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360度評価システム導入の比較ポイントは?メリット・導入前準備まとめ

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360度評価システム導入の比較ポイントは?メリット・導入前準備まとめ

目次

    この記事では360度評価システムを導入するメリット、導入前の注意、機能について紹介します。

    360度評価とは?

    360度評価とは、評価対象者に対して、上司・同僚・部下など立場の異なる人が多面的に評価をする手法です。

    「360度多面評価」「360度フィードバック」「多面評価」と呼ばれることもあります。360度評価は、「能力開発の手法」としてアメリカで誕生しました。

    そのため「評価」というワードが入ってはいるものの、必ずしも人事評価に結びつけられることはなく、人材育成の手法として用いられることもあります。

    360度評価のメリット

    複数の立場の異なる人が評価することで、評価対象者は「自己評価と他者からの評価のギャップ」を知ることができます。

    これが360度評価のメリットです。

    また360度評価の際には、自社のコンピテンシーを元にすることもあり、従業員に自社の理念を浸透させることなどにも役立ちます。

    360度評価のデメリット

    360度評価はひとりの評価対象者を複数名で評価するため、その評価シートの作成・回収・集計に工数がかかります。

    また360度評価のシートに限ったことではありませんが、人事評価の記載されたシートには対象者への評価が記載されており、取り扱いには注意が必要です。

    また「匿名性をどう担保するのか」という点が運用上の課題になります。

    360度評価システムとは?

    360度評価システムとは、先に挙げた360度評価のデリットである「運用上の工数を効率化する」「匿名性を担保する」この2点に特化したシステムです。

    個別のシート管理では挫折しがちな、360度評価をサポートしてくれる機能が搭載されています。

    360度評価システムを導入するメリット

    360度評価システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

    システムで匿名が担保できるのため回答しやすい

    360度評価システム上で評価が管理されるため、エクセルなどの個別ファイルをメールでやりとりすることと違い、メール誤送信の恐れがありません。

    そのため、評価者は「匿名性が担保されている」と安心して、率直な意見を述べることができます。

    フィードバック面談の履歴が蓄積できる

    360度評価システムの中には1on1などの面談履歴を記録できる機能もあります。

    紙・エクセルなどのファイルでは、データが一元化されていないため、過去の履歴をさかのぼって確認するのも一仕事です。

    そのため、記憶を頼りに面談を進めることもあるでしょう。

    しかし、他者からの評価・面談履歴を残せる360度評価システムであれば、それらのデータを見て的確なフィードバックが可能になります。

    「改善すべき点を克服するためにアクションをどう起こすか」という点に絞って面談ができます。

    集計などの業務負荷が軽減できる

    360度評価システムを使用することで、シートの配布・回収・集計にかかっていた時間を短縮できます。

    導入する360度評価システムによっては、シート未回収の対象者に対しリマインドをシステム上から送ることもできます。

    テレワーク・リモートワークでも360度評価が可能

    コロナ禍でテレワーク・リモートワークの働き方が浸透してきています。

    導入する360度評価システムがクラウド型であれば、在宅でも問題なく360度評価が可能です。

    360度評価システムを導入前の準備

    では、実際に360度評価システムを導入するにあたり、準備しなければならないことを紹介します。

    導入目的を明確化する

    「日頃、上司の目が届きにくい従業員の日常行動を可視化したい」「評価者が『上司が忙しく、わたしのことを見てくれない』と日常的に抱いている不満を解消したい」など、360度評価システムによって実現したいことを明確化しましょう。

    また人事評価として360度評価を取り入れる際、ほかの評価と組み合わせることも有効です。

    システムで運用する範囲の決定

    360度評価システムを導入する際に「どこまでをシステムで運用するのか」を決定しましょう。

    また「360度評価以外に人事評価制度があるならば、それもこの機会にシステム化するのか」を検討しましょう。

    そして360度評価の有効な運用とフィードバックは切り離せません。

    導入するのならば、1on1など面談記録が蓄積できるシステムを選びましょう。

    運用するメンバーを決める

    社内で360度評価を運用するためのプロジェクトメンバーを決めましょう。

    メインは人事部からのメンバーになるとしても、セキュリティ面での助言をもらうために、情報システム部門のメンバーに入ってもらうと相談・意思決定までがスムーズです。

    評価基準・項目を設定する

    360度評価に使用する項目・また評価基準を決定します。

    360度評価システムでは、項目の設定・編集・追加を簡単に行うことができます。

    ここで、HRBrainの「 タレントマネジメントシステム」より360度多面評価の項目の一例を紹介します。

    【360度評価 質問項目の例/管理職の評価(部下→上司)】

    管理職の評価(部下→上司)の例です。

    • 組織戦略(部門ミッションの理解、部下の役割明示)→(対象者は)期待される役割を具体的に告げられているか?
    • 部署内コミュニケーション →(対象者に)仕事のことで気軽に話しかけられるか?
    • 人材育成 →(対象者から)育成機会の提供、業務に対するフィードバックをされているか?

    【360度評価 質問項目の例/一般職の評価(一般⇔一般or上司)】

    一般職の評価の例です。

    • メンバー間のコミュニケーション →(対象者は)周囲との会話はどの程度あるか?
    • 仕事の進め方 →(対象者は)目的達成の為に有効な施策を考え、実行しているか?
    • 仕事の判断の仕方 →(対象者は)行動指針にそった適切な判断ができているか?

    デフォルトでこうした設問項目があると、スムーズな運用が可能です。

    また企業規模にもよりますが、変化の激しい中小企業・ベンチャー企業では評価項目が短期間のうちに変わることもあります。

    項目の変更が柔軟にできるかについても確認しましょう。

    評価者と被評価者を設定する

    被評価者と被評価者を設定しましょう。

    そのときに、360度評価システムで評価者と被評価者の紐づけ設定ができるか確認しておくと、誤送信を防ぎ匿名性を担保することができます。

    導入時期を決める

    360度評価システムの導入・運用のタイミングを決定します。

    360度評価はフィードバックも重要なため、面談のための時間が無理なく取れる時期に実施すると、現場の運用がスムーズでしょう。

    従業員に周知する

    360度評価システムの導入の目途が立ったら、従業員に周知しましょう。

    導入時期のお知らせから、使い方レクチャーの研修までを行いましょう。

    どんなに人事がよいと思ったシステムであっても、現場からは「手間が増える」「仕事が忙しくて面談の時間なんて取れない」など反発が予想されます。

    そうならないよう、部署のキーパーソンに事前に話を通しておくと導入がスムーズです。

    360度評価システムの導入によって「どのようなメリットが従業員にもたらされるのか」について説明をし納得してもらえるよう調整しましょう。

    360度評価システム導入後のアクション

    続いて導入後のアクションについて紹介します。

    フィードバックを行い、行動計画に反映させること

    360度評価システムの導入後こそ、その真価が問われます。

    被評価者は評価者からの評価を受け、そのフィードバックを部署の上司から受けます。

    その結果「どこをどう直せば(行動すれば)よいか」を対話から導き、今後の行動計画に反映させましょう。

    360度評価を常に改善する

    常に同じ設問を使っていては、自社の方向性とズレが生じることもあります。

    評価の設問・運用方法は都度プロジェクトメンバーで見直し、フィードバックの結果を反映させた行動計画までが、うまく回っているかどうかチェックしましょう。

    360度評価システムを選ぶポイント

    次に360度評価システムを選ぶポイントを紹介します。

    企業の規模に見合ったシステムか

    導入を検討している360度評価システムが、「中小企業向け」なのか「大企業向け」なのかを確認しましょう。

    導入事例で自社の規模と同じくらいの企業が掲載されているかが参考になります。

    セキュリティは万全か

    360度評価システムのセキュリティ面は優れているのか、自社に情報システム担当者がいるのなら、確認してもらいましょう。

    人事情報を扱うので、慎重に検討する必要があります。

    導入コスト・ランニングコスト

    360度評価システムのなかには、従業員一人につき月額いくら、と定められている場合もあります。

    導入に際して「導入コスト」「ランニングコスト」を確認しましょう。

    ほかシステムと連携ができるか

    360度評価システムのなかには、タレントマネジメントシステムをはじめとする人材データベースとの連携ができるものがあります。

    360度評価はそれ単体だけではなく、ほかの評価と組み合わせることが多いので、専用のシステムを使うと分析の時間が短縮できます。

    「ほかのシステムと連携できるか」という点も重要です。

    1on1などの面談の蓄積ができるか

    360度評価システムでは「1on1などの面談の蓄積ができるか」という点も確認しましょう。評価者に対しての360度評価が集まった段階で、そのデータを元に上司は面談を行います。

    その評価をフィードバックし、評価者の行動計画を立てるまでが360度評価です。

    継続的な人材育成のためにも、面談の蓄積ができるシステムであることが重要です。

    操作性に優れているか

    どのシステムにも言えることですが、操作性に優れているかどうかは重要です。

    なぜなら、使いにくいシステムであれば評価者は入力しづらいだけでなく、活用に至るまでにはいきません。

    マニュアルを確認しなくても、直観的に操作できる点を重視しましょう。

    導入後のサポートはあるか

    360度評価システムの導入をスムーズにサポートするカスタマーサクセスなどのフォロー体制が充実しているかを確認しましょう。

    課題を解決するまで併走してくれるパートナーのようなサポートがあると、導入後も安心です。

    360度評価システムでできること(機能)

    次に、360度評価システムの機能によって「できること」を紹介します。

    評価項目の設定

    評価項目の例が設定されているため、一から設問を考えなくてもよい360度評価システムもあります。

    また、360度評価システムによっては自社独自の設問を設定できます。

    360度評価シートの配信・催促・回収

    360度評価シートをいちいちメールに添付してお送りするのでは、宛先のミスによって情報が漏洩しかねません。

    また未提出者に対して催促のメールを送ったり、シート回収にも手間がかかります。

    360度評価システムによっては、シートの配信・催促・回収までがシステム上で完結するタイプもあります。

    業務効率が上がるだけでなく、匿名性が担保できるという利点もあります。

    360度評価の自動集計

    360度評価システムでは、集まった個々の評価を画面上で自動集計することが可能です。

    こちらもひとつひとつ360度評価シートを開いて評価対象者ごとに集計することと比べると、圧倒的に業務効率がアップします。

    360度評価のフィードバック面談の履歴を記録

    360度評価のフィードバック面談の蓄積することによって、他者と自身の評価のギャップを埋め、その改善のための行動を取ることができます。

    その振り返りを行い、一貫した人材育成にフィードバック面談は有効です。

    スマホなどの端末でできるシステムも

    360度評価システムには、タブレットやスマホからも入力できるタイプがあります。

    そういった身近な端末から記入できるようになると、スキマ時間でも記載できるため、評価者にとっては利便性が高いです。

    対応端末についても確認するようにしましょう。

    まとめ

    360度評価とは、評価対象者に対して、上司・同僚・部下など立場の異なる人が多面的に評価をする手法です。

    360度評価のメリットとは、複数の立場の異なる人が評価することで評価対象者は「自己評価と他者からの評価のギャップ」を知ることができる点です。

    しかし一方でシートの回収に手間がかかること、匿名性の担保が難しいというデメリットもあります。

    そこで注目が集まっているのが360度評価システムです。

    このシステムには以下のような利点があります。

    • システムで匿名が担保できるのため回答しやすい
    • フィードバック面談の履歴が蓄積できる
    • 集計などの業務負荷が軽減できる

    360度評価システムを導入するには、以下の流れでプロジェクトを組む必要があります。

    1. 導入目的を明確化する
    2. システムで運用する範囲の決定
    3. 運用するメンバーを決める
    4. 評価基準・項目を設定する
    5. 導入時期を決める
    6. 従業員に周知する

    とくに、従業員に周知する際には「導入によってどのようなメリットがあるか」という点を強調し、協力を仰ぐようにしましょう。

    360度評価システムを導入した後の行動も重要です。

    「被評価者は評価者からのフィードバックを行い、行動計画に反映させる」だけでなく、常に360度評価を改善する必要があります。

    設定した質問が企業の目指す方向と合致しているかどうか、都度確認しましょう。

    とくに変化のスピードの速い中小企業・ベンチャー企業はその見直しが大切です。

    360度評価システムを選ぶポイントは以下7つです。

    1. 企業の規模に見合ったシステムか
    2. セキュリティは万全か
    3. 導入コスト・ランニングコスト
    4. ほかシステムと連携ができるか
    5. 1on1などの面談の蓄積ができるか
    6. 操作性に優れているか
    7. 導入後のサポートはあるか

    見落としがちなのは導入後のサポートですが、手厚いフォロー体制が整っている360度評価システムを選ぶと、施策が無理なく継続できます。

    360度評価システムには一般的に、項目の設定、評価シートの配布・回収・集計までが画面上で完結できる機能が搭載されています。

    やはり360度評価に特化したシステムのため、匿名性の担保ができる点が、評価者の安心に繋がります。

    また360度評価の活用にはフィードバックが欠かせません。

    一貫した人材育成のために、面談の履歴が蓄積できる機能のあるシステムを選ぶとよいでしょう。

    また、評価者が手軽に入力できるよう、スマホやタブレット端末対応のシステムを選ぶのも利便性がアップします。

    HRBrainの「タレントマネジメントシステム」には人材データベースに加え、360度評価が可能です。1on1などの面談履歴を蓄積・共有できる機能もあわせて搭載されています。

    この機に360度評価システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    HRBrainの「タレントマネジメントシステム」は導入サポートの手厚さにも定評があります。

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    HR大学 編集部

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