クラウド人事評価システムとは？機能や導入するメリットを詳しく解説

クラウド人事評価システムの導入を検討しているものの、どの製品がよいか迷われる方は少なくありません。クラウド人事評価システムは、製品ごとに機能や使用感が異なります。

本記事では、クラウド人事評価システムの概要とともに、製品の選び方を解説します。「システム選びに失敗したくない」とお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

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クラウド人事評価システムとは、人事評価で得たデータをWeb上で管理できるサービスのことです。

紙やExcelで行っていた評価シートの配布や回収、集計を自動化でき、人事担当者の業務負担を軽減できます。

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人事評価システムには、クラウド型のほかにオンプレミス型があります。それぞれの違いは、以下の通りです。

クラウド型は、インターネットに接続して使用するタイプです。インターネットに接続できる環境であれば、どこにいてもアクセスできます。

一方、オンプレミス型は、自社のサーバーを用いて運用するタイプです。制約が少なく、機能を増やしたりセキュリティを強化したりするなど、自社に合わせたカスタマイズをできるのが強みです。

それぞれの特徴を押さえ、自社に適したシステムを選ぶ必要があります。

クラウド人事評価システムの主な機能として、以下の4点が挙げられます。

• 従業員情報の管理

• 目標の進捗管理

• 人事評価シートの配布・回収

• データの出力（紙・Excel）

クラウド人事評価システムを使うことで、今まで紙やExcelでまとめていた従業員の情報を、システム上で一括管理できるようになります。システムに記録したデータは、紙やExcelにも出力できるため、従来のオペレーションを無理に変える必要もありません。

クラウド人事評価システムの機能を活用することで、これまで手作業で行っていた業務の大幅な効率化が可能です。

クラウド人事評価システムを導入することで、以下のメリットが得られます。

• 公正な評価制度を実現できる

• 業務の効率化を図れる

• 従業員のモチベーション向上につながる

それぞれ、詳しく解説します。

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評価制度に不満が募る原因のひとつに、「担当者によって評価基準が違う」といった不公平感があります。

クラウド人事評価システムには、評価基準のばらつきを防ぐ機能が備わっています。評価内容が数値として示されるため、評価基準の偏りの早期発見が可能です。

公正な評価制度を実現できれば、自身の取り組みが正しく評価されることが伝わり、従業員のモチベーション向上も期待できます。

クラウド人事評価システムを導入すれば、手作業で行っていた業務を自動化できます。

紙を使った従来の評価制度では、評価シートの配布や回収に多大な時間を要します。業務負担が大きく、多くのリソースが必要になるでしょう。

Excelで人事評価を管理している場合にも、従業員ごとにシートを作ったり、一つひとつデータを集計したりと手間がかかります。

こうした業務を自動化できれば、評価業務にかかる工数が減り、人事担当者の負担軽減やリソースの最適化を実現できます。

人事評価システムで収集したデータは、従業員のモチベーション向上に役立てられます。その一例が人員配置の最適化です。

人事評価システムには、従業員の能力やスキルを数値化する機能があり、従業員の特性を客観的に把握することが可能です。上司は人事評価システムのデータを参照することで、従業員に適した人員配置を検討できます。

人員配置の最適化は、従業員のストレスを軽減させ、モチベーションを向上させるのに有効です。また、業務の習熟度が高まりやすく、生産性の向上も望めます。

さまざまなメリットを期待できるクラウド人事評価システムですが、導入に際して注意点もあります。

• 運用コストがかかる

• 導入には時間と労力がかかる

• システム障害のリスクが生じる

当然のことながら、システムの導入には費用がかかります。初期費用と月額費用が発生するのが一般的です。システムによって料金設定は異なるため、予算に応じた製品を選びましょう。

システムの導入には、既存データの移行や初期設定といった作業も発生します。また、従業員に対してシステムの操作方法をレクチャーする機会も設けなければなりません。

システムを使う都合上、システム障害のリスクも生じます。クラウド型の場合、サイバー攻撃を受ける可能性もゼロではないため、堅牢なセキュリティ体制を備えた製品を選びましょう。

クラウド人事評価システムは、多くの企業からリリースされています。自社に適したシステムを導入するための選定ポイントを紹介します。

• 目的に適した機能が備わっているか

• 自社の規模に適しているか

• 直感的に操作できるか

• 料金は適正か

• セキュリティ対策は万全か

クラウド人事評価システムに搭載されている機能は、製品によってさまざまであるため、自社の目的に適した機能を搭載しているシステムを選ぶ必要があります。

システム導入の目的が業務効率の改善だけなら、機能は限定的ですが低価格で利用できる「評価業務に特化したタイプ」でも十分でしょう。

一方、モチベーションの分析や人材配置の最適化を求めるなら、情報を細かく管理できる「タレントマネジメントタイプ」が適しています。人員配置のシミュレーション機能や後継者育成機能など、さまざまな機能を搭載しています。

クラウド人事評価システムは、会社規模ごとに導入すべき製品が変わります。一般的に「中小企業向け」「大企業向け」と対象が定められているため、自社の規模・従業員数に適した製品を選びましょう。

人事評価システムは、想定している会社規模に応じて、搭載している機能や登録できる人数が異なり、価格も大きく変わります。システムが対応している人数と自社の従業員数を照らし合わせることで、自社に適した製品を絞り込みやすくなります。

従業員の作業負担を軽減するためにも、操作性に優れたクラウド人事評価システムを選びましょう。操作画面がシンプルで、直感的に操作できるものが理想です。

導入するシステムを選ぶ際は、カタログを見るだけでなく、実際にデモ画面で操作感を確かめることをおすすめします。

クラウド人事評価システムの導入で発生する費用が、適正かどうかも確認しなければなりません。

クラウド人事評価システムの料金は、初期費用と月額料金のほか、使用する機能に応じて加算されるケースがあります。まずは見積もりを取得し、きちんと費用対効果を得られるかシミュレーションしてみてください。

情報漏洩を防ぐためにも、セキュリティ体制の整ったクラウド人事評価システムを選ぶ必要があります。

特定の端末以外のアクセスを防ぐ「IP制限」や「二段階認証」は、備えておきたい機能です。また、サイバー攻撃に対して、どのように対策しているかも詳しく確認しておきましょう。

クラウド人事評価システムの選び方をお伝えしたところで、より具体的に、おすすめの人事評価システムを3つ紹介します。

• HRBrain

• カオナビ

• あしたのクラウド

HRBrainは、タレントマネジメント機能を強みとする人事評価システムです。

従業員ごとの目標設定や管理、1on1面談のサポートといった機能を備えています。シンプルなUIと直感的な操作性も魅力です。

導入後は専任のカスタマーサクセスが無制限で受けられるなど、手厚いサポート体制が整っています。

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カオナビは、従業員の顔写真をアイコンに設定できるのが特徴的な人事評価システムです。

機能に応じた3つのプランが用意されており、自社に適したシステムを選びやすくなっています。導入後には「ユーザー会」というセミナーの受講も可能です。

あしたのクラウドは、目標設定から給与確定までを一元管理できるシステムです。

入力した目標をAIが自動添削するユニークな機能も搭載されています。人事評価制度の構築や運用支援にも定評があります。

クラウド人事評価システムを導入する際の業務フローを確認しておきましょう。

1. 課題を整理し、導入目的を明確にする
2. 必要な機能を特定して候補を絞る
3. 候補となったシステムのトライアルを行う
4. システムを決定する

まずは、自社が抱える人事評価の課題を整理します。「目標や評価の記録を一元管理したい」「評価システムでタレントマネジメントもできるようにしたい」といった具合です。

目的を明確にし、効果の最大化を目指します。

目的の達成に必要な機能を特定し、導入すべきシステムを探します。このとき、操作性や費用、セキュリティもあわせて確認しておきましょう。

クラウド人事評価システムによっては、無料で試せるトライアル（デモ）を実施しているケースがあります。自社で使うことをイメージしながら、実際の操作感を確かめます。

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導入すべきシステムが定まったら、プロジェクトチームを立ち上げます。導入までのタスクを細分化し、どの業務を誰がいつまでにやるのか決めます。

クラウド人事評価システムは、インターネットに接続できる環境ならどこでも操作できる、人事評価を一挙に自動化できるツールです。業務の効率化だけでなく、公平な人事評価制度の構築にも役立ちます。

紙やExcelを使った従来のやり方をシステム導入により効率化できれば、人事担当者の業務負担が減り、人的リソースの最適化も可能です。

クラウド人事評価システムを導入し、評価業務の効率化やモチベーションアップにつながる評価を実現しましょう。

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