【基礎編】人事管理業務の効率化に必要な観点と役立つシステム

人事管理業務を効率化して生産性をあげたい。しかし何から手をつければ良いかわからない方も多いのではないでしょうか。ポイントを理解せずにむやみに進めても良い成果はでません。この記事では人事管理業務の効率化に必要な観点と役立つシステムをご紹介します。

人事管理業務とは、企業が目的を達成するために必要な「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の「ヒト」を管理する業務です。人材採用、人材配置、人事評価、人材育成など「ヒト」に関わる業務を行います。

人事管理業務の仕事内容は、会社によって多少異なります。ここでは人事管理業務の代表的な仕事内容をご紹介しましょう。

・人材採用
企業の経営計画に従い必要な人材を採用するために、採用方針や採用計画を策定し実行します。また優秀な人材に応募してもらうために、会社の特徴や魅力を発信することも重要な仕事です。

・人材配置
社員の特徴・技術・能力を踏まえて、適切な部署や業務に人材を配置します。
どこでどのような仕事を任せるかによって、社員の成果は大きく変わるものです。そのため経営戦略において人材配置は非常に重要な役割を担っています。

・人事評価
社員の能力・実績・意欲などを評価する基準を設定し、昇給、昇格、賞与、人事異動などに反映する仕組みづくりと運用をします。
客観的で透明性・公平性がある評価基準を設定し運用することがポイントです。適切な人事評価は社員のモチベーションを向上させ、さらには企業の業績アップにつながります。

・人材育成
企業の目的を達成するために、社員の技術と能力を高める教育や研修をおこないます。たとえば新人研修、管理職研修、営業職研修などさまざまです。
人事や社内の優秀な人材が講師をおこなうこともありますが、外部の研修会社に依頼することもあります。

人事管理と労務管理は、社員が活動するために必要不可欠な業務です。それぞれの業務の違いをご存じでしょうか。

・人事管理
人事管理は、いままでご説明したとおり「ヒト」に関わる業務を行います。「人材採用」「人材配置」「人事評価」「人材育成」が主たる業務です。

・労務管理
一方、労務管理は社員の給与計算、福利厚生、就業規則など、社員が安心して働ける職場環境を整える業務です。

人事管理業務は、企業活動の基盤となる「ヒト」の活動を支える業務です。業務を効率化し生産性を高めることで、会社と社員の成長につながるメリットを生むことができます。
人事管理業務の効率化で得られる大きなメリットは次の2つです。

・「ヒト」を活かす新しい施策が考えられる
人事担当は慢性的な人手不足から日常業務を行うことに精一杯です。そのため人事管理業務の効率化が進まない状況がよくあります。
しかし、人事管理業務を効率化することで生産性が高まります。よって、新しく時間を作ることができます。その新しくできた時間で「ヒト」を活かす施策を考えることが可能です。

・迅速な経営判断の支援ができる
環境が激しく変化し、既存のやり方が通用しない、このVUCAの時代において、組織や人材を柔軟に対応させることは大きな経営課題です。
人事業務を効率化することで、人材情報や最適な人材配置を素早く経営層に提案できるため、迅速な経営判断を支援できます。

人事業務を効率化することで、会社に大きなメリットをもたらすことは明らかです。ここでは効率化のために必要な観点をご紹介します。

人事業務効率化の第一歩は、従来の取り組みを見直すことです。
「昔からなんとなくやっている」「前任者から引き継いだ業務をそのままやっている」といった業務を見直してみてください。

・紙での情報管理をやめる
申請者や社員の情報を紙の資料で回収したり、保管したりしていませんか。そういった情報をデジタルデータに変えられるかを確認してください。

・同じ情報を何度も入力しない
社員情報の管理をデジタルデータ化しても、複数のファイルに同じ情報(部署名や社員名)を入力していませんか。
重複入力が排除できるとデータ入力を効率化できます。どのファイルにどのデータを重複入力しているかを確認してください。

人事管理業務を効率化するためにツールを活用することは、とても有効な手段です。
ツールを活用するためには、業務を「定型業務」「非定型業務」に分けることがポイントです。

・「定型業務」にシステムを活用する
ツールを活用して効率化がもっとも高い業務は「定型業務」の自動化です。
たとえば、RPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)で「定型業務」を自動化できます。自動化することで人より速く正確にその業務を遂行することが可能です。

・「非定型業務」に人材を再配置する
定型業務を自動化したことによって省力化できた人材を、非定型業務に再配置できます。
人材採用方針・計画検討や採用面談といった人にしかできない業務に人員を集中することで、業務を効率化することが可能です。

人事領域のアウトソースといえば、労務管理業務をイメージする方が多いでしょう。しかし人事管理業務にもアウトソースできる業務があります。

・採用をアウトソース
採用アウトソースは「RPO」(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれ、採用業務の一部、もしくは全てを外部に委託できます。

・人事評価をアウトソース
人事評価業務にかかる労力を削減できます。しかし人事評価をアウトソースする主な目的は、第三者による客観的な評価を取り入れ、人材育成や能力開発に活かすことです。

・人材育成をアウトソース
人材育成のための教育や研修をアウトソースする企業は多いのではないでしょうか。新人研修、ビジネスマナー研修、管理職研修、営業研修などビジネスマンの基礎から、マイクロソフトオフィス研修、プログラミング研修といったスキルが学習できる研修までさまざまです。

人事管理業務を効率化するために、ツール導入を検討しみてはいかがでしょうか。

ツールを活用することで人事情報のデジタル化が行え、情報の記録と共有が効率的になります。

人事管理業務を効率化できるツールは数多く存在しています。個人が手軽に使える汎用的なソフトから、複数人が同時に利用でき人事業務に特化したソフトなどさまざまです。

人事管理業務を手軽にデジタル化するツールとして、Excelがあります。

・Excel活用のメリット
Excelを活用することで簡単に情報がデジタル化されるため、保存・共有・集計・加工といった作業が紙より効率的に行えます。
またExcelの魅力は多くのパソコンにインストール済みなので、新たに導入コストが発生しない点と操作を覚える学習コストが低い点です。

・Excelは大企業の人事管理業務に向かない
Excelは自由度高く、手軽に使えるツールです。そのため使用ルールを厳格に設定しルールを守りながら使わないと、データの表記がバラバラになったり、ファイルが散在したりと管理が大変です。
多くの人が人事管理業務に関わる大手企業では、そのルールを徹底することが非常に難しいでしょう。そのため大手企業には人事管理業務のツールとしてExcelの活用をおすすめはできません。

人事管理業務を抜本的に効率化するツールとして、人事管理システムの導入も検討できます。

人事管理システムには2つのタイプがあります。1つは人事領域をすべて網羅したオールインワン型システムです。もう1つは「人材採用」「人事評価」「人材育成」「人材配置」など各業務向け特化型システムで、単体で利用したり組み合わせで利用したりできます。

オールインワン型は1つのシステムですべてが網羅できるため、同じデータを再度入力することがなく、また全ての機能を同じ画面で操作できる点が便利です。
ただし、人事管理業務全般にシステムを組み込むため、対応領域が広く調整ごとが多数発生するため導入に苦労します。

業務特化型のシステムは、対応領域が狭いため導入が比較的簡単です。効率化させたい業務に優先順位をつけて、優先順の高いところからシステム化する進め方がおすすめです。
一方、業務ごとに違うシステムを入れるため、各システムでデータを同期する仕組みが必要となる場合があります。
そのためデータ同期機能を新たに開発するための予算をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。

人事管理業務を効率化するために、Excelのような汎用ツールを活用することも手段の1つです。

しかしより効果の高い効率化を求めるのであれば、より専門的な人事管理業務システムの活用をおすすめします。

人事管理システムを導入したいと考えても何を基準に選べばよいか迷うのではないでしょうか。
ここでは人事管理システムを選ぶ4つのポイントを紹介します。

・目的を達成できる機能があるのか
まず効率化したい業務とそこで行われている作業を明確にすることから始めましょう。
たとえば「人事評価」業務で評価データの回収に手間と時間がかかるのであれば、それを解消できる人事管理システムを選ぶ必要があります。
具体的に時間がかかる業務と作業を洗い出すことで、システムを選ぶポイントが見えてきます。

・操作がしやすいか
目的が達成できる機能があったとしても操作が難しいと、その人事管理システムは使われません。
極端ですが、マニュアルを読まなくても使えるぐらいユーザーに優しいシステムを、選ぶことをおすすめします。

・サポートが充実しているか
システムを導入する時に「何を決めて、どう設定すれば良いのかわからない」であったり、システム導入後にどう操作したら目的が達成できるのかわからなくなったりします。
そのような時のために、サポートの充実度を念入りに確認することをおすすめします。確認するポイントは次のとおりです。

• 電話、メール、チャットなど問い合わせ方法

• 問合せから回答が得られるまでの時間

• 活用事例や「よくある質問」が整理されたWebサイトがある

• セミナーなど学習機会が提供されている

・費用がマッチしているか
いくら効率化できそうなシステムであっても、費用が予算とマッチしていなければ導入ができません。
あらかじめ会社に予算を確認しておきましょう。

人事管理システムは現在40以上の種類があります。どのシステムにも特徴があり迷ってしまうでしょう。

そのような中で「HRBrain」を選択肢の1つに加えてみてはいかがでしょうか。

HRBrainは人事管理業務の中でも「人事評価」「人材データの活用」が効率化できるシステムです。

・人事評価の効率化
人事評価は本人と上長たちに評価を入力してもらい集計します。評価の回収や集計作業を行うだけでも手間がかかる上、期日を守らない人に評価入力を催促する手間も発生します。
HRBrainなら社員全員が評価をクラウドサービス上に入力できるので、評価の回収や集計といった作業が発生しません。評価入力の催促もワンクリックで行えるので便利で効率的です。

・人材データの活用
社員のあらゆる情報を一元的に管理ができます。住所、年齢、役職、等級といった基本情報に追加して、いままでのキャリア、能力・スキル、価値観、将来の希望といった情報を登録管理ができます。
HRBrainは企業ごとに自由にデータ項目が作成でき登録できます。そして登録されたデータを活用することで、目的にあった人材の検索や人材配置を効率良く行えます。

昨今「戦略人事」と呼ばれる人事の新しい方向性に注目が集まっています。戦略人事を実現するには、企業の経営戦略に基づき迅速に人的マネジメントすることが必要です。

最適な人材の採用、配属、育成、評価といった人事管理業務を効率良く行うことで、管理業務が中心だった「守りの人事」から、経営戦略を推し進める「攻めの人事」へ転換できるのではないでしょうか。

人事管理業務を効率化できるツール導入を、ぜひこの機会に検討されることをおすすめします。

最後に人事管理業務を効率化できるツールを1つご紹介します。

HRBrainは人材管理と人事評価管理を確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない・・」
「もっと目標意識を高めて、メンバーに自発的に成長をして欲しい・・」
「管理作業に時間・工数が掛かりすぎる。無駄な業務に時間を割きたくない・・」

このような悩みをHRBrainで解決できます！
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