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人事労務管理システムを導入するメリットとは?便利な機能を解説

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人事労務管理システムを導入するメリットとは?便利な機能を解説

目次

    人事労務管理について

    人事労務管理とは、人材の確保や育成・配置といった社内の人的リソースの調整やマネジメントをはじめ、給与の計算や勤怠管理・労働環境の整備などの業務を行います。

    基本的に人事担当と労務担当で分けられることが多いですが、いずれも従業員など社内の「人」に関わる業務を行う点で共通しており業務範囲は幅広いです。

    例えば、人事では採用のため求人媒体への出稿から学校やイベントに出向いて学生へPR活動を行ったり、入社後の研修などを担います。また、労務では給与や賞与などの金銭に関わることを扱ったり、健康診断や予防接種といった衛生面、勤怠管理や社会保険の加入手続きなども行います。

    企業によっては、人事や労務が明確に区別されていないパターンもあり、備品管理や来客対応などをおこなう総務を兼任していることもあります。

    このように人事労務管理では、多種多様なバックボーンを持つ人員を適切に採用して、しかるべき部署に配置し、働きやすい環境を整えることで、企業へのエンゲージメントを上げたりモチベーションを上げたりすることが求められます。

    人事管理の業務内容

    人事管理は、主に従業員の採用・育成・評価に関する業務を行います。採用計画の立案から入社後のオンボーディングなど入退社に関わる手続きをはじめ、スタッフのスキル向上を図る教育や研修・セミナーなどを実施します。また、従業員の特性や事業に合わせた人員配置や評価制度に基づいて成績を評価し制度の運用業務を行います。

    採用に関しては、人材紹介サービスが多様化したことから自社の採用に合ったサービスを選定する必要があります。さらに求人サイトへの出稿だけでなく、SNSを活用して採用活動をおこなう事例もあり、従来の枠にとらわれない柔軟な発想と活動が求められつつあります。インターネットの普及以降、企業の口コミサイトなども登場しており社内外の評判にも配慮が必要です。

    また、求職者側は企業の知名度よりもSDGs(持続可能な開発目標)への取り組みやジェンダーなど人権への取り組みも重要視するようになってきている調査結果もあります。関心が高まっている社会貢献やダイバーシティへの取り組みを自社が行っているならば、それらをPRした方がより良い人材に巡り会える可能性が高まるといえるでしょう。

    労務管理の業務内容

    労務管理は、主に従業員に関する事務手続きと労働環境の整備を担っています。

    具体的には就業規則の管理、勤怠管理、給与の計算、労働保険や社会保険の手続き、健康診断などを実施します。

    大規模な企業では専門部署で分担して業務を行えますが、中小企業では総務や人事を兼任することもあり、一部の労務業務をアウトソーシングして業務負担を軽減するといったこともあります。

    また、従業員の心身の不調を防ぐために、心理的な負担の度合を知るストレスチェックを実施したりなど、昨今、社会的にも問題視されるようになった長時間労働やハラスメントにも気を配る必要があります。

    福利厚生制度を整えつつ、業務時間外に社内外への連絡をしないなど仕事とプライベートのメリハリを推奨するなど、従業員のウェルビーイングも意識した取り組みが求められます。そうすることで、生産性のアップや優秀な従業員の流出を防止することにもつながり、働きやすく成果の出しやすい職場になりやすくなります。

    人事労務管理システムを導入するメリット

    人事および労務の業務は多岐にわたり、やらなければならない事もたくさんあり、手作業でやると時間がかかってしまう業務もあります。

    そこで人事労務管理システムを導入することで、下記のような多くのメリットを得られます。単純作業や時間がかかっていたものを簡略化できるため、本質的な業務に充てられる時間が多くなります。

    • 従業員の情報を一元管理できる
    • 書類の自動作成やペーパーレスによる効率化
    • 人事評価機能でデータの収集や分析ができる
    • IP制限や情報の暗号化によりセキュリティも安心

    煩雑になりがちな従業員の情報管理を集約できるだけでなく、社会保険などの手続きもペーパーレスにより作業効率が上がったり電子申請なども可能になったりします。

    また、マイナンバーや住所といった従業員の個人情報の取り扱いに関しても、システム側でセキュリティに対する取り組みが行われているため安心して使用できます。

    さらに、単に人事労務に関する情報を管理するだけでなく、集まったデータを活用することで評価制度の運用にも活用することができます。外部サービスによってはAPIでシステム間の連携もできるため、さらなるデータ活用も期待できます。

    システム導入の進め方

    新しいシステムを導入する際、全社を巻き込むことになるため実験や検証が行いづらいという状況があります。また、現場の不安やコストの懸念などにより、なかなか進めづらい場合もありますが、いくつかのポイントを押さえることで導入がスムーズに行くことがあります。

    • 課題をヒアリングする
    • 実現したいことを明確にする
    • 導入を検討しているシステムを比較する
    • システム導入による改善効果をシミュレーションする
    • 費用対効果を算出する

    システム導入の検討にあたって、部署や業務内容によって課題感は人それぞれですので、ヒアリングやアンケートを実施して課題感の洗い出しをすることをおすすめします。

    課題を感じつつも忙しくて対応を後回しにしていたり、声をあげなかったりしているだけで、課題が放置されているケースもあるからです。また、ヒアリングを実施することで多角的な視点で意見が出てくることになるため、自身が気づいていなかった課題の発見にもつながります。

    課題感を洗い出せたら、実現したいことを明確にし、システムに必要な機能を検討します。

    システムによってできることと、できないことがありますので、自社が実現したい機能を比較しましょう。

    可能ならば導入による改善効果をシミュレーションしてみましょう。例えば「作業時間を〇〇%削減」といった数値を算出できれば、社内の説得やコストパフォーマンスの計算にも役立ちます。

    システムを一度導入してしまうと、なかなか簡単には切り替えられないものになりますので、後悔がないよう慎重に検討しましょう。

    人事労務管理システムのトライアル版があれば実際に使ってみたり、トライアル版がなければサービスを提供している企業にデモを依頼して、実際の画面をみせてもらい使用感を確認することをおすすめします。また、導入にあたっても適切なプランを選択することを心がけて、不必要なコストをかけたり機能が不足するような事がないようにしましょう。

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    人事労務管理システムの人事機能の特徴

    従業員情報の一元管理

    紙やエクセルで従業員の情報を管理していると、「最新ファイルがどこにあるか不明」「情報が古い」「ファイルの紛失」といった事が起こりえます。

    人事労務管理システムでは、住所変更や扶養変更などの手続きと連動してシステム側でも情報が更新されるため、常に最新の従業員名簿として集約されます。

    また、従業員がシステムを通じてPCやスマホで各種申請や情報入力を行うため、情報の入力ミスが起きにくく、人事労務部門のスタッフの業務負担の軽減にもつながります。近年導入されたマイナンバーも安全に管理することができます。

    このように従業員に関わる様々な情報を点在することなく一元管理することができ、結婚や出産といったライフステージの変化などに伴う情報の更新もスムーズに行うことができます。

    • システム上で従業員が直接情報を入力
    • 自動更新により常に最新の従業員名簿
    • ペーパーレスで業務負担も軽減

    人事評価機能でデータ活用

    従来の方法では紙で作成した評価シートを従業員に配布後、記入されたものを回収し集計するという複雑で手間のかかる作業だった人事評価も、人事労務管理システムを導入することでシステム上で完結させることができ大幅に効率化できます。そのため、本来の目的である人事評価に時間を充てられるようになります。

    また、評価プロセスの可視化により公正公平な評価を行いやすくなり、評価に対する従業員の納得感向上も期待できます。さらに、システムによってはアンケート機能などもあり、従業員のエンゲージメントを調査することも可能です。

    例えば、部署や役職ごとにセグメントを分けて確認したり、様々な観点から分析することで潜在的に抱えている課題の発見を実現できます。

    分析した内容を活用方法としては、例えば、従業員の定着率や生産性に問題が発生する前に、事前にケアすることが可能になります。

    • 評価シートの配布・回収・集計をシステム化
    • 従業員のエンゲージメント調査をシステム化
    • 蓄積された人事情報を分析レポートに活用

    人事労務管理システムの労務機能の特徴

    給与関連の業務を効率化

    かつては給料日になると、給与や賞与の明細書を紙の書類に出力して手渡すことが一般的でした。

    しかし、それでは従業員の人数分の書類を準備する必要があり、人数が多いほど手間がかかり大変なうえ、配布についても従業員が不在だった場合に机の上にポンと置いておいていい物でもないため再訪しなければなりませんでした。

    人事労務管理システムでは従業員の個人メールアドレスにWEB明細として送付するなど、一斉に送付することも可能になり、送付にかかる手間をほとんど無くすことができます。また源泉徴収票などもシステム上で発行および配布することが可能です。

    各種手続きをペーパーレス化

    紙の書類では、印刷用のファイルの準備をはじめ、印刷や郵送を行う必要があり、記入や返送・押印の手間なども含めると、やり取りに非常に時間がかかるものでした。人事労務管理システムを使うことで、様々な書類を電子化できるのでペーパーレスになり、スムーズに業務を行うことができます。

    紙の書類のデメリット

    • 印刷コストや保管に場所をとる
    • 手書きや郵送などでやり取りに時間を要する
    • 現場に行って対応する必要がある

    人事労務管理システムでは、人材データとの連携により従業員の社会保険や雇用保険といった書類を自動作成できます。また、作成された電子書類は電子申請にも対応されているため、各種手続きに必要な書類をそのまま申請することも可能です。

    年末調整についても、必要な情報をシステムを通じて電子書類として配布することができ、かつ従業員の提出状況も一目でわかるため収集の時間も短縮できます。

    例えば収集した用紙に書かれた情報をシステムに入力してデータ化するという作業時間を削減できるため、担当者の負担を軽減できます。

    ペーパーレスによるメリット

    • 人材データを用いて電子書類を自動作成できる
    • 電子書類の配布や回収が簡単
    • 電子申請で役所に行かなくてもよい
    • 給与明細をwebで発行できる
    • 年末調整もシステム上で手続きが完了できる

    外部サービスとの連携

    一般的に企業で使うツールはひとつだけでなく、業務によって多種多様なツールが使われています。使用するツールが増えたことで返ってデータが分散化したり、データの同期が複雑になるといった新たな課題も出てきています。

    人事労務管理システムによっては、外部のサービスとの連携を行っているものもあります。公開されているOpen APIを用いて内製のデータベースと連携したり、CSVファイルを出力して外部サービスに入力をおこなうことで連携することができます。

    これら外部サービスとの連携により、人事労務管理システムだけでは補いきれないことにもデータを活用することができ、一層の業務効率化につながります。

    連携可能なサービスの例

    • チャットツール
    • 人事関連サービス
    • 労務関連サービス
    • タレントマネジメントシステム

    社内にエンジニアがいる企業であれば、エンジニアと協力してAPIをつかったシステムの連携フローを構築することで、効率的な業務環境をつくることも可能です。例えば、求人をだして応募があった際にシステムに自動で応募情報を集約して、各応募者の面接の状況などの採用ステータスを把握できるような仕組みも構築できます。

    社内にエンジニアがいない場合でもサービスとサービスを繋いでくれるiPaaSを導入することで、プログラムを書かずともノーコードで連携することも可能な場合があります。このようにシステム間の連携が可能になると、さらに業務効率化が進められます。

    まとめ

    人事労務管理システムを導入した場合、基本的に月額の利用料がかかるものにはなりますが、それを補って余りあるメリットを得られます。

    エクセルや紙媒体による煩雑になりがちな情報管理に悩まされる状況から、クラウドベースのスマートな情報管理に移行することで、ミスが減り作業効率や時間効率が圧倒的に改善されることが期待できます。

    自社に必要な機能やサービスを吟味したうえで、企業規模や利用プランに応じたシステムを比較し、導入を検討してはいかがでしょうか。

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    HR大学 編集部

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