バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットとベンダー選定のポイント

近年注目されつつある「バーチャルオフィス」について、本章では用語の意味、サービス普及の背景、サービス内容などについて説明します。

バーチャルオフィスとは、物理的実体を有さない「仮想の事務所」のことを言います。つまり、事業用の住所を貸し出すサービスであり、物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースとは異なるサービスです。

バーチャルオフィスの基本的なサービス内容について説明します。

• 郵便物を受け取り転送できる

事業を始めれば必ず郵送物が届くようになります。その住所宛に届く郵便物をバーチャルオフィスは受け取ってくれることがほとんどです。ただし、一部受け取れないものを規定していることがあります。（本人限定郵便・食品など）

• 電話番号やFAX番号を利用できる

電話やFAXも事業運営には重要になってきます。特に固定電話の電話番号を持つことで相手に与えるイメージが違ってきます。そのため多くのバーチャルオフィスは電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しています。

• 会議室を利用できる（有料・無料）

オンライン会議の実施や、相手先を訪問などで会議室などの打ち合わせスペースは必要ないというケースもありますが、対面で話ができるスペースがあるに越したことはありません。そういった場合にバーチャルオフィスの住所先で会議室が使えるかという点も重要ですので、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。

• デスクなどを利用できる

バーチャルオフィスは基本的に物理的なスペースはいらないという方向けのサービスになりますので、デスクなどは基本的に利用できません。しかしながら、デスクを用意しているバーチャルオフィスもありますので、たまにはいつもと違った場所で仕事をしたいという方はデスクの一時利用などのサービスを提供しているバーチャルオフィスを選ぶことをお勧めします。

以上のサービス内容を踏まえると、会社としてのほとんどの機能を利用したいが、唯一作業スペースだけは不要という方にバーチャルオフィスは最適なサービスと言えます。

バーチャルオフィスが利用される背景としては、クラウドサービスなどの発達により会社に行って働くという必要性が薄れてきていることや、個人事業主の増加などという点が挙げられます。

しかしながら、事業を行っていくうえでの住所は法人・個人事業主ともに依然として重要な意味を持ってきます。そういった方のために住所を貸すのがバーチャルオフィスの一番の提供サービスになります。

バーチャルオフィスのメリット・デメリットを解説します。

主な3つのメリットについて説明します。

• イニシャルコストを削減できる

事務所を賃貸する場合のイニシャルコストは非常に大きな負担になります。商慣習的にも敷金・礼金が賃料の数ヶ月分、保証金に至っては半年から1年分必要になる場合もあるため大きな出費となります。一方で、バーチャルオフィスの場合、敷金や礼金は不要で少額の入会金や保証金のみで利用が可能です。さらに当然のことながら物理的なオフィスを自分で構えるわけではありませんので内装工事等は一切不要です。

• 用途に応じてコストをコントロールできる

バーチャルオフィスは基本的に必要なものを必要な時に必要な分だけ利用するというスタイルになります。

例えば、会議室の利用、デスク利用料や各種代行サービス（会計や法人登記サービスなど）などは有料オプションであることがほとんどです。

• 都心一等地の住所を得ることができる

住所が都心一等地にあるという点でビジネス上の優位性（＝信用力）を確保できるようになります。

続いて主な3つのデメリットについて説明します。

• 事務所要件が含まれる事業では許認可を得られない

特定の許認可が必要な業種（弁護士・税理士・宅地建物取引業）で開業ができないことがあります。特に個別専有スペースが必要とされる業種では開業が困難です。

• 他社と住所が重複していることがある

バーチャルオフィスは複数の会社が同じ住所を利用することがよくあります。インターネットで住所を検索した際に、自社だけでなく、他の会社が表示される可能性はあるでしょう。住所は信頼を証明するための情報です。

• 郵便物の受け取りが遅くなる

会社の所在地にバーチャルオフィスを設定したとき、会社当ての郵便物は、直接手元に届きません。

バーチャルオフィス上の住所に届いたものを、自宅や指定した場所に転送するシステムであるため、郵便物が届くまでに1週間以上かかるケースがあります。

どのサービスを利用するか、10個の選定ポイントと格安/無料のバーチャルオフィスについて解説します。

選ぶ際は以下のポイントをチェックすることが大切です。すべて必須という訳ではなく、使用用途に応じて確認してください。

1. ビジネスに有利な住所を利用できる
2. 複数の拠点があり、東京に本社がある
3. 個室や会議室などのレンタルスペースは利用できる
4. 24時間利用できる
5. 住所のみの利用であれば月額1万円未満で利用できる
6. 契約や解雇予告などの期間が不利な条件でない
7. 契約前の本人確認と審査はある
8. バーチャルオフィスを運営する会社の企業イメージはよい
9. 企業サポートや電話・経理代行サービスなどのオプションは充実している
10. 運営会社が各種免許、事業者登録や地域貢献度の観点から信用できる

必ずしも安ければよいというわけではありません。上記、10のチェックポイントを押さえた上で、自身が利用するシーンを想定する必要があります。住所のみの利用か、オプションが必要か、サポートサービスを利用するか、など慎重に吟味した上で利用を検討してください。

上述した特徴やポイントを押さえて、おすすめできるバーチャルオフィスを3つ紹介します。

Servcorp Limited（日本法人：サーブコープジャパン株式会社）のバーチャルオフィスでは、住所や電話番号だけではなく、「オフィス以外のすべて」を利用できます。電話には、専任のレセプショニストが社名で応対し、携帯電話やご自宅に転送します。加えて、郵便物の転送サービスや秘書サービスも提供しています。

世界各地に展開するコワーキングスペース、プライベートオフィス、会議室を、お好きな時に好きな場所で利用できます。

IWG plc（日本リージャスホールディングス株式会社）は、世界各国に展開し、ビジネスの規模や内容に合わせたオフィスソリューションを提供しています。利用できるビジネス拠点は、現在、世界120カ国、900都市、3,000拠点に及び、世界最大のネットワークを構築しています。その大多数が各国主要都市のビジネス中心地、もしくは空港などへのアクセスに便利な場所に立地しています。

新しい時代のワークスタイルに適応する多彩なオフィスプランを用意しており、会議室、各種業務サポートサービスなどをワンストップで提供しています。

株式会社ワンストップビジネスセンターは、全国でバーチャルオフィスを展開しています。料金体系が明瞭でサービス内容とコスパが良く、プランによって利用できるサービスが決まっているため、料金体系が明瞭です。

住所のレンタルや郵便物の転送が可能な「エコノミープラン」は初期費用9,800円、月額4,800円と比較的安く、低価格でバーチャルオフィスの利用を始めたい方におすすめします。

「バーチャルオフィス」について、いかがでしたか。バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開せずに安心して事業を営めます。また、法人登記も可能です。都心の一等地を本店所在地として名刺やウェブサイトに表示し、集客やブランディングに役立ててみてはいかがでしょうか。

HRBrainはスキル管理と人事育成戦略を確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない・・」
「もっと目標意識を高めて、メンバーに自発的に成長をして欲しい・・」
「管理作業に時間・工数が掛かりすぎる。無駄な業務に時間を割きたくない・・」

このような悩みをHRBrainで解決できます！
無料トライアル実施中！ぜひお試しください！