人事システムとは？無料・有料の違いや効果について解説

昨今「人事評価システム」について聞く機会が増えたのではないでしょうか？

人事評価システムとは、従業員の評価や目標・実績を管理できるツールとして注目されています。活用することで業務が効率化されるだけではなく、従業員の「目標管理」や「人材育成」が行えます。適切な人員配置が可能になるため、導入を検討する企業が増えています。

現在、新型コロナウイルス感染症の流行やIT技術の進歩により、企業の取り巻く環境は大きく変化しています。新型コロナウイルス感染症の流行による在宅ワークの推進など、働き方の変化の一例と言えます。そのため、環境の変化に対応する人材育成・組織づくりを各企業が考えなければなりません。そこで活用できるものが人事評価システムです。人事評価システムを導入するメリットや無料・有料の違いについて解説します。

今回は人事評価を無料で行う方法について解説します。自社に適した人事評価の方法を導入する際の参考にしてください。

社員が少数・人事評価が電子化されていない企業の方におすすめなのが、期限なく無料で使用できるソフトウェアです。

無料のため機能は人事評価のみに限定されていますが、作業効率の向上を図ることができます。ただし、操作性に関する課題があることや、登録人数が少ないことはデメリットに挙げられます。

無料の人事評価システムには「Word」「Excel」「PDF」で作成されたテンプレートがあり、さらにそれらの中でも種類が豊富に存在しています。さまざまなサンプルから自社に適したものを選択するほか、独自のものを作成する際に活用してみてはいかがでしょうか。

専門的な知識がなくても作業効率をあげたい場合には「Excel」か「スプレッドシート」がおすすめです。配布や集計など、今まで手動で行っていた作業を自動化できます。

スプレッドシートはクラウドで管理可能な点が特徴であり、メリットです。インターネット上で評価シートを共有できるため、人事評価の効率化が見込めます。被評価者がシートを記載後に評価者のみ閲覧ができるように設定変更が必要です。

テンプレートが豊富なため従業員名や用意された項目を記載するだけで簡単に使用できます。集計作業を自動化できるメリットがあるのに対して、シートの作成やクラウドの共有・アクセス権限の変更に手間がかかるのがデメリットです。そのため、従業員数が多い企業は人事評価システムを使用したほうがよいでしょう。

操作感を体験してから導入を決めたいと考えている方には、無料トライアルがおすすめです。

多くのソフトウェアには、2週間から1ヶ月の無料トライアルが用意されています。短期間ではあるものの有料版を無料で使用できるため、使用感や効果を直接試すことができるのがメリットです。

従業員数が多く、人事評価に関する作業を削減したいと考えている企業はトライアル機能が実装されたシステムを試してみるのはどうでしょうか。導入にかかるコストと自動化されたことにより削減された人件費を計算したうえで、導入を検討するといいでしょう。

従業員の評価や目標・実績を管理するもので近年注目を集めています。

経営戦略に沿って適材適所を徹底するための考え方にもなり、目標管理や人材育成にも活用できるツールです。

人事評価システムを導入することでどのような効果が得られるのでしょうか。ここでは、特徴やメリットについて詳しく解説していきます。

ここでは、人事評価システムの主な特徴を3点押さえておきましょう。

• 評価を可視化する

従業員の経歴・評価結果やプロセスを一元化できます。過去にどのような経験をし、どのような評価をされたのかすぐに確認できます。

• データ管理ができる

従来、紙・Excelで使用していた評価シートをシステムで再現できます。

手書きで行っていた評価表や、各部門で管理していた目標シートなどを人事評価システムに取り込むことで管理が可能です。さまざまなデータを管理して評価できるため効率アップが期待できるでしょう。

場所を選ばずに操作できる（クラウドサービスのみ）

最近では、新型コロナウイルス感染症の流行により在宅ワークの推進が行われ、出勤せず勤務する形態の企業が増加しました。自宅・ワークスペースなどさまざまな場所がオフィスになったことで、紙でのデータ管理が難しい時代となりました。クラウドサービスを提供しているシステムを使用することで、インターネットにアクセス可能な端末であれば場所を選ばずに操作可能です。

ここからは、人事評価システムを導入した際に得られる効果について詳しく解説します。

• 評価にかかる時間の削減・効率化

紙で人事評価を行っている場合は評価シートの作成・面談や記入・回収・集計・保存などさまざまな工程が生まれます。時間や手間がかかるため、特に従業員数が多い企業には業務改善を望む声が挙がっているのではないでしょうか。時間や手間をかけずにこれまでの工程を効率化できるのが人事評価システムの効果です。ペーパーレス化や事務処理の自動化ができるため、時間の削減・効率化だけではなく紙などの資源の削減も図ることができます。

• 評価の「質」向上

データに基づいた客観的な評価が可能で、目標達成度や従業員のステータスを正確に視覚化できます。そのため、評価者の主観が入らず公平な評価が可能になるでしょう。

評価の透明性が増すことにより正当に評価されていることを実感しやすくなります。従業員の評価内容が可視化されることで納得度が向上し、所属意識の向上・モチベーション維持につなげられるでしょう。職場満足度・風土を高め、働きやすい職場作りが行えます。

• 社員データの一元化・適切な人材配置ができる

社員データをシステム上で管理することにより、入職日・雇用形態など従業員のプロファイルの詳細を一元管理できます。また、評価データだけではなく、能力・希望部署などの管理が可能です。客観的なデータから将来を見据えた教育計画の立案や、生産性が向上する適切な人材配置が可能になるでしょう。

• 情報漏洩のリスクを減らす

紙媒体やExcelファイルでは「持ち出し」「紛失」などのリスクがつきものです。個人情報を漏洩することで従業員の信頼関係を壊すだけではなく、企業のイメージダウンにもつながります。人事評価システムを導入することで人事管理を行っている人以外に閲覧制限をかけられるためリスクを軽減できます。

ここまで人事評価システムによる効果やメリットについて説明してきました。業務の効率化や企業の成果を上げるために適正な人事を行おうと考え導入を検討する企業もあるのではないでしょうか。ここでは、人事評価システムの選定を失敗しないために押さえておくべきポイントについて説明します。

効率化や業務負担の軽減を図るために導入するにもかかわらず、使用しづらいことでかえって負担になってしまっては元も子もありません。無料トライアルなどを活用し、直接システムに触れるから検討するように徹底しましょう。自社の評価基準・項目について上層部で検討し、必要な機能を絞っておくことで必要なシステムを選択しやすくなります。

提供形態には大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。企業形態や事業内容に適したものを選択しましょう。

• クラウド型

利用できる場所を選ばず、サーバーなど設備を整える必要もないのがクラウド型のメリットです。また、初期投資を抑えられるのも特徴です。

デメリットには、カスタマイズ性の低さが挙げられます。インターネット経由でサービスが提供されるため、自社内でシステム管理が行えないことが原因です。また、維持費がかかることもデメリットといえるでしょう。

• オンプレミス型

自社内に設置したサーバーを自社で管理するのがオンプレミス型の特徴です。導入時に設置費用がかかるものの、自社の特徴に合わせたシステムを導入できる利点があります。月額利用料も発生しないため維持費を抑えられるのもメリットです。インターネットに接続しないため、ウイルスやハッキングなどの危険を回避できるのもおすすめのポイントです。

ただし、初期費用がかかることと、トラブル発生時の対応を自社で行う必要があるのはデメリットといえます。

ベンダーとは「販売会社」を指す言葉であり、ビジネスの場面でよく耳にする言葉になりました。

企業に適したシステムを導入するためには、信頼関係の構築が必要です。システム導入後はメンテナンスなどで関わる機会が増えるため、セキュリティや実績などを考慮して長期的に関われる企業を選びましょう。

システムを選択するときに考えなければならないのが連携機能です。

すでに使用しているシステムとの連携ができることで、より一層業務の効率化が図れます。ただし、連携ができない場合はデータ移行作業が必要です。移行作業には時間・手間がかかるため、業務をひっ迫させない範囲で実施できるかどうかを確認しておきましょう。

無料の人事システムを導入することになった場合、どのような点に注意が必要でしょうか。ここでは、人事システムのトラブルを防ぐためのポイントを3つご紹介します。

無料版は「人事評価」「グラフによる評価結果表示」と人事評価に関するデータ管理のみと制限されていることがほとんどです。そのため、企業が望む効果を最大限実現することは困難です。

また、登録できるユーザー数は10人以下の場合が多いため、企業の規模によっては従業員全員のデータは管理できないでしょう。

一般的な人事システムのトライアル機能は、2週間から1ヶ月程度しか使用できません。また、無料のサービスを利用してもデータの保存期間が決まっていることも多いでしょう。無料版は機能や期間に制限があるものだと考えて、本格的な利用の検討は有料版で行うものと考えておくとよいでしょう。

有料版・無料版どちらを導入したらいいか悩んだ場合は「工数削減」「コスト削減」の面で検討してみましょう。

従来の人事評価の工程数や時間を計算し、どの程度短縮できるかを考えて選ぶのがおすすめです。

また、システム導入によるペーパーレス化による資源削減により、どの程度の費用対効果が得られるのかも重要なポイントといえます。

無料の人事システムは機能・期間に制限があるため、企業が求める十分な成果が得られない場合があります。人事システムを活用して企業の理想を叶えるためには、有料版のシステムを導入しましょう。ここでは、有料版の人事システムを導入することで得られるメリットについて解説します。

• 人数・機能の制限がなくなる

無料版では使用できなかったさまざまな機能を活用できます。自由度が高くなり、自社が求めるシステムに近付けられるでしょう。

また、人数制限がなくなることで従業員数に関わらず利用可能です。無料版と比較すると成果や効果を感じられるでしょう。

• データ保持期限がなくなる

有料版はデータの保持期限がなくなるため、過去の評価内容がすぐに確認できるようになります。

無料版にはデータの保持期間が設定されているため、データが一元管理できません。データを一元管理するには、バックアップや別の無料システムに切り替える必要があるでしょう。

• 場所を選ばす業務が可能

クラウドサービス型の有料版では、自宅でも業務が行えます。

新型コロナウイルス感染症により在宅ワークが推進されています。会社に出社する必要がなくなり、さまざまな場所で仕事を行うようになりました。タブレット端末やスマートフォンから閲覧・入力できるので、誰でも簡単に利用できるでしょう。

• 業務を効率化できる

有料版を使用することで、評価システムの「配布」「回収」「集計」のプロセスを一元化できます。

無料のツールを使用すれば業務効率を上げられますが、複数のツールを使用しなければならないため手間がかかります。有料版はプロセスの一元化が実現できるため、大幅な効率化が期待できます。

ここでは無料トライアルのあるものを8つ説明します。特徴や金額についても解説するので参考にしてください。

• 提供会社：株式会社HRBrain

• 参考価格：別途問い合わせ

• 業務形態：クラウド・SaaS

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

HRBrainは、人材データの管理・分析により組織の成長を加速させるタレントマネジメントシステムです。

シンプルな操作性とカスタマーサクセスによるサポートなども充実しているので、初めてでも安心して人事システムを導入できます。

OKR・MBO・1on1など、さまざまなマネジメント手法に対応できるのも強みです。

またタレントマネジメントクラウドだけでなく、従業員エクスペリエンスクラウド・人事評価クラウド・労務管理クラウドも提供しています。

こちらから無料トライアルに申し込めるので、興味のある方はぜひご覧ください。

• 提供会社：株式会社サイダス

• 参考価格：別途問い合わせ

• 業務形態：クラウド・SaaS・ASP

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

クラウド型のシステムで人事評価だけではなく「発令業務」「申請業務」を効率化できるのが特徴です。

評価方法は、「MBO」「OKR」「360度評価」「コンピテンシー評価」「1on1」から選択できます。上司以外の従業員からの評価により納得度を向上させる効果が得られるでしょう。企業の特徴に合わせてカスタマイズが可能なため、さまざまなアプリケーションと連携することで、情報収集の精度が向上します。また、サポート体制も充実しているので、安心感や満足度も高いでしょう。

• 提供会社：株式会社シーグリーン

• 参考価格：7,000円/月～

• 業務形態：クラウド・SaaS・ASP

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

クラウド型のシステムで、300社・500事業に導入されています。「社員のモチベーション」「行動」を可視化できることが特徴で、公平な評価とモチベーションの向上につながります。「リアルタイム評価」が行えることがポイントで、ポイント付与や感謝が行えるため従業員の承認欲求が満たされます。

評価方法は、「MBO」「360度評価」「コンピテンシー評価」「1on1」から選択できます。業務効率機能が多いため、導入すると人件費を抑えられるでしょう。

• 提供会社：株式会社カオナビ

• 参考価格：69,800円/月

• 業務形態：クラウド・SaaS

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

「テレワーク」「生産力向上」「人材不足」を解決できるのが特徴です。従業員全員の情報を顔写真付きで一元管理しながら、現場と経営層との共有も可能です。評価ワークフロー機能で進捗状況も把握できるので、データ分析や人材発掘・人材配置にも活かせるでしょう。

• 提供会社：株式会社日本経営

• 参考価格：5,500円/月～

• 業務形態：クラウド

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

人事コンサルテーションのノウハウが詰め込まれたシステムで、人事評価に関するさまざまな業務を効率化できるのが特徴です。シンプルな機能により誰でも使用しやすいのもポイントです。低価格で導入できるため費用対効果が高いこともメリットといえます。

• 提供会社：株式会社あしたのチーム

• 参考価格：別途お問い合わせ

• 業務形態：クラウド・サービス

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

AIによる添削機能が付いているため、確実性のある人事評価を実施できるのが特徴です。またカスタマイズ性能が高いため、企業の特性に合わせて活用できることも強みといえます。定期的にサポートが受けられる体制も整っているため、人事部がない企業でも運用できます。

• 提供会社：Qasee株式会社

• 参考価格：別途お問い合わせ

• 業務形態：クラウド・サービス・SaaS

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

従業員のPCにインストールすることで、業務内容を正確に確認できるシステムです。

仕事のプロセスを評価できるため、公平性の高い評価が得られることに強みがあります。ストレスチェック機能も搭載されているため、従業員のメンタルケアの部分に関する人事部・マネジメント部の業務軽減にもつながるでしょう。

• 提供会社：株式会社アクティブアンドカンパニ―

• 参考価格：別途お問い合わせ

• 従業員規模：規模に関わらず対応

• 売上規模：規模に関わらず対応

従業員管理の管理だけでなく、給与明細のデータ帳票作成などを一貫して担う人事システムです。直感的な操作で人材情報を可視化できるため、システム関連のノウハウに乏しい企業にもおすすめです。

今回は人事評価システムについて紹介しました。

人事評価システムの導入することにより「業務の効率化」「時間の削減」など、今まで評価に費やしていた人件費や負担を軽減できます。また、データを活用した客観的な評価ができるため、所属意識の向上やモチベーションの維持にもつなげられるでしょう。

昨今では、新型コロナウイルス感染症の流行により、在宅ワークの推進など働き方の見直しが行われています。そのため、環境の変化に対応する人材育成・組織づくりを各企業が考えなければならないフェーズに到達しているでしょう。

人事評価システムは、従業員の志向やスキルを活かした人材配置や教育計画の立案をサポートできます。人材育成にも活用できるため、企業の成長に向けたさまざまな効果を得ることも可能です。

人事評価システムを導入せず書面で評価を行っている企業は、まずはトライアルや無料ソフトウェアを活用するところから人事評価システムを導入してみましょう。