採用管理システム（ATS）とは？導入メリットや選定ポイントを解説

採用管理システム（ATS）とは、応募者情報や選考状況、面接評価などを一元管理するシステムです。複数の求人媒体や人材紹介会社から集まる情報をまとめて管理することで、採用担当者の作業負担を軽減し、選考を円滑に進めやすくなります。

一方、搭載されている機能や連携できるサービス、料金体系は製品によって異なります。自社の採用規模や選考フローに合わないシステムを選ぶと、入力作業が増えたり、十分な導入効果を得られなかったりする可能性があるため注意が必要です。

本記事では、採用管理システムの基本的な仕組みや注目される背景、導入するメリット・デメリットについて解説します。自社に必要な機能や導入目的を整理する際の参考にしてください。

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採用管理システム（ATS）とは、採用の応募受付から書類選考、面接、内定までの情報や進捗をまとめて管理する仕組みです。

採用管理システムを活用すると、求人媒体や人材紹介会社、自社の採用サイトなどから集まった応募者情報をひとつの画面に集約できるため、Excelやメールを何度も確認する負担を減らせます。

担当者や面接官が同じ情報を確認でき、連絡漏れや二重対応を防ぎやすくなる点も特徴です。

採用管理システムが注目される背景には、採用手法の多様化があります。

新卒・中途・アルバイトなど複数の採用を進める場合、求人媒体や人材紹介会社、メールなどに応募者情報が分散しやすくなります。

その結果、転記ミスや連絡漏れが起こり、担当者が不在中には選考状況を確認できなくなるケースも珍しくありません。面接日程の調整や評価の回収に時間がかかれば、候補者への連絡が遅れ、選考辞退につながる可能性もあります。

その点、採用管理システムを導入すれば、応募者情報や選考状況を一元管理し、対応が必要な候補者を把握しやすくなります。採用人数が増えても担当者を増やしにくい企業にとって、作業負担と対応の遅れを減らす手段になるでしょう。

採用管理システムには、情報をまとめて管理できる一方、導入費用や運用負担が生じる側面もあります。

以下のようなメリット・デメリットの両面を把握し、自社の課題に適したシステムを採用することが重要です。

導入前には、自社が解決したい課題と必要な機能を整理したうえで、一部の職種や選考工程から試すことで、実際の運用負担や導入効果を確認しやすくなります。

採用管理システム（ATS）には、求人の掲載から応募受付、選考・結果の分析まで、採用活動を一元的に管理する機能があります。

具体的には、以下のような機能があります。

• 求人情報や応募経路を一元管理する機能

• 応募者情報と選考状況を管理する機能

• 面接日程や応募者との連絡を効率化する機能

• 面接評価や社内の情報共有を支援する機能

• 内定者を管理しフォローする機能

• 採用データを集計・分析する機能

すべての製品が同じ機能を備えているわけではないため、自社の課題を解決できる機能に絞って、必要な機能を備えたシステムを選びましょう。

募集職種ごとの求人情報や、求人媒体・人材紹介会社などの応募経路をまとめて管理する機能です。

職種ごとに仕事内容や応募条件、募集期間、採用予定人数などを登録し、求人の公開状況を確認できます。複数の求人媒体と連携できる製品であれば、各媒体から届く応募者情報を自動で取り込み、応募経路ごとに整理することも可能です。

求人や応募経路を一元管理することで、媒体ごとに管理画面を確認したり、応募者情報を手作業で転記したりする負担を減らせます。また、経路ごとの応募数や採用数を把握しやすくなり、利用する求人媒体の見直しにも役立つでしょう。

候補者の基本情報や応募書類、選考の進捗などをまとめて管理する機能です。

主に、次の情報を候補者ごとにまとめられます。

• 氏名や連絡先

• 履歴書

• 職務経歴書

• 応募職種

• 応募経路

書類選考中・面接調整中・内定などの選考ステータスも設定できるため、それぞれの候補者がどの段階にいるかも確認しやすくなります。

応募者情報をExcelやメールで個別に管理する場合と比べ、情報の重複や更新漏れを防ぎやすい点がメリットです。対応が必要な候補者も把握しやすくなり、連絡漏れや選考の停滞を防ぐことにつながります。

面接候補日の提示や日程確定、応募者へのメール送信などを支援する機能です。

採用担当者や面接官のカレンダーと連携し、空いている日時をもとに候補日を提示できる場合もあります。日程が確定した際の案内や面接前のリマインドを自動で送信できれば、採用担当者が個別に連絡する負担を軽減できます。

応募者とのメール履歴をシステム上に残せる点も特徴です。誰がいつ、どのような連絡をしたかを共有できるため、返信の遅れや二重連絡を防ぎ、候補者対応を円滑に進めやすくなります。

面接官が入力した評価やコメントをシステム上で共有する機能です。

評価項目や評価基準をあらかじめ設定し、面接官が共通のフォーマットへ記録できるシステムもあります。候補者ごとに評価内容をまとめられるため、複数の面接官や採用担当者が関わる場合でも、判断材料を共有しやすくなるでしょう。

また、評価の入力状況を確認したり、未入力の面接官へリマインドしたりできる場合もあります。面接後の評価回収を円滑にし、選考結果を決めるまでの時間を短縮しやすくなる点がメリットです。

内定通知から承諾、入社までの状況を管理し、内定者へのフォローを支援する機能です。

内定通知日や承諾状況、入社予定日、必要書類の提出状況などを候補者ごとに管理できます。システムによっては、内定者への連絡やイベント案内、提出物のリマインドなども可能です。

内定後の状況を一覧で確認できれば、未回答の内定者やフォローが必要な候補者を把握しやすくなります。定期的な情報提供や連絡を行うことで、入社までの不安を軽減し、内定辞退を防ぐための施策にもつなげられるでしょう。

応募数や選考通過率、内定承諾率などを集計し、採用活動の課題を把握する機能です。

求人媒体別に、以下のデータを確認できます。

• 応募数・採用数

• 書類選考の通過率

• 面接設定率

• 選考辞退率

• 内定承諾率

職種や応募経路、選考期間ごとに比較できるシステムであれば、どの工程に課題があるかを分析しやすくなります。

たとえば、応募数は多いものの書類通過率が低い場合は、求人内容や募集条件の見直しが必要である一因として考えられます。面接後の辞退が多い場合には、面接内容や連絡方法、選考期間などを確認するきっかけにもなるでしょう。

採用管理システム（ATS）を選ぶ際は、機能の多さだけでなく、自社の採用形態や採用規模、現在の業務フローに合っているかを確認することが重要です。

採用管理システムを選ぶ際に確認したいポイントは、次のとおりです。

• 自社の採用形態と採用人数の規模に適しているか

• 利用する求人媒体や外部ツールと連携できるか

• 現場の面接官も操作しやすいか

• 必要なデータを集計・分析できるか

採用管理システムを選ぶ際には、まず新卒・中途・アルバイトといった自社の採用形態や年間採用数に対応できるかを確認しましょう。

採用形態によって、必要な管理項目や選考フローは異なります。たとえば、新卒採用では説明会や一括選考の管理、中途採用では職種ごとに異なる選考工程や人材紹介会社との連携が必要になる場合があります。

応募者数や採用人数が多い企業では、一括連絡や複数職種の進捗管理、利用者ごとの権限設定などが重要です。一方、採用規模が小さい場合は、多機能なシステムを選ぶことで、費用や設定の負担が大きくなる可能性があります。

自社の採用形態や年間の応募者数、採用人数、利用する担当者数を整理し、必要な機能と料金体系が見合っているかを確認しましょう。

利用中の求人媒体や外部ツールと連携できるかは、導入後に手作業を減らせるかを左右します。

カレンダーやWeb会議システムと接続することで、面接日程の調整やオンライン面接の設定を効率化できる場合もあります。具体的には、GoogleやOutlookの予定表、ZoomやTeamsなどのオンライン面接ツール、SlackやLINEなどの連絡手段との連携を確認しましょう。

ただし、連携できるサービスや取り込める情報の範囲は、システムによって異なります。標準機能で利用できるのか、追加料金や設定作業が必要なのかも確認が必要です。

採用管理システムを定着させるには、採用担当者だけでなく現場の面接官が無理なく使えることが欠かせません。

採用管理システムでは、現場の面接官が候補者の応募書類を確認し、面接後に評価やコメントを入力することがあります。操作が複雑だと、評価の入力が遅れたり、採用担当者が代理で転記したりする負担が生じかねません。

候補者情報や選考予定を確認しやすいか、評価を少ない操作で入力できるか、スマートフォンやタブレットから利用できるかなどを確認しましょう。利用者ごとに閲覧・編集権限を設定できるかも重要です。

無料トライアルやデモを利用し、実際に面接を担当する社員にも操作してもらうと、導入後の使いやすさを判断しやすくなります。

採用活動を改善するには、自社が判断に使いたいデータを簡単に集計できることが重要です。

応募数だけでなく、求人媒体ごとの選考通過率、採用人数、採用にかかった費用を確認できれば、成果につながっている応募経路を見分けやすくなります。システムによって表示できる項目や集計方法は異なるため、導入前に必要な指標を整理しましょう。

また、職種や採用経路、期間などの条件で絞り込めると、どの求人や選考工程に課題があるのかを分析しやすくなります。必要に応じて、データをCSV形式などで出力できるか、社内の報告資料へ活用できるかも確認が必要です。

採用管理システム（ATS）をうまく導入・運用するためには、システム導入自体を目的にせず、自社の採用業務に合った運用方法を整えることが重要です。

そのためには、以下のポイントに注意が必要です。

• 導入前に採用業務の流れを整理する

• 管理項目や選考ステータスを増やしすぎない

• 導入後も入力ルールや運用方法を見直す

まずは、どの求人媒体から応募者情報を受け取り、誰が内容を確認し、どのように次の選考へ進めているかを洗い出しましょう。面接日程の調整や評価の回収、応募者への連絡など、時間がかかっている作業やミスが起こりやすい工程も整理します。

現在の業務フローを把握しないままシステムを設定すると、実際の選考工程と画面上の流れが合わず、システム外での管理が残る可能性があります。導入目的と改善したい業務を明確にしたうえで、必要な機能や設定を決めることが大切です。

管理項目と選考ステータスは、進捗を確認するために欠かせないものに絞ることが重要です。

選考ステータスとは、書類選考中や面接調整中など、応募者が現在どの段階にいるかを示す区分です。採用状況を細かく把握しようとして項目を増やしすぎると、入力や更新に時間がかかり、担当者や面接官がシステムを使わなくなる可能性があります。

氏名・連絡先・応募経路・担当者・現在の選考段階などの区分を優先し、面接評価も選択式と短いコメントを中心にすると、利用者が迷いにくくなります。取得する情報の利用目的を明確にし、選考や分析に不要な項目は設けないようにしましょう。

導入後は、最初に決めたルールをそのまま使い続けるのではなく、実際の利用状況に合わせて改善することが重要です。

導入時に決めた運用方法が、必ずしも現場の業務に合うとは限りません。入力漏れが多い項目や更新されないステータス、システム外で管理されている情報があれば、原因を確認する必要があります。

定期的に利用状況や現場の意見を確認し、必要に応じて設定や業務フローを見直すことで、採用管理システムを継続的に活用しやすくなります。

採用管理システム（ATS）を導入する際は、システムの機能だけでなく、導入・運用に伴う負担や情報管理上のリスクも確認する必要があります。

主な注意点は、次のとおりです。

導入前には、通常の採用業務と並行して初期設定やデータ移行を進められる体制を整えておくことが重要です。

また、無料でシステムを試せる場合には、採用担当者だけでなく、操作に慣れていない現場面接官にも利用してもらうのがおすすめです。上記の注意点に加えて、通知の見やすさや入力のしやすさなどを実際に確かめることで導入後の定着につながりやすくなるでしょう。

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採用活動を効率化するだけでなく、候補者から選ばれる採用を実現するには、応募者情報や選考状況の管理に加え、候補者体験を高める仕組みが重要です。

「HRBrain 採用ソリューション」は、採用管理システム（ATS）を基盤に、採用候補者とのコミュニケーションや採用活動の課題分析を支援するサービスです。候補者ごとの専用ルームやタレントプール、継続的な情報発信などを通じて、候補者との出会いから選考改善まで幅広く支援します。

また、面談ステップごとの離脱率や志望度、競合他社の選考状況、辞退理由などを可視化し、自社の採用活動の課題を把握できるのも特長です。

採用業務の進捗管理だけでなく、候補者との関係づくりや採用データの活用に課題を感じている場合は、自社の採用フローに合わせて導入を検討してみてください。

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