人事評価システム徹底ガイド～導入方法から価格までご紹介〜

人事評価は人事業務の中でも一大イベントのひとつです。社員数が多い企業では、人事評価はかなりの作業工数がとられます。人事評価の効率化のためにシステム導入を検討する人事担当者も多いでしょう。そこで今回は人事評価システムについて徹底解説します。

最近ではITの進化により人事関連のシステムが増えてきています。システムの中でもよく検討される人事評価システムと人事管理システムはどう違うのでしょうか。

人事領域では給与計算や人事異動管理、人事情報管理を中心にシステムが発展してきました。初期は人事統合システムといわれる人事領域の業務に汎用的に適用できるシステムが導入されてきました。一方で近年は日本企業で人事評価制度を変更するトレンドが生まれたことに加え、IT領域でもクラウド化が進展したことで、新たな評価方法に対応できる安価なサービスが増えてきました。そのため、カスタマイズが難しい統合型人事管理システムよりも、自社の評価制度に合わせてカスタマイズできる人事評価システムが盛り上がりを見せているのです。

近年は人事評価制度の多様化に対応するシステムが増えてきました。特に最近の人事評価のトレンドである1on1やOKRに対応するシステムが増えています。また、企業によってはノーレーティングやリアルタイムフィードバック評価を導入する企業もあります。もともとGEから始まったリアルタイムフィードバックは、仕事の単位が終わるごとにその場でフィードバックを行って履歴を残す評価であるためシステムが不可欠です。最近は、特にこのような評価制度に対応したクラウド型の人事評価システムが増えてきています。

もし人事評価システムを導入することになったら、実際にはどのように進めていけばよいのでしょうか。導入方法を解説します。

人事担当者は人事評価システムを導入すればすべてうまくいくと考えがちではないでしょうか。人事評価システムを導入することが決まったら、何よりもまずは自社の評価制度と運用方法を改めて確認しましょう。他社との比較も行い、自社の評価制度の特徴や運用で気を付けるポイントについて整理を行っておきます。整理する際には、Excelに一覧にして見える化しておくと便利です。

評価制度の現状を運用も含めて見える化したら、それぞれの項目にどのような課題があるかを考えましょう。また、達成したいゴールを考え、評価制度自体を変えるべきか、運用を変えるべきかを検討するべきです。特に人事担当者は評価システムを入れることが目的になりがちです。何の問題を解決したくて人事評価システムを導入するのかを明確にしておきましょう。

目指すゴールや課題が判明したら、自社の課題を解決できるポイントを軸にして最適な人事評価システムを選定しましょう。その際に、自社の評価制度にシステムを合わせるのか、システムに評価制度を合わせるのかも含めて検討するのがおすすめです。自社の評価制度にシステムを合わせると、今まで通りの評価制度を運用できる一方で導入の工数やコストが多く発生する可能性があります。システムに評価を合わせた場合、導入が簡単になる一方で現場にそぐわない評価制度になる可能性もあり得ます。導入方法と課題への合致度、そして予算を考慮して人事評価システムを選びましょう。

導入する人事評価システムが決まったら導入プロジェクトを立ち上げましょう。最近はクラウド型サービスの発展により、導入もそれほど難しくはなくなりました。しかし、それでも人事担当者が一人で立ち上げるには無理があります。システム担当者にもプロジェクトチームに入ってもらったうえで、セキュリティ面からもアドバイスをもらいましょう。またベンダーともチームになって対応する必要があります。プロジェクトチームを立ち上げることによって、誰が何をいつまでにやるのかを明確にして進めていきましょう。

ITシステムにはクラウド型とオンプレミス型があります。人事評価システムを投入する際は、どちらがよいのでしょうか。

クラウド型はサーバーを自社に置く必要がないサービスです。ベンダーが用意するシステムが格納されたサーバーをシステムと一緒に使用します。サーバーはベンダーやベンダーが契約しているサーバー会社が管理するため、導入側でのメンテナンスが不要です。一方で社外にサーバーがあるため、情報流出のリスクやサーバー停止に伴う情報消失のリスクを自社基準でコントロールした強固な対策を実施するといったことができません。

オンプレミスとは社内に専用サーバーを置くことです。社内にサーバーを置くことで情報流出のリスクを防ぐことができるだけでなく、何かトラブルがあった場合もすぐに対応ができるメリットがあります。一方でサーバーメンテナンスコストが発生するとともに、ある程度のメンテナンスを社内で行う必要があります。

実際のところクラウド型とオンプレミス型はどちらがよいのでしょうか。オンプレミス型の場合、社内にサーバーメンテナンスができるITエンジニアを自社で採用するかベンダーと業務委託などを通して組織する必要があります。メンテナンスの手間も採用コスト、組織作りも必要なため、最近はクラウド型を選ぶ企業が増えています。また、近年はインターネット環境の発達によりクラウド型でも社内にサーバーがある状態と同じような速度で接続できるようになりました。中長期的なメンテナンスを考えるなら、間違いなくクラウド型がおすすめです。

人事評価システムを導入するとなると一番気になるのは、やはり価格です。どれくらいの費用があれば使用できるのでしょうか。

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人事評価システムの価格はベンダーによって大幅に価格が異なります。大手ベンダーであれば、月100万円以上する場合もあります。一方でクラウド型のベンダーであれば1ユーザーあたり数百円から使用することも可能です。仮にユーザー数が1,000名だとすれば一般的な人事評価システムであれば年間300万～1,000万円程度になっています。

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人事評価システムには様々なシステムが存在しています。システムを導入すれば評価の効率化が期待できる一方でシステムは魔法の杖ではありません。まずは自社の課題を把握し、なぜシステムを導入しなければならないのかを考え、達成したいゴールを決めたうえで人事評価システムを導入しましょう。

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