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テレワークの課題まとめ!コミュニケーションの課題から解決策まで

テレワークのコミュニケーションの課題と解決策

テレワークの課題まとめ!コミュニケーションの課題から解決策まで

目次

    テレワーク導入には、通勤時間削減や、WLB拡充といったメリットがある一方で、生産性、コミュニケーションの面で課題を感じている企業も多いです。この記事ではテレワークの課題をまとめ、解決に有効な社コミュニケーション方法などの具体策をお伝えします。

    テレワーク導入について

    テレワーク導入について

    新型コロナウイルス感染拡大により、 テレワーク導入の動きが広がっています。
    リクルートワークス研究所の調査によると、2019年12月の時点では、テレワーク実施率は8.8%でした。

    それが最初の緊急事態宣言の際には、32.8%にまで増加。
    新型コロナウイルスの影響で日本企業を取り巻く労働環境は大きく変わっています。

    ここでは、テレワークの現状や、導入のメリット・デメリット、さらに導入までの流れを具体的に紹介していきます。

    テレワークのメリット・デメリット

    まずはテレワークのメリット・デメリットについて整理してみましょう。

    【メリット】

    1. 通勤時間を削減できる
    従業員目線で考えたテレワークの最大のメリットは、通勤時間を削減できるという点です。

    2. 社員のワークライフバランスの拡充
    企業目線では、働く場所をオフィスに限定しない事で社員のワークライフバランスの拡充を拡充し、社員の離職防止と人材確保、生産性の向上いった効果が期待できます。

    【デメリット】

    1. オフィスに比べ誘惑が多い
    テレワーク環境にはオフィス勤務に比べて誘惑が多いという点が挙げられます。そのため、自己管理を徹底し成果を上げられる人でないと、逆に生産性が下がってしまうということになります。

    2. 対面コミュニケーションの減少により、社員管理の難度が上がる
    オンラインコミュニケーションでは、対面のコミュニケーションに比べ、表情や声色などの、情報が減少することになります。これにより部下や同僚の状態を把握しにくく、管理工数が増大することがあります。

    テレワークのメリット・デメリットについてさらに詳しく知りたい場合は、「 テレワークのデメリットはコミュニケーション?メリットとデメリット対策」をご覧ください。

    テレワーク導入までの流れ

    テレワークを導入するためには、以下のような対応が必要です。

    ・導入範囲の明確化
    テレワーク対象となる社員を明確にします。正社員、契約社員といった契約形態や、等級や、会社や業務への習熟度といった様々な視点で検討が必要です。

    ・労務管理方法の見直し
    例えば週に何度までテレワークを認めるのか、始業時・終業時の連絡はルール化するのか、などの検討が必要です。また、テレワークを行ったことにより不当な評価を受けないよう、目標管理や評価制度との連携も不可欠です。

    ・社内規定の整備
    労務管理に関するルールや、テレワークに掛かる費用の取り扱いなどを規程に明記するようにしましょう。また、就業規則の改訂時には社員代表や組合からの意見聴取が義務付けられています。

    テレワークの導入方法について詳しく知りたいときは、「 テレワーク導入の課題や方法とは?導入目的を明確にして費用を準備しよう」をご覧ください。

    テレワークにおける課題まとめ

    テレワークにおける課題まとめ

    次に テレワークにおける課題について考えてみましょう。

    普及・定着での課題

    テレワークの普及・定着に最も大きな課題となるのは、社内の意思統一です。
    経営者や管理監督者の中には、『テレワークでは、社員がサボるのではないか』という懸念を抱いている方も少なくはありません。  

    技術面・セキュリティ面での課題

    テレワークを導入する際に課題として挙がるのは、情報セキュリティの問題です。顧客情報、個人情報の管理方法など、対応の検討が必要です。また、テレワーク環境下では、現在の業務プロセスが再現できないなどの課題も発生します。特に申請書などの書類を扱う部署ではこのような問題に直面することになります。

    社員の勤怠管理の課題(新入社員含む)

    テレワーク環境下では、仕事とプライベートの区切りが曖昧になりやすくなります。自己管理が出来ない社員は、長時間労働に陥りやすく、反対に生産性が落ちてしまうというような課題が発生します。特に新入社員は仕事の進め方も社内の対人関係も成熟していないため、上記のような問題が発生しやすくなります。

    社員同士や部下とのコミュニケーションでの課題

    テレワークを導入する企業の多くでは、テレワーク環境下でのコミュニケーションについて課題を感じています。

    特に大きな課題となっているのは、コミュニケーション方法の変化です。テレワークを導入する多くの企業では、対面の会議を主体としたコミュニケーションから、メッセージツール、WEB会議などを主体としたオンラインコミュニケーションに変化しています。これにより、求められるコミュニケーションスキルや知識にも変化が生じています。具体的には、多くのツールの中から状況にあったものを適切に選び、使用するといった、マルチなコミュニケーションスキルが必要になりました。

    テレワークの課題解決策

    テレワークの課題解決策

    ではここからは、 テレワークにより発生する課題について具体的に解決方法を考えてみましょう。

    自社で発生している課題の調査やアンケートの実施

    施策や改善策の検討に入る前に、起きている具体的な事象、または課題を明確にする必要があります。

    表面上の課題だけではなく、本当の課題は何なのか、そこにはどのような背景や思いがあるのかを加味して対応を検討するようにしましょう。

    これには社内アンケートや、サーベイなどの実施が効果的です。

    具体的な解決策

    ・普及・定着での課題への解決策

    テレワークを導入し、普及・定着させるには、社内でコンセンサスを取る必要があります。特に経営者や、管理監督者を巻き込み、社内の働き方に対する意識を変える仕掛けが必要です。

    具体的には、テレワーク下でも成果をコミット出来る目標管理・評価制度の策定や、先進企業の成功例などを明示することが効果的です。

    テレワークを定着させる方法についてさらに詳しく知りたい場合は、「 テレワークは定着する?しない?定着率を高めるために企業がすべきこと」をご覧ください。

    ・技術面・セキュリティ面での課題

    テレワーク導入の際には、以下のような共通のルールを制定し、情報漏洩のリスクを低減させる必要があります。

    1. 一定水準を満たした認証システム
    2. データをクライアント端末PCのローカルディスク等へ保存、または社外ではプリントアウトができない仕組み
    3. 紙資料の持ち帰りを禁止するルール

    働き方のルール制定と同時に、情報セキュリティポリシーもテレワークを加味した内容に変更しましょう。

    ・社員の勤怠管理の課題(新入社員を含む)

    勤怠管理の面では以下のような点に注意し、テレワークに環境下でも生産性が落ちないようにしましょう。

    1. (可能であれば)家の中でも仕事の環境と、プライベートの環境を物理的に分ける
    2. チェックリストを作成し、チームメンバーと共有することで業務の進捗管理を行う
    3. 作業が終了したらPCを片付け、ダラダラと仕事に触れないようにする

    また、日々の勤怠入力を徹底し、上司もそれをこまめに確認するようにしましょう。テレワークでは実際に働く姿を目視出来ないため、こうしたケアを丁寧に実施する必要があります。

    ・社員同士や部下とのコミュニケーションでの課題

    テレワーク環境下でのコミュニケーションはオンラインが主となります。オンラインコミュニケーションは、表情や声色から感情を読み取りにくいため、相手に伝わったかを意識してコミュニケーションをとるようにしましょう。

    また聞き手側も「傾聴」を心掛け、リアクションは対面コミュニケーションよりも大きくすることを心掛けましょう。

    テレワーク環境下でのコミュニケーションについて詳しく知りたいときは、「 テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やおすすめツール」をご覧ください。

    役立つツール

    テレワークで発生する、業務プロセスの見直しやコミュニケーションの課題については以下のようなツールの使用がおすすめです。

    ・Slack社「 slack
    ビジネス用のチャットツールです。メールよりも気軽で、かつスピーディにやり取りをすることで、テレワーク環境下でも社内の生産性を向上させます。

    ・Fringe81株式会社「 Unipos
    社員が互いに感謝を送りあう、ピアボーナスを管理運用するツールです。テレワーク環境下でも社員の連携や、繋がりを強化することが可能です。

    テレワークを導入する時の判断基準・導入すべき業種

    テレワークを導入するときの判断基準や導入すべき課題

    実際に テレワークの導入を検討する際の判断基準にはどのようなものがあるでしょうか。

    判断する時のポイント

    テレワーク導入にあたっては、以下の3つの視点から判断をすることが重要です。

    ・ポイント1. 社員の管理方法(業務進捗、労働時間、モチベーション)

    テレワークを導入したことにより業績が悪化してしまったり、長時間労働で労働基準法違反が多発しまうと本末転倒です。社内に、社員が就業場所に関わりなく成果を上げられる風土が存在するか。または、これからそういった組織文化を形成することが可能かを判断しましょう。

    ・ポイント2. 情報通信システム・機器などのセキュリティ面

    情報通信システム・機器などのセキュリティがオフィス勤務を前提としている場合には、それをテレワークに適したものに変える必要があります。当然、ITコストも追加で発生する可能性があるため、スイッチングコストに投資が可能な状態かという点も導入判断の基準となります。

    ・ポイント3. 業務プロセスや、物理的な就業場所などの環境

    社内の業務プロセスや、顧客との関係性など、現業に影響を及ぼさないか、または、及ぼすとしても代替手段の確保が可能かどうかという点が判断基準になります。

    以上がテレワーク導入時に必要な視点・ポイントとなります。テレワークの導入自体が目的にならないように、導入段階から、「どのような効果を出したいのか」を具体的にイメージをすることが重要です。

    導入するべき業種

    テレワークを導入すべき業種・企業は以下の通りです。

    ・一人で完結する業務が多い業種
    業務の成果が就業環境に作用されることが少ないため、SEやプログラマーを有するIT業や、ライター、デザイナーなどのクリエイティブ業はテレワークに向いていると言えます。

    ・成果が可視化しやすい業種
    業務のアウトプットが明確である業種は、テレワークに適しています。コンサルタントや、事務職などは環境が整っていればテレワークに移行してもよいでしょう。

    ただし業務プロセスの見直しや社内規定の見直しなどを行えば、どのような業種でもテレワークを導入出来る可能性があります。

    これまでのやり方だけを見て、自社には難しいと諦めることはせず、まずはフラットに業務全体を見直してみることをお勧めします。

    テレワークの導入について詳しく知りたいときは、「 テレワーク導入の課題や方法とは?導入目的を明確にして費用を準備しよう」をご覧ください。

    テレワークを導入している企業事例

    テレワークを導入している企業事例

    コロナの影響で、日本企業の テレワーク導入が急加速しています。
    また、すでに一部の企業では、「アフターコロナ」をキーワードにコロナ後の働き方についても方針を打ち出しています。

    ここでは大企業の取り組みや方針を紹介します。

    楽天グループ株式会社

    楽天グループ株式会社では以下のような取り組みを行うことでテレワークを効果的なものにしています。

    • チームワークを保つためコミュニケーション量を増やす
    • AgilityとCreativityを発揮して改善アイデアを出し合う
    • 体と心の健康を保つ活動をする
    • 快適な仕事環境を作る

    ※事例出典元: 楽天流 在宅勤務のご紹介

    味の素株式会社

    味の素株式会社では、「どこでもオフィス」という名称で、自宅やサテライトオフィスの他、セキュリティが確保され、集中して勤務できる場所であればどこでも勤務できるテレワーク制度を導入しています。

    ※事例出典元: 働き方改革 - 味の素

    カルビー株式会社

    カルビー株式会社では、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、2020年7月から「Calbee New Workstyle(カルビーニューワークスタイル)」を開始し、以下のような取り組みを行っています。

    • モバイルワークの標準化とフルフレックス導入
    • 単身赴任の解除
    • 通勤定期券代の支給停止とモバイルワーク手当の支給

    【まとめ】人事評価・目標管理をカンタン・シンプルに

    HRBrainはテレワークと目標管理を確かな成長につなげるタレントマネジメントシステムです。

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    HR大学 編集部

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