇しないでください」という否定的な表現よりも「△△にしたほうがいいですよ」というように、より良い方法を提案する肯定的な表現にした方が、相手に柔らかく気持ちを伝えることができます。

テレワークで文字のコミュニケーションが多くなると、解釈の間違いによってミスコミュニケーションが生じてしまうことがあります。そのため、文章が長かったり複雑な場合は、まず解釈の確認をすることをおすすめします。相手の意見を要約し、自分がとらえた解釈を相手に確認しましょう。最初に解釈を合わせれば、誤解によるミスコミュニケーションを防ぐことができます。

テレワークでは、コミュニケーションをとりやすい雰囲気をつくるために、できるだけ早くレスポンスを返すことが大切です。たとえば上司がメンバーからチャットで質問を受けたとします。上司が忙しくて数日レスポンスを返さなかった場合、上司の忙しい状況が見えない分、メンバーは「何か怒らせてしまったのか」「質問をしてはいけなかったのかな」など不安な気持ちを抱いてしまう可能性が高くなります。質問や相談ごとをしづらい雰囲気も生まれてしまうため、「〇〇の後で確認します」など一言でもすぐにレスポンスを返しましょう。行動に対してすぐ反応があれば、テレワーク下での「心理的安全性」も保たれやすくなります。

心理的安全性についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
関連記事：「心理的安全性が高い組織を作るには？測定方法や対策をチェック」

テレワークのコミュニケーションを活性化させるために、企業ができる工夫を紹介します。

テレワークが浸透する以前は、職場で雑談をすることや絵文字を使うことは、否定的にとらえられることが多かったのではないでしょうか。しかし、テレワークという働き方では、雑談はコミュニケーションを増やすためにとても重要な役割を担っています。また、チャットでの絵文字も、感情が表現しづらいテレワークの中で、様々な感情を伝えることができる貴重なツールです。「新しい働き方」を受け入れるにあたり、企業として、これまでの社風を変えていくことも必要です。

テレワークと雑談の関係性をさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
関連記事：「テレワークの雑談は重要！在宅勤務のコミュニケーションを活性化する方法」をご覧ください。

テレワークが増え、直接対面する機会が減ってしまうと、上司からの指示という一方的なコミュニケーションに偏ってしまう可能性があります。意識的に双方向のコミュニケーションの時間を取るために、1on1ミーティングを行うことがおすすめです。メンバーのメンタルヘルスの状態を定期的に確認するためにも、テレワーク導入と並行して、1on1ミーティングを施策を取り入れていくと良いでしょう。

1on1ミーティングについてさらに詳しく学びたい方のために「1on1ミーティング入門書」をご用意しているのでぜひご活用ください。

十分なコミュニケーションは、孤独感を無くしたり、ミスコミュニケーションを防ぐだけでなく、人事評価への納得感や仕事への意欲も引き出します。このようなコミュニケーションの重要性について、従業員に教育することも大切です。

・コミュニケーションが人事評価の納得感に大きく影響

リクルートマネジメントソリューションズによる「テレワーク環境下における人事評価に関する意識調査」では、直近の自分の人事評価を「あらかじめ設定した目標の達成度合いによって評価された」と答えた人を、結果の納得感が高い群と低い群に分けて分析したところ、「目標設定において、納得いくまで上司と話し合えた」で、最もポイント差が大きく出ました（差30.9ポイント）。

つまり、十分に上司と話し合えたと思えることが、納得感に強い影響を与えたと考えられます。また、上司が「目標の進捗状況を気にかけて、アドバイスや支援をしてくれた」「目標に対して良い仕事をしたときに認めたり、褒めたりしてくれた」「チーム内で目標を共有し合い、上司・同僚と協力しながら仕事を進められた」という、日常的な目標遂行のサポートの有無も、納得感の高い群と低い群の差が大きく出ました。

・コミュニケーションが与える影響を従業員に教育する

上記の結果から、コミュニケーションは人事評価の納得感にも大きな影響を及ぼすことがわかります。コミュニケーションの重要性について、研修などにより、従業員に教育をしていくことも大切です。また、コーチングなどコミュニケーションのスキルについての教育もしていくと良いでしょう。

自宅では、Web会議に最適な環境を作るのが難しい場合もあり、うまくコミュニケーションが取れないこともあります。そのストレスを軽減してコミュニケーションを円滑にできるアイテムをご紹介します。

「注意すべきこと」の項目でも挙げましたが、Web会議で顔が暗くなってしまうと、相手はこちらの表情を確認できません。逆光になる場所を避けられれば良いですが、部屋のつくりなどによって、難しいこともあると思います。その場合は自分の顔を直接照らすWeb会議用のライトを準備してみてはいかがでしょうか。「リングライト」というリング状のライトは、被写体全体に光が当たるため、影ができにくく自然に明るくすることできます。

在宅でWeb会議している時に、家族やペットの声や入ってしまう、などの問題がある場合は、ノイズキャンセリング機能搭載のヘッドセットを用意すると良いでしょう。ノイズキャンセリングとは、周囲の声や機械音などの騒音を軽減する機能のことです。これによって、自分の周囲に騒音や雑音が発生しても取り除き、相手にクリアな音声を届けることができます。

Web会議の際、自分の部屋の様子を見られることが気になってビデオをオンにできない、ということもあるのではないでしょうか。Web会議ツールによってはバーチャル背景を使うこともできますが、背景に家具や物などが写ると、うまく自分だけをくり抜けない、ということもあります。グリーンスクリーンを使うとバーチャル背景の精度を上げてくれます。バーチャル背景が非対応の場合でも、そのまま目隠しとして使えます。単独のスクリーンタイプのほか、椅子の背もたれに取り付けられるタイプもあるため、自分が使いやすいものを選ぶと良いでしょう。

テレワークで円滑にコミュニケーションをとる工夫をご紹介してきました。個人でできる工夫については、すぐにできることばかりなので、ぜひ試してみてください。企業ができる工夫については、すぐには対応が難しいかもしれませんが、少しずつ取り入れてみましょう。効果については、データの記録・分析によって確認することができます。

HRBrainは、1on1での面談内容についての記録、従業員のコンディションチェックのほか、人事評価などの様々な人材データの分析もカンタン・シンプルに運用することができます。

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