【例文付】事務職の人事評価とは？評価基準や項目のポイント徹底解説

直接部門の営業職や技術職とは違い、後方支援の立ち位置である事務職。
しかし企業の要ともいえる事務職を活かすには人事評価が重要なポイントです。
ここでは、事務職とはどのようなセクション・役割なのかを説明します。

事務職とは、人事・総務・経理・法務・企画部門などのバックオフィスを指します。
売上に直結する営業部門や生産部門・開発部門などの直接部門を支援する職種が事務職となります。
業種によっては、医療事務、一般事務といった括りも事務職に分類されます。

事務職といっても、専門性の高い職務もあれば、日々の業務が定型化されている一般事務など、さまざまな職務があります。

・経理・総務・人事・法務部門
経理部門や人事・総務部門、法務部門は専門性の高い知識が求められ、常に法改正と向き合いながら対応が必要なセクションです。

コンプライアンス遵守の下、働く環境の整備や企業活動に不可欠な労務、財務、法務などの管理活動のほか、企画業務を行う会社の要といえる役割を担います。

・情報システム部門
企業のITインフラを支える部門で、企業内のシステム構築のほか、ITインフラの構築、運用なとの役割を担います。DXの推進においても中心となるセクションです。

人事評価制度の要となる評価基準と評価項目。事務職の人事評価を理解するには、評価基準とその項目を押さえておく必要があります。ここでは、評価基準や項目の内容を解説します。

評価基準は、適正な人事評価を実現させるには、職種にかかわらず設定することが不可欠です。評価基準は、一般的には職務の成果を評価する「成果」、能力面を評価する「能力」、プロセスなどの情意面を評価する「情意」の３つの基準で構成されます。

評価基準について詳しく知りたい方は、「人事評価制度のつくり方 事前に把握しておきたいポイント」をご参考ください。

成果評価の基準としては、「正確さ」「早さ・期日」「積極性」などが重点ポイントとなります。

とくに、「正確さ」は、どの事務職においても求められる要件です。法律に関する職務においては、正しく法律を理解し、法改正対応に対応することが求められます。

・正確さ
経理部門や営業事務部門、労務部門などにおいては、数値のミスがあらゆる部門に波及し、重大なミスに発展することもあります。給与計算に従事する部門においては、従業員の給与額に直接影響がありますので、「正確さ」は重要な評価基準となります。

・早さ・期日
「早さ・期日」も重要な評価基準です。経理部門では、厳格な期日管理が必要な決算処理、給与計算部門では、給与支給日に確実に給与振込を行うためのの給与処理、各種報告のための集計処理など、重要な要素です。

・積極性
「積極性」も重視すべき評価基準です。事務職は、基本的には従来のやり方を踏襲することでも対応できる部門です。しかしながら、前例踏襲のままでは、企業の成長を阻害する要因にもなります。

積極性の評価を組み込むことで、自己の成長とともに、企業の成長につなげることが可能です。

事務職の目標設定について、定性的評価をしやすくするポイントについて主要部門のサンプル例文付きで説明します。

また、一般的な人事評価制度の設計方法を知りたい場合は、下の資料を見てみて下さい。
【人事コンサルタント監修】ゼロから作る人事制度設計マニュアル

目標管理制度（MBO）を導入している企業は、人事評価シートに「目標設定」の内容を記載する仕組みにしていることが一般的です。

事務職における目標設定は、数値目標を設定することが困難であることから、「定性的目標」とすることが主となります。定性的目標は、あるべき姿に向けて、「何を」「どのように」「いつまでに」を明確にし、実効性のある目標設定を行うことがポイントになります。

ここでは、事務職における代表的なセクションについて、目標設定をしやすくするポイントをサンプル例文付きで解説します。

経理部門は金銭を扱うほか、ステークホルダーに財務報告を行うなど内部統制の下、正確な業務が求められる部門です。よって、「正確さ」のウエイトが高い職種といえます。

しかし、日々の仕訳から月次決算、四半期や期末における決算処理などを正確にミスなく行うことが職務自体に求められている条件であり、「正確さ」は若年層でない限り、目標にはしづらい項目です。
行える職務領域を広げる、予算精度を高めるといった目標設定をすることが望まれます。

・目標設定例
◯◯期は、予算精度向上に向けて、◯◯を適用することにより、◯◯の科目の予算振れ幅を◯％以内にする。

人事部門は、人材の採用から配置・退職までの一連の管理のほか、人材育成を担う重要な部門です。学生に対するプレゼンテーション能力が必要なほか、企画的な能力が各種の業務に求められます。
目標設定については、企画的な要素の目標設定が主となるでしょう。

・目標設定例
人材定着率を◯％以上に引き上げる。その手段として、◯◯制度の導入を◯◯までに導入する。

総務部門は、企業全体の管理や備品・各種サポートなど、業務範囲は多岐にわたります。コストセンターとしての役割も担っており、定量的目標も設定対象となる部門です。

社内規程の整備等も対象になっており、法律知識など専門知識も必要となります。

・目標設定例
◯◯のコストを◯％低減させる。そのため、◯◯業務の仕組みを改善し、◯◯できるように変更する。

人事評価シートは、企業の求める期待に合わせて階層別・職種別に分類されます。ここでは、人事評価シートの内容と評価基準のウエイトについて解説します。

人事評価シートは、評価基準の3要素である「成果」「能力」「情意」の３つの基準で構成されます。人事評価シートを活用することによって、人事評価を公平・システマティックに運用が可能であるとともに、能力開発への道標の役割としても機能させることもできます。

また、人事評価を人事評価クラウドなどによってシステム化することで、人事評価業務の改善はもちろん、蓄積する人事評価データを用いて、タレントマネジメントへの活用するなど戦略人事への展開も可能です。

人事評価シートや人事評価を戦略人事に活かすことについて、さらに詳しく知りたい方は、「人事評価シートとは？書き方とテンプレート作成方法を紹介」をご参考ください。

事務職の成果評価は、営業部門や技術部門と比較して、評価期間における目標が明確ではありません。

また、やって当たり前のルーティン作業が業務の中心であることから、「〇〇の改善」「〇〇の導入」など、定常業務外の内容でないと目標設定の対象として認められにくい傾向もあります。ただし、若年層においては、業務知識の習得・ミスなく業務を回すことを重点に置き、定常業務も目標設定に組み込むようにすることも必要です。

事務職の情意評価は、「正確さ」「早さ・期日」「積極性」といった項目が重視ポイントとなります。また、職種によっては、専門知識が求められることから、「情報収集力」「学習意欲」などのウエイトも高くなります。

企業の考え方に合わせて、積極的に業務改善・改革に取り組む姿勢を評価するなど、ウエイトを調整することもポイントになります。

また、一般的な人事評価制度の設計方法を知りたい場合は、下の資料を見てみて下さい。
【人事コンサルタント監修】ゼロから作る人事制度設計マニュアル

事務職は、会社を支えるバックオフィスですが、定性的目標の設定の仕方で、評価の適正性や成果の実現度合も大きく変わります。

適切に定性的目標を設定させることによって、適正な評価や企業の求める人材に育成することが可能となります。

「事務職の評価に不満が多い」
「事務職の評価基準や人事評価シートを見直したい」

また、一般的な人事評価制度の設計方法を知りたい場合は、下の資料を見てみて下さい。
【人事コンサルタント監修】ゼロから作る人事制度設計マニュアル

事務職の評価基準や人事評価シートについて、人事のスペシャリストに相談してみませんか？

HRBrainは、人事評価の設計から運用を始めとして、評価基準や人事評価シート、人事評価のアドバイスまで経験豊富なカスタマーサクセスに相談できます。
HRBrainは人事評価と目標管理を確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない・・」
「もっと目標意識を高めて、メンバーに自発的に成長をして欲しい・・」
「管理作業に時間・工数が掛かりすぎる。無駄な業務に時間を割きたくない・・」

このような悩みをHRBrainで解決できます！

無料トライアル実施中！ぜひお試しください！