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ATS(採用管理システム)導入時の注意点やおすすめのATSをご紹介

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ATS(採用管理システム)導入時の注意点やおすすめのATSをご紹介

目次

    本記事の内容は作成日または更新日現在のものです。本記事の作成日または更新日以後に、本記事で紹介している商品・サービス・企業・法令の内容が変更されている場合がございます。

    ATS(採用管理システム)についての基礎的な解説

    ATSについて解説するビジネスパーソン

    複雑化している採用業務を効率化できるATS(採用管理システム)。ATSとはどのような特徴を持つか解説します。

    ATSの意味・機能

    ATSは「Applicant Tracking System」の略です。また、Applicantは申請者、応募者という意味になります。つまりATSを直訳すると応募者を追跡するシステムとなります。求人に応募する方がどのような状態にあるのかを、一元管理できるシステムの総称です。代表的な機能について解説致します。

    ・求人情報の登録

    複数の求人情報を簡単に作成できます。ATSの中には、専門の求人サイトに自動で連携するサービスもあります。

    ・求職者情報の管理

    応募者の履歴書を登録できるサービスもあるため、情報をひと目で把握することが出来ます。

    ・選考状況の登録

    選考の結果、面接に進んでいるか、選考の合否の状況がどのような状況かをひと目で確認することが可能です。

    ・サービス提供の種類

    ATSにはソフトをPCにインストールするオンプレミス型とクラウド型のサービスがあります。企業のニーズにあわせて適したサービスを選ぶことが可能です。最近では、初期費用があまりかからないなど様々なメリットがあるため、クラウド型のATSが主流となっています。

    ATSで効率化できる採用担当者の業務

    採用担当者が管理している業務はどのようなものがあるのでしょうか。

    ・採用計画の立案

    自社の事業戦略から採用の目標数を定め、採用計画を立案します。その後に予算に応じて年間のスケジュールを立てます。

    ・母集団の形成

    採用計画から導き出された採用人数に応じて、母集団を形成する必要があります。母集団は自社に応募してくれる応募者の集まりを指します。母集団の形成後、書類選考、面接などで自社にマッチする人材を見極めていき、だんだんと入社に向けて人数は絞られていきます。入社する社員数に大きく影響するため、母集団の規模を見極めるのも採用の重要な戦略の一つです。母集団を形成するためには、求人サイトから応募者を募る合同企業説明会などに出向き、自社をアピールするなどの活動を行います。求人サイトや合同企業説明会のコストは様々です。自社の規模、母集団の形成の規模によって、予算を振り分ける必要があるでしょう。

    ・選考、面接の日程調整機能

    ATSの中には日程調整をスムーズに行える機能を持つものがあります。求人に対して応募された際、担当者と応募者の日程を合わせるのは意外と手間がかかることがあります。

    ・選考状況の管理

    面接の合否、最終的な採用内定などの応募者情報を管理します。個人情報が含まれていますので、管理は厳重に行う必要があります。

    ATS(採用管理システム)のメリット・デメリット

    メリット・デメリットの比較表

    採用担当者の業務を軽減してくれるATSのメリットやデメリット、また導入する際に注意する事項を解説します。

    ATSのメリット

    戦略的に採用計画を進めていくためにも、ぜひ導入したいATSです。代表的なATSのメリットについて解説します。

    ・情報更新がスムーズ

    ATSを導入することで、求人に応募があると自動で応募者の最新情報が更新されていきます。バラバラになりがちな転職エージェントから送られてきた応募者データも、一元で管理することができるため効率的に業務をすすめることが出来ます。

    ・応募者状況の共有

    応募者の進捗状況を、採用担当者一人ではなくチームで把握することが出来ます。万が一、面接への案内の漏れなどがあった場合も、いち早く気付けるので、ミスの軽減に繋がります。

    ・応募チャンネルの効果測定

    応募から採用に至るまでのデータが蓄積されるため、どの求人媒体が有効かを判定することが出来ます。その結果、今後どこに注力するべきかがわかり、業務の効率化が図れます。

    ATSのデメリット

    ATSはどのようなサービスでも自社に合うとは限りません。どのようなことがデメリットになるのでしょうか。

    ・採用人数に対して費用が合わない

    少人数しか採用しない場合は、費用対効果が合わない可能性があります。ATSは、採用情報を一元管理するシステムなので、採用の規模が大きければ大きいほど威力を発揮します。少人数しか採用しない場合は、ダイレクトリクルーティングなど、他の採用手法に力を入れた方が、採用計画を遂行できる可能性があります。

    ATSを導入する時に意識すること

    ATSのメリット・デメリットを把握した上で、実際に導入するサービスを選ぶ際に意識するポイントを解説します。

    ・採用ニーズにあっているか

    ATSには雇用形態に特化しているサービスがあります。アルバイトを募集したいのに、正社員に適したサービスを選んでしまうと自社のニーズを満たすことはできないでしょう。

    ・採用工程の削減に合致できるサービスか

    採用工程を振り返り、採用担当者はどのような業務に負担を感じているか振り返ります。その上で導入するサービスの操作性が採用担当者の負担にならないか確かめましょう。

    ・セキュリティに問題はないか

    応募者状況や履歴書は重要な個人情報です。万が一にも情報漏えいがないように、セキュリティが万全か確かめましょう。社員が誰でも応募者データにアクセスできてしまうと情報漏えいのリスクが大きくなる為、採用担当者だけがデータを見ることができるように権限を振り分けることも重要です。

    ・自社のシステムに連携できるか

    ATSのサービスの中には人事労務系のソフトと連携できるものもあります。自社ですでに採用しているサービスと組み合わせることで、更に業務を効率化できるか確かめましょう。

    ATS(採用管理システム)の連携機能

    ピースが組合、機能が連携する

    ATSは、採用を効率的に進めていくために応募者情報を管理するだけでなく、他のサービスに連携することもできます。ここでは、ATSと連携するべき代表的なサービスとその機能について紹介します。

    Indeed

    Indeedは国内で圧倒的に利用者が多い求人専門のサーチエンジンです。TVCMなどでも周知されているため、求人といえばまずIndeedと応募者が思いつくのも、応募者を募る際に大きな効果を持ちます。

    ・キーワードと勤務地だけで検索可能

    Indeedは日本全国の求人情報を集めています。おおよそ100万近くの求人情報を掲載しており、応募者は自分の希望のキーワードと勤務地を入れるだけで簡単に求人を検索することができます。

    ・企業は無料で求人を掲載可能

    企業は無料で求人を掲載することができます。求人の効果をより発揮するためには、有料掲載を行います。そうすることで、サイトの上位に自社の求人を掲載することができ、応募者の目に留まりやすくなります。

    LINE

    LINEは国内でのアクティブユーザー、8,400万人を誇るSNSです。幅広い年代の方が使用しているため、連絡手段として優れています。また、LINEの中で様々なサービスが展開されています。

    ・応答率が高い

    企業から応募者へメールを送っても返答がない場合はありませんか。メールでは内容を確認してもらえない場合もありますが、LINEは応答率がメールよりも遥かに高く、面接の調整などもスムーズに行うことが出来ます。

    ・独自の求人媒体を持つ

    LINEは独自の求人媒体であるLINEバイトをサービス展開しています。独自のアプリを入れる必要もなく、LINE内で閲覧可能なため、気軽に応募できるメリットもあり、ATS連携することで応募者の増加が見込めます。

    おすすめATS(採用管理システム)

    PCで実際使用されているATS

    数多くリリースされているATSの中でおすすめのサービスを取り上げてみました。サービスの特徴を解説します。

    無料のATS

    コストは掛からないのに必要十分なサービスを展開しています。まずやってみようと導入しやすいサービスと言えるでしょう。

    Indeedなど、複数の広告媒体に無料で求人広告を掲載でき、採用サイトの作成も簡単にできます。人材紹介経由の応募者も一覧で管理できるHirehubなどの機能もリリースしています。無料ながらも充実したサービスを展開しています。

    ジョブカン採用管理は、応募者30名までは無料で使えるATSです。ジョブカンは、労務管理や給与計算等のバックグラウンド業務を効率化するサービスを数多く展開しているので、連携サービスを検討する際は比較的採用しやすいと言えるでしょう。無料の枠では求人広告に自動連動しません。そのため、機能に物足りなさを感じたら有料プランに切り替える必要があります。

    新卒特化型のATS

    新卒採用は、比較的若い世代に訴求できるような媒体に連携しているATSが効果を発揮しやすいでしょう。

    リクルートサイト大手のマイナビが運営するATS。エントリーから応募まで一元管理できるため、新卒枠を多く確保する必要がある企業は非常に有効と言えます。

    自社のLINE公式アカウントと連携し、応募者とのコミュニケーションをスムーズに取ることを目標としたATSです。学生はLINEの使用率が高いため、連絡ツールととして非常に優れています。学生にアンケート形式で答えてもらった情報が更新され、一括で管理できます。

    アルバイト・パート特化型ATS

    アルバイトやパートの求人をかける際は、求人媒体との連携がスムーズなATSを導入すると課題が解決されます。

    株式会社ディップが運営するバイトルとの連携がスムーズにできるATSです。管理画面が操作しやすく、面接も自動で設定できるのが大きな特徴です。求人媒体の応募効果を測定できるので、無駄な求人広告を削減できます。

    Indeedとの連携に優れており、専門のデザイナーが作成する採用HPが、抜群に見やすいのが特徴です。応募者の管理も一元でできるのはもちろん、面接の調整も設定できます。

    【まとめ】人材管理・タレントマネジメント・人事育成戦略をカンタン・シンプルに

    採用戦略を効果的にすすめることができるATS(採用管理システム)について解決しました。今後も少子化に伴い採用難易度はますます高くなってきます。あらゆる採用チャネルを有効に活用し、採用を有利に進めましょう。獲得した人材は適切に育成する必要があるため、タレントマネジメントシステムも合わせて導入をご検討ください。

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    HR大学 編集部

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