紙運用からの脱却。システム化で実現する一元管理とタレントマネジメント

中国電機製造株式会社の経営企画室にて総務担当をされている入江祐二様、佐々木直美様、大谷莉子様に、HRBrainのタレントマネジメントとコンサルティング（人事考課制度設計・目標設定研修）導入の経緯や目的、導入後の変化について伺いました。

ー「中国電機製造株式会社」の事業内容を教えてください。

入江様：
中国地方に本拠を置く電力機器メーカーとして、地元電力会社をはじめ、地域の一般産業に向けた「ものづくり」を展開しています。
主に手がけるのは変圧器や配電盤・制御盤、受変電設備といった電力インフラを支える製品で、これに加えて当社の信頼と実績を生かした分析や調査診断業務といったサービスもおこなっています。
従業員数は284名（2023年4月）です。

システム化と人事考課制度刷新の両方を実現するために導入

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

入江様：
人事情報がエクセル・ワード・紙など、バラバラな状態で管理されていたことです。
私は過去に情報システム担当に6年ほど在籍していたため「システムを用いて人事情報の一元管理がしたい」と思ったことが導入のきっかけです。
当社では、年に一度上司との面談の際に「自己申告書」を提出します。
以前はその運用を紙でおこなっていたため、全社員分のモチベーションや異動希望などの項目を、すべて総務が目を通して確認する必要がありました。
この作業が非常に大変だったため、システム化しCSVで抽出できるシステムを導入したいと思っていました。
社員の人事情報を一元管理できるようになれば、総務の工数削減だけでなく、経験や勘に頼らない適正配置の実現など、総務にとっても社員にとってもプラスになるのではないかと考えました。

また、人事考課制度の評価基準に複雑な箇所があり、「上司が何を基準に部下を評価しているのか、わかりづらい」という問題がありました。
そのため1on1においても動機づけや評価が適切になされず、部下が「納得感を得にくい」という問題もありました。

ーHRBrainを選んだ決め手を教えてください。

入江様：
将来的にタレントマネジメントをしたいという思いから、「タレントマネジメントシステム」というキーワードで検索し3社まで候補を絞りました。 人事考課制度の見直しを考えていた時期でもあったことから、システムと人事考課制度設計コンサルティングの両方があるところが良いと考えていました。
当時は、その両方を叶えられる企業がHRBrainだけだったため、最終的にコンサルティング部門のあるHRBrainに導入を決めました。

人事情報の一元管理を実現し、ハイパフォーマーや異動希望者を簡単に抽出できるように

ー導入前に抱えていた課題の解決状況はいかがですか。

入江様：
まず自己申告書においては、やりたかったことが実現できました。
今までのように紙ではなく、直接HRBrainの社員名簿に入力してもらうことで、情報の収集・確認・集計ができるようになりました。
また人事情報を一元管理できるようになったことで、ハイパフォーマーや異動希望者をデータから抽出することが、簡単にできるようになりました。

佐々木様：
今までは業績考課をエクセルで管理していました。過去十数年のデータをマクロにより参照しており、1ファイル400MBとデータ量が非常に重たく、ファイルを開くのに5分程度かかってしまったり、途中で固まったりと、なかなか作業が進みませんでした。
しかし、HRBrainにしてからは全てのデータがクラウド上にあり、手待ち時間がなくなり作業効率が上がりました。 データ化したことにより、紙の配布・回収・管理がなくなった点も非常に良かったです。

また以前は部下の資格やスキルマップを紙で管理していたため、上司が異動する際に紛失してしまうことや引継ぎがうまくいかないことがありました。
HRBrain導入後は、人事異動に関係なく社員のデータがいつでもクラウド上で閲覧できるので助かっています。

ただ、HRBrainとは別に給与等に紐づく給与・就業システムがあるのですが、そのシステムと連携できていないので社員情報は二重管理になっています。今後はRPA等を利用して、既存システムとの連携がスムーズにできると良いなと思っています。

ー経営や現場から、どのような反響がありましたか。

入江様：
経営層からは、社員名簿で顔と名前が確認できる「人事情報の見える化」について反響が大きかったです。
当社の役員には親会社からの出向者もいるため、社員の顔と名前が一致しないということも多くありました。 現在は、社員名簿を見に行けば確認できるので、便利に活用しているようです。

現場では、システムが得意な人は「便利になった」、そうではない社員は「面倒だ」というなど、現状は賛否両方の声があります。
管理職は、鍵のかかる場所に自己申告書の紙を保管するなど、その取り扱いに注意していたぶん、楽になったと聞いています。

また、コンサルティングの人事考課制度設計のあとに、新しい人事考課制度の説明と評価者研修、目標設定研修を実施してもらったのですが、現場からは「わかりやすくて良かった」という反響がありました。

会社に出勤しなくても、最新の情報をWebから閲覧できる

ー各機能の活用方法について、具体的に教えてください。

入江様：
社員名簿においては、社員各自に資格や職務履歴などの記入を任せています。
これらの項目については、今後適正配置の材料にするなどの活用を考えています。

またオリジナルの項目として、緊急連絡先を設定しました。
以前はエクセル管理だったため、最新情報が入っていなかったり、会社に出勤しないと確認できなかったりと不便がありました。
現在は、どこにいても最新の情報をWebから閲覧できるため、緊急事態が発生した際、迅速に対応することができるようになりました。

大谷様：
他にも社員名簿には、雇用保険番号を登録しています。
今までは、労務担当しか見られないシステムに登録していたため、都度問い合わせが来ていました。しかしHRBrainの社員名簿に登録してからは、 社員名簿の一部情報は社員にも閲覧権限を付与しているため、自分で確認してもらえるようになり、問い合わせ数が格段に減りました。

入江様：
項目ごとに、編集可能/閲覧可能/表示しないといったロール設定も細かくできるため、上司には部下の評価、自己申告書、1on1の内容などが閲覧できるよう権限をつけています。
アンケート機能も使っています。集計が楽になっただけでなく、期限の設定や未提出者に対してメールでの催促もできるので助かっています。
また社員向けにダッシュボードの公開もできるので、男女比などのデータを公開しています。

ー今後の展望として、HRBrainを活用してどのようなことを実現していきたいとお考えですか。

入江様：
現在、コンサルティングの方と新しい報酬制度を設計中のため、まずはシステムに落とし込んで運用していくことを考えています。
社員名簿については、現在登録している情報を配置・分析などに活かしていきたいと考えております。
また、HRBrainとは別に給与に紐づく給与・就業システムがあるため、二重に登録の手間がかかっています。将来的には連携するなどして解決していきたいです。

今後当社でも、人材不足が予想されるため、現在様々な取り組みを実施しています。人をコストではなく資本としてとらえる、「人的資本経営」も取り組みの1つです。
人の価値を最大限に引き出すことで、中長期的な企業価値向上につなげる経営の在り方を考えなければなりません。
そのための手助けをHRBrainにはお願いしたいと思っています。 今後のHRBrainの進化を期待しています！