人事評価において、フィードバック面談はとても大切なものです。フィードバック面談の意味と実施する際のポイントについて解説します。

フィードバック面談とは

人事評価におけるフィードバック面談とは、上司から部下に人事評価の結果を伝え、課題について話し合う面談のことを指します。フィードバック面談の目的は、評価に対する納得感を高め、部下の成長を促すことです。株式会社O:が行った「上司・部下の評価コミュニケーションの実態調査」によれば、フィードバック面談を実施したグループでは、73%が人事評価に納得していると回答した一方で、フィードバック面談を実施しなかったグループでは、納得しているという回答は56%にとどまりました。この結果から、 フィードバック面談の実施と人事評価の納得度には一定の相関性があると考えられます。

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フィードバック面談のポイント

フィードバック面談において、上司側が気をつけるべきポイントをご紹介します。

・事前準備をする
事前準備は必ず行いましょう。評価結果や課題に対する根拠や、課題へのアドバイスについて事前に考えておく必要があります。曖昧な根拠やアドバイスしか示すことができない場合、部下からの信頼を損なったり、評価への納得感を下げてしまったりする恐れがあります。また、面談の冒頭では雑談をして場を和らげておくと、その後の話をスムーズに進めることができます。予め雑談の話題についても考えておきましょう。

・一方的に話をしない
結果や課題を上司から部下へ一方的に話すのではなく、必ず部下からの意見も聞くようにします。その場合、部下の意見を頭ごなしに否定するのではなく、傾聴する姿勢を忘れないようにしましょう。一方的になってしまうと、評価を押し付けられたと感じ、納得感が得られにくくなる恐れがあります。

フィードバック面談は、時間も労力も必要としますが、それに見合う効果を発揮します。

モチベーションが上がる

プラス評価を上司から直接伝えてもらえる場になるため、部下のモチベーションアップが期待できます。マイナス評価となった部分についても、課題についてきちんと話し合うことで目標が明確になり、次のステップへのモチベーションにつながります。

パフォーマンスが上がる

上司と部下の双方で、部下の課題や今後の希望について擦り合わせる場となります。そのため、部下本人が課題を認識できることはもちろん、上司側が部下の成長を支援する方策について考えることができます。本人の意識が高まるだけでなく、上司から成長のための協力も得やすくなるため、パフォーマンスの向上が期待できます。

評価への納得感が高まる

紙に書かれた評価結果を渡されるだけでは、評価された部分はどこか、課題はどこか、ということを具体的に知る機会がなく、納得感が得られにくくなります。フィードバック面談を行うと、評価への具体的な根拠を上司から直接伝えてもらうことができるため、評価への納得感が高まることにつながります。

コミュニケーションが取れる

上司と部下の間でコミュニケーションは日々行われるべきものではありますが、フィードバック面談の機会を設けることで、上司と部下の双方で、現状把握や課題の整理などをじっくり行うことができます。また、部下の今後のキャリアについて話し合う場にもなり、日常では難しい深いコミュニケーションを取ることができます。

フィードバック面談はどのような流れで行われるのが効果的なのでしょうか。おすすめのフィードバック面談の流れをご紹介します。

事前準備

面談を行う部下の評価結果を確認し、その結果の根拠、今後の課題を考えます。また、質問がありそうな内容を想定し、それに対する回答も準備しておくとスムーズです。また、アイスブレイクのための雑談の話題についても考えておきましょう。

アイスブレイク

フィードバック面談においては、部下が緊張している場合があります。その緊張をほぐし、円滑なコミュニケーションが取れるようにするため、面談の冒頭でアイスブレイクを行うことがおすすめです。季節や天気、趣味の話などの雑談で場をなごませましょう。また、アイスブレイクが長すぎて本題を話す時間が足りなくならないように注意も必要です。

部下に自己評価をしてもらう

アイスブレイクの後、まずは、部下から自身の自己評価とその理由について説明してもらいます。このとき、傾聴の姿勢を大切にし、話の途中で否定や反論することは避けましょう。否定や反論をしてしまうと、部下からの本音が引き出しにくくなってしまう恐れがあります。また、うなずく、あいづちを入れる、メモをとるなど関心を持って聞いていることを態度で示し、部下が話しやすい雰囲気を作りましょう。

評価結果を伝える

部下の自己評価が終わったら、人事評価結果を伝えます。自己評価とのギャップがあった場合、その根拠を詳しく説明しましょう。このギャップを丁寧に埋めることが評価への納得感につながります。また、部下の意見も聞き、不満を解消することも大切です。頭ごなしに否定するのではなく、一旦部下の意見を受け止めることを心がけます。

課題の解決について話し合う

評価結果から浮かび上がった課題について話し合いましょう。上司から一方的に解決策を押し付けず、部下が自分自身で解決策や目標について考えられるよう誘導できると良いでしょう。このとき、本人のキャリアプランについても確認し、それに沿った目標を設定できるようにします。面談の最後には、今後への期待を伝え、部下のモチベーションを喚起できるようにします。

良い評価結果は簡単に伝えることができますが、マイナス評価の場合は本人に伝えにくいものです。ここでは、マイナス評価を伝える場合のポイントをご紹介します。

事実を根拠にする

実際に起こったことなどの事実を根拠に判定していることを説明します。いつ頃、どこで、どのようなことがあった、というように、できるだけ具体的なことを伝えられるようにしましょう。そのためには、日頃から部下のパフォーマンスをしっかり把握し記録しておくことも大切です。

成長のためであることを伝える

本人の成長のためのアドバイスであることを強調します。上司自身、過去に同じようにアドバイスを受け成長したことがある場合は、その経験を伝えます。そうすることで、アドバイスから成長できることを理解してもらいましょう。また改善することによってどのような成長が得られるのかを具体的に示すことも効果的です。

行動に対する改善を求める

性格について指摘するような発言は避け、あくまでも行動に対して改善を求めるようにしましょう。性格を変えることは簡単ではなく、性格の指摘には抵抗を感じることがあります。行動の改善であれば、従業員自身も受け入れやすく対応しやすいと言えます。

人事評価におけるフィードバック面談の効果などについて解説してきました。フィードバック面談においては、評価の根拠を明確に示せることがとても大切です。

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