タレントマネジメントシステムは中小企業に必要？失敗しない方法も

中小企業の人事担当者にとって、限られた人員で社員のスキルや評価を適切に管理するのは簡単なことではありません。

「優秀な人材が辞めてしまう」「誰がどのようなスキルをもっているか把握できていない」といった悩みを抱えている企業もあるでしょう。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、タレントマネジメントシステムの活用です。システムを導入すると、社員の情報を一元管理でき、公平な評価や計画的な育成が可能になります。

本記事では、中小企業がタレントマネジメントシステムを導入するメリットや選び方のポイントを解説します。

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タレントマネジメントシステムとは、従業員の基本情報やスキル、キャリア志向などをまとめて管理できるシステムです。

そもそもタレントマネジメントとは、企業が従業員の能力やスキルを最大限に活かして、組織全体のパフォーマンスを向上させる人材管理手法のことであり、タレントマネジメントシステムはそのための専用システムです。単なる人事データベースではなく、社員一人ひとりの強みや希望を把握し、最適な配置や育成計画に役立てられます。

タレントマネジメントシステムを活用して、まずは自社の課題解決に必要な機能からスモールスタートすることで、中小企業でも着実な成果の向上が期待できるでしょう。

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中小企業がタレントマネジメントを進めるうえで障壁となる具体的な3つの課題について解説します。

• 人事管理のリソースが不足している

• 優秀な人材の確保が難しい

• 従業員の特性やスキルが把握・共有できていない

多くの中小企業では、人事担当者が少人数、あるいは他業務と兼任しているため、常にリソース不足の状態です。そのため、日常業務に追われ、従業員のキャリア形成やスキル把握まで手が回らないことが多くあります。

結果として、人材を育成する仕組みが後回しになり、短期的な採用活動に偏ってしまいます。

タレントマネジメントシステムを活用すれば、社員情報を自動で整理・集約できるため、少人数でも効率的な管理が可能です。これにより、担当者が本来注力すべき育成や配置の検討に時間を割けるようになります。

人材獲得競争が激化するなかで、中小企業は給与や福利厚生で大企業に劣る場合が多く、優秀な人材を採用・定着させるのに苦労しています。

その背景には、評価制度が曖昧で公平性に欠ける、個々のキャリアプランや成長への支援が不十分といった問題が挙げられます。

採用できた人材も、自分のキャリアがきちんと評価されない環境では離職につながりやすいのが現実です。

従業員のモチベーションを維持し、定着率を向上させるためには、客観的データに基づいた納得感のある評価と、計画的な育成体制の構築が重要です。

多くの中小企業では、従業員のスキルや資格を直属の上司や人事担当者しか把握しておらず、組織全体で共有できていないケースが見られます。

このような情報の属人化は、最適な人材配置を阻害し、大きな機会損失を招く可能性があります。

たとえば、プロジェクトで特定のスキルがある人材が必要になった際、社内に適任者がいるにもかかわらず、わざわざ外部から採用してしまうケースは少なくありません。これは無駄なコストを生むだけでなく、既存社員の活躍の機会や成長の可能性を奪うことにもつながります。

中小企業がシステムを導入することで得られるメリットには、以下の3つがあります。

• 人材情報を一元管理できるようになる

• 公平に評価できるようになる

• 従業員エンゲージメントや定着率の向上につながる

メリットを把握したうえでシステムを導入することで、中小企業特有の課題を解決し、安定した組織運営につなげられるでしょう。

タレントマネジメントシステムで従業員に関する情報を一元的に整理できるようになると、社内の人材データが可視化され、属人的な管理から脱却できます。

紙やExcelで人材データを管理している場合には、スキルや資格、評価履歴が担当者や個別ファイルに分散してしまい、必要なときに活用できない状況が発生します。

具体的には「英語が話せて営業経験のある社員」を探す際、これまでは各部署に問い合わせる手間がかかっていましたが、システムなら数秒で該当者のリストアップが可能です。過去の評価や面談記録もすぐに確認できるため、客観的データに基づいて最適な人材配置が実現可能です。

タレントマネジメントシステムは、評価の流れを可視化でき、社員が納得しやすい公正な仕組みを作るのに効果的です。

評価者の感覚や記憶だけに頼った評価は、従業員の不満やモチベーション低下の原因となりがちです。

システムを導入すれば、目標設定から自己評価、上司からのフィードバックまで、全社で統一された評価プロセスを構築・運用できます。過去の評価データや面談記録も一元的に蓄積されるため、一貫性のある評価が可能です。

また、評価シートの配布や集計といった煩雑な事務作業が自動化されるため、担当者の業務負担の軽減にもつながります。

タレントマネジメントシステムを活用すると、社員一人ひとりのキャリア志向や成長目標を把握しやすくなり、適切な配置や育成計画に役立てられます。

エンゲージメントとは、「自分の能力を会社で発揮したい」という前向きな気持ちを意味します。人材情報が整理されていれば、上司は部下の強みや希望に合ったキャリア支援の実施が可能です。

たとえば、成長意欲のある社員に適切な研修や挑戦の場を用意すれば、自身の成長を実感しやすくなります。逆に、配属のミスマッチや評価への不満は、早期離職の原因となります。

タレントマネジメントを活用して個々に寄り添った人材育成を行うことで、従業員の成長実感と満足度を高め、組織力の強化につなげられるでしょう。

中小企業は予算や人員が限られているため、自社に合った製品を適切に選択しなければなりません。そのために確認すべきは、以下の3つのポイントです。

• 自社の導入目的に合わせてカスタマイズできるか

• 導入支援やサポートなどのサービスが充実しているか

• 安心できるセキュリティ環境が整っているか

これらを押さえることで、導入後の失敗リスクを減らせます。

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• タレントマネジメント導入のメリットとデメリットを解説

タレントマネジメントシステムには多機能な製品が多くありますが、すべての機能を使いこなせるとは限りません。

自社が「評価制度の透明化」を最優先にしているのか、「スキル管理による人材配置最適化」を重視しているのかによって、必要な機能は変わってきます。

カスタマイズ性の高いシステムなら、評価項目の追加や独自の入力フォーム作成など、自社の運用に合わせた調整が可能です。

また、将来的に組織が拡大した際にも柔軟に対応できるかどうかも、無料トライアルやデモ環境などを活用して確認しておくと安心です。

中小企業では専任のシステム担当者を置けないケースが多いため、ベンダーからのサポート体制の有無の確認が重要です。

初期設定時のデータ移行支援や操作研修、運用開始後の問い合わせ対応など、どこまでサポートしてもらえるのか事前に確認しておきましょう。

特に、Excelで管理していた人材情報をシステムに移す作業は、データの整形が必要になるため、専門知識がないと時間がかかります。トライアル期間中に実際に問い合わせをしてみて、回答の速さや丁寧さを体感して見極めることもおすすめです。

タレントマネジメントシステムには、社員の個人情報や評価データといった機密性の高い情報が保存されるため、セキュリティ対策は必須です。万が一情報が漏洩すれば、企業の信用を大きく損なうことになりかねません。

具体的には、データの暗号化やアクセス権限の細かな設定、定期的なバックアップ体制などが整っているか確認しましょう。また、「プライバシーマーク（Pマーク）」や国際規格である「ISMS（ISO/IEC 27001）」といった第三者認証を取得していることで、一定水準以上のセキュリティ管理を行っていると判断できます。

中小企業に適した機能とサポートを兼ね備えたシステムに、「HRBrain タレントマネジメント」があります。

直感的な操作画面と充実したサポート体制が特徴で、システムに不慣れな担当者でも安心して導入できる設計です。人材データベースや目標・評価・スキル管理といった基本機能を網羅しながら、自社の運用に合わせたカスタマイズにも対応しています。

また、導入時には専任のサポート担当がつき、データ移行から運用定着まで伴走してくれるため、「システムを入れても使いこなせるか不安」という心配もいりません。

自社の人材管理を効率化し、社員の成長とエンゲージメント向上を実現したい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。

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