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【書き方付】人事評価シートとは?戦略人事のためポイント徹底解説

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【書き方付】人事評価シートとは?戦略人事のためポイント徹底解説

目次

    人事評価制度を正しく公平に運用するための手段として、多くの企業が活用している人事評価シート。人事評価の不満を解決するツールとしても注目されています。ここでは、人事評価シートにおける評価基準や項目、書き方などのポイントを解説します。

    人事評価シートとは

    人事評価シートとは

    人事評価を正しく公平に運用するには欠かせない人事評価シート。そもそも人事評価シートとはなにか、作成の目的について解説します。

    そもそも人事評価シートとは?

    人事評価シートとは、人事評価において社員の職務能力や目標を管理するシートであると同時に、社員に評価基準を知らしめるためのツールであるともいえます。

    人事評価シートは、主に、人事評価の評価基準である「成果」「能力」「情意」の評価項目で構成されています。

    目標管理制度(MBO)を導入している企業であれば、部下が期初に設定した目標設定の内容を記入し、期末に自己評価を行います。上司は、部下が記入した自己評価を踏まえて、評価基準に従って上司評価を記入します。

    人事評価シートは、評価基準に基づく能力を管理するほか、目標管理制度の一連を運用するツールとして活用するケースも多くあります。

    押さえておきたい人事評価シートの作成目的

    人事評価シートの作成目的は、「評価基準の明確化」「行動・能力開発の道筋を示すこと」があげられます。

    ・評価基準の明確化

    人事評価への不満理由は、評価基準が不明確であることがあげられています。評価基準がない企業では、評価基準が各評価者に委ねられることから評価がばらつき、評価基準があってもオーソライズしていない企業では、被評価者において不信感が生じます。

    このような不満にたいして、人事評価シートの導入によって、透明性の高い人事評価制度を運用することができます。

    ・行動・能力開発の道筋を示す

    評価基準を人事評価シートでオーソライズすることで、各階層・職種においてどのような行動・能力を求めているかが明確になります。この評価基準が道標になり、社員はどの能力を伸ばすべきか、あるいは改善すべきかを把握することが可能です。

    企業によっては、社員自ら能力開発を行う仕組みとして、人事評価シートに能力開発計画の項目を設けていることもあります。

    ・人事評価の質的向上

    評価基準が不明確、あるいは定められていても内容を把握できなければ、人事評価を適正に行うことができません。

    評価基準を人事評価シートに組み込むことによって評価基準が明らかになるほか、評価者にとっても分かり易くなり、評価者における人事評価の質的向上を実現できます。

    人事評価制度の肝となる評価基準と人事評価シート

    評価基準と人事評価シート

    人事評価制度の肝となる評価基準。この評価基準をベースに人事評価シートは構成されます。ここでは、評価基準とこれをベースとした人事評価シートについて説明します。

    人事評価の要である人事評価基準

    人事評価は、「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3つの評価基準で評価をすることが基本です。一般的には、階層や職種に合わせて、各評価基準のウエイトを調整して評価基準を設計します。ここでは3つの評価基準について説明します。

    ・成果評価

    成果評価の基準は、職種によって定め方が異なります。

    営業職や技術職など数値目標が立てやすい職種は、定量的な評価基準となります。事務職など数値目標が立てにくい職種は、「◯◯を達成した」といった定性的な評価基準となるでしょう。

    ・能力評価

    能力評価の基準は、企業毎に求める能力を定めるものとなります。

    主に、業務遂行力・改善力・企画力など、どの職種にも共通する能力のほか、職種別の知識やスキルが対象になります。

    ・情意評価

    情意評価の基準は、主に仕事に取り組む姿勢やプロセスが対象となります。

    職務に対する意欲や姿勢、チームワークなど評価項目は多岐にわたりますが、企業が社員に期待する行動特性を定めるものとなります。

    なお、若年層は「成果項目より情意項目のウエイトを高くする」、マネジメント層は情意項目はできて当たり前との観点で「成果項目のみにする」といったウエイト調整も階層別に行います。

    人事評価を仕組み化する人事評価シート

    人事評価シートを活用することによって、評価作業をシステマティックに行うことができます。企業が定めた評価基準に従って項目毎に被評価者を評価し、評点を集計する一連の評価作業を仕組み化できるのです。

    仕組み化によって、評価者の評価能力によるばらつきを抑え、人事評価の質的向上を実現できます。

    人事評価シートにおける目標設定【職種別書き方・例文付】

    人事評価シートの目標設定

    目標管理制度(MBO)を導入している企業では、人事評価シートに目標管理項目を組み込んでいることが一般的です。ここでは、人事評価シートにおける目標の考え方について説明するとともに、職種別の書き方についても解説します。

    階層毎の成果目標

    成果目標は、階層別にウエイトや求める精度も変わります。若年層であれば、成果よりプロセスを重視するため、成果評価のウエイトを少なく設定します。

    マネジメント層であれば、結果が全てであることから、プロセスではなく成果評価だけを対象にすることになるでしょう。また、成果をより厳格に管理するため、「達成基準」「達成時期」「達成方法」など、若年層より多くの項目を管理します。

    職種別の成果目標

    職種別では、成果目標の達成基準を「定性的目標」とするか「定量的目標」にするかの違いがあります。

    売り上げや訪問件数などが対象となる「営業職」、開発件数や特許出願件数などが対象となる「技術職」のように、数値目標が設定可能な職種は、「定量的目標」の設定が可能です。

    事務職や企画職など、数値目標の設定ができない職種は、「定性的目標」となります。定性的目標は、たとえば「◯◯の導入を行うことによって◯◯を図る」「◯◯によっての◯◯改善を図る」などの定性的な目標の立て方になります。

    目標設定は、単に「◯◯を図る」と結果目標のみを設定するのではなく、「達成項目」「達成基準」「期限」「計画」を明確にすることで実効性のある目標設定をすることがポイントです。

    次に、職種・階層別の目標設定の書き方例を紹介します。

    【営業職の例】

    • 担当先への訪問件数を月◯回以上とし、売上高を前年比◯%アップさせる
    • 新規顧客の獲得数を◯件にし、売上高を◯%アップさせる

    【技術職の例】

    • ◯◯までに、開発テーマの立案件数を◯件以上にし、特許出願件数を◯件以上にする
    • ◯◯までに、◯◯によって、開発プロセスの効率化を図る

    【製造職の例】

    • ◯◯によって、歩留まり率を◯%に以上にする
    • ◯%までに、◯◯の改善することによって、クレームを◯件以下にする

    【事務職の例】

    • ◯◯業務の効率化を図ることによって、◯◯までに◯◯を達成する
    • ◯◯までに、◯◯ワークフローを導入することによって、コスト◯%減と◯◯業務の効率化を実現する

    【管理職の例】

    • 部下に◯◯を徹底させることにより、部門売上高を前年比◯%以上とする
    • ◯◯までに、部門の◯◯業務を見直し効率化を図ることによって、残業を月あたり◯時間以内に抑える

    能力開発のための能力開発目標

    人材育成の取り組みとして、毎年、能力開発目標を社員に設定させる「能力開発目標」を人事評価シートに組み込むことも有用です。

    期初に、部下が自身の能力開発計画を立案し、上司と相談の上で、能力開発項目・手段・計画を決定し、能力開発計画を定めます。期末には、能力開発計画の振り返りを行い、新たな年度に向けてPDCAサイクルを回すのです。

    知っておきたい人事評価シートのポイント徹底解説

    ポイント徹底解説

    職種別・階層別に分類される人事評価シート。各々に求める期待が違うことから、人事評価シートを細分化しています。ここでは、人事担当者が知っておきたい人事評価シートのポイントを解説します。

    これだけある人事評価シートの分類

    人事評価シートは、基本的に職種別・階層別に求める期待に合わせて、「成果」「能力」「情意」の評価基準に基づいて構成されています。

    ・事務職

    人事・総務・経理・企画部門など、専門的知識が必要とされる部門が多く、知識に対する習得のプロセスや習熟度などを評価できる項目を「情意項目」に設定する必要がありがあります。また、担当領域も幅広く、各々の領域が設定できるように、「成果項目」は自由度の高い表記ができるように設計します。

    事務職の人事評価についてさらに詳しく知りたい方は、「【例文付】事務職の人事評価とは?評価基準や項目のポイント徹底解説」をご参考ください。

    ・技術職

    製造業では技術技術職、IT企業ではプログラマー職やSE職種など技術職は多岐にわたりますが、基本的には、自身が掲げるテーマが「成果項目」となります。成果項目には、そのテーマにおける達成基準を明確に記載できるような記入欄を設けます。

    「情意項目」では、テーマに取り組む姿勢や営業部門への支援、新製品創出への意欲など、技術職における企業が求める行動を組み込みます。

    技術職の人事評価についてさらに詳しく知りたい方は、「【例文付】技術職の人事評価シートとは?戦略人事のためのポイント徹底解説」をご参考ください。

    ・営業職

    営業職における「成果項目」は、基本的に売上高と粗利率がベースとなります。ただし、個人プレーにならないように、部門全体の目標売上高、粗利率の下、個人プレーの目標売上高、粗利率を設定させることが効果的です。

    「情意項目」は、顧客と製造や技術部門の架け橋となる役割であることから、コミュニケーションなどの項目を重視して設計されます。

    ・管理職

    管理職においては、上級管理職と中間管理職の双方でも、評価項目が分かれます。

    上級管理職になる者は、「情意項目」はできて当たり前という観点から、情意項目はなくして「成果項目」だけを設定することもあります。中間管理職においては、「部下の指導育成」「リーダーシップ」「チームの職務推進力」などの「情意項目」を設定します。

    「成果項目」は、管理する立場として、部門全体の成果目標を掲げます。

    知るべき情意評価と成果評価の比重

    若年層においては、一人前になる前は、成果項目のウエイトを低くするともに情意項目のウエイトを高めます。このようにプロセス重視の設計をすることで、評価面の公平性や階層に合わせた人材育成を仕組み化するのです。

    また、新規事業部門では、失敗を恐れてチャレンジングな取り組みができないような事態を防ぐために、「成果項目」の比重を下げることも有効です。

    人事評価シートを戦略人事につなげるためのポイント

    人事評価シートは、人事評価のみに使うツールではありません。

    職務能力を管理するほか、評価基準を明文化することで企業の求める人材像の道標としても機能しているように、人材育成システムのひとつともいえます。しかし、人事評価シートを紙ベースで行っている場合、職務能力を管理できておらず、人事評価シートの評価結果も賃金決定のための人事評価を行っている企業が多くあると思われます。

    人事評価シートを人事評価クラウドなどによりシステム化することで、「人事評価シートの配布や収集」「評価データの給与システムへの取り込み」「評価結果のフィードバック」などの事評価実務の効率化が可能ですが、システム化のメリットは効率化だけではありません。

    人事評価シートのシステム化で得た評価データを人事評価クラウドなどに連携することによって、タレントマネジメントなど戦略人事に展開することが可能です。

    【まとめ】人事評価シートは人材育成の要のツールにも。戦略人事に活かすには人事評価システムの導入が必須。

    人事評価シートは、人事評価の目的だけでなく、評価基準をオーソライズすることによって社員の能力開発に向けた道標となり、能力管理のPDCAサイクル回す人材育成の要のツールにもなります。さらに、人事評価クラウドなどを導入し、人事評価のシステム化を行えば、人材育成をシステマティックに実現でき戦略人事に活かすことも可能です。

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    HR大学 編集部

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