タレントマネジメントシステムとは？選び方や導入ステップも解説

社内の人材を効果的かつ戦略的に活用するために、タレントマネジメントシステムの導入を検討しているものの、具体的に何ができるのか、どう活用すればよいのかなどと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

タレントマネジメントシステムとは、企業の人材データの一元管理や、スキルや能力の可視化によって効率的な支援を行うツールです。

本記事では、タレントマネジメントシステムの具体的な機能から自社に合うシステムの選び方、導入のポイントまで詳しく解説します。また、操作性に優れ、さまざまな機能を組み合わせて自社に適したプランで利用できる『HRBrain タレントマネジメントシステム』も合わせて紹介します。

タレントマネジメントシステムについて詳しく知り正しく導入することで、自社の人材データをもとに組織の人的資本を効果的活用を目指しましょう。

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タレントマネジメントシステムを有効活用するためには、基本的な定義や主な機能について把握しておくことが重要です。ここでは、以下の項目に沿って解説します。

• タレントマネジメントシステムの定義

• タレントマネジメントシステムの4つの主要機能

タレントマネジメントシステムの全容を把握することで、人事戦略や課題解決にどのように貢献できるかを具体的にイメージできるはずです。

タレントマネジメントシステムとは、従業員の能力開発や適材適所な人員配置によって生産性最大化を実現するため、人材情報を一元管理し、人事戦略を総合的にサポートするシステムです。

単に従業員の情報を記録するだけではなく、採用から育成、評価、人員配置、後継者育成に至るまでの一連の人事プロセスを戦略的にサポートし、組織の経営上の目的達成を容易にする手助けとなります。

経営戦略と人事戦略を効果的に連動させ、企業の競争力を高めるための重要なITツールとして、昨今は導入を検討する企業が増えています。

タレントマネジメントシステムは、企業の人事戦略を多角的に支援するため、さまざまな機能を提供しています。

ここでは、多くのシステムに共通して見られる代表的な4つの主要機能を取り上げ、それぞれの目的や具体的な活用方法について解説します。

• 人材データベースの構築・管理

• 目標・人事評価管理

• 人材配置・人材育成プランの設計

• 後継者管理

システムの機能を理解することは、自社の課題解決や目標達成に最適なシステムを選ぶうえで重要であるため、これらの情報を参考にしてみてください。

人材データベースの構築・管理

人材データベース機能は、タレントマネジメントシステムのメイン機能で、従業員の詳細な情報を一元的に管理します。

主に、以下の情報を管理しています。

• 氏名・所属部署などの基本情報

• スキル・保有資格

• 研修受講歴

• 過去の評価

• キャリア志向

従業員に関する多くの情報を一元管理することで、従来Excelファイルや紙媒体で分散管理されていた情報が統合され、必要なときに迅速かつ正確に人材データの確認が可能です。

ただし、重要な個人情報を扱うため、アクセス権限設定やデータの暗号化といったセキュリティ対策が十分に施されているシステムを選ぶことが重要です。

目標・人事評価管理

目標・人事評価管理機能は、従業員の目標設定から進捗管理、業績評価、そしてフィードバックまでの一連のサイクルを支援します。

具体的には、評価シートの作成、配布、回収、集計といった一連の作業をシステム上で行えるため、人事担当者や評価者の業務負担を大幅に軽減できます。360度評価やコンピテンシー評価など、さまざまな評価手法に対応したテンプレートが用意されているシステムもあり、自社の人事制度に合わせて運用が可能です。

また、評価結果は人材育成や報酬制度に客観的なデータとして連携できるため、従業員の成長促進や組織全体の生産性向上にも欠かせない機能です。

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• 評価制度とは？意味や評価方法の種類と作り方について解説

人材配置・人材育成プランの設計

人材配置・人材育成プラン設計機能は、企業の成長戦略にとって不可欠な適材適所の実現と、従業員の能力開発を支援します。

具体的には、従業員のスキルや経験、キャリア志向、評価結果などのデータをもとに、最適な部署やプロジェクトへの配置シミュレーションが可能です。

また、個々の従業員や組織全体で不足しているスキルを可視化するスキルマップを作成し、それにもとづいて効果的な育成計画を立案できます。

特定のスキル強化のための研修プログラムや、OJTやメンター制度と組み合わせた育成プログラムなど、従業員一人ひとりに応じた成長機会を得られ、企業は将来必要となる人材を計画的に育成できます。

後継者管理

後継者管理機能は、企業の持続的な成長と安定的な経営体制の維持に重要です。

経営幹部やその他重要なキーポジションについて、将来的にその役割を担う可能性のある候補者を早期に特定し、計画的に育成するための一連のプロセスをサポートする機能です。

具体的には、従業員のパフォーマンス評価やコンピテンシー、キャリア志向などのデータをもとに分析を行います。選ばれた候補者に対しては、必要なスキルや経験を積ませるための育成プランが策定され、その進捗状況がシステム上で管理されます。

システムで状況が可視化されることで、求められるリーダー像も明確になるため、幹部候補者の新規募集や外部からのヘッドハンティングの際にも基準を定めやすくなるでしょう。

多くの企業担当者が悩まれるタレントマネジメントシステムの選定において、自社に最適なシステムを見つけるために必ず確認すべき5つの重要なポイントを解説します。

• システム導入の目的に合った機能があるか

• 誰でも操作ができるか

• コストに対して期待した効果が得られるか

• 充実した運用サポートが受けられるか

• セキュリティ対策は万全か

選定基準を明確にすることで、人材活用の効果を最大化し、企業成長を加速させる一歩を踏み出せるでしょう。

タレントマネジメントシステムを選ぶうえでもっとも重要なのは、システムを導入する目的を明確にすることです。

そのうえで、目的に沿った必要な機能が備わっているかを具体的に確認します。

たとえば、次世代リーダーの育成が目的ならば、後継者管理機能やキャリア開発支援機能があるかどうか、評価制度の運用効率化が目的であれば、自社の評価フローへの対応や評価シートのカスタマイズ性が必要不可欠です。

目的と機能が一致していなければ、どんなに高機能なシステムが搭載されていても期待どおりの効果は得られず、コストが無駄になりかねません。

そのため、まずはシステムを導入する目的を設定したうえで、必要な機能を見極めていきましょう。

タレントマネジメントシステムを選ぶうえでは、専門知識がない従業員でも直感的に操作できるかどうかが導入後の活用度を左右する重要なポイントです。

人事担当者だけでなく現場の管理職や一般社員も日常的に利用するため、システム画面が見やすく、簡単に操作できる必要があります。

操作性が低いと従業員の利用が活発にならずに、結果としてデータが陳腐化し、システムを導入するメリットを十分に感じられません。

それぞれのシステムには無料トライアルやデモンストレーションが用意されているため、複数の立場の従業員で操作性を試して、自社に合った使いやすいシステムを選びましょう。

タレントマネジメントシステムの導入は、企業にとって大きな投資です。そのため、支払うコストに見合う、あるいは上回る効果が期待できるかを慎重に見極める必要があります。

システムの費用には、初期導入費用や月額または年額の利用料、カスタマイズ費用などのコストが含まれます。これらの総所有コストを把握したうえで、採用コストの削減額や従業員の生産性向上による利益増、離職率低下による損失回避額など、具体的な効果を予測し比較検討しましょう。

たとえば、ある企業ではシステム導入により年間数千万円規模のコスト削減と離職率改善を達成した事例もあります。予算内で最大の成果を得られるシステムを選ぶためにも、費用対効果を総合的に判断することは重要です。

タレントマネジメントシステムを導入しても、その後の運用がスムーズに進まなければ意味がありません。

そのため、ベンダーによるサポート体制の内容は、システムを選ぶ際に必ず確認する必要があります。

具体的には、以下の項目が含まれていると安心です。

• 導入時の初期設定

• データ移行支援

• 運用開始後の操作方法に関する問い合わせ対応

• システム障害発生時の迅速なトラブルシューティング

特にIT専門の担当者が社内にいない場合や、はじめてシステムを導入する企業にとっては、専任のコンサルタントがつくようなサポート体制は心強い存在です。

また、契約前にはサポートの対応時間（平日のみ、24時間365日など）や連絡手段（電話、メール、チャット）、追加料金の有無などを確認しておくとスムーズに始められるでしょう。

タレントマネジメントシステムは、従業員の氏名や評価内容、経歴などの機密性の高い個人情報を大量に取り扱います。

そのため、情報漏洩や不正アクセスを防ぐために厳重なセキュリティ対策が施されているかは重要な確認要素です。

万が一、個人に関する重要情報が外部に流出すれば、企業は法的な責任だけではなく、社会的な信用を失う深刻なダメージを受けます。

具体的には、以下のポイントが搭載されているシステムを選ぶと安心です。

• データの暗号化

• アクセス権限の詳細な設定（役職や部門に応じた閲覧・編集範囲の制御）

• 不正アクセス検知システム

• 操作ログの管理

• 二段階認証の採用

また、ベンダーが、個人情報保護法を遵守する仕組みがあることを示すプライバシーマークや、会社が有する情報資産のセキュリティ確保の仕組みを認証するISMSなどの第三者認証を取得しているかどうかも、セキュリティ意識の高さを判断するうえで有効な指標となります。

タレントマネジメントシステムの導入を成功させ、その効果を最大限に引き出すためには、手順に沿って計画的に運用することが重要です。

以降では、具体的な5つのステップを以下の項目に沿って解説します。

1. システム導入の目的・目標を明確にする
2. 人材情報の把握・可視化を行う
3. 人材の採用・育成・配置を行う
4. 人事評価を行う
5. 運用を見直す

これらのステップを理解することで、システム導入の失敗を避け、自社の人事戦略を効果的に推進する基盤を構築できるでしょう。

タレントマネジメントシステム導入を成功させる最初のステップは、導入によって何を達成したいのか、具体的な目的と目標を明確に定めることです。

目的や目標が曖昧なままではシステムを選ぶ際の軸がぶれるだけではなく、システム導入後の効果測定の基準も不明確で効果が見えにくくなります。

後々効果を測りやすくするためにも、「次世代リーダーを3年間で10名育成する」や「従業員のエンゲージメントスコアを1年で15ポイント向上させる」など、測定可能で具体的な目標を設定することが重要です。

まずは現状の人事課題を洗い出し、システム化によって解決したい課題や達成したい目標を言語化し、関係者間で共有しましょう。

システム導入の目的が定まったら、次に社内に点在している人材情報を集約し、システム上で可視化するステップに進みます。

従業員の基本情報や経歴、評価内容などの多様なデータを一元管理することで、はじめて戦略的な人材活用が可能になります。

必要なデータは企業ごとに異なりますが、一般的には以下の情報が必要です。

• スキル

• 保有資格

• 研修履歴

• 面談記録

• キャリアビジョン

また、従来、Excelや紙で個別に管理されていた情報がある場合には、システムに統合する際にデータの重複や誤りに注意する必要があります。

人材情報がシステム上で整理・可視化された後は、そのデータを活用して具体的な人事アクションを実行します。人事アクションには、戦略的な採用や計画的な育成、適材適所の人材配置が含まれます。

それぞれの具体的なアクションについて、一例を紹介します。

上記のアクションを通じて、組織全体のパフォーマンス向上と従業員の成長支援を両立させましょう。

タレントマネジメントシステムを活用した人事評価は、透明性と公平性を高め、従業員の納得感を醸成するうえで重要なステップです。

システムを活用して目標設定から評価シートの配布・回収、評価結果の集計までを一元的に管理することで、評価業務の大幅な効率化が図れます。

また、さまざまな評価制度に対応したうえで、評価者間の評価のばらつきを調整する「甘辛調整」機能や、ブラックボックス化しがちな評価プロセスの進捗をリアルタイムで確認できる機能を備えたシステムもあります。

システムは導入するだけでなく、すみずみまで活用して、人材育成やキャリア開発、適正な処遇へとつなげることが重要です。

タレントマネジメントシステムの導入はゴールではなく、運用を見直して継続的に改善を続けることが重要です。

具体的には、システムの導入によって改善の余地があると見込んだ、従業員の離職率やエンゲージメントスコア、目標達成率などが目標どおりに推移しているかを確認します。

また、利用者である従業員や管理職からシステムの使い勝手や機能に関するフィードバックを積極的に収集し、課題点や改善要望を把握します。

把握した情報にもとづいて、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を回し、運用プロセスの最適化や運用研修の実施などを改めて行い、システムの効果を最大限に高めていくことが重要です。

数あるタレントマネジメントシステムの中でも、手厚い「伴走型サポート」と「使いやすさ」で多くの企業から支持を得ている株式会社HRBrainの「HRBrain タレントマネジメントシステム」について詳しく紹介します。

システムの導入検討から運用定着、目標達成に至るまでの特徴と、実際に導入した企業の成功事例を通じて、人事戦略における新たな可能性を探る手助けができるはずです。

HRBrainのタレントマネジメントシステムは、人事の専門家だけでなく、ITに不慣れな従業員でも直感的に扱えるシンプルな操作性が最大の魅力です。

使いやすさこそが、システムをスムーズに社内に浸透させ、積極的なデータ活用を促す鍵となります。

評価プロセスの効率化機能は人事評価業務の負担を軽減でき、本来注力すべき部下とのコミュニケーションや育成に時間を割けるようになります。また、分析ダッシュボードを通じて組織全体の状況をリアルタイムで把握できることで、施策検討や改善アクションの実行に役立てることが可能です。

また、各種代行サービスや評価者育成研修など、忙しい担当者向けにシステムを活用しやすい環境づくりをサポートするプランが充実しているのも導入しやすい魅力的なポイントです。

シンプルで使いやすい操作性でありながら、柔軟なデータ分析や離職防止、社員の育成・配置までさまざまな機能の中から自社に必要な機能を選定して利用できるため、タレントマネジメント推進の強い味方となるでしょう。

HRBrainのタレントマネジメントシステムは、多様な業種・規模の企業で導入され、人事評価制度の改善や業務効率化、戦略的な人材育成など、具体的な成果を生み出しています。

ここでは、以下の3つの成功事例を紹介します。

• 約3ヶ月で効果実感！人事管理の業務負担軽減に成功｜株式会社URコミュニティ

• タレントマネジメントシステム×サーベイで人事課題が明確に｜株式会社DINOS CORPORATION

• 人材情報がデータ化され女性管理職誕生へ｜株式会社東京インテリア家具

システム導入に成功している企業を参考にしながら、自社に適切な方法を取り入れていきましょう。

約3ヶ月で効果実感！人事管理の業務負担軽減に成功｜株式会社URコミュニティ

集合住宅の管理業務やUR都市機構の窓口業務受託などを主要事業としている株式会社URコミュニティは、人事評価や人材情報管理などの人事業務を紙やExcelで運用していることで、作業時間がかかることに課題を感じていました。

そこで、導入前の手厚いサポート体制と、導入後も継続的なフォローが期待できる点を理由にHRBrainの導入を決定。システムを導入してからは、評価進捗のリアルタイム把握や従業員への通知作業の効率化、紙ベースであった情報のデータ化による検索・閲覧の時間削減が実現しました。

結果として、人事業務にかかる時間と労力が削減され、より戦略的な人事施策に取り組むための基盤が整いました。

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• 導入後、約3ヶ月で成果を実感。 人事業務の効率化を実現するサービスとは

タレントマネジメントシステム×サーベイで人事課題が明確に｜株式会社DINOS CORPORATION

カタログ、テレビ、インターネット等による総合通信販売事業を中心に事業を展開する株式会社DINOS CORPORATIONは、従業員情報や目標、評価などをExcelで管理しており、情報の検索や目標更新に時間がかかり、肝心な上司と部下のコミュニケーションを阻害してしまっている点を課題として抱えていました。

そこでHRBrainを導入した結果、Excelで数日かかっていた評価の集計時間がゼロになりました。さらに、評価内容の分析により多くの時間を割けるようになったことで、優先すべき課題が明確になり、経営層とのコミュニケーションも円滑化されるなど、人事戦略における意思決定の迅速化に貢献しています。

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人材情報がデータ化され女性管理職誕生へ｜株式会社東京インテリア家具

家具やインテリア用品の開発・販売を中心に、全国に約50店舗を展開する株式会社東京インテリア家具は、人材情報を紙やExcelで管理しており、必要な情報の検索に時間を要していました。経験や勘に頼るのではなく、事実データにもとづいた戦略的な人事施策を実現するため、人事データベースの確立が早急の課題でした。

そこでHRBrainを導入した結果、点在していた社員情報が一元的にデータ化され、店舗ごとの人員配置や従業員の経歴などの情報を、場所を選ばずに正確かつ迅速に把握できるようになりました。これにより、事実データに基づいた人材抜擢の一環として、長年の課題であった女性管理職の登用も実現しました。

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• 戦略人事の第一歩として、女性管理職の抜擢。東京インテリア家具の取り組みと変化とは

タレントマネジメントシステムは、企業の人的資本を最大限に活かすために有効なツールです。

人材情報の一元管理や従業員の能力を可視化でき、戦略的な人材配置や育成が容易になります。

最適なシステムを選ぶ際には、システムの導入の目的に沿った機能性の有無やシンプルな操作性、万全なセキュリティ対策が施されているかどうかを確認することが重要です。

人材育成や適切な人材配置、評価プロセスの効率化にお悩みの場合には、HRBrainのタレントマネジメントシステムの利用がおすすめです。

はじめてシステムを利用する方でも使いやすい簡単な操作性で、初期設定から運用支援まで手厚いサポートが充実しています。自社に合わせて機能を組み合わせながら利用できるため、必要な機能のみで効率的に活用できます。

自社に最適なシステムを導入し、組織全体のパフォーマンス向上と持続的な成長を実現しましょう。

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