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在宅勤務下で新規ビジネスの立ち上げに成功。生産性を高めるマネジメントのポイントとは

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在宅勤務下で新規ビジネスの立ち上げに成功。生産性を高めるマネジメントのポイントとは

目次

    新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、在宅勤務(リモートワーク)を経験している企業さまが多いのではないでしょうか。

    在宅勤務では、メンバーとのコミュニケーション希薄化やメンタルヘルス、目標に対する進捗の可視化など、在宅勤務ならではの課題が起こり、生産性の低下に影響を及ぼしてしまいます。

    そこで今回は、HRBrain導入企業であるマイプリント株式会社 社長室兼Webビジネス事業部の古川博教さまにインタビューを実施。

    リモートワークでありながらも、HRBrainをはじめとしたクラウドサービスの積極活用により業務の生産性向上、また在宅勤務中ながら新規ビジネスを立ち上げられた秘訣について伺いました。

     2019年10月に、リモートワーク前提の新規部署を立ち上げる 

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    -まず御社の事業内容と古川さまの担当業務をお聞かせください。

    古川さま: 前回お話ししたとおり、マイプリント株式会社には大きく2つの事業があります。1つが年賀状の宛名やデザインを作成・印刷する年賀事業、もう1つは結婚式の招待状や席次表などの印刷を行う婚礼事業です。

    そして、最近できた事業部がWebビジネス事業部です。既存事業の市場が縮小する中で、ウェブを通じて顧客と直接つながるB to C領域へ進出しています。

      -御社はリモートワークにも積極的に取り組んでいるとお聞きしました。実際、リモートワークはいつから始められたんですか。

    古川さま: この部ができたのが昨年10月で、それと同時に10月にオフィスを引っ越しました。そのときに、コンセプトとして「どこでも仕事ができるようにしよう」というのがありました。

    それを実現するために何が必要か。その第1歩として、クラウドサービスを活用して仕事がどこでもできるように取り組みました。 

    その1つがボックスの導入です。これまで社内の共有ファイルサーバーにファイルを保存していましたが、ボックスにすることで、社外からもファイルにアクセスできるようになりました。

    もともとスケジュール管理や社内ポータルは社外からもアクセスできましたが、ファイル管理がボックスで社外からもできるようになったので、1度リモートワークをやってみようと呼びかけました。 

    当時はまだコロナウイルスの感染拡大前でしたが、家でやって、どういう不都合が起きるのか体験しようと呼び掛けたんです。

    ただ、実際にリモートワークをやったのは、15,6人いるうちの2,3人でした。

    最初はやっぱり戸惑う場面があったり、「私には無理です」とやらなかったメンバーもいたり。やっぱりオフィスに来て仕事がしたいという人が多く、まだまだ消極的でした。

    結局、顔を合わせないと仕事がやりづらいよねという感触がまだ残っていました。オフィスにいれば席にいますから、何をやっているか大体分かります。

    席に座っているのか、会議しているのか、休んでいるのかとか。あとは、すぐ近くにいますから、ちょっとコミュニケーションをとったりとかできるわけです。

    リモートワークに不可欠な「徹底したタスク管理」

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    古川さま: ただこれが全員違うところでやり出したときに何が困るのかと考えてみました。

    私の場合、立場上プロジェクト管理をするためにタスクの管理が欠かせません。

    プロジェクトチームを当時は10近く持っていたと思います。それを管理しなきゃいけないので、チームにPlanio(プラニオ)というタスク管理ツールを導入して、スケジュール管理、タスク管理をやらせていました。

    もともとシステム開発の現場で使われていたので、システム経験者はすんなりいきました。しかし、それ以外のメンバーはツールに慣れていないため、なかなか登録してくれなかったり、エクセルに戻ったりしました。

    今振り返ると、タスク管理はきっちりやるというより「肌感」でやっていましたね。

    何となくみんなで分担を決めて、エクセルやワードを使いながら、パワーポイントとかでスケジュールを書く。統一の管理はあまりやっていませんでした。

    タスクも非常に大きくて、1カ月単位、2カ月単位でした。そのため、この1週間何やるのか、今日何をするのと聞くと答えられないんです。 

    当社は招待状などをつくっていますので、まずデザインから入ります。そこにはデザイナーと打ち合わせをするとか、発注するとか、社内稟議があるとかいろんなタスクがある。

    しかしそれも肌感でやっているので、新しい人が入ったときに教えられない。これだとなかなかリモートは難しいと感じました。

    そこでリモートワークにも対応できるよう、まずタスクに落とし込む作業を2019年12月から実践してもらっていきました。

    最初の1、2カ月はどうしてもうまくいかない。タスクがつくれないんですよ。今まで肌感で仕事をしていたので、1つずつタスクに落とし込めない。

    しかし、それでも継続して実施していきました。それがうまくいくと、私はタスクの管理を見るだけでいいんですよ。そこには誰が、何をいつまでに、って全部入っているので。まずはこれをやってもらいました。

    1週間のタスク管理ができるようになったら、今度は日々のタスクどうしようかなと考え始めました。リモートをやったときに、家にいて、何をやっているか、ちょっと不安になりますよね。

    そこで、「朝メール.com」というツールを年明けに導入しました。朝来たらスケジュールを朝から夜まで、何をやるか30分単位に入れていくんですね。

    プラス朝のコメントという欄があって、例えば今日テレワークしますとか、今日〇〇の会議を一生懸命やりますとか記入します。 

    退勤時は実績を登録するのと同時に、今日の振り返りを必ずします。朝こういうスケジュールを組んだけどうまくいきませんでしたとか、これはできませんでしたとか。明日こんなことを頑張ろうとか。

    そんなことを2020年1月からずっとやってきました。

    そうすると日々の管理は朝メール.com、週のタスク管理はPlanioを活用することで「仕事の見える化」ができました。

    その後、全体の動きを見える化するために文書管理ツール・FLOUUを導入して議事録を管理し、その更新履歴などをSlackで確認できるようにしました。また勤怠管理も勤次郎を導入したり、申請書はDesknet’sのワークフロー機能を活用するなどしてテレワークの体制を整えました。

    -なるほど、そもそも新規事業が立ち上がった段階でどこでも働けるような環境を少しずつ徐々に取り入れてたんですね

    古川さま: そうです。なのでこのコロナショックがあっても、リモートワークにスムーズに移行ができたわけです。

    HRBrain導入の決め手になった3つのポイント

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    -HRBrainを導入した理由について、改めてお聞かせいただけますか。

    古川さま: 前回お伝えしたとおり、この事業部はただの新部署ではなく「1つの新しい会社だ」という意気込みを持って立ち上げました。そして、これを機に働き方に関わる全てを変えようと思いました。

    その中で、もともと表計算ソフトで運用していた評価制度も変えたかった。これまで半年に1回目標を定めて、上司に提出していましたが、次第に目標があやふやになり、制度が機能していない側面もありました。

    また評価制度がもともとMBOでしたが、これが当時の組織に合っていませんでした。今後はOKRをベースにした制度に変更したい。そんな思いもあり、HRBrainを導入しました。

    -HRBrainに決定した理由はなんでしょうか?  

    古川さま: 何社か比較・検討した中で、価格が良心的で、かつ直感的な操作が可能で使いやすそうというのが理由です。

    実際導入してみて、表計算ソフトで運用していた時と違い、紙に出力しなくていいのも大きいですね。全社で「紙文化の脱却」を図っていたので、その流れにも合っていました。

    HRBrainを導入してどう組織が変化したか

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    -実際にHRBrainを含め、評価制度の運用はどうなりましたか。

    古川さま: HRBrainに1on1の予約を入れ、Zoomで面談をします。頻度は2週間で1回ですが、画面越しでも顔を合わせるようにしています。

    やはりSlackの文字情報だけでは感じ取れないところがあります。Slackをみて、同じことを何回も何回も言っているとか、ちょっと違う方向にいっているとか、しばらくスラックに来ないなとか。そう感じたら短時間でもZoomをしようと伝えます。

    -普段からきめ細かいコミュニケーションを意識されているのですね。ちなみに、リモートワークになって社員をどのように評価すればいいのかという声があります。オフィスにいたら、遅刻せずに出社しているか、一生懸命業務に取り組んでいるかがわかります。しかし、リモートだとそうはいきません。御社はどのように対応していますか。

    古川さま: まずOKRベースのHRBrainを使っています。OKRが機能すれば、部下の仕事がOKRに直結しますので、マネージャーも評価ができます。

    社員のタスクの進捗は、お伝えしたとおりPlanioなどを活用して可視化しました。これにより、そのタスクを着実にこなしているかどうかが判断できます。これも評価軸の1つです。

    さらに「勤務態度」なども、実は可視化できるのです。

    よく気の利く人は、Slackで気の利くコメントを書いてくるんですね。ちょっと遅れそうなときに「ちょっと遅れそうだから、こんなことを今しませんか」とか、そういうところを見ていますね。

    あ、気が利くね、という感じです。

    このように、これまで定性的に捉えていた暗黙知を、可視化して評価できるようにしています。 

    リモートワークを機能させるために、マネジメントの常識を変える

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    -リモートワークに移行して、メリットに感じたことはありますか。  

    古川さま: 通勤時間がなくなったので、生産性が高まったという声を聞きます。各々の社員が有効に時間を使えるようになったのではないでしょうか。

    またリモートワークの中で新規プロジェクトとして「ソーシャルビジネスチーム」を2020年4月から立ち上げましたが、問題なく回っています。 

    メンバーが自分たちで何をやるべきか、まず私からレクチャーしますが、それをチームのメンバーが落とし込んで、Planioにタスク登録をしながら進めます。リモートで、新規ビジネスなのでどうなのかなと思いましたが、これは比較的うまく動いていますね。

    -御社は様々なツールを活用して、リモートワーク体制の構築を実現しました。今後、組織をどのように発展させたいか教えてください。

    古川さま: リモートワークでマネジメントできる人材を育成したいです。そして、それを進める上で3つの課題があります。

    1つ目は「ツールを使いこなせるか」です。先ほどからいくつもツールの名前を挙げていますが、ざっと14くらいのツールを活用しています。まずはこれらを使い熟せるようになることです。

    2つ目は「評価軸の転換」です。オフィスにいると、いつ打刻機を押しているか、目の前で仕事をやっているかなど「時間」で評価をしがちです。 

    しかしリモートワークでは「日々のタスクを着実にこなしているか」が評価の軸になります。マネージャーも部下への評価を変えざるをえません。

    そして3つ目は「暗黙知を形式知にする」です。先ほども勤務態度を例にしましたが、リモートワークでは、いわゆる「あうんの呼吸」が通じません。テキストや普段のZoomミーティングなど可視化の仕組みを構築して、部下をマネジメントする必要があるのではないでしょうか。

    最後に

    自走する組織の形成をサポートするHRBrainでは今回のような非常事態の中で日本全国の組織がこの歴史的危機を乗り越えられるよう情報収集、新たなHRBrainの活用方法の考案に努め、引き続き情報発信をしていきたいと思います。

    また、上記の1on1面談時に面談記録ができる1on1シートや高頻度で生産性や成果の管理ができる目標管理シートのフォーマットも取り揃えていますので、興味をお持ちいただいた方はお気軽にご連絡ください。

    HR大学 編集部

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