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テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やおすすめツール

テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やツール

テレワークのコミュニケーションを活性化させた事例やおすすめツール

目次

    テレワークが普及する中、コミュニケーション不足が原因で、生産性が落ちるといった悩みを抱える企業が増えています。本記事ではコミュニケーション不足を招く課題を整理し、コミュニケーションが活性化した具体的な事例やテレワークでおすすめするツールをご紹介します。

    テレワークにおけるコミュニケーション面の課題

    テレワークで生じるコミュニケーション課題

    テレワーク下での一番の問題点は、コミュニケーションの量と質が低下することです。社員同士のコミュニケーションや連携がとりにくくなり、業務の効率が落ちてしまう可能性があります。ここではコミュニケーション不足により実際に生じる問題点をご紹介します。

    雑談ができない 

    オフィスワークであれば、業務に関する会話以外にも雑談をすることがあり、気分転換になります。気軽に業務上の悩みや相談をすることができるので、メンバー個人が抱える問題を解決する効果もあります。雑談の中には、ビジネスにつながるヒントもあれば、トラブルなどの危険な状態を示すシグナルもあります。しかしテレワークでは、会話をする主な機会は、テレビ会議やチャットでのやり取りになるため、どうしても雑談する機会が減ってしまいます。

    ※テレワークと雑談の関係性をさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。関連記事:「 テレワークの雑談は重要!在宅勤務のコミュニケーションを活性化する方法」をご覧ください。

    顔が見えないストレス

    テレワークでは、テキストでのやり取りが主なため、相手の表情や様子を見ることができません。テキストの内容が相手にきちんと伝わっているか、自分も相手の指示通りに業務ができているのか判断ができずにストレスになるものです。テレワーカーは一人で作業を進めるので、孤独と不安を感じやすい傾向にあります。

    評価に対しての不安

    上司、部下ともに、 人事評価に対しての不安が大きくなっています。部下は、上司に仕事の頑張りを見てもらえていないのではと感じ、成果や結果のみで評価されることに不安を感じています。一方、上司は、部下の仕事をしている様子が見えないので、どのように評価すればいいか悩んでいます。

    ※テレワークとストレスの関係性をさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。関連記事:「 テレワークでストレス限界の時の解消法。新入社員や家族もストレスに注意」をご覧ください。

    業務分担などに対する不信感と不公平感

    部下の様子が見えない上司は、部下の勤怠状況を確認する目的で、部下を監視するスタイルになると、部下のモチベーションは一気に下がります。上司と部下の信頼関係は壊れ、評価への不安にもつながるでしょう。お互いの様子が見えるオフィスワークとは違い、テレワークではチャットなどの限られた情報で部下の様子を判断することになります。しかし部下の様子がわからないからといって、上司が部下を監視するような姿勢をとってしまうと、「自分だけが上司に監視されているのでは?」「自分だけが偏って仕事を振り分けられているのでは?」など、部下の上司に対する疑念はますます深まって、負のスパイラルに陥ってしまうのです。

    ※テレワークでの評価に関してをさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
    関連記事:「
    テレワークの評価が不安!在宅勤務に適した人事評価制度と事例とは」をご覧ください。

    コミュニケーションのデメリットへの対策や工夫

    コミュニケーションのデメリットへの対策や工夫

    テレワーカーの不安感と孤独感は、ちょっとしたアイデアとコツがあれば改善できるケースが多いです。この章ではコミュニケーションを活性化させる対策や工夫を解説します。

    ルールづくりと環境整備 

    情報共有の方法や、 テレワーク時間中に意識すべきマナーなどを、メンバー全員が理解できるシンプルなルールをつくりましょう。

    ・チャットマナーを徹底する

    チーム内でメンバーが心がけるべきチャットマナーを全員で共有しましょう。ポジティブでわかりやすい表現でやりとりすることを徹底し、ネガティブな表現はNGとします。例えば、絵文字や顔文字の使用はOKと事前に決めておくことで、上下関係など気兼ねなく使用できます。

    ・作業状況を可視化する

    Todoリストなどを使って、チーム内の業務の状況を共有・可視化しましょう。可視化できれば、メンバー全員が、それぞれ進行中の業務と遅れている業務などをしっかり把握することができます。さらに、定期的に進捗報告をしあうオンラインミーティングを開催することも効果的でしょう。

    ・スケジュールを公開する

    メンバー全員のスケジュールをチーム内で共有しましょう。メンバー全員のスケジュールがわかれば、相手のおおよその業務量や忙しさが理解できます。業務の依頼や分担がしやすくなり、あまり忙しくないと判断できれば気軽に相談などをしやすい雰囲気づくりにもなります。

    定期的なコミュニケーションの場を提供

    ・ランチミーティングの開催

    オフィス勤務では、同僚などとランチを一緒にする時は楽しい会話で盛り上がります。オンラインでも同じように、メンバー全員で定期的にランチの機会を設定するのも良いでしょう。食事を一緒にすることで雑談もしやすく、また新しいアイデアが生まれるなどの効果も期待できます。

    ・朝礼や夕礼の開催

    テレワーク前から朝礼などを実施してきた会社が、オンラインでも同じく継続しているケースもあれば、テレワークからスタートした会社もあります。パソコン画面越しとはいえ、メンバー全員が顔を突き合わせることで、全員の表情をお互いが確認できます。毎日、短時間でも、順番にテーマを決めて発表する時間を設けることや、労いの言葉をかけあうことも良いでしょう。テキストではなく、表情と声でコミュニケーションをとることがポイントです。

    ・1on1ミーティングの開催

    悩みや本音を引き出すために、 1on1ミーティングの開催も効果的です。上司が部下の悩みを直接聞くことで、部下の業務の進捗度合いや、健康状態と心理状態などを確認できます。また、上司と部下間だけでなく、メンバー間での1on1ミーティングを推奨することで、コミュニケーションがより活性化されることが期待できます。

    ※テレワーク中のコミュニケーションの工夫に関してをさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。関連記事:「 テレワークのコミュニケーションの工夫12選!在宅勤務で成功するコツ」をご覧ください。

    コミュニケーション活性化に役立つツール

    この章では、 テレワーク下のコミュニケーションの活性化につながるといわれている、主なツールとその機能を解説します。

    slackは手軽にチャット可能!

    slackはメールのような長い格式張った文章や表現を省いて、LINEのような感覚で、短文で手軽に連絡できるビジネスチャットツールです。過去のやりとりや流れが追えるので、プロジェクトの途中から参加した人なども、進行の流れが理解できます。またメンション機能で細かく通知設定できることや、Zoomなどの外部サービスとの連携も可能です。

    Remoでリアルな会議の雰囲気を実現!

    Remoはオンライン会議が開催できるコミュニケーションツールです。 Remoを利用するとブラウザ上に大きなバーチャルの会場をつくることができます。また会場のテーブルごとに会議室をつくって個別にチャットを楽しむことや、プレゼン資料やスライドの共有が可能です。

    miroはオンライン上のホワイトボード!

    miroは、オンライン会議で使用される機会が多い、オンライン上のホワイトボードツールです。大人数で会議内容を共有したり、同時に編集したりすることが可能で、チームでグループワークをする際などに活躍するツールです。オンライン上でメモや付箋を添付してブレインストーミングなどでも使用できます。

    テレワークのコミュニケーションを活性化した事例

    この章では、 テレワーク下のコミュニケーションを活性化させた企業の事例を2つご紹介します。

    パーソルホールディングス株式会社

    同社グループでは、グループ独自のコミュニケーション用Webコンテンツ「パーソルかるた」を構築しました。他の社員がコメントしているユニークで面白い内容の「かるた」をひくことで、社員どうしの相互理解を促進し、コミュニケーションの活性化を図っています。

    日本ケロッグ合同会社

    同社では、社員が健康に過ごせるよう、福利厚生の一環として運動習慣化支援ツール「Beat  Fit for BUSINESS」を導入しました。バーチャルイベントをオンライン上で開催し、社員同士のコミュニケーション活性化を図っています。

    まとめ

    テレワークにおけるコミュニケーションまとめ

    テレワークを導入している企業では、コミュニケーション不足の課題を洗い出し、活性化に必要なツールを導入するなど、対策をしっかり実施したいものです。オフィスでは、「相手を察する。その場の空気を読む。」といったことができますが、テレワークでは全くできません。だからこそ、「ちょっといいですか?」と声かけできる雰囲気づくりと、「あえて雑談する機会を増やす」取り組みを進めてみてはいかがでしょうか。

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    HR大学 編集部

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