従業員名簿アプリとは？できること・メリット・効果を徹底紹介！

この記事では従業員名簿アプリのメリット、選び方、導入の注意点について紹介します。

従業員名簿アプリとは、文字通り従業員の情報をインターネット上で閲覧・管理できるサービスのことを指します。

従業員の氏名にとどまらず、学歴、入社後の配属先の部署、雇用形態などの情報を効率よく扱うのに便利です。

従業員名簿アプリには、一般的にどのような管理の分野があるのでしょうか。

一覧で紹介します。

• 人材管理

• 労務管理

• 給与管理

• 勤怠管理

それぞれの管理機能について、以下詳しく紹介していきます。

人材管理とは、従業員の適材適所の配置、また人材育成を目的とした機能です。
従業員名簿に対し、人事評価、経歴、スキル、また1on1などの面談履歴が紐づいている場合もあります。

人事担当者は、この人材管理のデータベースを使用することで「特定の条件を満たす従業員の検索」が可能です。

従業員名簿アプリに付属していれば、人員配置などに活用ができます。
戦略的な人事には、欠かすことのできない機能です。

労務管理とは、従業員の労働に関する管理機能です。
雇用の期間、労働時間、休日、休憩時間や、その労働の対価である賃金・手当、また業務内容・働く場所についての管理も行います。

給与管理は会社の就業規則、給与規定にもとづいて、労働実績に応じた給与を管理する機能です。
健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料だけでなく、所得税・住民税などの控除額も管理します。

勤怠管理は、会社が従業員の就業状況を把握するための機能です。
始業から終業までの時間、また有給の取得、時間外労働などについて記録・チェックを行います。

賃金の支払いだけでなく、従業員の過剰な労働を防止する目的もあります。
従業員の健康を保ち、法令を順守するためにも重要な管理機能です。

従業員名簿アプリに打刻などの機能があれば、不正打刻が防止できるうえ、効率的な勤怠管理が可能です。

従業員名簿アプリ導入のメリットについて、会社と従業員、それぞれの視点で説明します。

会社から見て、従業員名簿アプリ導入には以下7つのメリットがあります。

• データが検索しやすい

• 従業員との接点が増える

• コミュニケーションの活性化

• 社内申請の簡略化

• リマインドが簡単にできる

• 不正打刻の防止

• 従業員の育成

以下、詳しく説明します。

• データが検索しやすい

従業員名簿アプリは従業員情報がまとまったデータベースのため、人材の特性・スキル・部署などの項目に絞って検索がしやすいという利点があります。

• 従業員との接点が増える

従業員名簿アプリはパソコンに限らず、スマホなどの端末からも閲覧・編集できるタイプがあります。そうしたシステムを選ぶと「従業員との接点」が増えるメリットがあります。

モバイル端末から手軽にアクセスできるため、営業であれば移動中などの隙間時間にアクセスも可能になります。

• コミュニケーションの活性化

従業員名簿アプリで顔写真や簡単な自己紹介を表示させることで、コミュニケーションが活性化します。

「社内にこんな人がいるんだ」「今度プロジェクトで一緒になるから、顔写真と自己紹介を確認しておこう」と従業員が自らスムーズな業務への取り組みのためにアクションを起こすことも可能です。

また従業員がトピックやお役立ち情報について意見を投稿したりすることで、その人柄を理解することもできます。

• 社内申請の簡略化

従業員名簿アプリに、申請書のワークフローを追加することができれば「経費精算」などの手続きを端末から行えます。

申請・確認ができるほか、上司は承認も可能になります。
また、氏名・住所の手続きについても、従業員名簿アプリから行えるようになります。

• リマインドが簡単にできる

従業員名簿アプリを通して、リマインドを送る機能があると便利です。

いちいち未提出の従業員をエクセルでチェックし、メールで一件ごとに催促していたことと比べると、人事の業務効率は圧倒的に上がります。月末までの提出書類がある場合、便利に活用できます。

• 不正打刻の防止

紙で出勤・退勤の時間を管理すると、従業員が故意に書き換えることも可能です。
従業員名簿アプリに搭載されている機能に「打刻」があれば、改ざんはできません。

またGPS機能がついたシステムを利用することでも、不正な打刻を防ぐことができます。
出勤・退勤時に、従業員名簿アプリを立ち上げて打刻することを習慣化すれば、プラットフォームとしての役割も期待できます。

また労務管理のシステムと連携すれば、打刻データを転記する必要性もなくなり、人事はミスを防ぐこともできます。

• 従業員の育成

従業員名簿アプリに「日報」「週報」などの業務報告に関する機能を搭載すれば、従業員の育成も可能です。

もちろん部下の記入に対して、上司からのコメント・フィードバックは欠かせません。

従業員の成長を促すほか、業務が可視化されることは、現場から離れた経営陣が課題を確認することにも役立ちます。

また従業員から見ても、従業員名簿アプリ導入には以下4つのメリットがあります。

• スマホから入力できる

• 操作が簡単

• データの参照が簡単

• モチベーションアップ

以下、詳しく説明します。

• スマホから入力できる

やはりなんといってもスマホという身近にある端末から、手軽にアクセス・入力できる点はメリットです。

移動の最中でも、思い立ったその瞬間、忘れずに入力・申請ができることは、労働時間の短縮にも繋がります。

• 操作が簡単

従業員名簿アプリはスマホの小さい画面にボタンがわかりやすく配置されているため、直観的な操作が可能です。

また機能別のアイコンは、わかりやすいイラストで表示されています。

• データの参照が簡単

社内のワークフローを従業員名簿アプリに一本化できれば、稟議書の進み具合や、申請忘れなどを自発的に確認できるようになります。

また、自分のデータだけでなくほかの従業員のデータを参照することで、名前・顔・所属部署名・連絡先の把握もスムーズになり、業務効率もアップします。

• モチベーションアップ

たとえ場所は離れていたとしても、従業員名簿アプリ上で、従業員同士のコミュニケーションは可能です。

従業員同士が密にコミュニケーションが取れる環境では、風通しのよさから「悩み事が相談しやすい」「仕事の進捗確認がしやすい」「雑談から新しい仕事のアイディアが生まれやすい」などのメリットがあります。

そのような良いサイクルが生まれる職場では、従業員のモチベーションもアップします。

では、従業員名簿アプリはどのように選べばよいのでしょうか。

まずは、自社の導入目的が達成できるかという点を確認しましょう。

人材データの活用を狙うのであれば、従業員がアクセス・記入しやすいスマホ対応のシステムを検討する必要があります。

機能が多くて迷ってしまう場合は「必ず実現したいこと」を明確にし、その点を確実に達成できる機能を比較して絞り込みましょう。

重要度で優先順位をつけておくと、選ぶ際に迷いがありません。

必要ない機能については「重視しない」と切り捨てることも大切です。

• 人事評価・タレントマネジメントを重視する場合

従業員名簿アプリを、従業員のスキル・能力から適材適所を実現できるタレントマネジメントに活用したい場合、評価シートやスキルマップ、人事評価制度と紐づけられる「タレントマネジメントシステム」を導入することがおすすめです。

• 労務管理を重視する場合

労務管理を重視する場合は、以下の3点に注意して確認しましょう。

1. 労務・給与・勤怠管理システムと連携（移行）できるかどうか
2. マイナンバー管理にも対応しているかどうか
3. システムのアップデートは自動か手動か

• コミュニケーション活性化を重視する場合

従業員名簿アプリをコミュニケーション活性化に用いる場合は、従業員のデータが確認・検索しやすいシステムを選びましょう。

顔写真、氏名、所属部署といった基本情報だけでなく、特技や趣味など、その人の人柄がわかる情報も載せられる項目があることが必須です。

またメッセージのやり取りがしやすいか、通知はどのように飛ぶのかなど、円滑なコミュニケーションができるシステムかどうかを確認しましょう。

導入コスト・ランニングコストは企業規模に見合ったものでしょうか。

近年はクラウド型のシステムで、使用ユーザー数によって月額料金が変わるタイプもあります。

また、基本の機能にオプション機能を追加できる場合もあります。

その場合、最初は基本プランを使用し、社内で従業員名簿アプリが浸透してきたら機能をアップグレードするのも方法のひとつです。

マニュアルなど見なくても、ボタンで直観的に操作を理解できるシステムを選びましょう。

すべての従業員が使うシステムですから、もし使いづらいシステムを選んでしまうと「どうやって操作するの？」と質問が人事に集中してしまいます。

もしすでにエクセルなどで人材データを持っているのであれば、そのデータを吸い上げられるか項目を確認しましょう。

またほかに導入している勤怠管理のシステムがあるのであれば、その連携のしやすさを確認しましょう。

人の手を介することなく、自動連携できると理想的です。

使い方のサポートだけでなく「従業員名簿アプリで得た人材データを、どのように活用するのか」という人事の視点で、サポートしてくれる従業員名簿アプリを選ぶのがおすすめです。

導入後の活用がはかどります。

従業員名簿アプリを選ぶポイントに続き、導入の注意点を2点紹介します。

人事が良かれと思って従業員名簿アプリを導入したとしても、その目的が共有されていなければ、従業員にとっては「負担が増えた」と思われてしまいます。

「従業員名簿アプリの導入目的は△△△で、従業員にとっては〇〇というメリットがある」と熱意をもって、明確な導入目的を伝えましょう。

いきなり「〇月〇日から導入します！」と決定事項を伝えるのではなく、はじめに部署の上司など、職場のキーパーソンの理解を得ておくと導入がスムーズです。

社内で「勤怠はこのシステム」「ワークフローはこのシステム」とバラバラになっている場合、従業員は導入のたびに、その様々な使い方をマスターしなければなりません。

「従業員名簿アプリにプラットフォームを一本化できないのか」と、導入の際にはその視点を忘れないようにしましょう。

従業員名簿アプリとは、従業員の情報をインターネット上で閲覧・管理できる仕組みのことです。

従業員名簿アプリの機能には以下4つがあります。

• 人材管理

• 労務管理

• 給与管理

• 勤怠管理

従業員名簿アプリ導入のメリットは以下の7つです。

• データが検索しやすい

• 従業員との接点が増える

• コミュニケーションの活性化

• 社内申請の簡略化

• リマインドが簡単にできる

• 不正打刻の防止

• 従業員の育成

また従業員にとっても「スマホから入力できる手軽さ」や「操作が簡単」という点は大きなメリットです。

コミュニケーションが活性化することでモチベーションのアップも期待できます。

そして従業員名簿アプリを選ぶ際は、以下の5つの点を意識しましょう。

• 目的に合っているか

• 費用は見合ったものか

• 操作性に優れているか

• 他ソフトとの連携のしやすさ

• サポート体制は万全か

特に「目的に合っているか」の項目ですが、「人事評価を重視するのか」「労務管理を重視するのか」など自社の目的がブレずに達成できるものを選びましょう。

様々な機能がある場合は、優先順位をつけて選ぶことが大切です。

また従業員名簿アプリを導入する際には「従業員に導入の目的が理解されているか」という点が最も重要です。

目的が共有されていなければ、従業員には「負担が増えた」と思われてしまいます。

「従業員名簿アプリの導入目的は△△△で、従業員にとっては〇〇というメリットがある」と明確な導入目的を、メッセージとして繰り返し伝えるようにしましょう。

その際に、部署のキーパーソンに事前に同意と協力を得ておくと、導入がスムーズです。

また従業員名簿アプリを導入するのであれば、プラットフォームを一本化できないか、という点についても検討するのがおすすめです。