テレワークの上手なやり方を部署別で解説！これから始める人の手引き

初めてのテレワークのやり方を解説。在宅の場合は、パソコンや机•椅子などの備品の費用負担先の確認が必要。情報漏洩にも注意。テレワークでの会議や一人作業での注意点も紹介。経理、事務職、営業、人事の各部署別のテレワークのやり方も紹介。

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。近年、各企業での導入が加速しています。導入の背景となっているのは何でしょうか。また、テレワークのメリット・デメリットについても紹介します。

現在の日本は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や、「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの課題に直面しています。このような課題の解決策の１つとして、テレワークが注目され始めました。また、コロナ禍もテレワークを加速させる大きな要因となりました。

テレワークのメリット・デメリットは以下が考えられます。

【テレワークのメリット】

1. 優秀な人材の確保
2. 災害時やパンデミック時等の事業継続性
3. オフィスコスト削減
4. 企業イメージの向上
5. ワークライフバランスの向上
6. 通勤にかかる負担の軽減

【テレワークのデメリット】

1. 情報漏洩のリスクが高まる
2. 部下のマネジメントが困難になる
3. 労働時間管理が煩雑化する
4. 従業員間のコミュニケーションが希薄になる

このように企業と従業員の双方に多くのメリットがある一方、お互いが見えない場所で仕事をすることによるデメリットも発生します。

テレワークを始めるにあたって、机や椅子などの備品の他、パソコン、インターネット環境などが必要になります。これらが会社負担（貸与）となるのか、従業員の個人負担となるのかは事前にルールを定めておくといいでしょう。また、テレワークを行うためのコミュニケーションツールや管理ツールなどのソフトやサービスの導入も必要です。

厚生労働省は、自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備のポイントを以下のようにまとめています。
（※出典）厚生労働省「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備」より

上記のような作業環境が最も望ましいですが、自宅でテレワークを行う場合、これだけの条件をそろえることはなかなか難しいのではないでしょうか。その場合、机と椅子だけでも身体に合ったものを用意することをおすすめします。使うもので疲労の度合いが大きく違ってきますので、机と椅子の選び方、調整の仕方をご紹介します。

【机の選び方】
床からの高さが概ね65～70cm。高さを調整できる机を選ぶ場合は、60～72cmの範囲で調節できるものが望ましい。

【椅子の選び方】
座面の高さを自分の体格に合わせて調節でき（通常、床から37～43cmの範囲）、背もたれ付きのもの。机に腕を乗せることができない場合は、適当な長さの肘掛けを持つ椅子を使うのが望ましい。

【机と椅子の高さの調整の仕方】

• 机の高さが調節できる場合は、椅子を身体に合わせて調節し、次に机を適切な高さに調節する。

• 調節できない場合は、机が適切な高さになるように椅子を調節し、必要に応じて足台などで椅子の高さが身体に合うように調節する。

• 机の高さの目安は、作業する姿勢で上腕を垂直にし、肘を90度程度に曲げた時、キーボードに自然に手指が届くくらいが望ましい。

• 椅子に深く腰をかけて、足の裏側全体が床または足台に接するようにする。また、椅子と大腿部との間に、手指が押し入る程度のゆとりを持たせる。

（※出典）富士通株式会社「パソコンを使う時の姿勢」より

テレワークに必要なコミュニケーションツールや管理ツールなどについては、情報セキュリティに配慮したシステムを準備することが必要です。日本テレワーク協会が、「テレワーク関連ツール一覧」や「中堅•中小企業におすすめのテレワーク製品一覧」を紹介していますので、参考にするとよいでしょう。

テレワークを始めるにあたって、その注意点やリスクを知っておくことも大切です。

・会議での注意点

テレワークでの会議はWEB会議となります。WEB会議ツールにはZoomやGoogleMeetなどがありますが、ツールによって使い方が異なります。初めて使うツールの場合は、必ず事前に使い方を確認しておきましょう。また、WEB会議では、周囲の音を拾ってしまうことが多くなります。もし窓の外から聞こえる車の音やペットの鳴き声など、周囲の音が大きい場合には適宜ミュートを使いましょう。ヘッドセットがあると雑音が入りにくく、小さな声でも会話ができて便利です。

・一人作業での注意点

テレワークでの一人作業は集中できる一方で、うっかり会議の開始時間を忘れてしまったり、休憩も取らずに何時間も椅子に座りっぱなしだったということも発生します。アラームをセットするなどでうまく時間管理をするようにしましょう。

デメリットにも挙げましたが、テレワークの最大のリスクは情報漏洩です。セキュリティ対策が十分に施されたオフィス環境とは異なり、テレワーク環境での情報資産は、ウイルス感染やサイバー攻撃、テレワーク端末や記録媒体の紛失・盗難、通信内容のぞき見等の脅威にさらされやすいといえます。自社内でセキュリティルールを策定するほか、従業員への教育や啓発活動が必要です。総務省は「テレワークにおけるセキュリティガイドライン」を発行しています。ぜひこちらも確認にしてください。

テレワークの問題点をさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
関連記事：「テレワークの問題点とその解決策。問題を解決した企業事例を紹介」をご覧ください。

最後に、業務内容によって適したテレワークのやり方やアイディアを紹介したいと思います。

商談や打ち合わせのための訪問をWEB会議で行うことで、移動時間の削減が可能になります。対面で商談を行う場合でも、朝はWEB会議で朝会に参加後に自宅から客先へ直行し、営業事務も外出先で完結して直帰するなど、テレワークを利用すれば、移動時間が削減でき、柔軟且つ効率的な営業活動が可能です。

事務職はリモートワークに向いている職種と言われますが、紙を使った作業が多い場合は、電子データ化をするなど作業の見直しが必要です。封書の開封など、どうしても出社が必要な作業がある場合は、出社担当のローテーションを組むなどで対応をしましょう。

経理業務は紙での作業が多く、テレワーク化が難しいと言われます。テレワーク化するには、これまでオフィスで行っていた手作業を見直す必要があります。

・伝票の電子化
出入金伝票などの書類をファイリングしてオフィスに保管している場合は、クラウドサービスを用いれば、発行から保管までがペーパーレスで完了します。専用のソフトや、自社のサーバーを準備する必要はありません。

・クラウド会計ソフトの導入
請求書の発行や支払い、帳簿への記帳といった日々の経理業務は、クラウド会計ソフトの導入でスムーズに行えます。紙を使った手作業に比べて、入力や出力が自動化されるため生産性も上がります。様々な機能が付帯されているものもあるため、自社に合ったものを選びましょう。

テレワーク下では、人事データを一元管理できるクラウドシステムを活用することがおすすめです。クラウド上で一元管理することで人材データや評価データなどをどこでもすぐに確認することが可能です。ペーパーレス化にもつながります。

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