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退職証明書とは?もらえない時の対処法から書き方や発行のタイミングまで

退職証明書の書き方と発行

退職証明書とは?もらえない時の対処法から書き方や発行のタイミングまで

目次

    退職証明書は、会社を退職した従業員から請求があった場合に会社が発行する証明書です。従業員の転職先から求められたり、公共の手続きで使用したりと、様々な用途で使用されます。

    今回は、退職証明書の書き方や発行のタイミングについてわかりやすく解説します。

    退職証明書とは?

    退職証明書とは

    退職証明書とは、従業員が退職したことを会社が証明する書類です。

    原則、従業員からの請求によって発行されますが、会社によっては退職するときに必ず発行する場合もあります。

    離職票と退職証明書の違い 

    従業員が退職するときに発行する書類の中に「離職票」という書類があります。離職票と退職証明書はそれぞれ異なった用途で使われる書類です。

    ・離職票
    離職票は「退職者が失業保険をもらうための書類」です。会社は退職から10日以内にハローワークへ届出し、退職者に発行しなければいけません。

    ・退職証明書
    退職証明書は「退職者が退職したことを会社が証明する書類」です。退職証明書で失業保険をもらうことはできません。また、退職証明書は退職者からの請求で発行する書類で、会社に発行が義務付けられている訳ではありません。

    退職証明書の役割

    退職証明書の役割は大きく分けて2つあります。

    • 国民健康保険と国民年金の手続きに使う
    • 転職先が求めることがある

    それぞれを解説します。

    • 国民健康保険と国民年金の手続きに使う

    会社を退職すると、退職者は国民健康保険と国民年金の加入手続きをする必要があります。離職票でも証明書として手続きはできますが、発行までに1週間~2週間かかることがあるため、早めに手続きをしたい退職者から退職証明書を求められることがあります。

    • 転職先が求めることがある

    転職先が決まった際に、転職先の会社から退職証明書を求められることがあります。これは、退職の事実確認と履歴書に書かれた退職理由の整合性を確認するためです。

    退職証明書の発行

    退職証明書の発行

    退職証明書の発行は法律で義務付けられています。もし退職者から請求があったのにもかかわらず、発行しなかった場合は違法になるので注意が必要です。

    ここからは、退職証明書の法律と発行について詳しく解説します。

    退職証明書の発行は法律で定められている

    退職証明書の発行は労働基準法22条1項で定められており、会社は従業員から請求された場合は、拒否できません。請求を拒否した場合には、労働基準法違反となり会社側に罰則が科される可能性があります。

    もらえないことはあるのか?

    原則、退職者から請求しなければ退職証明書はもらえません。もし請求しても会社からもらえない場合は、法律上義務であることを伝え、発行してもらいましょう。

    退職証明書はいつ発行するのか

    退職証明書は法律で「遅滞なくこれを交付しなければならない」と定められているため、会社側は早急に発行しなければいけません。

    申請期限

    退職証明書を発行できる期限は「退職してから2年以内」と定められています。退職して2年を経過してから請求をしても発行されない恐れがありますので注意しましょう。

    退職証明書の書き方と記載事項

    退職証明書の書き方と記載事項

    ここからは退職証明書の発行する側が確認しておきたい、書き方や記載事項について解説します。

    退職証明書は以下の項目の中で退職者が希望する項目のみ記載することになっています。

    • 使用期間
    • 業務の種類
    • その事業における地位
    • 離職以前の賃金
    • 退職事由

    それぞれを詳しく解説します。

    使用期間 

    会社に勤務していた期間を書きます。試用期間を含めるかどうかは会社によって異なるため、確認してから記載しましょう。

    業務の種類

    どのような業務に就いていたのかを書きます。たとえば、「営業職」「事務職」などです。

    その事業における地位

    最終的な役職名を書きます。たとえば「部長」「課長」などです。過去に経験した役職は書きません。退職時の役職を書きましょう。また、役職が無い場合は「一般職」で問題ありません。

    離職以前の賃金

    離職以前の賃金は月給だけを書くか、年収を書くかは会社次第です。金額は社会保険や税金を控除する前の支給額を書きましょう。

    退職事由

    退職理由は「自己都合」「契約期間満了」「定年」「解雇」などです。事実と異なる退職理由を書かないように注意しましょう。

    退職証明書の作成における注意点

    退職証明書の書き方

    退職証明書の作成においては注意点がいくつかあります。
    ここからは、担当者が作成する際の注意点をご紹介します。

    本人希望項目以外の記載禁止 

    退職者が希望していない項目は必須項目であっても記載してはいけません。たとえば「退職日だけを証明したい」と希望していれば、退職日以外は記載することはできないということです。

    利用用途は退職者の自由

    退職証明書を請求した退職者に対し、会社側が利用用途に応じて発行を拒否することはできません。退職証明書の利用用途は退職者の自由とされています。

    退職日以後が原則

    退職証明書の発行は法律で「退職した場合において」定められているため、退職日以後が原則です。

    ただし、実務上においては退職前に準備をしておいて、退職日当日に本人へ渡すことも可能です。

    【まとめ】退職証明書は請求があれば必ず発行が必要

    退職証明書は退職者の請求があれば必ず発行しなければいけません。
    また、記載する項目は退職者が希望する項目のみです。

    法律を守って運用するよう心掛けましょう。

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    HR大学 編集部

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