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テレワークの雑談は重要!在宅勤務のコミュニケーションを活性化する方法

テレワークの雑談は重要

テレワークの雑談は重要!在宅勤務のコミュニケーションを活性化する方法

目次

    テレワークを導入して、従業員同士の雑談が減っていませんか?「雑談が減ったところで、たいした問題ではない」と思うかも知れませんが、実は仕事において雑談はとても重要なコミュニケーションです。今回はテレワーク下における雑談の重要性と、在宅勤務でもコミュニケーションを活性化する方法をご紹介します。

    テレワークでも雑談が重要な理由

    雑談が重要な理由

    そもそも「雑談」がどんな効果をもたらすのかをご存知でしょうか。

    Google社の研究によると、雑談は「心理的安全性を高める効果がある」とされています。
    心理的安全性が高い状態とは「こんなことを言ったら怒られるかも」「能力が低いと思われるかも」といった、不安や恐怖が取り除かれ状態で、かつ信頼感や親近感をもって仕事に専念できる状態のことです。

    つまり仕事をするうえで雑談は、とても重要のコミュニケーションなのです。

    では、雑談が仕事でどのような影響をもたらすのかを、詳しく解説します。

    雑談は企業の生産性を上げる 

    雑談は企業の生産性を上げる要因の一つです。冒頭で申し上げた通り、雑談により相手に対して信頼感や安心感が高まります。

    雑談をした結果、仕事のコミュニケーションも円滑になり、仕事に対する「やる気」にも繋がるので、生産性が上がることになります。

    テレワークと生産性の関係をより詳しく知りたい方は「 テレワークで生産性は下がる?生産性を下げる要因と向上させた事例」をご覧ください。

    雑談できないストレスは意外と大きい

    雑談はストレスの解消にもなります。

    職場に出勤している時は、移動中や会議の前などに自然と雑談がはじまりました。しかしテレワークでは、誰かが「雑談しよう」と思わない限り雑談がはじまりません。テレワークで悩みや愚痴を言う機会もなくなり、ストレスを抱えてしまうのです。

    テレワークとストレスの関係をより詳しく知りたい方は「 テレワークでストレス限界の時の解消法。新入社員や家族もストレスに注意」をご覧ください。

    雑談したい若手や新人は意外と多い

    若手や新入社員は、上司や先輩との人間関係がまだ構築できていない状態です。
    そんな状態でテレワークになり、コミュニケーションが取りづらい環境だと、抱えている悩みや問題を相談しづらくなります。

    テレワーク中でも若手や新入社員に雑談ができる場を設け、仕事の相談ができる人間関係を作る機会を与える必要があります。

    気軽に話せない

    テレワークだと、わざわざ電話をするほどでもない「ちょっとしたこと」を聞がきけなくなります。

    例えば、システムの使い方がわからないときに、いつもなら隣の席の人に気軽に聞けますが、テレワークではできません。その分、自分で考える時間が増え、精神的にもストレスになり、効率も悪くなってしまいます。

    テレワークで雑談する環境を整えることで、気軽に話せるようになり「ちょっとしたこと」を聞ける環境を整える事も重要です。

    さらにテレワークの課題について詳しく知りたい方は「 テレワークの課題まとめ!コミュニケーションの課題から解決策まで 」をご確認ください。

    テレワーク中の雑談やコミュニケーションの課題と注意点

    雑談の課題と注意点

    職場に出勤していれば、たまたまエレベーターで会話ができたり、移動中に会話することもできました。

    しかし、テレワークでは自分から発信しない限り会話が生まれません。

    それゆえにテレワーク中の雑談やコミュニケーションを取る際には、いくつか注意することがあります。

    相手の都合を聞かないと連絡しづらい 

    テレワークではコミュニケーションが取りづらい分、相手の都合を聞かないと連絡しづらい場合が多いです。

    連絡する際の主な課題は次の通りです。

    ・相手の状態を考慮しなければならない

    テレワーク中は相手が仕事をしているのか、休憩をしているかの判断ができません。むやみに雑談を持ちかけると相手の機嫌を損ねる可能性があります。テレワーク中に連絡をする時は、相手が今どんな状態なのかを把握するための工夫が必要です。

    ・急な打ち合わせはなるべくしない

    テレビ会議で急に打ち合わせしたいときでも、相手の都合を聞かなければ打ち合わせができません。
    もし、相手がカフェで仕事をしていたり、子どもの面倒を見ながら仕事をしているとテレビ会議ができないからです。

    在宅勤務ではつい長い時間雑談しがち

    在宅勤務中にチャットで雑談をしていると、ついつい話が盛り上がって雑談を終えるタイミングがわからなくなりがちです。

    雑談が長くなってしまうのは次のような課題があるからだと考えられます。

    ・いつでも雑談できる状態にある

    常時チャットツールに接続していると、いつでも雑談できる状態にあります。時間を決めて雑談をしない限り、つい長くなってしまいます。

    ・人の目を気にしなくていい

    職場だと「あの人、仕事をしないで雑談している」という目がありました。しかし、在宅勤務していると他人の目を気にしなくてもいいので、いつまでも雑談ができてしまいます。
    監視や制限を設けることも、テレワークの雑談に必要なことです。

    雑談不要派との関わりには配慮が必要

    テレワークで雑談することは良いとされていますが、中には雑談を嫌う方もいらっしゃいます。

    そういう方に対しては次ことを注意しましょう。

    ・雑談を嫌う人もいることを考慮する

    「雑談タイム」を作ってほぼ強制的に雑談するように仕向けてはいけません。
    中には「仕事に雑談なんか必要ない」と考える方もいるからです。雑談を強要しないように「自由参加」ということを説明したうえで「雑談タイム」をもうけましょう。

    ・レスポンスがなくても気にしない

    雑談グループに入っているにもかかわらず、反応をしない方も中にはいると思います。その方は機嫌が悪いのではなく、単に雑談不要派ということもあります。レスポンスがないからといってむやみに連絡を取るのは控えておきましょう。

    ハラスメント問題

    テレワークになると独自のハラスメントが起こる可能性があります。
    たとえば次のようなハラスメントです。

    ・過度な報告義務を課す

    テレワークになると、上司が部下に対し過度な報告を課してしまう場合があります。
    たとえば「5分以内に返信しろ」「今日やったことを分単位で報告しろ」などです。

    部下の状態がわからないという不安から行ってしまうことが多いのですが、部下からしてみれば過度な拘束で疲弊してしまうので、やりすぎに注意しましょう。

    ・プライベートに対し意見を言う

    テレビ会議中に子どもの声や、ペットの鳴き声を注意したり、パソコンの画面に映った趣味の物をいじったりと、必要以上にプライベートに意見を言う方もいます。
    従業員の中には、そういった言動がハラスメントと感じ、ストレスを抱え込む場合があります。

    必要に応じて、テレワーク時のハラスメント教育を社内で行うことも検討しておきましょう。

    さらにテレワークの課題について詳しく知りたい方は「 テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やおすすめツール 」をご確認ください。

    テレワークでの雑談を活発化する仕組みの作り方

    雑談を活性化する仕組みの作り方

    テレワークの雑談は、ストレスの発散や生産性の向上につながります。
    次はテレワークの雑談を活性化させる仕組みや作り方をご紹介します。

    オンラインで雑談部屋を作る 

    チャットツールを利用している場合は「雑談部屋」を作ることをおすすめします。「雑談部屋」を作ることで、雑談をして良い空間がオンライン上で出来上がり、雑談しやすい環境が作れるからです。

    時間を決めて雑談を行う

    雑談をする時に時間を決めて行うことも有効です。
    オンライン上での雑談は一度はじまるといつ終わっていいのか分からないものです。

    時間を決めて雑談を行うことでオンオフの切り替えがしやすく、時間も有効的に使えます。

    雑談をする前に「10分雑談」「何時から雑談タイム」など時間を決めてから雑談することをおすすめします。

    オンラインランチを実施する

    オフィスに出社していれば同僚とランチに行って雑談ができましたが、テレワークだとそうもいきません。

    そこでおすすめなのが「オンラインランチ」です。
    特定の人とランチタイムを決めて、ビデオ会議をつなぎながら一緒に昼食を取って雑談をするのです。

    テレワークでもランチライムを同僚と過ごすことで雑談の活性化に繋がります。

    テレワークで雑談を取り入れた企業事例

    テレワークの雑談導入企業事例

    ここからは、テレワークで雑談を取り入れた企業事例を3つご紹介します。

    エン・ジャパン株式会社 

    エンジャパンは「バーチャルオフィス」を導入しています。

    オンライン上にバーチャルオフィスを作り「業務に集中するスペース」「雑談可能なフリースペース」など、目的によってオフィスを区分けしました。

    現在の状況に合わせてバーチャル空間に席を移動することで、状態が把握しやすくなるため、コミュニケーションが取りやすくなります。

    (※参考)エン・ジャパン株式会社:「 本日よりエン・ジャパンのバーチャル本社が開設!」より

    note株式会社

    note株式会社は、オンライン上で様々な取り組みを行っています。
    例えば次のようなものです。

    • ウェルカムランチ
    • 部活動チャンネル
    • 個人のつぶやき部屋

    このように雑談部屋だけではなく、用途に合わせリモートワークでも雑談しやすい環境を整えています。

    また、従業員全員を対象に自由参加型の雑談部屋をつくり、部署に関係なく交流ができる場を作ってコミュニケーションを活性化させています。

    グリー株式会社

    グリー株式会社は、オンライン飲み会やオンラインランチを行う従業員に対し、月1回1人3,000円の費用を支給しています。
    費用が支給されることから、交流するきっかけになり、オンラインでもコミュニケーションを図りやすくなりました。

    なお、補助の対象は飲食店のテイクアウト商品や、フードデリバリーの注文品に限定しています。

    【まとめ】テレワークの雑談をカンタン・シンプルに

    テレワークにおいて「雑談」は生産性の向上や、ストレス解消に欠かせないものです。会社の管理側はテレワークでもコミュニケーションが活性化するよう様々の方法を取りいれる必要があります。

    また、ハラスメントの問題も起こる可能性があるので、事前に従業員へテレワークのハラスメント教育を行うとよいでしょう。

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    HR大学 編集部

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