#人事評価
2023/07/26

人事評価シートとは?書き方とテンプレート作成方法を紹介

目次

    人事評価シートは、人事制度を正しく公平に運用するために多くの企業が活用しています。

    また、人事評価のバラつきや、評価の納得度の低下を避けるためのツールとしても重要です。

    この記事では、人事評価シートの書き方や評価基準、人事評価シートの項目例などを解説します。

    人事評価シートの作成などの人事評価業務を効率化

    人事評価シートとは?

    人事評価シートとは、人事考課シート、成果効果シート、行動評価シート、などと呼ばれ、人事評価において従業員の、職務能力や目標、スキル、成果などを管理するシートです。

    また、人事評価シートは、従業員へあらかじめ人事評価の項目や評価基準を、認知させる役割もになっています。

    人事評価シートは、主に、人事評価の評価基準である「成果」「能力」「情意」の評価項目で構成されています。

    「目標管理制度(MBO)」を導入している企業であれば、部下が期初に設定した目標設定の内容を記入し、期末に自己評価を行います。

    上司は、部下が記入した自己評価を踏まえて、評価基準に従って上司評価を記入します。

    人事評価シートは、評価基準に基づく能力を管理するほか、目標管理制度の一連を運用するツールとして活用するケースも多くあります。

    人事評価シートを作成する目的とは?

    人事評価シートを作成する目的には、「評価基準の明確化」「行動や能力開発の道筋を示す」「人事評価の質の向上」があげられます。

    人事評価シートを作成する目的:人事評価基準の明確化

    人事評価への不満理由には、「評価基準が不明確」「評価基準があいまい」であることがあげられます。

    人事評価において、評価基準がない企業では、評価基準は各評価者に委ねられることになってしまい、評価にばらつきが発生してしまいます。

    また、評価基準があっても、評価内容を明文化していない企業では、評価対象者は評価に対して不信感を抱いてしまう可能性があります。

    人事評価シートの導入によって、透明性の高い人事評価制度を運用することで、評価に対する従業員の不満や不信感を解消することができます。

    人事評価シートを作成する目的:行動や能力開発の道筋を示す

    評価基準を人事評価シートで明文化することで、各階層や職種において、どのような「行動と能力」が求められているかが明確になります。

    この評価基準が道標になり、従業員は「どの能力を伸ばすべきか」「改善すべきか」を把握することが可能です。

    企業によっては、従業員自ら能力開発を行う仕組みとして、人事評価シートに「能力開発計画」の項目を設けている場合もあります。

    人事評価シートを作成する目的:人事評価の質の向上

    評価基準が不明確、あるいは定められていても内容を把握できていなければ、人事評価を適正に行うことができません。

    評価基準を人事評価シートに組み込むことによって、評価基準が明らかになるほか、評価者にとっても分かりやすくなり、評価者における人事評価の質の向上を実現できます。

    人事評価シートと評価基準

    人事評価シートは人事評価の「評価基準」をもとに構成されます。

    人事評価シートのべースとなる「評価」を構成する3つの要素について確認しましょう。

    人事評価を構成する3つの要素

    • 成果評価(業績評価):成果や業績を評価

    • 能力評価:知識や能力を評価

    • 情意評価:行動や姿勢を評価

    成果評価(業績評価)

    「成果評価」は、一定期間の成果や業績を評価する評価方法です。

    設定した目標と実際の成果や業績を比較して評価を行います。

    成果評価の基準は、職種によって異なります。

    営業職や技術職など数値目標が立てやすい職種は「定量的」な評価基準となります。

    事務職など数値目標が立てにくい職種は「定性的」な評価基準となるでしょう。

    能力評価

    「能力評価」は、企業や業務に必要とされている知識や能力を評価する評価方法です。

    能力評価の基準は、企業ごとに求める能力を定めるものとなります。

    また、職種や業種によって評価項目は変わります。

    「業務遂行力」「改善力」「企画力」など全職種共通の能力のほか、職種別の知識やスキルが対象になります。

    情意評価

    「情意評価」は、仕事に対する行動や姿勢を評価する評価方法です。

    情意評価の基準は、主に仕事に取り組む姿勢やプロセスが対象となります。

    職務に対する意欲や姿勢、チームワークなど評価項目は多岐にわたりますが、企業が社員に期待する「行動特性」を定めるものとなります。

    情意評価は、数値的な評価に比べ、評価者の主観が入りやすくなるため、あいまいな評価になりがちです。

    あらかじめ、評価基準を設けておくことが大切です。

    なお、若年層は「成果項目より情意項目のウエイトを高くする」、マネジメント層は情意項目はできて当たり前の観点で「成果項目のみにする」といったウエイト調整も階層別に行います。

    人事評価シートで人事評価の仕組化を

    人事評価シートを活用することによって、評価作業をシステマチックに行うことができます。

    企業が定めた「評価基準」に従って項目毎に評価対象者を評価し、評点を集計する一連の評価作業を通して、人事評価を仕組み化できるのです。

    また、人事評価の仕組み化を行うことによって、評価者の評価能力によるばらつきを抑え、人事評価の質的向上を実現できます。

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    人事評価シートにおける目標設定

    「目標管理制度(MBO)」を導入している企業では、人事評価シートに「目標管理項目」を組み込んでいることが一般的です。

    ここでは、人事評価シートにおける目標の考え方と、「成果目標」の書き方について、「階層別」と「職種別」に分けて解説します。

    ▼「MBO」についてさらに詳しく
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    人事評価シートにおける目標設定:階層ごとの「成果目標」

    階層ごとの成果目標について確認しましょう。

    成果目標は、階層別に「ウエイト」や「求める精度」も変わります。

    若年層であれば、「成果よりプロセスを重視」するため、成果評価のウエイトは少なく設定します。

    マネジメント層であれば、結果が全てであることから、プロセスではなく「成果評価だけを対象にする」ことになるでしょう。

    また、成果をより厳格に管理するため、「達成基準」「達成時期」「達成方法」など、若年層と比較して、より多くの項目を設定し管理します。

    人事評価シートにおける目標設定:職種別の「成果目標」

    職種別の成果目標について確認しましょう。

    職種別では、成果目標の達成基準を「定性的目標」とするか「定量的目標」にするかの違いがあります。

    売り上げや訪問件数などが対象となる「営業職」、開発件数や特許出願件数などが対象となる「技術職」のように、数値目標が設定可能な職種は、「定量的目標」の設定が可能です。

    事務職や企画職など、数値目標の設定ができない職種は、「定性的目標」となります。

    また、定性的目標は、単に「結果目標」のみを設定するのではなく、「達成項目」「達成基準」「期限」「計画」を明確にし、実効性のある目標設定をすることがポイントです。

    職種別、階層別「目標設定」の書き方例

    職種別、階層別「目標設定」の書き方の例を確認しましょう。

    営業職の「目標設定」の書き方例

    • 担当先への訪問件数を月◯回以上とし、売上高を前年比◯%アップさせる

    • 新規顧客の獲得数を◯件にし、売上高を◯%アップさせる

    技術職の「目標設定」の書き方例

    • ◯◯までに、開発テーマの立案件数を◯件以上にし、特許出願件数を◯件以上にする

    • ◯◯までに、◯◯によって、開発プロセスの効率化を図る

    製造職の「目標設定」の書き方例

    • ◯◯によって、歩留まり率を◯%に以上にする

    • ◯%までに、◯◯の改善することによって、クレームを◯件以下にする

    事務職の「目標設定」の書き方例

    • ◯◯業務の効率化を図ることによって、◯◯までに◯◯を達成する

    • ◯◯までに、◯◯ワークフローを導入することによって、コスト◯%減と◯◯業務の効率化を実現する

    管理職の「目標設定」の書き方例

    • 部下に◯◯を徹底させることにより、部門売上高を前年比◯%以上とする

    • ◯◯までに、部門の◯◯業務を見直し効率化を図ることによって、残業を月あたり◯時間以内に抑える

    人事評価シートにおける目標設定:「能力開発目標」

    人材育成の取り組みとして、従業員の「能力開発目標」を人事評価シートに組み込むことも有用です。

    期初に、部下が自身の「能力開発計画」を立案し、上司と相談のうえ「能力開発項目」「手段」「計画」を決定し、能力開発計画を定めます。

    期末には、能力開発計画の振り返りを行い、新たな年度に向けてPDCAサイクルを回します。

    人事評価シートの作成方法を「職種別」「階層別」に解説

    人事評価シートは、職種や階層によって、求める成果が違うことから、「職種別」「階層別」で、細分化する必要があります。

    人事評価シートは、基本的に「職種別」「階層別」に求める成果に合わせて、「成果」「能力」「情意」の3つの評価基準に基づいて構成されています。

    「職種別」「階層別」人事評価シートの作成方法について確認しましょう。

    人事評価シートの作成方法:事務職

    事務職は、人事、総務、経理、企画部門など、専門的知識が必要とされる部門が多く、知識に対する「習得のプロセス」や「習熟度」などが評価できる項目を「情意項目」に設定する必要がありがあります。

    また、事務職といっても、担当領域が幅広いため、「成果項目」については各々の領域で設定ができるように、自由度の高い設計にします。

    ▼事務職の「人事評価シートの書き方」についてさらに詳しく
    【例文付】事務職の人事評価とは?評価基準や項目のポイント徹底解説

    人事評価シートの作成方法:技術職

    技術職は、製造業では技術職、IT企業ではプログラマー職やSE職種など、多岐にわたりますが、基本的には、自身が掲げるテーマが「成果項目」となります。

    成果項目には、そのテーマに対する「達成基準」を明確に記載できるような記入欄を設けます。

    「情意項目」では、テーマに取り組む「姿勢」や「営業部門への支援」「新製品創出への意欲」など、技術職における企業が求める行動を組み込み設計します。

    ▼技術職の「人事評価シートの書き方」についてさらに詳しく
    【例文付】技術職の人事評価シートとは?戦略人事のためのポイント徹底解説

    人事評価シートの作成方法:営業職

    営業職における「成果項目」は、基本的に「売上高」と「粗利率」がベースとなります。

    ただし、個人プレーにならないよう、「部門全体の目標売上高」「粗利率の下」「個人の目標売上高」「粗利率」を設定すると効果的です。

    「情意項目」は、顧客と製造や技術部門の架け橋となる役割であることから、「コミュニケーション」などの項目を重視して設計されます。

    人事評価シートの作成方法:管理職

    管理職においては、「上級管理職」と「中間管理職」で、評価項目が分かれます。

    上級管理職においては、「情意項目」はできて当たり前という観点から、「成果項目」だけを設定することもあります。

    中間管理職においては、「部下の指導育成」「リーダーシップ」「チームの職務推進力」などの「情意項目」も設定します。

    「成果項目」は、管理する立場として「部門全体の成果目標」を掲げます。

    「情意評価」と「成果評価」の比重

    若年層が一人前になるまでは、「成果項目」のウエイトを低くするとともに、「情意項目」のウエイトを高めます。

    このように、プロセス重視の設計をすることで、評価面の「公平性」や階層に合わせた「人材育成」を仕組み化することができます。

    また、新規事業部門では、失敗を恐れてチャレンジングな取り組みができないような事態を防ぐために、「成果項目」の比重を下げることも有効です。

    人事評価シートを戦略人事につなげる方法

    人事評価シートは、人事評価のみに使うツールではありません。

    職務能力を管理するほか、評価基準を明文化することで「企業の求める人材像の道標」としても機能していることから、「人材育成システムのひとつ」ともいえます。

    さらに、人事評価クラウドなどを導入し、人事評価のシステム化を行えば、人材育成をシステマティックに実現でき「戦略人事に活かす」ことも可能です。

    そして、人事評価シートを「人事評価クラウド」などによってシステム化することで、「人事評価シートの配布や収集」「評価データの給与システムへの取り込み」「評価結果のフィードバック」などの人事評価実務の効率化が可能です。

    また、システム化のメリットは効率化だけではありません。

    人事評価シートのシステム化で得た評価データを、人事評価クラウドなどに連携することによって、タレントマネジメントなど「戦略人事」に展開することが可能です。

    人事評価を通して人材を育成させる方法

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    企業が成長するためには、従業員の成長が不可欠です。

    さまざまな変化が生じている労働市場を背景に、人材育成の重要性はますます高まっています。

    若手の育成が進まず、幹部候補が不足しているという悩みを抱える企業も多いでしょう。

    そこで、効果的な人材育成に繋がる人事評価について詳しく解説します。

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    • 人事評価制度の設計方法

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    人事評価は人材育成や企業成長の要

    人事評価は、人材育成の要です。

    また、納得度の高い人事評価は、従業員のモチベーションアップにもつながり、企業の成長や人材の定着率にも良い影響を与えます。

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    HR大学編集部
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