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【人事必見】中小企業が人事評価システムを導入するメリットとは?活用法、選び方を解説

中小企業が人事評価システムを導入するメリット、活用法、選び方

【人事必見】中小企業が人事評価システムを導入するメリットとは?活用法、選び方を解説

目次

    コロナ禍に代表される社会経済環境の予測が困難な時代において、企業が生き残るためには、従業員の能力・スキルの活用が鍵になっています。そこで役立つのが人事評価システムです。今回は、日本企業の大多数を占める中小企業が人事評価システムを導入するメリットや活用方法、選び方を解説します。

    人事評価システムの目的、メリットとは

    人事評価システムの目的、メリット

    従業員の人事評価を一元管理するシステムとして、人事評価システムが注目を集めています。ここでは、中小企業が人事評価システムを導入する目的、メリットについて解説します。

    人事評価システムはクラウドサービスでの導入が主流です。人事評価システムやクラウドサービスについて、より深く知りたい方は、 「人事評価システム徹底ガイド~導入方法から価格までご紹介〜」 「【人事必見】セキュリティクラウドとは?導入のメリット・注意点を解説」をご参照ください。

    中小企業が人事評価システムを導入する目的 

    中小企業が人事評価システムを導入する目的としては以下の2点が挙げられます。導入を検討する際は、これらの目的を果たせるかどうかという観点からシステムを選定する必要があります。

    ・業務を効率化する

    人事評価の入力や集計、給与や賞与への反映など、人事評価に関連する業務は多岐に渡ります。従業員数が少ない内は、エクセル集計で十分事足りますが、人事担当者がエクセルに疎かったり、習熟度が高くても従業員数が100名を超えると、評価プロセスのどこかでミスが発生する他、一定の工数がかかります。人事評価システムには、これらの業務をミスなく効率よく行う手段としての側面があります。

    ・従業員の育成、抜擢の情報源として活用する

    人事評価システムは、従業員の人事評価の他、個人情報、職務経歴、異動履歴等が一元管理されたデータベースです。これらのデータを活用して、従業員の適性に合わせた育成目的の人事異動や研修の企画、プロジェクトや新規事業のメンバーへの抜擢等に活用することができます。

    中小企業が人事評価システムを導入するメリット

    中小企業が人事評価システムを導入するメリットを何点か紹介します。

    ・公平な評価が可能になる

    人事評価システムは、評価のプロセスがシステムの仕様として組み込まれています。上司の評価において、定められた評価プロセスを踏まない者がいると、公平な評価の障害となります。人事評価システムを導入することにより、そうした事態の発生を防ぐことができます。

    ・従業員の能力・スキルレベルが可視化される

    目的のところでも述べましたが、人事評価システムは、従業員の人事評価履歴、異動履歴、保有資格等が一元管理されています。それらのデータから従業員の能力・スキルが可視化され、育成、抜擢のプラットフォームとして機能します。

    ・工数の低減、生産性の向上

    人事評価の業務プロセスをシステムで実現することにより、業務効率の向上につながります。例えば、システムを利用しない場合、上司と部下、人事担当と上司の間で紙やエクセルの評価票を受け渡しする作業や人事担当が評価票の評価結果を集計用のエクセルに転記する作業が発生します。人事評価システムでは、これらの作業全てをシステム上で行うため、従業員の生産性を向上させることができます。

    ・従業員のモチベーション維持・向上

    人事評価システムは、従業員にとってセンシティブなものです。上司からのアドバイスや適正なフィードバック等、丁寧にプロセスを踏まないと部下のモチベーションが低下し、最悪、退職という事態にもつながりかねません。人事評価システムは、評価プロセスがシステムの仕様として組み込まれている為、確実に定められたプロセスを踏むことができます。これによりモチベーションの維持・向上をはかることができます。

    人事評価システムの特徴

    人事評価システムの特徴

    続いて中小企業が注目すべき人事評価システムの機能とその具体的な活用方法について説明します。

    中小企業が注目すべき人事評価システムの機能 

    人事評価システムの一般的な機能は次の3点です。

    ・評価プロセスを可視化する
    評価結果とそこに至るまでの一連の過程を一元化することにより、全社の評価の状況が俯瞰できます。

    ・ドキュメント管理ができる
    評価票や目標管理シート等、従来、紙やエクセルで管理していた帳票と同じ機能をシステム上で実現できます。システムの中には、csv形式等、集計用電子ファイルとしてシステムから抽出し、印刷できるものもあります。

    ・どこからでも操作できる(クラウドサービスのみ)
    サービス提供ベンターがシステム環境を用意するクラウドサービス限定の機能として、ウェブ環境にアクセスできる端末であれば、社外からの操作が可能です。

    中小企業向けの人事評価システム活用法

    人事評価制度は、従業員の能力・パフォーマンスを引き出し、企業の成長に貢献する役割を持っています。人事評価システムの機能の活用方法を見ていきます。

    ・全社、組織、個人の目標設定と達成度測定

    OKR、MBOといった目標管理の仕組みを人事評価制度として採り入れている場合、全社の経営目標をまず設定し、その内容をブレイクダウンして各組織、各個人の目標設定を実施します。人事評価システムを活用し、個人の目標の達成度を期末に評価することで、その総和として全社、組織の目標達成度を測定できます。これにより、目標達成度の程度に応じて、翌期以降の企業経営の方向性検討につなげることが可能です。

    なお、OKRについて基本的な内容をまとめた 「OKR」入門書を用意していますので、興味のある方は合わせてご参照ください。

    ・従業員の能力開発の促進

    前項の目標管理もそうですが、従業員が自身の求められる役割に対して、能力・スキルを発揮できているかどうかを、上司と本人の間で定点観測するツールとして活用できます。上司と部下の間で、本人の能力開発について頻度高く面談する仕組みを1on1ミーティングといいます。人事評価システムであれば、オンライン会議アプリの画面共有機能を使用して画面共有ができるため、テレワーク環境でも上司と部下の双方で有効なコミュニケーションをはかることができます。

    なお、1on1ミーティングについては、具体的な進め方や運用のコツをまとめた 「1on1ミーティング入門書」を用意していますので、合わせてご参照ください。

    人事評価システム導入時の注意点

    人事評価システム導入時の注意点

    中小企業が人事評価システムを導入する際の選び方、注意点について解説します。

    中小企業向けの人事評価システムの選び方 

    人事評価システムを選ぶ際のポイントは以下の5つあります。

    ・機能性
    前章の人事評価システムの機能で触れた標準的なものに加えて、自社の人事評価制度に合わせた機能があるか、また、これからの制度改定を踏まえた機能があるか、を吟味します。カスタマイズ機能があるものを選ぶと、システム導入以降、評価基準や評価項目の変更があっても、柔軟に反映できるので、おすすめです。

    ・操作性
    処理スピード、画面の見やすさの2点に分けられます。前者であれば、従業員の膨大な評価結果を軽快に操作できるか、画面遷移がストレスなく行われているかがポイントになります。後者であれば、マニュアルを読まずとも、感覚的に多くの情報を即座に把握できるシンプルな作りかどうかを見る必要があるでしょう。

    ・サポート体制
    システムの無償アップデートや、問い合わせ対応のヘルプデスクがあるかどうかは確認が必要です。最近では人事評価制度がない企業を対象に、ベンダー所属のコンサルタントが人事評価システム導入と合わせて、人事評価制度の企画・設計を行うサービスもあります。自社の状況に合わせて利用を検討しましょう。

    ・セキュリティ対策
    クラウドサービスの場合、ウェブ上にシステム環境が構築されているため、第三者のサイバー攻撃などからデータを守ることができるセキュリティが必要になります。サーバーが保管されているベンダーのデータセンターにおいて、第三者の侵入・災害対策がとられているかどうかを確認する必要があります。

    詳細は、 「【人事必見】セキュリティクラウドとは?導入のメリット・注意点を解説」にまとめておりますので、参照してください。

    ・費用
    最後は費用になります。予算に収まるかどうか確認し、必要に応じて開発側と交渉を行います。

    どのポイントも優れているシステムを導入できればよいですが、例えば、機能が豊富であれば、料金は高いというように、各ポイントは、トレードオフの関係になっています。全てのポイントで100点満点を目指すのではなく、自社にとって譲れないポイントはどこなのか、優先順位をつけて選定するとよいでしょう。

    中小企業が人事評価システムを導入する際の注意点

    中小企業が人事評価システムを導入する際は、以下の3点を特に注意する必要があります。

    ・導入の目的を明確にする

    中小企業においては評価制度がない、または制度はあっても細かく設計されていないケースが多いです。そうしたときに導入の目的とマッチするか、よく吟味せず、システムの多彩な機能に飛びつき、導入してしまうことが考えられます。例えば、目標管理機能が充実しているシステムを選んだ場合、その制度が社内になく、経営や従業員も必要性を感じていなければ、無駄になってしまいます。まずは、社内で導入の目的を議論し、明確に定めた上で選定しましょう。

    ・従業員にとって使い易いか

    せっかく、システムを導入しても操作がしづらく、導入前より評価業務に工数がかかってしまうケースもゼロではありません。また、工数以外の観点では、システムの評価結果が、上司の感覚上の評価と大きく乖離しているケースもあります。筆者の周りでは、機能性を重視して選定した結果、従業員がついてこれず、導入前のエクセルでの運用に戻ってしまった例もあります。システムの中には、テスト運用を設定しているサービスもあるため、そうしたサービスを利用して、人事担当者も含めて自社の従業員が現実的に運用できるのか、慎重に検討しましょう。

    ・クラウド型か、オンプレミス型か

    人事評価システムの形態にはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれメリットとデメリットがあります。中小企業の場合、導入コストが安価なクラウド型のシステムがおすすめです。

    【クラウド型】
    ウェブ上にシステム環境を構築するシステム形態です。
    メリット:端末・場所を選ばずに利用できます。短期間で導入でき、導入コストは安価です。
    デメリット:オンプレミス型と比較すると、機能のカスタマイズ性が低いです。

    【オンプレミス型】
    自社サーバーにシステム環境を構築するシステム形態です。
    メリット:セキュリティレベルが高く、また、自社独自の制度に柔軟に対応できます。
    デメリット:自社サーバーの構築・維持に多額のコストがかかります。

    人事評価システムのサービス事例

    人事評価システムのサービス事例

    最後に、中小企業に適した人事評価システムの具体的なサービス事例について取り上げます。

    人事評価システムは目的に合わせて選ぶ 

    前章の選び方でも触れましたが、人事評価システムを導入することによって何を実現したいか、その目的次第で、最適なシステムは変わってきます。また、人事評価制度の有無や制度改定の有無、他社システム利用の有無等、その時の自社の制度・運用の状況にも左右されます。前提となる状況をよく整理したうえで、目的に合った機能・特徴を持つシステムを選びましょう。

    サービス事例

    中小企業を対象にしている人事評価システムについて、クラウドサービスを展開している3社の事例を取り上げます。

    MINAGINE
    ベンダー名:株式会社ミナジン
    料金:3万円/月~
    導入期間:最短約3日~
    主な機能:評価項目のテンプレート、評価プロセス・集計の一元管理機能あり
    セキュリティ:プライパシーマークを取得
    サポート体制:無償アップデート、ヘルプデスク対応あり

    明快
    ベンダー名:究和エンタープライズコンコード株式会社
    料金:従業員数50名まで初年度は一律500,000円/年、2年目以降は従業員数×3,000円/年(50名以上は、別途見積もりが必要)
    導入期間:申込みから最短5日
    主な機能:評価項目350項目のテンプレート、評価項目のウェイトや評語、従業員の等級のカスタマイズ機能あり
    セキュリティ:24時間365日のサーバー有人監視、ログイン時のSSL標準装備
    サポート体制:無償アップデート、ヘルプデスク対応あり

    MIRAIC
    ベンダー名:株式会社ミライコネクト
    料金:初期設定費用220,000円+1人あたり330円/月(従業員数50名までの場合)
    導入期間:要確認
    主な機能:評価スケジュールや1on1ミーティングの管理機能、目標管理シートの機能あり
    セキュリティ:要確認
    サポート体制:要確認

    【まとめ】中小企業が人事評価システムを有効に活用するには?

    人事評価システムは評価業務の効率化と従業員の育成、抜擢等の戦略的な人事施策に活用できるツールです。中小企業の場合、人事評価制度、運用についてのノウハウがないことも多く、システムの導入を契機にそうしたノウハウを社内に蓄積することも期待できます。

    HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

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    HR大学 編集部

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