紙の評価シートからシステムに切り替えて工数削減＆評価項目も一新

イオンディライトセキュリティ株式会社の社長である杉谷哲哉様、人事部人事課長の堺慎悟様にHRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー「イオンディライトセキュリティ株式会社」の事業内容・形態を教えてください。

杉谷様：
施設警備業務をメインに事業を展開しています。施設警備業務以外ではイベントに関わる警備業務の運営・企画のほか、近年は施設の快適性診断事業も手掛けています。
1,800名程の従業員が在籍しており、そのうちの9割が正社員、1割がアルバイト・パートという比率となっています。
今後は働き方の多様性に合わせて、アルバイト・パートのウエイトを増やしていく計画です。
北海道から九州まで、日本各地で警備を行っている施設の数は220件ほどです。従業員は警備対象となる施設に直接通勤しています。
教育・面談などの機会に事業部・営業所に行くこともありますが、多くは警備対象となる施設の現場で過ごします。

ー杉谷様のお役回りを教えてください。

杉谷様：
社長として経営全般を担当しています。
社長になる前は管理本部長の役職に就いていたため、人事の重要性については承知しています。
営業など成果が目に見える職種と異なり、警備の場合はなにもないことが当たり前。なにかトラブルが起きた際には、臨機応変に対応することが求められるにも関わらず、「ミスをすると減点」という評価になりがちなため、従業員の納得度を高める人事評価をしていきたいと考えています。

ー堺様のお役回りを教えてください。

堺様：
2022年3月より人事課長となり、現在は全社の労務管理と給与計算まわりを担当しています。
北海道で8年間現場勤務をしていた経験を活かし、現場がうまく回るように人事部としてサポートをしています。
また全社的な書類のペーパーレス化・電子化の推進担当にもなっています。

今後、教育や人事配置にデータ活用をするためにも人事業務効率化が急務

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

杉谷様：
アナログの紙で人事評価を行っていたことが、最も大きな問題点でした。
その頃は、まず、部下が紙の評価シートに記入を行い、上司である事業部長に提出します。事業部長は部下から紙を集め、評価を決定します。また紙を本部へ送るとともに、紙に記載された内容をExcelに転記するという作業がありました。
部下の人数は数名～100名程度とばらつきがあり、その作業ボリュームも大きなものでした。
また、紙の評価シートは回収した後、返却をしていませんでした。そのため、 記入した目標を本人が忘れてしまうことも多く、改善点を多く抱えていました。
そして、改善すべき評価を受けた従業員には、上司が必ずフィードバックを行うルールでしたが、それも現場によって適正に行われているか、本部で確かめる方法はありませんでした。
こうした現状を、システムを通して解決していきたいと考えました。

堺様：
以前の評価項目は100問ほどあり 「現場にそぐわない曖昧な項目」「重複する項目」など、内容にも多くの問題を抱えていました。
そこで杉谷にヒアリングをしながら、評価項目の一新をしました。

ーそういった人事課題を解決した先に、どのような状態を目指されていましたか。

杉谷様：
警備は大きな意味では「人」を扱う業務です。
その、「人」に対する評価を「良かった」「悪かった」で終わらせず、教育に活かしていく必要があります。そうすることで、 個人個人の成長を促し、会社自体の成長のエンジンにしていくことを目指しています。
そのためにも評価の可視化を行い、透明性・納得性を高める必要があると考えました。会社としても アナログを脱し、教育・人事配置などにデータを積極的に活用していきたい という思いもありました。
そういったことから、現状維持でマンパワーを投入し紙の運用を続けるよりも、HRBrainのようなシステムを使用したほうがいいだろう、という流れになりました。

ー従業員に成長してほしいとは、具体的にどのような状態を指しますか。

杉谷様：
警備は言われたことを着実に行うことが求められるため、真面目な気質の従業員が多く在籍しています。
裏を返せば「変化を好まない」など、チャレンジ・提案をすることが苦手と言い換えることもできます。
そのため 自分で勉強して学んでいく、チャレンジしていく人材になってほしい という思いがありました。
そこで、100問の評価項目を具体的に取り組めるものに見直しました。

ーHRBrainを選んだ決め手を教えてください。

杉谷様：
感覚的・直感的な操作性に優れていた点が決め手です。
評価項目の見直しの後、さらに透明性・納得性を高めるためには、システムの仕組みを活かして効率化し、そこから評価納得度向上につなげたいという思いがありました。
そのため当社は、まず人事評価に関する課題解決に優れているサービスを探していました。タレントマネジメントシステムを提供している各社は人事評価のサービスも提供していますが、 人事評価においてHRBrainが他社より優れていると感じました。

ーHRBrain導入の際、従業員の方が受け入れやすいよう運用面で工夫したことはなんですか。

堺様：
当社は年配の方、パソコン操作が苦手な方が多く在籍しています。そこで、 マニュアルを動画で作成しました。
ログインから評価の提出方法までの手順を撮影し、全社的に案内しました。問い合わせはログインに関するものが多く（パスワードがわからないなど）、いったんそこをクリアしてしまえば評価提出自体の質問は少なかったです。

杉谷様：
堺が顔を出し、動画の主人公となってログインまでの手順を演じたことも、システム普及の大きな要因だと思っています。
また 各拠点の幹部層に対してHRBrain主催の評価者研修をzoomで行いました。 冒頭に時間をいただき、私から導入目的を説明できたことも良かったです。そうしたことで、幹部層が評価を行う重要性を理解することができたと思っています。

幹部や現場から「圧倒的に作業が楽になった」との声が

ーHRBrainのどの機能を多く活用していますか。

堺様：
人事評価以外 では、 アンケート機能 、 社員名簿の申請ワークフロー機能 の2つを活用しています。
HRBrain導入前は全社的に活用できるアンケートツールがなかったため、重宝しています。現在では全従業員がログインしているため、案内しやすいという利点もあります。
アンケートの項目設定も簡単にできるのがいいですね。

ーサポートまわりの満足度はいかがですか。

杉谷様：
HRBrainのカスタマーサクセスの方には導入後もしっかりと伴走していただいて、満足しています。
こちらからの疑問に対しては基本的にその場で回答いただけますし、持ち帰った質問に対しても、スピーディーにフォローしていただいています。

堺様：
チャットでの回答が早いだけでなく、打ち合わせでは、事前にお送りした質問にすべて答えてもらえました。その打ち合わせの後には、すぐに次の段階へ進めるといった状態になっているのが大変助かりました。

ー経営や現場から、どのような反響がありましたか。

杉谷様：
幹部からは「圧倒的に作業が楽になった」という声を聞くことができました。
先に述べた通り、人によっては100名近くいる部下から紙の評価シートを集めて評価・コメントを記載し、紙の内容をExcelに転記して本部に送るという一連の作業がありました。
また現場からは、今回評価をオープンにしたこともあってか、自己評価よりも低い評価を受けた従業員からの声を聞くことができました。
そういった声をあげた従業員に対して、どのようにアプローチしていくかが今後の課題です。
一部、元々システム導入に積極的だった従業員からは「ようやく実施された」と、待ち望んでいたことがわかるコメントをもらいました。

堺様：
当社の労働組合からは「楽になった」という好意的な意見を多く聞くことができました。 例えば、これまでの方法では現場で評価を記載する時間を取れない方が、自宅に持ち帰って業務を行っていたこともありました。そして 本部から送られてきた評価シートを、各拠点で印刷し、配布する準備をする必要もなくなりました。

またフィードバックは現場から熱望されていました。評価シートは本部に送られるため、被評価者へ返却されることがありません。そのため「毎年書いているが、返却されないから意味がない」と思われていたこともあり、そこに対する反響も大きかったです。
人事部側としての反省点は、評価の公開が遅れたことです。
今回は色々な調整があり年を越してしまったため、次回は従業員に熱があり、記憶に残っている年内に行いたいと思っています。

今後はHRBrainに蓄積したデータの活用・分析も

ー今後どのような活用をされたいですか。

杉谷様：
当社には新しい人事評価を行った1回分のデータがありますが、まだ会議などの場で活用できていません。 ディスカッションをして、次のアクションに繋げていきたいと考えています。
今回、評価をオープンにしたことで「自己評価との乖離からショックを受けた」という従業員の声も一部耳に入ってきています。
しかし、それは悪いことだとは思っていません。
どうしてそのような評価になったのかということを、いずれ1on1などを介してフィードバックしていく予定です。 これは上司と部下の関係性を深める助けにもなります。
また今後は、 アンケート機能や社員名簿機能を使って蓄積したデータの活用・分析にも目を向けていきたいと思っています。

ーHRBrainはどのような企業におすすめですか。

杉谷様：
当社のように 評価をアナログで行っている企業におすすめです。また拠点が離れているため、コミュニケーションが取りづらい企業も活用できると思います。

堺様：
当社は年配の方が多く「使いこなせるかどうか」という懸念点がありましたが、シンプルで感覚的に操作できるので、思った以上に使用できているという実感があります。そういった 従業員の平均年齢が高めの企業にもおすすめです。