評価管理の業務時間が90%削減。劇的な効率化を実現！

ーまずは御社と内山さまについて自己紹介をお願いします。

内山さま： 弊社は、昨年の6月にマザーズに上場した会社で、「ブランド×テクノロジー」を掲げ、ブランドを軸に中小企業のデジタルシフトを担うというコンセプトで事業を行っている会社です。主に中小ベンチャー企業さまが中心で、地方の企業さまのブランドの構築や、コーポレートブランドの構築というところから、デジタル広告をメインとしたマーケティングの支援を行っています。

中小企業向けのブランディング支援を評価いただき上場しましたが、これから事業をもっと拡張していくようなフェーズの会社です。

私自身については、今人事の責任者をやっていますが、もともと新卒で入社してずっと営業を担当していました。マーケティング支援の営業もやりましたし、当時の新規事業サービスを担当しながら、3年目ぐらいに部下を持って、4年目、5年目ぐらいに課を持って、部長になって。そのあとは希望して営業部長から人事のほうに異動しました。大きな視点での組織づくりをやってみたいなと思って、人事を今やらせてもらっていますね。

ーありがとうございます。人事責任者になられたタイミングではどのような制度を運用されていたのでしょうか。

内山さま： 自分が人事になったときは、そもそも人事制度自体が新しく変わったタイミングで、新しい人事制度も私が当事者としてつくったものではないところからスタートしたので、まずそこの理解から始めて、その新しい人事制度の浸透、推進がミッションとしてあったので、そもそもツールどころの状況じゃなかった感じですね。

ーどういった人事制度から新しい人事制度に変わっていかれたのでしょうか？

内山さま： 元々はすごくシンプルな制度を3カ月ぐらいのサイクルで運用していました。目標を達成したら3ヶ月で給料が上がっていくもので、前は組織的にもそれでよかったと思うのですが、ある程度組織も固まってくると、給料が毎度3カ月ごとに上がっていくのは切りがなくなっていました。かと言って下げることもなかなかできづらいですし・・・。そのため制度自体が機能していなかったこともあって、新しく「そのミッションに対してこのぐらいの報酬があるんだよ」という制度をちゃんと設計しました。

ー制度はあったものの組織拡大に伴って、機能しなくなっていった形でしょうか？

内山さま： あったけど、人事制度ではなかったです。例えば営業であれば毎月の予算があって、それを3ヶ月達成したら昇格していました。新卒1年目、2年目には分かりやすくていいと思うのですが、じゃあ、彼らがマネージャーになったときに、それで本当にマネジメントできるのかと言えば、なかなかそれが難しい現状もあり、さらに組織もうまく成長できていませんでしたね。

ーなるほど。そういった制度が、内山さまが責任者になられるタイミングで、どんな制度に変化したのでしょうか？

内山さま： ミッショングレード制度というもので、縦が等級で、弊社独自の言語で下から「オリジナリティ」、「チャレンジャー」、「イノベーター」、「パイオニア」の4つに分かれていて、横にグレードがグレード1、2、3、4、5、6とあります。上は職責で、横は難易度です。なので、同じ等級でも、グレードが高い人のほうが負っているミッションの難易度が高いという形です。そしてそこに対して報酬が設計されているイメージですね。

さらに弊社には「ワークデザイン」というテーマがあって、要は、自分が「どのタームで、どのぐらいミッション負って、どのぐらい成長していきたいか」を選べるような設計になっています。例えば1番下位等級者でも、飛び級をしたければそれに該当するミッションができればいいという考え方ですね。

「簡単でシンプル」に惹かれHRBrainを導入

ーありがとうございます。そんな中、ツールの導入検討をされていかれた背景はどのようなものだったのでしょうか？

内山さま： 評価の納得度と、評価管理業務の効率化に課題感を感じていました。弊社では、部長以上が出る査定会議で各評価を議論してすり合わせていくのですが、当時は表計算ソフトで管理をしていて、それだと時間は掛かるし事前確認はできていないし、あとになってから不満が出てくるといった問題がありました。

目標がまず可視化されておらず、それ以前にメンバーの評価状況を確認する時間を作ることも難しい状況でしたね。

その結果、評価も納得感がないのですり合わせしきれない。それでいて時間も掛かってしまう。そのため、簡単に誰がどういう評価をしているのかを見れるような環境が必要だと考えて検討していきました。

ー導入するにあたって他社の検討もされましたか？

内山さま： 実は過去に自社でも人事制度、評価制度のシステムを作ったのですが、使いづらいし見づらくて。最終的に「表計算ソフトとあんまり変わらないじゃん」と。それをHRBrainと比べたときに、「こんなに簡単でシンプルなんだ」ということで、「もうこれをやりましょうよ！」となりましたね。

ーUI、UXを評価いただいたんですね。

内山さま： そうですね。あと、カスタマーサクセスもすごくいい方で、とてもやりやすいな、いいなと。すごい親切でよかったです。

ーありがとうございます。逆に、導入するにあたって懸念していたところはありましたか？

内山さま： 懸念はやっぱり、自社のツールに対してマイナスな印象が広がっていたタイミングでの導入だったので、ネガティブな反応が起こるかなと思っていて・・・。マネジメント側からも「また？お金掛ける必要ある？」という声が上がるかなと懸念しておりましが、結論なかったですね。

HRBrainの導入で作業時間を90%削減

ーHRBrainを導入して感じた手応えはございますか？

内山さま： そうですね。まだ使って1年しか経ってはいないのですが、まずはすぐに解決したかった「効率化」の部分でかなり効果を感じています。誰が未提出で、誰がもう評価が終わっていて、誰が振り返りまでできているのかがすぐに分かるので、かなり効率化されました。数字にすると従来の作業時間の90%ぐらいは削減できたと思いますね。

あとは先ほどお話した査定会議に使っていた時間も大幅に短縮できました。以前は会議には4時間も費やしていたのですが、HRBrainを導入して50%はカットできてると思います。下手すればもっとなんじゃないかなと思いますね。

ーそれはかなりの効率化を実感いただけていますね。

内山さま： そうですね。被評価者が更新したらアラートがなるじゃないですか。だから、「あ、更新したんだ」と気付けますし、今までの「更新した？」、「しました。格納しました。」、「それなら報告してよ。」のようなコミュニケーションって無駄じゃないですか。それをやらなくてよくなったのは大きいですね。

ー他社さまでも「効率化」を課題に感じていらっしゃるところも多いので、非常に参考になると思います。

内山さま： あと、表計算ソフトだと、限られた時間の中で全員分の評価シートを見ることにどうしても限界があるんですよね。それまで部課長陣の評価シートしか見れなかったものが、今回は全員分見れましたから。そのお陰で査定会議のときにしっかりすり合わせができるので、今までやりきれていなかった部分までやれるようになりましたね。効率も上がりましたし、査定会議での評価の質も絶対上がったと思います。スピードと質のどちらも上げることができました。

ーありがとうございます。今後もHRBrainがサポートさせていただきますので、引き続きよろしくお願いいたします！

紙や表計算ソフトでの管理によって、膨大な時間を割かなければいけない人事評価業務。今回のブランディングテクノロジー・内山さまは、HRBrainの導入によってそんな業務時間を90%削減され、劇的な効率化を成功させたと言う貴重なお話をお伺いすることができました。

内山さま、お時間をいただきありがとうございました！！